Dieser Artikel erklärt, was eine Vorerkrankungsanfrage ist, unter welchen Voraussetzungen Personio Payroll automatisch eine Anfrage an die Krankenkasse stellt und wie Sie diese im Reiter Meldewesen einsehen können.
Was ist eine Vorerkrankungsanfrage?
Erkrankt ein Mitarbeiter, ist der Arbeitgeber nach § 3 (1) EFZG verpflichtet, bis zu sechs Wochen Entgelt fortzuzahlen. Liegt jedoch dieselbe Krankheit wie bei einer früheren Arbeitsunfähigkeit vor, können Zeiten unter bestimmten Umständen zusammengerechnet werden. Hierdurch kann sich gegebenenfalls der Anspruch auf Entfortzahlung für den entsprechenden Zeitraum verkürzen.
Da der Mitarbeiter nicht verpflichtet ist, dem Arbeitgeber die Krankheitsdiagnose mitzuteilen, kann der Arbeitgeber in der Regel nicht beurteilen, ob frühere Fehlzeiten als anrechenbare Vorerkrankungen auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit anzurechnen sind. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die zuständige gesetzliche Krankenkasse anfragen, ob anrechenbare Vorerkrankungszeiten vorliegen. Dieses Verfahren wird als Vorerkrankungsanfrage bezeichnet und läuft elektronisch über das EEL-Meldeverfahren mit dem Abgabegrund 41.
Hinweis
Die Krankenkasse übermittelt ausschließlich, ob und in welchem Umfang Vorerkrankungszeiten anzurechnen sind. Die Diagnose wird nicht an den Arbeitgeber übermittelt.
Wann können Vorerkrankungszeiten angerechnet werden?
Vorerkrankungszeiten können nur dann auf die aktuelle Entgeltfortzahlungsdauer angerechnet werden, wenn der Mitarbeiter keinen erneuten Anspruch auf Entgeltfortzahlung erworben hat. Ein neuer Anspruch entsteht, wenn
- der Mitarbeiter vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit mindestens sechs Monate arbeitsfähig war oder
- seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen ist.
Trifft keiner der Punkte zu, können frühere Arbeitsunfähigkeitszeiten wegen derselben Erkrankung auf die aktuelle Entgeltfortzahlung angerechnet werden.
Angerechnet werden können ausschließlich Arbeitsunfähigkeitszeiten, die auf dieselbe Grunderkrankung zurückzuführen sind. Da der Arbeitgeber die Diagnose nicht kennt, kann er diese Prüfung nicht eigenständig durchführen und muss sich deshalb an die Krankenkasse wenden.
Vorerkrankungen in Personio Payroll verwalten
Voraussetzung für eine automatische Vorerkrankungsanfrage
Personio Payroll sendet automatisch eine Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Mitarbeiter ist gesetzlich krankenversichert. Privatkrankenversicherte und geringfügig Beschäftigte sind vom elektronischen EEL-Verfahren ausgenommen.
- Für die aktuelle Abwesenheit liegt eine (elektronische) Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit existiert mindestens eine bescheinigte potenzielle Vorerkrankung.
- Die kumulierte Anzahl der Kalendertage aller potenziellen Vorerkrankungen in den vergangenen zwölf Monaten erreicht zusammen mit der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens 42 Kalendertage.
Die Anfrage ist unabhängig vom Grund der Abwesenheit möglich (Krankheit, Unfall, Rehabilitation etc.). Maßgeblich ist, ob ein Zusammenhang mit einer früheren Erkrankung in Betracht kommt.
Eine Anfrage darf erst nach individueller Prüfung der Notwendigkeit erfolgen. Personio Payroll prüft die Berechtigung automatisch vor dem Versand.
Verarbeitung von Vorerkrankungsanfragen in Personio Payroll
Personio Payroll übernimmt den gesamten Prozess der Vorerkrankungsanfrage automatisch:
- Sobald eine Abwesenheit mit der Kategorie Krankheit erfasst wird und die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, prüft Personio automatisch, ob eine EEL-Meldung zu erstellen ist.
- Personio Payroll sendet die Anfrage an die zuständige Krankenkasse des Mitarbeiters.
- Die Krankenkasse prüft anhand der vorliegenden AU-Bescheinigungen und Diagnosen, ob vergangene Abwesenheiten auf dieselbe Grunderkrankung zurückzuführen sind.
- Die Krankenkasse übermittelt ihr Ergebnis innerhalb von 14 Tagen zurück an Personio Payroll.
- Das Ergebnis ist unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen für Sie einsehbar.
Prüfung der Krankenkasse
Um zu beurteilen, ob AU-Zeiten zusammenhängen oder nicht, benötigt die Krankenkasse die Diagnosen aller betroffenen Arbeitsunfähigkeitszeiträume. Sind nicht alle AU-Nachweise vorhanden, fordert die Kasse diese unter Umständen direkt beim Versicherten oder der behandelnden Arztpraxis nach.
Liegen alle Nachweise vor, prüft die Krankenkasse anhand der Diagnosen, ob die Vorerkrankungen auf dieselbe Grunderkrankung zurückzuführen sind. Diese Prüfung kann nicht automatisch erfolgen, da gleiche Diagnosen nicht zwingend derselben Grunderkrankung zuzuordnen sind.
Rückmeldung der Krankenkasse
Für jede geprüfte Vorerkrankung enthält der zurückgemeldete Datensatz die folgenden Informationen:
- Ob eine AU-Bescheinigung für den Vorerkrankungszeitraum vorliegt und falls ja, für welchen konkreten Zeitraum
- Ob der geprüfte AU-Zeitraum anrechenbar, nicht anrechenbar oder nur teilweise anrechenbar ist.
Hinweis
Aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen dürfen Krankenkassen Vorerkrankungsanfragen nur elektronisch über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal beantworten.
Vorerkrankungsanfragen im Reiter Meldewesen einsehen
Alle gesendeten und empfangenen EEL-Meldungen, einschließlich der Vorerkrankungsanfragen und Rückmeldungen der Krankenkasse, sind im Reiter Meldewesen in Personio Payroll einsehbar. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
- Filtern Sie nach Entgeltersatzleistungen.
Sie können im Reiter Meldewesen die folgenden EEL-Meldungen einsehen:
- gesendete Vorerkrankungsanfragen
- Rückmeldungen der Krankenkassen mit dem Ergebnis der Prüfung
- stornierte Anfragen, sofern die zugrunde liegende Abwesenheit geändert oder gelöscht wurde und noch keine Rückmeldung der Krankenkasse eingegangen ist.
Manuelles Verknüpfen von Vorerkrankungen
Neben der automatischen Vorerkrankungsanfrage können Sie in Personio Payroll zwei oder mehrere Abwesenheiten manuell miteinander verknüpfen. Dies ist dann sinnvoll, um gegebenenfalls Überzahlungen zu verhindern.
Eine manuelle Verknüpfung bietet sich an wenn,
- die Krankenkasse in einer früheren EEL-41-Rückmeldung den Zusammenhang der Erkrankungen bereits bestätigt hat und Sie nun eine Folgeabwesenheit erfassen,
- der Mitarbeiter Ihnen den Zusammenhang der Erkrankungen mitgeteilt hat und Sie die Prüfung nicht erneut über die Krankenkasse anstoßen möchten, oder
- Sie sicherstellen möchten, dass das System die Abwesenheiten bei der Berechnung der Entgeltfortzahlung korrekt zusammenführt.
Um Abwesenheiten manuell zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
- Filtern Sie nach Entgeltersatzleistungen.
- Klicken Sie auf Krankheiten prüfen.
- Markieren Sie die entsprechenden Zeiträume, die Sie verknüpfen möchten
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Hinweis
Die manuelle Verknüpfung steht innerhalb der ersten 30 Fehltage zur Verfügung und löst keine Vorerkrankungsanfrage aus. Ab dem 43. Fehltag sendet Personio Payroll automatisch eine Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse – unabhängig davon, ob eine manuelle Verknüpfung vorgenommen wurde. Die Vorerkrankungsanfrage kann nicht storniert werden. Einmal gespeicherte Verknüpfungen können nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden. Weicht die Rückmeldung der Krankenkasse von Ihrer manuellen Verknüpfung ab, hat die Rückmeldung der Krankenkasse Vorrang, da sie die maßgebliche Datenquelle ist.
FAQ
Für wen stellt Personio Payroll automatisch eine Vorerkrankungsanfrage?
Personio Payroll stellt automatisch eine Vorerkrankungsanfrage für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeitende, die nicht geringfügig beschäftigt sind, sofern alle Voraussetzungen (AU-Nachweis, potenzielle Vorerkrankung in den vergangenen sechs Monaten, mindestens 42 kumulierte Fehltage) erfüllt sind.
Wann hat ein Mitarbeiter trotz früherer Erkrankungen einen vollen Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung?
Ein erneuter Anspruch auf volle sechswöchige Entgeltfortzahlung entsteht, wenn der Mitarbeiter vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate arbeitsfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit zwölf Monate vergangen sind. In diesen Fällen ist eine Anrechnung von Vorerkrankungszeiten nicht möglich.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit geändert oder gelöscht wird?
Wird eine Abwesenheit, für die bereits eine Vorerkrankungsanfrage gestellt wurde, geändert oder gelöscht, storniert Personio Payroll die zugehörige Anfrage automatisch, sofern die Rückmeldung der Krankenkasse noch nicht eingegangen ist. Diese Stornierung ist unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen sichtbar.
Löst das manuelle Verknüpfen von Abwesenheiten immer eine neue Vorerkrankungsanfrage aus?
Nein. Das manuelle Verknüpfen von Abwesenheiten löst keine Vorerkrankungsanfrage (EEL-41) aus. Die EEL-41-Meldung wird unabhängig von einer manuellen Verknüpfung automatisch ab dem 43. Fehltag an die Krankenkasse gesendet. Weicht die Rückmeldung der Krankenkasse von der manuellen Verknüpfung ab, hat die Antwort der Krankenkasse Vorrang.
Wie lange dauert es, bis die Krankenkasse antwortet?
Die Antwortzeit der Krankenkasse liegt außerhalb des Einflussbereichs von Personio Payroll. Diese kann in der Regel zwischen 14 Tagen und 3 Wochen liegen.
Gilt das auch für das Core-Produkt oder DATEV?
Nein. Die automatische Vorerkrankungsanfrage ist ausschließlich ein Feature von Personio Payroll und steht nicht für der vorbereitenden Lohnbuchhaltung oder DATEV-Kunden zur Verfügung.