Hinweis:
Wenn Sie keine zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten können, bedeutet das, dass wir die Aktualisierung noch nicht für Ihren Account eingeführt haben. Wir beginnen am 27. Juli 2026 mit der Einführung und setzen sie in mehreren Phasen fort.

Wir ändern die Art und Weise, wie wir langfristige Auszeiten verwalten. Beispiele für langfristige Auszeiten sind Elternzeit, Sabbaticals und längere Krankenstände. Das ändert sich:

• Bisher: Langfristige Auszeiten wurden im Mitarbeitendenprofil geplant, durch Klicken auf das Symbol mit den drei Punkten und die Option Arbeitsverhältnis aussetzen.
• Ab sofort: Langfristige Auszeiten werden im Rahmen von Abwesenheitsrichtlinien und Abwesenheitszeiträumen verwaltet.

Im Rahmen dieser Änderung gehen keine vorhandenen Daten verloren. Alle Auszeiten, die sich bereits in Ihrem Account befinden, bleiben sichtbar und laufen wie bisher weiter. Es ändert sich lediglich, wo Sie von nun an langfristige Auszeiten erstellen und verwalten. Wenn in Ihrem Account Auszeiten eingetragen sind, lesen Sie weiter, um zu erfahren, was zu tun ist. Meist besteht kein Handlungsbedarf. 

Was ändert sich?

Sie können nicht mehr den Button Arbeitsverhältnis aussetzen nutzen, um langfristige Auszeiten direkt über das Mitarbeitendenprofil anzulegen. Stattdessen erfolgt die Verwaltung langfristiger Auszeiten, einschließlich der anteiligen Vergütung, der Änderung des Mitarbeitendenstatus und des Anspruchs auf bezahlte Abwesenheit, jetzt über Ihre Abwesenheitsrichtlinien. Sie verwalten langfristige Auszeiten somit dort, wo Sie auch kurzzeitige Abwesenheiten verwalten.

Diese Änderung bringt einige konkrete Vorteile mit sich:

• Ein System statt zwei: Kurzzeitige Abwesenheiten und langfristige Auszeiten laufen nun über dieselben Abwesenheitsrichtlinien, statt über einen separaten, fest einprogrammierten Ablauf.
• Regeln, die zu Ihrem Markt passen: Sie können jetzt für jeden Markt und jede Art von Auszeit die Vergütungs-, Status- und Anspruchsregeln von Richtlinien einzeln anpassen. Diese Regeln waren bislang fest einprogrammiert und deckten nur bestimmte Anwendungsfälle ab.
• Einfachere Bearbeitung: Sie können Richtlinien, die Mitarbeitenden bereits zugewiesen wurden, bearbeiten und ein Wirksamkeitsdatum festlegen, ab dem die neuen Einstellungen gelten. Sie müssen Richtlinien nicht mehr duplizieren und neu zuweisen, um Änderungen vorzunehmen.

Diese Änderung betrifft keine langfristigen Auszeiten, die bereits in Ihrem Account vorhanden sind. Sofern Sie diese nicht bearbeiten müssen, ist kein Eingreifen Ihrerseits erforderlich. Erfahren Sie mehr darüber, was jetzt zu tun ist.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, was Sie erwartet, sobald das Update für Ihren Account live ist.

Zeitleiste für die Umstellung

Ab dem 27. Juli 2026 führen wir die neuen Einstellungen für langfristige Auszeiten phasenweise ein. Dies gilt für alle, die bislang den Button Arbeitsverhältnis aussetzen verwendet haben. 

Was Sie jetzt tun müssen

Sie müssen Ihre Abwesenheitsrichtlinien bearbeiten, damit Abwesenheitszeiten die nachgelagerten Auswirkungen haben können, die für die Verwaltung langfristiger Auszeiten erforderlich sind. Dies betrifft Anpassungen bei der anteiligen Vergütung, bei Statusänderungen und beim Anspruch auf bezahlte Abwesenheit. Das System wendet diese Auswirkungen flexibel und automatisch Ihren Richtlinieneinstellungen entsprechend an. 

Sie müssen Abwesenheitsrichtlinien, die derzeit für Abwesenheitsarten gelten, nur bearbeiten, wenn Sie sie für langfristige Auszeiten nutzen möchten. Dazu können Richtlinien für Abwesenheitsarten wie Elternzeit, Sabbatical oder Mutterschutz gehören.

Wenn Sie eine zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie noch nicht bearbeiten können, bedeutet das, dass wir die neuen Einstellungen für Ihren Account noch nicht eingeführt haben. Wir führen sie in mehreren Phasen ab dem 27. Juli 2026 ein.

Vor der Umstellung

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen:
   • Bearbeitungsrechte für Account-Konfiguration > Abwesenheit. Sie brauchen diese Berechtigungen, um Auszeitregeln zu Abwesenheitsrichtlinien hinzuzufügen.
   • Bearbeitungsrechte für Personaldaten > HR-Informationen. Sie brauchen diese Berechtigungen, um Auszeiten im Kalender anzuzeigen und zu löschen.
   • Damit Mitarbeitende ihre eigene Abwesenheit im Kalender sehen können, müssen Sie ihnen mindestens Ansichtsrechte für die betreffende Abwesenheitsart unterPersonaldaten > Abwesenheit(über ihre Mitarbeitendenrolle) gewähren.
   • Bearbeitungsrechte für die betreffende Abwesenheitsart unterPersonaldaten > Abwesenheit. Sie oder andere HR-Führungskräfte brauchen diese Berechtigungen, um in Zukunft langfristige Auszeiten zu erstellen und zu bearbeiten. Mit anderen Worten: Diese Berechtigungen ermöglichen es Ihnen, Abwesenheitszeiten für eine bestimmte Abwesenheitsart zu verwalten.
2. Wenn Sie Abwesenheiten derzeit nicht über Auszeit in Personio erfassen, entscheiden Sie, ob Sie Änderungen an langfristigen Auszeiten fortan manuell verwalten möchten. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.

Nach der Umstellung

1. Bearbeiten Sie die Abwesenheitsrichtlinien, die Sie derzeit für langfristige Auszeiten verwenden. Dabei müssen Sie die neuen Regeln für Vergütung, Mitarbeitendenstatus und Auswirkung auf bezahlte Abwesenheit einrichten. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.
2. Beseitigen Sie eventuelle Konflikte: Wenn sich Ihre hinzugefügten Regeln mit vorhandenen Auszeiten überschneiden, markiert Personio sie in einer Konfliktübersicht. Korrigieren Sie jeden markierten Zeitraum, ehe Sie fortfahren. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.
3. Prüfen Sie, ob Sie irgendwelche vorhandenen Auszeiten bearbeiten müssen. Verwenden Sie dazu die Datei, die wir Ihnen mit der Vorankündigungs-E-Mail geschickt haben. Dies kann Auszeiten ohne Enddatum betreffen oder Auszeiten, bei denen ein Datum geändert werden muss. Sie können diese unmittelbar nach der Umstellung nicht mehr bearbeiten, d. h., Sie müssen sie vorher ins neue System übertragen. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.

Regeln für langfristige Auszeiten den relevanten Abwesenheitsrichtlinien hinzufügen

Abwesenheitsarten mit Bezug zu langfristigen Auszeiten können zum Beispiel Elternzeit, Sabbatical oder Mutterschutz sein. Für diese Abwesenheitsarten empfehlen wir, allen Abwesenheitsrichtlinien, die derzeit Mitarbeitenden zugewiesen sind, Regeln für langfristige Auszeiten hinzuzufügen. Es ist ratsam, vorhandene Abwesenheitsrichtlinien zu bearbeiten, statt neue zu erstellen.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit.
3. Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, die Sie für langfristige Auszeiten verwenden, z. B. Elternzeit oder längerer Krankenstand. 
4. Öffnen Sie unter Abwesenheitsrichtlinien die betreffende Richtlinie.
5. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um die Richtlinie zu bearbeiten.
6. Die folgenden Richtlinienabschnitte beziehen sich auf langfristige Auszeiten: Vergütung, Mitarbeitendenstatus und Auswirkung auf bezahlte Auszeit. Erfahren Sie mehr über die langfristigen Auswirkungen von Abwesenheitsrichtlinien. Sie können Empfehlungen für häufig auftretende Anwendungsfälle anwenden, indem Sie die Informationen aus der entsprechenden Abwesenheitsrichtlinienvorlage verwenden.
   • Wenn Sie Personio Payroll nutzen, können Sie den Schritt Vergütung nicht einrichten. Stattdessen automatisiert das System die anteilige Berechnung der Vergütung basierend auf den zusätzlichen Fragen, die Sie im Ablauf für Abwesenheitsanfragen beantworten.
   • Wenn Sie DATEV verwenden, können Sie den Schritt Vergütung einrichten. Wenn Sie ihn einrichten, überschreiben die Abwesenheitszeiträume (und die jeweilige zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie) jede eventuelle Anpassung der anteiligen Berechnung, die durch die zusätzlichen Fragen generiert wird, die Sie im Ablauf für Abwesenheitsanfragen beantworten.
7. Stellen Sie das Wirksamkeitsdatum auf Heute ein. Dies ist die empfohlene Einstellung für die meisten Kunden, und zwar aus den folgenden Gründen:
   • Bei einem in der Zukunft liegenden Datum entsteht eine Lücke, in der auf die neuen Abwesenheitszeiträume nicht die richtigen Auszeitregeln angewandt werden, bis die Änderungen in Kraft treten.
   • Wenn ein Datum zu weit in der Vergangenheit liegt, werden mehr Duplikatkonflikte angezeigt, was eine unnötige Bereinigung nach sich zieht.

8. Wenn das System zukünftige Auszeiten erkennt, die sich mit den neuen Regeln überschneiden, wird eine Konfliktübersicht angezeigt. Im nachfolgenden Abschnitt erfahren Sie Näheres dazu. Wenn keine Konflikte angezeigt werden, können Sie die Richtlinie jetzt einfach speichern – fertig!

   

9. Überprüfen Sie die Richtlinienänderungen und speichern Sie sie.

Wenn Sie mehrere Arten von Auszeit verwalten, z. B. Elternzeit und verlängerter Krankenstand, wiederholen Sie dies für jede relevante Richtlinie.

Empfehlungen für Abwesenheitsrichtlinienvorlagen anwenden

Abwesenheitsrichtlinienvorlagen enthalten empfohlene Einstellungen für Vergütung, Mitarbeitendenstatus und Auswirkung auf bezahlte Auszeit. Diese Empfehlungen gelten jedoch nur, wenn Sie eine neue Richtlinie erstellen.

Wenn Sie eine vorhanden Richtlinie bearbeiten und sich nicht sicher sind, was Sie festlegen sollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie den Ablauf zur Erstellung neuer Richtlinie für diese Art von Auszeit durch.
2. Wählen Sie die Vorlage für Ihr Land aus und notieren Sie sich die empfohlenen Einstellungen (ohne zu speichern).
3. Wenden Sie diese Einstellungen auf Ihre vorhandene Richtlinie an.

Wir empfehlen nicht, neue Richtlinien zu erstellen, da dies mehr Einrichtungsaufwand für Sie verursacht.

Das ist zu tun, wenn eine Konfliktübersicht angezeigt wird

Wenn sich Ihre Änderungen mit Auszeiten überschneiden, die mit der alten Funktion erstellt wurden, wird eine Konfliktübersicht angezeigt. Darin sind alle Auszeiten aufgelistet, bei denen eine Handlung erforderlich ist, damit die Daten Ihrer Mitarbeitenden korrekt bleiben.

Warum das wichtig ist: Wenn Sie eine Richtlinie mit Regeln für langfristige Auszeit konfigurieren, versuchen sowohl die neue Richtlinie als auch die vorhandene Auszeit, diese Regeln gleichzeitig anzuwenden. Diese doppelte Anpassung führt möglicherweise zu Fehlern bei Vergütung, Status oder Abwesenheitsanspruch.

Die Konfliktübersicht umfasst:

• jede markierte Auszeit nach Mitarbeiter und Zeitraum und
• eine herunterladbare CSV-Datei mit direkten Kalenderlinks für jeden betroffenen Mitarbeiter.

 
Wenn eine Konfliktübersicht angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

1. Laden Sie die CSV-Datei herunter und öffnen Sie sie. 
2. Verwenden Sie für jede Zeile, bei der in Spalte B „leave_period" steht, den Link in Spalte C, um zur markierten Auszeit im Teamkalender zu gelangen. Die Auszeiten werden mit der Kennzeichnung „Auszeit“ und in einem eigenen Design angezeigt, damit sie von regulären Abwesenheitszeiträumen unterschieden werden können. 
   
    
3. Löschen Sie jede markierte Auszeit aus dem Teamkalender. Dadurch wird nicht die Abwesenheitszeit gelöscht.

Hinweis:
Wichtig: Löschen Sie nicht die Zeiträume, die als „time_off_period“ gekennzeichnet sind. Das sind die Abwesenheiten, bei denen künftig Ihre neuen Abwesenheitsrichtlinieneinstellungen gelten. Löschen Sie nur Auszeiten, die in den CSV-Dateien aufgeführt sind oder die Sie laut Help Center ausdrücklich löschen sollen.

Die Auswirkungen auf die anteilige Vergütung, den Status und den Anspruch auf bezahlte Abwesenheit werden jetzt durch den verbleibenden Abwesenheitszeitraum bestimmt.
 

Beispiel:
Julia hat im Kalender eine Elternzeit vom 1. August 2026 bis 31. Dezember 2026. Diese ist mit der Abwesenheitsart „Elternzeit“ verknüpft.

Sie fügen der Elternzeitrichtlinie eine anteilige Vergütung hinzu. Das Wirksamkeitsdatum ist heute (Juli 2026). Das System stellt fest, dass sowohl die vorhandene Auszeit als auch die neue Richtlinie die Regeln für die anteilige Vergütung für Julias anwenden. Dies wird als Duplikat gekennzeichnet, und die Konfliktübersicht wird angezeigt.

Um diese Duplizierung zu korrigieren, löschen Sie Julias vorhandene Auszeit. Der Abwesenheitszeitraum (Julias Abwesenheit im Teamkalender) bleibt bestehen. Die neue Richtlinie kümmert sich automatisch um die anteilige Berechnung für den gesamten Zeitraum, da die Auszeit nach dem Wirksamkeitsdatum beginnt.

Beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie vorhandene Auszeiten löschen, bleibt der zugehörige Abwesenheitszeitraum für jeden Mitarbeiter erhalten, und Sie können diesen weiterhin im Kalender sehen. Das System entfernt nur die vorhandene Auszeit und die dafür geltenden fest einprogrammierten Regeln.
• Die neuen Richtlinienregeln treten ab dem Wirksamkeitsdatum in Kraft.

Sonderfälle überprüfen

Sehen Sie sich, bevor Sie die nachfolgenden Sonderfälle durchgehen, die Liste der vorhandenen Auszeiten an, die unserer Vorankündigungs-E-Mail vom 14. Juli 2026 angehängt war. Sie müssen nur bei Auszeiten aktiv werden, die Sie voraussichtlich in Zukunft bearbeiten werden. Abwesenheitszeiten, die Sie nicht ändern müssen, laufen weiter wie bisher, ohne dass ein Eingreifen erforderlich ist.

Prüfen Sie für jede Auszeit, die Sie bearbeiten müssen, die Liste, um festzustellen, welcher Fall zutrifft:

• Unbefristete Auszeiten: Das Enddatum in Spalte E ist leer, oder die Auszeit wird im Teamkalender als unbefristet angezeigt. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.
• Keine verknüpfte Abwesenheitsart: Die Spalten für verknüpfte Abwesenheits-ID, Abwesenheitslink und Abwesenheitsart sind leer. Dies sind Auszeiten, bei denen der Abwesenheitszeitraum im Teamkalender nicht in einer anderen Farbe angezeigt wird. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.
• Bearbeiten Sie alle anderen Auszeiten: Zum Beispiel, wenn sich der Datumsbereich für einen vorhandenen Zeitraum ändert und die Auszeit nicht in eine der oben genannten Kategorien fällt. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.

Wenn Sie den Fall identifiziert haben, befolgen Sie die unten aufgeführte passende Lösung. Die unten beschriebenen Sonderfälle werden nicht in der Konfliktübersicht angezeigt und sind auf anderem Wege zu lösen.

Unbefristete Auszeiten ohne Enddatum

Bestehende unbefristete Auszeiten haben kein Enddatum. Das bedeutet, dass das System sie als noch „laufend“ betrachtet. Da das Bearbeiten vorhanden Auszeiten nicht mehr möglich ist, können Sie sie nicht schließen, indem Sie ein Enddatum hinzufügen. Welche Lösung hier greift, hängt davon ab, ob die Urlaubszeit mit einer Abwesenheitsart und einem Abwesenheitszeitraum verknüpft ist. Es hängt auch davon ab, wann die Auszeit begonnen hat.

Bei der Bearbeitung von Richtlinien sind nur Gültigkeitsdaten frühestens ab Beginn der vorherigen Periode zulässig (also ab 1. Januar 2025 für dieses Jahr). Die folgende Tabelle zeigt den Lösungspfad für dieses Szenario.

Unbefristete Auszeiten, die vor Januar 2025 begonnen haben, sind nicht von einer Bearbeitung der Richtlinie abgedeckt. Die folgende Tabelle zeigt den Lösungspfad für dieses Szenario.

Auszeiten ohne verknüpfte Abwesenheitsart und ohne verknüpften Abwesenheitszeitraum (mit Enddatum)

Wenn jemand zuvor eine Auszeit erstellt hat, ohne einen Abwesenheitszeitraum zu verknüpfen, wird die nicht in der Konfliktübersicht angezeigt. Dies liegt daran, dass es keinen Abwesenheitszeitraum gibt, mit der die Auszeit in Konflikt geraten könnte. Wenn die Auszeit so belassen wird, wie sie ist, läuft sie bis zu seinem Enddatum unter dem alten System weiter. Das ist in Ordnung, wenn Sie die Auszeit nicht vor ihrem Ende bearbeiten müssen.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, gehen Sie hier wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue Abwesenheitsrichtlinie mit den erforderlichen Auszeitregeln.
2. Weisen Sie dem Mitarbeiter die Abwesenheitsrichtlinie ab dem relevanten Datum zu.
3. Erstellen Sie einen von Grund auf neuen Abwesenheitszeitraum für den Mitarbeiter. Verwenden Sie einen Massenimport, wenn Sie mehrere Fälle bearbeiten müssen.
4. Löschen Sie die vorhandene Auszeit.

Bestehende Auszeiten bearbeiten

Sie können im alten System erstellte vorhandene Auszeiten nicht mehr bearbeiten. Eventuell müssen Sie die Daten ändern, zum Beispiel, wenn sich die Daten für eine Elternzeit ändern. Vergewissern Sie sich in diesem Fall, dass der Mitarbeiter einen Abwesenheitszeitraum und eine Abwesenheitsrichtlinie für die gesamte Dauer der Auszeit hat. Mit dem Abwesenheitszeitraum können Sie die Daten bearbeiten. Die Richtlinie wendet die korrekten Auszeitregeln an.

Die Regeln der Abwesenheitsrichtlinie gelten nur, wenn ein Abwesenheitsrichtlinie einen Abwesenheitszeitraum vollständig abdeckt. Wenn eine Richtlinie mit den neuen Auszeitregeln Ihre Abwesenheitszeiträume nicht vollständig abdeckt, führen Sie die Schritte für unbefristete Auszeiten aus, um die Daten für Ihre vorhandenen Auszeiten zu bearbeiten.

Wenn Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden nicht mithilfe von Abwesenheit erfassen

Wenn Sie nicht die Funktion Abwesenheit in Personio verwenden, um die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, haben Sie in Zukunft zwei Möglichkeiten, Auszeiten in Personio zu verwalten:

1. Empfohlen: Richten Sie Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien ein. Auf diese Weise kann das System Änderungen bei Vergütung, Status und Anspruch bei langfristigen Auszeiten automatisch verarbeiten.
2. Passen Sie die Vergütung, den Status und den Anspruch Ihrer Mitarbeitenden für jede neue langfristige Auszeit manuell an.

Für Option 1 empfehlen wir, den Academy-Kurs zur Einrichtung von Auszeit in Personio zu absolvieren. Darin lernen Sie,

• wie man für jede verwaltete Kategorie von langfristiger Auszeit eine Abwesenheitsart erstellt. Zu diesen Kategorien gehören unter anderem Elternzeit, längerer Krankenstand, Sabbatical usw.
• wie man für jede Art eine Abwesenheitsrichtlinie erstellt und die benötigten Regeln konfiguriert: anteilige Vergütung, Statusänderungen und Auswirkungen auf den Abwesenheitsanspruch.
• wie man die Richtlinie Mitarbeitenden zuweist und die erforderlichen Berechtigungen festlegt, damit alles vorbereitet ist, bevor etwas Neues geplant werden muss.

Sobald Sie Ihre Richtlinien eingerichtet haben, können Sie neue langfristige Auszeiten direkt als Abwesenheitszeiträume im Kalender des Mitarbeiters erstellen.

Häufige Fragen