Dieser Artikel erläutert, wie Sie vorhandene Mitarbeitendenrollen in Personio verwalten. Folgen Sie den untenstehenden Schritten, wenn Sie den Namen und die Beschreibung einer Rolle aktualisieren, die Personen, die einer Rolle zugewiesen sind, ändern, eine Rolle duplizieren oder Rollen, die Sie nicht mehr benötigen, löschen möchten.

Um eine Rolle erstmalig zu erstellen, lesen Sie Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen einrichten.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Admin sein, um Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen zu verwalten.
• Das Löschen einer Rolle ist dauerhaft. Mitarbeitende in der Rolle verlieren die ihnen gewährten Berechtigungen. 
• Sie können keine Regeln zu einer Admin-Rolle hinzufügen, um Mitarbeitende automatisch basierend auf Bedingungen hinzuzufügen.

Details einer Mitarbeitendenrolle aktualisieren

Aktualisieren Sie den Namen oder die Beschreibung einer Rolle, damit sie für andere Admins klar zu erkennen ist. Zum Beispiel, wenn sich der Umfang der Rolle nach einer Umstrukturierung ändert. Um den Namen oder die Beschreibung einer Mitarbeitendenrolle zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Suchen Sie die Rolle, die aktualisiert werden soll, und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Details bearbeiten.
4. Aktualisieren Sie den Namen oder die Beschreibung der Rolle.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Personen zu einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen

Fügen Sie Person zu einer Rolle hinzu, wenn neue Mitarbeitende dieselben Berechtigungen wie andere in dieser Rolle benötigen oder wenn Sie zusätzliche Person aufnehmen möchten, die nicht den vorhanden Regeln der Rolle entsprechen. Um Mitglieder zu einer Mitarbeitendenrolle hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Suchen Sie die Rolle, die aktualisiert werden soll, und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Mitglieder bearbeiten.
4. Im Reiter Personen hinzufügen können Sie Regeln hinzufügen oder anpassen, um Mitarbeitende basierend auf Bedingungen zuzuweisen, oder Sie wählen einzelne Personen aus dem Dropdown-Menü aus. 
5. Optional: Schließen Sie bestimmte Personen von der Rolle aus, die ansonsten den Regeln entsprechen.
6. Überprüfen Sie den Reiter Änderungen im Bereich Vorschau, um zu bestätigen, dass Sie die richtigen Mitarbeitenden hinzugefügt haben.
7. Speichern Sie die Änderungen.

Hinweis: Wenn Sie eine Regel festlegen, die ein Attribut ausschließt – zum Beispiel „Abteilung enthält keinen Vertrieb“ –, umfasst die Rolle auch Mitarbeitende, denen für dieses Attribut kein Wert zugewiesen ist, nicht nur Personen aus anderen Abteilungen.

Regeln anpassen, die automatisch Personen zu einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen

Aktualisieren Sie die Regeln einer Rolle, wenn sich die Mitgliedschaftsbedingungen ändern, zum Beispiel, wenn eine Rolle zukünftig für eine andere Abteilung oder Stellenebene gelten soll. Um die Regeln zu ändern, die automatisch Personen zu einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
4. Im Reiter Personen hinzufügen können Sie Regeln hinzufügen, aktualisieren oder löschen, um die Mitarbeitenden zu aktualisieren, die der Rolle zugewiesen sind.
5. Überprüfen Sie den Reiter Änderungen im Bereich Vorschau, um zu bestätigen, dass Sie die Mitarbeitenden richtig zugewiesen haben.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Bestimmte Mitarbeitende aus einer Mitarbeitendenrolle ausschließen

Verwenden Sie die Ausschlussoption, wenn die Regeln einer Rolle bestimmte Personen normalerweise einschließen würden, Sie diese aber ohne Änderung der Regel ausschließen möchten. Zum Beispiel, um eine bestimmte Person aus einer Rolle auszuschließen, die mit ihrer Abteilung verbunden ist.

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
4. Im Reiter Personen ausschließen können Sie die Mitarbeitenden suchen und auswählen, die Sie ausschließen möchten. 
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Ausgeschlossene Mitarbeitende werden unter Immer ausgeschlossene Personen angezeigt. Sie können Personen jederzeit wieder hinzufügen, indem Sie zu diesen Einstellungen zurückkehren und auf das X neben dem Namen der Person klicken.

Personen aus einer Mitarbeitendenrolle entfernen

Um Personen aus einer Rolle zu entfernen, wenn sie die entsprechenden Berechtigungen nicht mehr benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Suchen Sie die Rolle, die aktualisiert werden soll, und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Mitglieder bearbeiten.
4. Entfernen Sie die Person abhängig davon, wie sie hinzugefügt wurde: 
   • Klicken Sie im Reiter Personen hinzufügen unter Immer einbezogene Personen auf das X neben dem Namen. Um alle Personen aus dieser Liste zu entfernen, klicken Sie auf Alle anzeigen > Alle entfernen.
   • Klicken Sie im Bereich Vorschau auf den Reiter Mitglieder. Fahren Sie mit der Maus über den Status, und klicken Sie auf Ausschließen. 
   • Im Reiter Personen ausschließen können Sie die Personen suchen und auswählen, die aus der Rolle ausgeschlossen werden sollen.
5. Überprüfen Sie den Reiter Änderungen im Bereich Vorschau, um zu bestätigen, dass Sie die richtigen Mitarbeitenden entfernt haben.
6. Speichern Sie die Änderungen.

Admins können Personen auch einzeln über ihr Mitarbeitendenprofil oder gesammelt mithilfe der Personalliste aus einer Rolle entfernen.

Admin-Zugriff für eine Mitarbeitendenrolle aktivieren

Mitarbeitendenrolle löschen

Sie können Rollen löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Das Löschen einer Rolle ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Mitarbeitende in dieser Rolle verlieren die Berechtigungen, die ihnen gewährt wurden.

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf die Rolle, die Sie löschen möchten. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Symbol mit den drei Punkten.
4. Klicken Sie auf Rolle löschen.
5. Bestätigen Sie die Löschung.