Dieser Artikel erklärt, was eine Beitragsschätzung ist, wie Personio Payroll sie automatisch kalkuliert und wie Sie diese prüfen, anpassen und übermitteln. 

Was ist eine Beitragsschätzung?

Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, den Beitragsnachweis für die Sozialversicherungsbeiträge nach § 28f (3) SGB IV spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats um 0.00 Uhr an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) zu übermitteln.

Wird das monatliche Arbeitsentgelt auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet, liegen die genauen Beiträge meist zu diesem Zeitpunkt noch nicht vor. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber die voraussichtlich anfallenden Sozialversicherungsbeiträge auf Grundlage von § 23 (1) Satz 2 SGB IV schätzen. 

Personio Payroll ermittelt die Beitragsschätzung automatisch auf Basis der Beitragsschuld des Vormonats. Die verbleibende Differenz zwischen Schätzungen und den tatsächlichen Beiträgen wird automatisch im nächsten Abrechnungsmonat als Korrektur berücksichtigt. 

Weitere Informationen zu Beitragsnachweisen und Beitragsfälligkeiten finden Sie im Artikel zu Thema. 

Rechtliche Grundlagen 

Das Schätzverfahren für Sozialversicherungsbeiträge ist nach § 23 (1) SGB IV geregelt. Arbeitgebende haben dabei zwei Möglichkeiten zur Schätzung, wenn die Beitragsschuld zum Fälligkeitszeitpunkt noch nicht bekannt ist: 

• Voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld: Der Arbeitgeber ermittelt die Beitragsschuld auf Basis aller bekannten Daten so genau wie möglich.
• Vereinfachungsregelung: Die Beiträge werden in Höhe des Vormonats gezahlt. 

In beiden Fällen ist der verbleibende Restbeitrag spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig und wird automatisch im nächsten Beitragsnachweis berücksichtigt. 

Hinweis:
Personio Payroll ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis der Beitragsschuld des Vormonats nach der Vereinfachungsregelung. Im ersten Abrechnungsmonat wird dabei 0,00 € verwendet. 

Die Kriterien und Methoden, nach denen die voraussichtliche Beitragsschuld berechnet wurde, müssen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 Nr. 10 BVV nachweisbar dokumentiert werden. Arbeitgebende sind verpflichtet, bei der Schätzung so nah wie möglich an die Beitragsschuld zu kommen. 

Voraussichtliche Höhe der Beiträge

Berechnung und Dokumentation

Im Verfahren der Beitragsschuld in der voraussichtlichen Höhe muss der Arbeitgeber diese so berechnen, dass der Restbeitrag so gering wie möglich ausfällt und der endgültigen Beitragsschuld so nahe wie möglich kommt. Hier soll kein einfacher Abschlag dargestellt werden. 

Grundlage für eine solche Berechnung bildet das Beitragssoll. Dieses wird in Form einer Fiktivberechnung auf Grundlage des erwarteten Arbeitsentgelts erstellt. Dabei müssen Änderungen wie Neueinstellungen, Kündigungen, Arbeitstage oder Arbeitsstunden einkalkuliert werden. Die voraussichtliche Beitragsschuld ist dabei für jeden Arbeitnehmer und jede Einzugsstelle separat zu beachten. 

Das Beitragssoll, das dabei im laufenden Abrechnungsmonat auf dem Beitragsnachweis angegeben wird, umfasst:

• die voraussichtliche Beitragsschuld für den Monat, in dem die Beschäftigung, mit der das Entgelt erzielt wurde, geleistet wurde
• den verbleibenden Restbeitrag oder ggf. den Ausgleich einer Überzahlung aus dem Vormonat

Der Restbeitrag führt dabei zu keiner rückwirkenden Korrektur des Beitragssolls des Vormonats und damit des Beitragsnachweises. Die Zuordnung des Beitrags zum Arbeitsentgelt bleibt unverändert und damit ist der Restbeitrag dem Ursprungsmonat der erbrachten Arbeitsleistung und den damit einhergehenden Beitragsfaktoren zuzuordnen.

Hinweis:
Die Kriterien und Methoden, nach denen die voraussichtliche Beitragsschuld berechnet wurde, müssen gemäß § 9 (1) Satz 1 Nr. 10 BVV dokumentiert werden. 

Berücksichtigung variabler und einmaliger Gehaltsbestandteile 

Bei der Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld müssen auch variable Gehaltsbestandteile berücksichtigt werden. Werden diese regelmäßig verspätet ausgezahlt und kann der Arbeitgeber sie deshalb nicht im gleichen Abrechnungszeitraum berücksichtigen, können sie dem Gehalt des nächsten oder übernächsten Monats zugeordnet werden. Dazu gehören unter anderem Vergütungen für Mehrarbeit oder Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. 

Bei einmaligen Zahlungen von Arbeitsentgelt entstehen Beitragsansprüche nach § 22 (1) Satz 2 SGB IV sobald diese ausbezahlt worden sind. Allerdings muss der Arbeitgeber bei der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld immer prüfen, ob die Einmalzahlung mit ausreichender Sicherheit im laufenden Monat erfolgen wird. Dies weiß er i. d. R. zum Zeitpunkt, an dem er die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt. 

Vereinfachungsregelung 

Neben der Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld hat der Arbeitgeber nach § 23 (1) Satz 3 SGB IV alternativ die Möglichkeit, den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zum Fälligkeitstag in der Höhe des Vormonatssolls zu zahlen. Dabei spricht man von der sogenannten Vereinfachungsregelung. 

Diese ist im Gegensatz nicht davon abhängig, dass regelmäßige Änderungen wie Ein- und Austritte sowie variable Zahlungen zu berücksichtigen sind. 

Auch hier findet der Ausgleich von Vormonatssoll und der tatsächlichen Beitragsschuld mit der Entgeltabrechnung im Folgemonat statt. Der verbleibende Restbeitrag ist spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. 

Hinweis:
In Fällen, in denen kein Vormonatssoll bekannt ist (z. B. bei Neugründung von Betrieben), kann die Vereinfachungsregelung nicht angewandt werden. Hier ist für den laufenden Monat die voraussichtliche Beitragsschuld zu ermitteln. 

Beträgt das Beitragssoll im Vormonat “0”, etwa weil der einzige Mitarbeiter im Betrieb Krankengeld erhalten hat, dann wird dieser Wert bei Anwendung der Vereinfachungsregelung auch für den aktuellen Monat übernommen. Sind für den Vormonat keine Differenzbeträge auszugleichen, muss der Arbeitgeber einen Beitragsnachweis mit Nullbeträgen an die Einzugsstelle übermitteln.  

Berücksichtigung einmaliger Gehaltsbestandteile 

Die Vereinfachungsregelung findet auf einmalig gezahltes Entgelt keine Anwendung (vgl. Gesetzentwurf eines Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes in Bundesrats-Drucksache 437/16, Begründung zu Artikel 7). Hier gilt die Regelung des § 23a (1) SGB IV, und Einmalzahlungen müssen in dem Monat berücksichtigt werden, in dem der Arbeitnehmer sie erhält. Beiträge, die also im Vormonat auf einmalig gezahltes Arbeitsentgelt entfallen, werden für die Ermittlung der Beitragsschuld des laufenden Monats entsprechend von der Beitragsschuld des Vormonats abgezogen. 

Soll eine Einmalzahlung hingegen im aktuellen Abrechnungsmonat erfolgen, so müssen die darauf entfallenden Beiträge in voraussichtlicher Höhe den Beiträgen aus dem laufenden Arbeitsentgelt auf Vormonatsbasis hinzugerechnet werden. 

Beitragsschätzung mit Personio Payroll

Beitragsschätzungen einrichten

Um Beitragsschätzungen für eine Gesellschaft einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten > Verarbeitung der Abrechnung.
2. Klicken Sie unter Beitragsschätzungen auf Bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob die Beitragsschätzungen Automatisch von Personio übermittelt oder Manuell überprüft und eingereicht werden sollen, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mittels des Kontrollkästchens.
4. Klicken Sie auf Einrichtung abschließen. 

Hinweis:
Beitragsschätzungen können nur für die gesamte Gesellschaft eingerichtet werden und nicht für einzelne Abrechnungsgruppen. 

Automatischer Versand von Beitragsschätzungen

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Beitragsschätzungen automatisch übermitteln zu lassen. Personio Payroll sendet diese dann am Stichtag automatisch an die entsprechenden Einzugsstellen. Ein manueller Versand ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich. 

Auch bei Aktivierung des automatischen Versands haben Sie die Möglichkeit, einzelne Beitragsschätzungen jederzeit manuell anzupassen. Wenn Sie das tun, müssen Sie die angepasste Beitragsschätzung sofort manuell übermitteln, da sie nicht gespeichert wird. Haben Sie eine Schätzung vorab manuell versandt, hat das keinen Einfluss auf den automatischen Versand der übrigen Beitragsschätzungen desselben Monats. Ein Banner in der Bearbeitungsansicht informiert Sie darüber, dass diese Schätzung Teil des automatischen Prozesses ist.  

Sollten Blocker in der Abrechnung vorliegen, werden Werte mit 0,00 € übermittelt, um eine fristgerechte Einreichung zu gewährleisten.

Beitragsschätzung prüfen, anpassen und versenden 

Hinweis:
Zum Zeitpunkt der Schätzung sollten möglichst viele Daten bereits in Personio erfasst worden sein. Das betrifft insbesondere gearbeitete Stunden, Neueintritte und Austritte sowie bereits bekannte Abwesenheiten. 

Um die Beitragsschätzung des jeweiligen Monats vor dem Versand zu prüfen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
2. Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft.
3. Klicken Sie auf Beitragsschätzung überprüfen. Sie haben die Möglichkeit, die kalkulierten Beiträge manuell anzupassen, indem Sie in das jeweilige Beitragsfeld klicken und den Wert ändern. 
4. Klicken Sie auf Schätzung übermitteln. 

Die Beitragsschätzung wird zudem automatisch übermittelt, sobald Sie die Abrechnung des jeweiligen Monats freigeben.

Hinweis:
Haben Sie für Unternehmen den automatischen Versand der Beitragsschätzungen gewählt und die Werte manuell angepasst, müssen Sie diese Schätzung auch manuell versenden. Die Werte werden tagesaktuell von Personio gesendet und Änderungen werden nicht bedacht. 

Versendete Beitragsschätzungen einsehen

Um bereits versandte Beitragsschätzungen erneut einsehen zu können, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen. 
2. Filtern Sie nach der Kategorie Beitragsnachweis. 
3. Klicken Sie auf Beitragsschätzung überprüfen. Beachten Sie, dass bereits versendete Beitragsschätzungen nicht länger bearbeitet werden können. 

FAQ

Müssen alle Arbeitgeber eine Beitragsschätzung durchführen?

Nein. Für Arbeitnehmer mit ausschließlich festen Bezügen (z. B. monatlichem Festgehalt) ist keine Schätzung erforderlich, da die Beitragsschuld bereits zum Fälligkeitszeitpunkt vollständig bekannt ist. Geschätzt werden muss nur, wenn Abrechnungsdaten zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig vorliegen.

Werden Differenzen zwischen Schätzung und tatsächlichen Beiträgen automatisch ausgeglichen?

Ja. Personio Payroll überträgt Differenzbeträge automatisch in den Beitragsnachweis des Folgemonats. Es ist keine manuelle Korrektur oder Stornierung des Beitragsnachweises erforderlich.

Was passiert, wenn ich die Beitragsschätzung nicht rechtzeitig übermittle?

Wird kein Beitragsnachweis übermittelt, ist die Krankenkasse berechtigt, die Beiträge selbst zu schätzen. Dies passiert in der Regel zum Nachteil des Arbeitgebers. Diese Fremdschätzung ist bindend, bis ein eigener Beitragsnachweis eingereicht wird. Nachträgliche Korrekturen sind möglich.

Unterstützt Personio Payroll die Vereinfachungsregelung?

Ja, Personio Payroll ermittelt die Beitragsschätzung auf Basis der Beitragsschuld aus dem Vormonat. Dies entspricht der Vereinfachungsregelung nach § 23 (1) SGB IV.