Dieser Artikel erläutert, wie Sie Daten mit dem neuen Export zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung generieren und exportieren.

Mit dem neuen Export können Sie eine einzige Excel-Datei erstellen, die Änderungen zu Mitarbeitenden, Neuzugängen und Austritten sowie übersichtlich formatierte Vergütungsdaten enthält. Sie können diese Datei Ihrer Steuerberatung oder Ihrer für die Lohnbuchhaltung verantwortlichen Person übergeben.

Der Export zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung befindet sich derzeit in der Beta-Phase und steht einer bestimmten Kundengruppe zur Verfügung. Sie können die Funktion testen und uns vor der breiteren Veröffentlichung Feedback dazu geben. Die alte Exportfunktion bleibt während der gesamten Beta-Phase verfügbar.

Die wichtigsten Funktionen

• Alle Mitarbeitenden übersichtlich angezeigt: Der Reiter Personen führt alle Mitarbeitenden in einer Ansicht auf und markiert Neuzugänge und Austritte eindeutig.
• Jede Veränderung verfolgen: Der Reiter Mitarbeitendenänderungen führt alle Datenänderungen auf, die im aktuellen Zeitraum wirksam sind, und markiert rückwirkende Änderungen in einer eigenen Spalte.
• Vergütungswerte sofort verwenden: Wert und Währung erhalten jeweils eine eigene Spalte, und Werte sind als reelle Zahlen formatiert, sodass die Datei direkt mit Formeln arbeitet.
• Mehrere Währungen sauber getrennt: Mitarbeitende, die in mehr als einer Währung bezahlt werden, erhalten pro Währung eine eigene Zeile.
• Status jeder Datei klar gekennzeichnet: Jede Datei trägt den Status Entwurf, Finale Ausfertigung oder Aktualisiert, sodass Sie immer wissen, in welcher Phase sich die Daten befinden.
• Während der Dateigenerierung weiter arbeiten: Exporte werden im Hintergrund erstellt, sodass Sie nicht warten müssen.
• Individuelle Spalten: Sie können wählen, welche Attribute im Reiter Personen des Exports angezeigt werden, und sie neu anordnen.

Bevor Sie beginnen

Wer diese Funktion nutzen kann

• Diese Beta-Version steht Lohnbuchhaltungsführungskräften zur Verfügung, die Vorbereitende Lohnbuchhaltung im Core oder Core Pro Abonnement verwenden.
• Während dieses Phase ist sie auch für Kunden ohne aktive Payroll-Integration verfügbar. Kunden, die eine Payroll-Integration nutzen, erhalten in einem späteren Meilenstein Zugriff.

Relevante Attribute für die Lohnbuchhaltung definieren

Um individuelle Spalten im Reiter Personen und im Export zu erhalten, müssen Sie zunächst die relevanten Lohnbuchhaltungsattribute definieren. Wählen Sie dann aus, welche dieser Attribute Sie in den Export aufnehmen können:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie den entsprechenden Zeitraum aus.
2. Klicken Sie auf den Reiter Verwalten.
3. Unter Abrechnungsdaten klicken Sie auf Lohnbuchhaltungskennungen. Wählen Sie aus, welche Attribute Mitarbeitende in allen Reitern und exportierten Tabellen identifizieren. Sie können eine automatisch generierte ID verwenden.
4. Klicken Sie auf Persönliche Informationen. Definieren Sie die Mitarbeitendenattribute, die Sie in der Lohnbuchhaltung verfolgen möchten.
5. Klicken Sie auf Daten exportieren. Wählen Sie aus, welche Attribute im Export enthalten sein können.

Hinweis:
Der Export enthält noch keine Attribute für den Kontostand (zum Beispiel Anspruch, Kontostand oder Übertrag).

Spalten für den Export anpassen

Sobald Sie die für die Lohnbuchhaltung relevanten Attribute definiert haben, können Sie auswählen, welche dieser Attribute im Reiter Personen Ihres Exports angezeigt werden sollen, und sie neu anordnen:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und öffnen Sie den entsprechenden Zeitraum.
2. Im Reiter Personen klicken Sie auf Säulen.
3. Klicken Sie auf die Schalter, um die Spalten auszuwählen, die Sie im Export anzeigen möchten.

Bei Genehmigung eines Zeitraums Export generieren

Das Genehmigen und Exportieren in einem Schritt bedeutet, dass die Datei immer mit den von Ihnen genehmigten Daten übereinstimmt.

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und öffnen Sie den Zeitraum, den Sie genehmigen möchten. 
2. Klicken Sie auf Genehmigen.
3. Wählen Sie aus der Liste Exportvorlage die Option Excel – Alle Daten aus.
4. Um den Export zunächst zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau.
5. Klicken Sie auf Bestätigen, um den Zeitraum zu genehmigen und mit dem Export zu beginnen.
6. Warten Sie, bis die Benachrichtigung Daten werden exportiert ausgeblendet wird.
7. Suchen Sie die Datei im Reiter Dokumente mit dem Status Finale Ausfertigung.

Nach Genehmigung eines Zeitraums Export erstellen

Wenn sich nach der Genehmigung etwas ändert, erstellen Sie eine neue Datei, ohne die Genehmigung erneut zu durchlaufen.

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und öffnen Sie einen bereits genehmigten Zeitraum.
2. Klicken Sie auf Exportieren.
3. Wählen Sie aus der Liste Exportvorlage die Option Excel – Alle Daten aus.
4. Um den Export zunächst zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau.
5. Klicken Sie auf Bestätigen, um den Export zu generieren.
6. Suchen Sie die Datei im Reiter Dokumente mit dem Status Aktualisiert.

Häufige Fragen

Kann ich die alte Exportfunktion während der Beta-Phase weiterhin verwenden? 

Ja. Wählen Sie Alter Export aus der Liste Exportvorlage aus.

Was soll ich tun, wenn ich fehlende oder falsch formatierte Daten bemerke? 

Teilen Sie Ihr Feedback über die Schaltfläche Feedback teilen auf der Seite Support. Beschreiben Sie das Problem und die Schritte, die Sie unternommen haben.

Wird die alte Exportfunktion während der Beta-Phase entfernt? 

Nein. Die alte Exportfunktion bleibt während der gesamten Beta-Phase parallel verfügbar.