Wie Sie vielleicht bereits wissen, ändert sich in Personio die Verwaltung langfristiger Auszeiten. Bisher haben Sie langfristige Auszeiten über das Drei-Punkte-Menü im Mitarbeitendenprofil geplant. Künftig erfassen Sie sie wie jede andere Abwesenheit. Voraussetzung dafür ist, dass Sie für die relevanten Abwesenheitsarten entsprechende Regeln für langfristige Auszeiten in der jeweiligen Richtlinie eingerichtet haben. Mit diesen Regeln legen Sie fest, wie sich bestimmte Abwesenheitszeiträume auf die anteilige Berechnung der Vergütung, den Mitarbeitendenstatus und den Anspruch auf bezahlte Abwesenheit auswirken.

Aktuell stellen wir vom bisherigen auf das neue System um. Falls Sie dies noch nicht getan haben, lesen Sie unseren Artikel zur Umstellung. Dort finden Sie weitere Informationen und die erforderlichen Schritte. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie häufige Probleme beheben, die während oder nach der Umstellung auftreten können.

Bevor Sie beginnen

Machen Sie sich zunächst mit den folgenden Begriffen vertraut. Sie sind häufig die Ursache für Missverständnisse.

Welche Zeiträume kann ich aus dem Teamkalender löschen?

Falls noch nicht geschehen, fügen Sie zunächst den relevanten Abwesenheitsrichtlinien Regeln für langfristige Auszeiten hinzu, wie im Artikel zur Umstellung beschrieben. Überschneiden sich diese Regeln mit bereits bestehenden Auszeitzeiträumen, zeigt Personio die Konflikte in einer Übersicht an und stellt eine CSV-Datei zum Download bereit.

Löschen Sie nur Auszeiten die in der Datei als „leave_period“ gekennzeichnet sind und im Teamkalender das graue Label „Auszeit“ tragen. Achten Sie außerdem darauf, dass die gesamte Auszeit bereits durch eine Abwesenheitsrichtlinie mit den neuen Regeln abgedeckt ist.

Um zu prüfen, ob Ihre neuen Richtlinie bereits den Abwesenheitszeitraum eines Mitarbeiters abdecken, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu An- und Abwesenheit > Teamkalender.
2. Suchen Sie den entsprechenden Abwesenheitszeitraum im Teamkalender. Sie können nach dem Namen des Mitarbeiters suchen, um ihn schnell zu finden.
3. Klicken Sie auf den Abwesenheitszeitraum. Dadurch wird eine Übersicht geöffnet.

Wichtig:
Sie müssen derzeit aktive Auszeiten nicht löschen, es sei denn, Sie müssen sie bearbeiten, beispielsweise um das Start- oder Enddatum zu ändern. Stellen Sie in diesem Fall vor dem Löschen sicher, dass eine Abwesenheitsrichtlinie mit den neuen Regeln für langfristige Auszeiten sowie ein Abwesenheitszeitraum den gesamten Zeitraum der Auszeit abdecken. Alle anderen bestehenden Auszeiten laufen wie bisher unter dem alten System weiter.

Wenn Sie jedoch eine Auszeit ändern müssen, die vor dem Wirksamkeitsdatum Ihrer Richtlinie begonnen hat, empfehlen wir nicht, das Wirksamkeitsdatum Ihrer bestehenden Richtlinie auf ein früheres Datum zu ändern. Dadurch entstehen unnötige Konflikte, die Sie anschließend bereinigen müssen. Befolgen Sie stattdessen die ausführlichen Schritte zum Erstellen einer neuen, duplizierten Richtlinie und weisen Sie diese rückwirkend zu.

Fehlerbehebung bei Problemen mit dem Mitarbeitendenstatus

Der Mitarbeitendenstatus wird nicht auf „Auszeit“ aktualisiert.

Dies ist das häufigste Problem nach der Umstellung. Dafür gibt es zwei unterschiedliche Hauptursachen.

Der Abwesenheitszeitraum hat vor dem Wirksamkeitsdatum der Abwesenheitsrichtlinie begonnen

Dies ist die wahrscheinlichste Ursache. Ihre neuen Richtlinienregeln gelten nur für Abwesenheitszeiträume, deren Startdatum am oder nach dem Wirksamkeitsdatum liegt, das Sie beim Bearbeiten der Richtlinie festgelegt haben. Wenn Sie als Wirksamkeitsdatum „Heute“ festlegen, wie in unserem Artikel zur Umstellung empfohlen, decken die neuen Richtlinienregeln keine Auszeit ab, die vor dem heutigen Tag begonnen hat.

So prüfen Sie dies: Öffnen Sie den Abwesenheitszeitraum im Teamkalender oder auf der Seite Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil. Wenn das Startdatum des Zeitraums vor dem Wirksamkeitsdatum Ihrer Abwesenheitsrichtlinie liegt und der Eintrag Auswirkungen der Abwesenheitsrichtlinie nicht in der Zusammenfassung angezeigt wird, ist dies die Ursache.

So beheben Sie das Problem: Dem Mitarbeiter muss eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen werden, die den gesamten Abwesenheitszeitraum ab dessen Startdatum abdeckt. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Erstellen Sie eine neue Abwesenheitsrichtlinie, indem Sie die bestehende Richtlinie duplizieren. Fügen Sie die erforderlichen Regeln für langfristige Auszeiten hinzu und weisen Sie die Richtlinie anschließend der betroffenen beschäftigten Person ab dem Startdatum ihres Abwesenheitszeitraums zu. Falls die Auszeit vor Januar 2025 begonnen hat, weisen Sie sie ab dem Einstellungsdatum zu. Sobald die neue Richtlinie für den gesamten Zeitraum gilt, werden ihre Regeln auf den bestehenden Abwesenheitszeitraum angewendet.
2. Wenn das Anstelldatum nicht als Option angezeigt wird, heben Sie zunächst die Zuweisung der aktuellen Richtlinie des Mitarbeiters auf, und weisen Sie erst dann die neue zu. Das Anstelldatum kann ausgewählt werden, sobald keine Richtlinie mehr zugewiesen ist. In der Tabelle in diesem Artikelabschnitt finden Sie die vollständige Liste der Optionen für „Gültig ab“. Diese Optionen hängen vom Anspruch ab und davon, ob Sie eine einzelne Person oder mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen.

Hinweis:
Versuchen Sie nicht, das Wirksamkeitsdatum in den Einstellungen der aktuellen Abwesenheitsrichtlinie zu ändern oder dieselbe Richtlinie ab einem früheren Datum neu zuzuweisen. Beides funktioniert nicht, da die bestehende Einstellungsdefinition der Richtlinie weiterhin ab ihrem ursprünglichen Datum gilt. Sie müssen eine ganz neue Richtlinie erstellen.

Ich habe die alte Auszeit gelöscht, bevor die Abwesenheitsrichtlinie den Zeitraum abgedeckt hat.

In diesem Fall gab es im Kalender bereits einen grauen Eintrag „Auszeit“, den Sie versehentlich gelöscht haben, bevor Sie eine Richtlinie zugewiesen haben, die den gesamten Abwesenheitszeitraum abdeckt. Dadurch wurden die Auswirkungen der alten Auszeit, einschließlich der Statusänderung, entfernt, ohne dass es einen Ersatz gab.

So beheben Sie das Problem: Weisen Sie dem Mitarbeiter eine duplizierte Richtlinie mit den richtigen Regeln für langfristige Auszeiten zu, die am oder vor dem Startdatum der Auszeit gültig wird. Auf den bereits im Kalender vorhandenen Abwesenheitszeitraum werden dann ab seinem Startdatum die Regeln für Status, Vergütung und Ansprüche angewendet.

Die Statusaktualisierung wurde noch nicht verarbeitet.

Das System verarbeitet Statusänderungen, die durch Richtlinienregeln ausgelöst werden, asynchron. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Wenn Sie gerade eine Richtlinie bearbeitet oder zugewiesen haben, sollten Sie 30 Minuten abwarten, bevor Sie das Problem weiter untersuchen.

Fehlerbehebung bei Problemen mit Vergütung und Ansprüchen

Regeln für Vergütung oder Ansprüche werden nicht angewendet.

Für die anteilige Berechnung der Vergütung und die Reduzierung des Anspruchs auf bezahlte Abwesenheit gilt dieselbe Logik wie für Statusänderungen. Die Richtlinie oder eine ihrer Definitionen muss dem gesamten Abwesenheitszeitraum durchgehend zugewiesen sein.

Prüfen Sie Folgendes:

1. Ist die Richtlinie ab einem Datum zugewiesen, das am oder vor dem Startdatum der Auszeit liegt? Falls nicht, befolgen Sie die oben beschriebenen Schritte, um eine neue, duplizierte Richtlinie zu erstellen und sie ab dem richtigen Datum zuzuweisen.
2. Ist die Richtlinie mit den neuen Regeln für die gesamte Dauer der Auszeit ohne Unterbrechung zugewiesen? Eine Lücke bei der Richtlinienzuweisung oder in den Richtliniendefinitionen bedeutet, dass die Regeln nur für den abgedeckten Teil gelten.

Hinweis:
Dieser Hinweis ist nur für Nutzende von Personio Payroll relevant. Wenn alle Ihre Gesellschaften Personio Payroll verwenden, steht Ihnen der Schritt Anteilige Berechnung der Vergütung nicht zur Konfiguration zur Verfügung. Für Mitarbeitende, die über Personio Payroll verwaltet werden, erfolgt die anteilige Berechnung der Vergütung stattdessen automatisch auf Grundlage der zusätzlichen Fragen, die Sie bei Abwesenheitsanfragen beantworten. Die Regeln Mitarbeitendenstatus und Auswirkung auf bezahlte Abwesenheit können und sollten Sie weiterhin konfigurieren.

Die in der Abwesenheitsrichtlinie definierte Untergrenze wird nicht wie erwartet getriggert.

Wenn Sie eine Abwesenheitsrichtlinie so konfiguriert haben, dass der Status geändert oder die Vergütung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen anteilig berechnet wird, zählt die Untergrenze nur aufeinanderfolgende Tage innerhalb eines einzigen durchgehenden Abwesenheitszeitraums. Separate Abwesenheitszeiträume werden für die definierte Untergrenze nicht automatisch zusammengerechnet, auch wenn sie zeitlich nah beieinanderliegen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter ist 30 Tage krank, kehrt zur Arbeit zurück und ist anschließend weitere 20 Tage krank. Beim zweiten Zeitraum beginnt die Zählung wieder bei Tag 1. Das System addiert separate Einträge nicht. Für die deutsche Regelung (42 Tage innerhalb der letzten sechs Monate) bedeutet das, dass Sie sich nicht darauf verlassen können, dass das System automatisch erkennt, wenn ein Mitarbeiter den Schwellenwert von 42 Tagen überschreitet, falls der Krankenstand auf mehrere Zeiträume verteilt ist.

Kumulative Auszeiten über mehrere Zeiträume hinweg verwalten

Wenn Sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben Krankheitstage mit derselben zugrunde liegenden Ursache über mehrere Zeiträume hinweg kumulativ zählen müssen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Option 1: Einen einzigen durchgehenden Abwesenheitszeitraum verlängern (empfohlen, sofern möglich)

Verlängern Sie denselben Abwesenheitszeitraum, sobald neue Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen eingehen, anstatt separate Einträge zu erstellen. Dies funktioniert nur bei direkt aufeinanderfolgenden Abwesenheiten ohne Unterbrechungen. Bei jeder Verlängerung berechnet die Richtlinie automatisch ab dem ursprünglichen Startdatum neu. Dadurch wird die Untergrenze korrekt berechnet, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung oder Workflows erforderlich sind.

• Wann verwenden: Dies ist das häufigste Szenario: aufeinanderfolgende Abwesenheiten bzw. direkt aufeinanderfolgende Zeiträume ohne Unterbrechung
• Funktionsweise: Vollständig automatisiert – die Richtlinie übernimmt alle Berechnungen. Es ist kein manueller Eingriff erforderlich.

Option 2: Separate Zeiträume erstellen und manuell verwalten

Wenn Sie separate Abwesenheitszeiträume erstellen müssen, beispielsweise bei Unterbrechungen zwischen Abwesenheiten, müssen Sie den Mitarbeitendenstatus, die Vergütung und die Ansprüche für jeden Zeitraum manuell aktualisieren, damit Ihre gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dieser Ansatz erfordert mehr administrativen Aufwand, kann jedoch in bestimmten Situationen erforderlich sein, insbesondere bei Krankenstand.

Um kumulative Tage nachzuverfolgen, verwenden Sie den Workflow unter Automatisierungen > Abwesenheit > Langzeit-Krankheitsfall. Er benachrichtigt Sie, sobald ein Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Abwesenheitstagen erreicht. Sobald ein Mitarbeiter Ihre Untergrenze überschritten hat, empfehlen wir, für den weiteren Verlauf einen einzelnen Abwesenheitszeitraum ohne Enddatum zu erstellen, sofern die Person weiterhin abwesend ist.

• Wann verwenden: Dies ist erforderlich, wenn zwischen den Krankenstand-Zeiträumen Unterbrechungen liegen.
• So behalten Sie den Überblick: Der Workflow hilft dabei, kumulative Tage über separate Zeiträume hinweg zu beobachten und löst Ihre manuelle Aktualisierung aus, sobald die Untergrenze erreicht wird.

Hinweis:
Wenn Sie Personio Payroll verwenden, führt das System während der Entgeltabrechnung im Reiter „Compliance“ automatisch eine Vorerkrankungsprüfung durch. Dabei wird gekennzeichnet, wenn ein Mitarbeiter die Untergrenze für die Regelungen bei Krankenstand-Abwesenheiten erreicht hat. Alternativ können Sie Abwesenheitszeiträume manuell prüfen und miteinander verknüpfen. Dadurch werden die entsprechenden Lohnarten erzeugt.

Wählen Sie den Ansatz, der am besten zu Ihrem Workflow und Ihren rechtlichen Anforderungen passt.

Fehlerbehebung bei Problemen mit der Sichtbarkeit im Kalender

Eine unerwartete Auszeit wird jetzt im Kalender angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung werden alle zuvor erstellten Auszeitzeiträume im Teamkalender mit dem grauen Label „Auszeit“ sichtbar. Einige davon wurden ohne verknüpfte Abwesenheitsart erstellt und waren daher zuvor nicht im Kalender sichtbar.

Diese Auszeiten waren bereits im System vorhanden. Durch dieses Update wurden keine neuen Auszeiten erstellt – sie werden lediglich jetzt im Kalender angezeigt. Wenn Sie sie nicht bearbeiten müssen, ist keine Aktion erforderlich. Sie laufen bis zu ihrem Enddatum wie bisher unter dem alten System weiter.

Wenn Sie eine Auszeit bearbeiten müssen, lesen Sie den Abschnitt zu Sonderfällen im Artikel zur Umstellung.

Im Feld „Status“ werden die Daten der Auszeit nicht mehr angezeigt.

Bisher wurden im Feld Status des Mitarbeiters Details zur Auszeit direkt angezeigt, zum Beispiel „In Elternzeit vom 01.03.2026 bis zum 28.02.2027“. Nach diesem Update verweist das Feld Status stattdessen auf den Teamkalender. Dort werden alle zuvor erstellten Auszeiten als grauer Balken mit der Kennzeichnung „Auszeit“ angezeigt.

Dieser Abschnitt gilt nur, wenn Ihre bisherigen langfristigen Auszeiten mit einer Abwesenheitsart verknüpft waren. Wenn Sie ausschließlich die Funktion „Arbeitsverhältnis aussetzen“ verwendet haben, ohne eine Abwesenheitsart zuzuordnen, können Sie diese Auszeiten nur im Teamkalender und im persönlichen Reiter „Abwesenheit“ im Mitarbeitendenprofil anzeigen. Im neuen System können sie nicht gefiltert oder in Berichten ausgewertet werden, da sie auch zuvor nicht in Analytics enthalten waren.

Für Informationen zu Auszeiten, die mit einer Abwesenheitsart verknüpft sind, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Gehen Sie zu Analysen > Bericht erstellen, wählen Sie die Vorlage Abwesenheitszeiträume und filtern Sie nach den Abwesenheitsarten für langfristige Auszeiten. Dadurch werden alle Abwesenheitszeiträume für einen beliebigen Datumsbereich angezeigt.
2. Öffnen Sie den Teamkalender und wenden Sie einen Filter für die relevanten Abwesenheitsarten sowie die Option „Diesen Monat abwesend“ an. Hinweis: Dieser Filter zeigt nur Daten des aktuellen Monats an und eignet sich nicht zum Anzeigen vergangener oder zukünftiger Auszeiten. Um Auszeiten aus anderen Monaten zu prüfen, wie dies zuvor über das Statusattribut im Mitarbeitendenprofil möglich war, verwenden Sie stattdessen den Analysenbericht.

Sie können Ihre bevorzugte Ansicht speichern, um künftig schnell darauf zugreifen zu können.

Der Mitarbeitendenstatus wurde auf „Aktiv“ zurückgesetzt, nachdem ich eine laufende Auszeit gelöscht habe

Dies ist passiert, weil die von Ihnen gelöschte Auszeit noch aktiv war. Er war der einzige Auslöser für die Statusänderung. Nach dem Löschen gab es daher nichts, das seine Wirkung ersetzt hat. Der Abwesenheitszeitraum im Kalender wurde noch nicht von einer Richtlinie mit Statusregeln abgedeckt.

So beheben Sie das Problem:

1. Erstellen Sie eine neue Richtlinie oder bearbeiten Sie eine bestehende, falls noch keine Änderungen vorgenommen wurden. Konfigurieren Sie die Einstellung Mitarbeitendenstatus so, dass der Status ab dem entsprechenden Tag auf Auszeit gesetzt wird.
2. Weisen Sie die Richtlinie dem Mitarbeiter ab einem Datum zu, das am oder vor dem Startdatum des Abwesenheitszeitraums liegt. Wenn Sie eine bestehende Richtlinie bearbeiten, wird deren neue Definition automatisch auf die Abwesenheitszeiträume der Mitarbeitenden angewendet, denen sie derzeit zugewiesen ist.
3. Sobald die Richtlinie für den gesamten Zeitraum vollständig zugewiesen ist, wird der Status innerhalb von 30 Minuten aktualisiert.

So vermeiden Sie das Problem: Prüfen Sie über den oben beschriebenen Eintrag „Auswirkungen der Abwesenheitsrichtlinie“, ob der Abwesenheitszeitraum bereits von einer Richtlinie mit Regeln für Auszeiten abgedeckt wird. Andernfalls könnten Sie die Auswirkungen der Auszeit entfernen, ohne dass etwas an ihre Stelle tritt. Prüfen Sie dies, bevor Sie die entsprechende graue Auszeit löschen.

Support kontaktieren

Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte ausgeführt haben und das Problem weiterhin besteht, gehen Sie in Ihrem Personio Account zum Bereich Support, um uns zu kontaktieren. Geben Sie bei Ihrer Anfrage Folgendes an:

• Die IDs der betroffenen Mitarbeitenden
• Die Abwesenheitsart und den Namen der Richtlinie
• Das Wirksamkeitsdatum, das Sie für die Richtlinie festgelegt haben
• Das Startdatum des Abwesenheitszeitraums

Feedback geben

Gehen Sie zu Einstellungen > Abwesenheit und geben Sie uns über das Banner oben auf der Seite unter > Feedback geben Feedback zum Update.