Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen der Fahrtenbuchmethode, die empfohlene Vorgehensweise zur Abbildung in Personio Payroll und konkrete Einrichtungsschritte. 

Was ist die Fahrtenbuchmethode?

Überlässt ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, entsteht ein geldwerter Vorteil, der der Lohnsteuer und Sozialversicherung unterliegt. Für die Bewertung dieses Vorteils kann zwischen zwei Methoden gewählt werden:

• 1 %-Regelung (§ 8 (2) Satz 2 und 3 EStG): pauschale Bewertung mit 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat
• Fahrtenbuchmethode (§ 8 (2) Satz 4 EStG): individuelle Bewertung anhand der tatsächlichen Fahrzeugkosten und des tatsächlichen privaten Nutzungsanteils, sofern ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. 

Die Wahl zwischen beiden Methoden erfolgt fahrzeugbezogen und gilt einheitlich für das gesamte Kalenderjahr. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich. Eine Ausnahme bildet ein unterjähriger Fahrzeugwechsel. 

Methodenvergleich im Überblick

Wann sich die 1 %-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode lohnt, können Sie aus der folgenden Tabelle entnehmen: 

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Finanzamt erkennt ein Fahrtenbuch nur an, wenn es zeitnah, lückenlos, in geschlossener Form und ohne nachträgliche, nicht kenntlich gemachte Änderungen geführt wird. Für jede Fahrt sind folgende Mindestangaben zu machen: 

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen geschäftlichen Auswärtstätigkeit.
• Die exakte Adresse des Reiseziels.
• Reisezwecke und die aufgesuchten Geschäftspartner.
• Die Kilometerangaben für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Dieses Fahrtenbuch kann entweder elektronisch oder manuell geführt werden, es muss jedoch Folgendes beachtet werden:

• Die nachträgliche Veränderung der Angaben muss ausgeschlossen werden können. Demzufolge ist die Haltung der Aufzeichnungen in einer Excel-Tabelle unzulässig (BFH-Urteil v. 16.11.2005 – VI R 64/04 BStBl 2006 II S. 410).
• Wenn ein elektronisches Fahrtenbuch automatisch alle Fahrten nach deren Beendigung mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst, muss der Fahrer innerhalb von 7 Tagen die Aufzeichnungen ergänzen (BMF-Schreiben vom 04.04.2018, Rz. 25 und 26).

Bereits kleinere formale Mängel oder Lücken können zur vollständigen Verwerfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt führen. In diesem Fall wird der geldwerte Vorteil rückwirkend nach der 1-%-Regelung angesetzt, in der Regel zum finanziellen Nachteil des Mitarbeiters.

Berechnung des geldwerten Vorteils

Der geldwerte Vorteil entspricht dem privaten Nutzungsanteil an den tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs:

Geldwerter Vorteil = (private Kilometer / Gesamtkilometer) x jährliche Gesamtkosten des Fahrzeugs

Zu den Gesamtkosten zählen unter anderem Abschreibung (AfA, lohnsteuerlich in der Regel über eine achtjährige Nutzungsdauer, also 12,5 % pro Jahr) beziehungsweise Leasingraten, Kraftstoff oder Ladestrom, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, Inspektion und Reparaturen. Außergewöhnliche Kosten wie Unfallschäden zählen nicht dazu und werden gesondert behandelt.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden bei der Fahrtenbuchmethode nach demselben Prinzip separat auf Basis der jeweils gefahrenen Kilometer berechnet und zum geldwerten Vorteil für reine Privatfahrten addiert. 

Abbildung des Fahrtenbuchs in Personio Payroll 

Produkteinschränkungen

• Das Widget für die Firmenwagenvereinbarung in Personio Payroll berechnet den geldwerten Vorteil automatisch, dies gilt jedoch ausschließlich für die 1 %-Regelung.
• Für die Fahrtenbuchmethode kann Personio den geldwerten Vorteil nicht automatisch berechnen, da hierfür die individuellen, jährlich wechselnden Fahrzeugkosten und der tatsächliche private Nutzungsanteil laut Fahrtenbuch zugrunde gelegt werden müssen. Diese Werte liegen ausschließlich Ihnen oder Ihrer Steuerberatung vor. 
• Der geldwerte Vorteil muss für die Fahrtenbuchmethode über separate Lohnarten erfasst werden. 

Empfohlene Vorgehensweise

Wir empfehlen folgendes zweistufiges Vorgehen, das laufende Gehaltsabrechnungen gleichmäßig hält und gleichzeitig sicherstellt, dass am Jahresende die tatsächlichen Kosten korrekt berücksichtigt werden:

• Monatlich wird ein vorläufiger, geschätzter geldwerter Vorteil über eine wiederkehrende Vergütungsart abgerechnet. Grundlage dafür ist eine Hochrechnung der erwarteten Jahreskosten und des voraussichtlichen privaten Nutzungsanteils.
• Einmal jährlich wird der geldwerte Vorteil final berechnet und über eine einmalige Vergütungsart nachträglich als Differenz zwischen dem tatsächlichen und bereits monatlich abgerechneten Betrag korrigiert.

Dieses Vorgehen vermeidet einen einzelnen, sehr hohen geldwerten Vorteil in einem einzigen Abrechnungsmonat und liefert dennoch am Jahresende ein steuerlich korrektes Ergebnis. Möchten Sie es einfacher halten und keine laufende Schätzung vornehmen, können Sie den geldwerten Vorteil alternativ ausschließlich einmal jährlich als Einmalbezug abrechnen. Beachten Sie dabei jedoch, dass dies zu einem entsprechend hohen einmaligen Betrag in der Abrechnung führt.

Fahrtenbuchmethode in Personio Payroll einrichten

Um die Fahrtenbuchmethode in Personio Payroll einzurichten und auf der Abrechnung des Mitarbeiters abzubilden, gehen Sie wie folgt vor: 

Vergütungsart anlegen

Legen Sie im ersten Schritt eine oder mehrere Vergütungsarten an. Je nach gewähltem Vorgehen benötigen Sie:

• eine wiederkehrende Lohnart für die laufende, monatliche Abrechnung,
• sowie ein oder zwei einmalige Lohnarten für die Korrektur am Ende des Kalenderjahres.

Möchten Sie den geldwerten Vorteil für die Privatfahrten vom Anteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte trennen, empfiehlt sich hier jeweils eine eigene Lohnart. Den Namen der Lohnarten können Sie frei wählen. 

Wenden Sie sich nach dem Anlegen der Lohnarten anschließend an unser Payroll-Support-Team, damit die finale Einrichtung im Hintergrund abgeschlossen werden kann. 

Weitere Informationen zum Einrichten von Lohnarten finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Buchungseinstellung hinterlegen

Nach der Rückmeldung durch unser Payroll-Support-Team, dass alle Lohnarten eingerichtet wurden, müssen diese in den Buchungseinstellungen einem Sachkonto zugeordnet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten.
2. Klicken Sie auf Buchhaltungsbericht > Geldwerter Vorteil.
3. Suchen Sie die entsprechenden Lohnarten.
4. Hinterlegen Sie das Sachkonto.
5. Klicken Sie auf Speichern. 

Weitere Informationen zum Buchhaltungsbericht finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Berechnung des geldwerten Vorteils

Ihr Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, das Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen. Die Berechnung des geldwerten Vorteils erfolgt anschließend außerhalb von Personio Payroll durch Sie oder Ihre Steuerberatung. Die Formel und ein Beispiel finden Sie im Abschnitt oben. 

Werte in den Vergütungen hinterlegen

Nachdem Sie die Werte berechnet haben, müssen diese als geldwerte Vorteile im Reiter Vergütung des jeweiligen Mitarbeitendenprofils eingetragen werden: 

• Monatlich hinterlegen Sie eine wiederkehrende Vergütung für den Schätzwert.
• Zum Jahresende erfolgt eine Korrektur mit der einmaligen Vergütungsart. 

Der eingetragene Betrag fließt über die angelegte Vergütungsart als Bruttoentgelt in die Entgeltabrechnung ein und wird entsprechend der hinterlegten Buchungseinstellung im Buchhaltungsbericht abgebildet. Bei der zweistufigen Vorgehensweise erscheint der monatliche Schätzwert fortlaufend, die Korrektur zum Jahresende erscheint einmalig in der entsprechenden Abrechnungsperiode.

Bild

Weitere Informationen zu Gehaltsbestandteilen im Mitarbeitendenprofil finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Eigenanteil von Mitarbeitenden verwalten

Zahlt der Mitarbeiter einen Eigenanteil an den Kfz-Kosten, mindert dies den steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteil. Hierfür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: 

• Der Eigenanteil wird bereits bei der Berechnung des geldwerten Vorteils abgezogen. Sie tragen nur den bereits geminderten Betrag über die Vergütungen ein. 
• Für Dokumentationszwecke können Sie alternativ eine eigene Vergütungsart für den Eigenanteil verwenden, sodass dieser auf der Abrechnung separat ausgewiesen wird.

Erfolgt die Leistung des Eigenanteils außerhalb der Entgeltabrechnung, beispielsweise per Lastschrift direkt an den Arbeitgeber, legen Sie eine einmalige oder wiederkehrende Nettolohnart an. 

Im Widget zur Firmenwagenvereinbarung kann der Eigenanteil nur bis zur Höhe des geldwerten Vorteils automatisch hinterlegt werden. Ein darüber hinausgehender Anteil muss auch dort über eine manuelle Lohnart abgebildet werden. Übersteigt der Eigenanteil den geldwerten Vorteil insgesamt, ist zusätzlich eine Nettoabzuglohnart notwendig, da der gwV nicht negativ sein darf. Dies gilt auch für die Fahrtenbuchmethode. 

Zusätzliche Hinweise

Bei der Nutzung der Fahrtenbuchmethode in Personio Payroll sollten Sie zusätzlich die folgenden Hinweise beachten: 

• Umsatzsteuer: Eine mögliche Differenz zur Mindestbemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer wird bei der Fahrtenbuchmethode nicht automatisch berücksichtigt. Wir empfehlen, diese bei Bedarf manuell zu ermitteln und zu verbuchen, zum Beispiel gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.
• Wechsel der Methode: Die Wahl zwischen 1-%-Regelung und Fahrtenbuchmethode gilt einheitlich für ein Kalenderjahr. Ein unterjähriger Wechsel ist ausschließlich bei einem  Fahrzeugwechsel möglich.
• Lückenloses Fahrtenbuch: Weist das Fahrtenbuch formale Mängel auf, kann das Finanzamt die Anerkennung verweigern. Der geldwerte Vorteil wird dann rückwirkend nach der 1-%-Regelung angesetzt.