Dieser Artikel erklärt, was die Betriebsdatenpflege (DSBD) ist, welche Änderungen meldepflichtig sind und wie Sie diese Meldungen in Personio Payroll verwenden.
Was ist die Betriebsdatenpflege?
Die Betriebsdaten von allen Arbeitgebenden sind in der von allen Sozialversicherungsträgern genutzten Betriebsstättendatei der Bundesagentur für Arbeit gespeichert. Diese werden erstmalig bei der Vergabe der Betriebsnummer durch den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit erfasst und umfassen unter anderem die folgenden Daten:
- Name und Anschrift des Betriebes
- den Beschäftigungsort
- die Rechtsform
- die Kontaktdaten der meldenden Stelle
Im Falle, dass sich die Daten ändern, ist der Arbeitgeber dazu verpflicht dies unverzüglich über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) elektronisch zu melden. Manuelle Meldungen sind nicht vorgesehen.
Rechtliche Grundlagen
Der Arbeitgeber ist gemäß § 18i (4) SGB IV dazu verpflichtet, Änderungen der Betriebsdaten unverzüglich an den Betriebnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit zu melden. Der DSBD-Datensatz wird dabei an eine frei wählbare Annahmestelle einer Krankenkasse übermittelt und steht anschließend zentral allen Krankenkassen, den Rentenversicherungsträgern sowie der Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung. Es muss dabei immer nur ein DSBD-Datensatz übermittelt werden, auch wenn mehrere Stellen diese Daten benötigen.
Hinweis
Eine nicht oder nicht unverzüglich erfolgte Änderungsmeldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann.
Meldepflichtige Änderungen
Folgende Änderungen sind meldepflichtig:
- Betriebsbezeichnung, beispielsweise bei einer Umfirmierung
- Umzug des Beschäftigungsbetriebes
- Kommunikationsdaten des Ansprechpartners
- Betriebsstilllegung oder Aufgabe des Betriebes
- Änderung der Korrespondenzadresse
DSBD-Meldung mit Personio Payroll
Abgabegründe
Personio Payroll übermittelt den DSBD-Datensatz mit einem der folgenden Abgabegründen:
| Abgabegrund | Beschreibung |
| 01 - Änderung | Reguläre Änderung von Betriebsdaten |
| 05 - Änderung der Betriebsdaten (Bestandsabgleich) | Wird verwendet, wenn in der Entgeltabrechnung bereits aktuelle Angaben gespeichert sind, die vom Datenbestand der Bundesagentur für Arbeit noch abweichen. |
| 06 - Neuer Dienstleister/neue Abrechnungssoftware | Initiativmeldung, zum Beispiel beim Wechsel zu Personio Payroll oder bei einem Wechsel des Steuerberaters bzw. Abrechnungsdienstleisters. |
| 09 - Sammelabfrage Unfallversicherungsträger-Nummer (UNRS) | Ad-hoc-Meldung, wenn die Bundesagentur für Arbeit die Unfallversicherungsträger-Nummer (UNRS) für alle Betriebe abfragt. Diese Meldung geht dabei von der Bundesagentur für Arbeit aus, nicht vom Arbeitgeber. |
Bevor Sie beginnen
Zum Versenden der DSBD‑Meldung stellen Sie zunächst sicher, dass die folgenden Berechtigungen besitzen:
- Sie müssen Adminrechte in Personio besitzen
- Personio Payroll muss für Ihr Unternehmen und die entsprechende Gesellschaft freigeschaltet sein.
DSBD-Meldung in Personio Payroll versenden
Ändern Sie meldepflichtige Betriebsdaten, wie beispielsweise die Adresse einer Gesellschaft, erstellt und versendet Personio Payroll die DSBD‑Meldung mit dem Abgabegrund 01 automatisch.
Sie müssen nur in den folgenden Fällen aktiv eine DSBD-Meldung erstellen und versenden:
- einmalig bei der Freischaltung von Personio Payroll
- wenn Sie einen Bestandsabgleich proaktiv anstoßen möchten
Personio Payroll zeigt Ihnen im Reiter Meldewesen einen Hinweis, sobald eine Handlung erforderlich ist.
Um eine Erstmeldung oder eine Bestandsmeldung zu erstellen und zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
- Klicken Sie auf Neues Ereignis > Unternehmensdaten verschicken.
- Wählen Sie den entsprechenden Beschäftigungsbetrieb.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Prüfen Sie die automatisch generierten Unternehmensdaten und klicken Sie auf Abschicken.
DSBD-Meldung einsehen
Sie können bereits versandte Meldungen erneut einsehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
- Filtern Sie nach der Kategorie Betriebsdaten.
- Klicken Sie auf Details anzeigen um weitere Informationen zur Meldung zu erhalten.
FAQ
Muss ich die DSBD-Meldung bei jeder Entgeltabrechnung versenden?
Nein. Bei einer Änderung Ihrer Betriebsdaten in Personio versendet Personio Payroll die DSBD-Meldung automatisch (Abgabegrund 01). Manuell versenden Sie die Meldung nur einmalig bei der Freischaltung von Personio Payroll (Abgabegrund 06) oder wenn Sie einen Bestandsabgleich proaktiv anstoßen möchten (Abgabegrund 05).
Was passiert, wenn ich die Meldung zu spät versende?
Eine nicht unverzüglich abgegebene Änderungsmeldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Versenden Sie Änderungen daher zeitnah.
An wen wird die DSBD-Meldung übermittelt?
An eine frei wählbare Annahmestelle einer Krankenkasse. Von dort werden die Daten zentral für alle Krankenkassen, die Rentenversicherungsträger und die Bundesagentur für Arbeit bereitgestellt. Sie müssen die Änderung nicht an mehrere Stellen einzeln melden.
Gilt dieser Prozess auch für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder die DATEV-Integration?
Nein, die DSBD-Meldung ist ausschließlich in Personio Payroll verfügbar und gilt nicht für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder die DATEV-Integration.