Dieser Artikel erklärt, wie Sie alle aktiven elektronischen Unterschriften beobachten können. Der Administrator kann über das Widget „Aktive Unterschriften“ im Bereich „Automatisierungen“ auf diese Informationen zugreifen. In diesem Bereich können Sie auch das monatliche Unterschriftenkontingent Ihres Unternehmens erfassen. Ihrem Unternehmen steht, abhängig von Ihrem Personio-Plan, jeden Monat eine festgelegte Anzahl an Unterschriftsanfragen zur Verfügung. 

Widget Aktive Unterschriften

Nutzen Sie das Widget „Aktive Unterschriften“, um den Status aller offenen Signaturanträge in Ihrem Unternehmen zu erfassen. Der Administrator kann über Automatisierungen > Übersicht > Aktive Unterschriften auf dieses Widget zugreifen. Es zeigt die Anzahl der aktiven Anträge nach Status. „Aktiv“ umfasst alle Unterschriftsanfragen, die noch nicht abgelaufen sind. 

Es gibt vier verschiedene Status: ausstehende, unterschrieben, abgelehnt und ungültige E-Mail-Adresse. Klicken Sie im Widget auf einen Status, um Dokumente mit diesem Status, dem Unterzeichner und dem Auslaufdatum der bewerbenden Person anzuzeigen. 

Um eine detailliertere Ansicht der Unterschriftenanfragen zu erhalten, klicken Sie unten im Widget auf Alle Unterschriften anzeigen. Dies öffnet die Übersichtsseite für Unterschriften.

Übersichtsseite für Unterschriften

Die Übersichtsseite für Unterschriften zeigt alle angeforderten elektronischen Unterschriften im Detail und wie viel vom monatlichen Unterschriftenkontingent Ihres Unternehmens bereits ausgeschöpft wurde. Sie können die Ansicht nach Status, Absender, Anfragedatum, Ablaufdatum und mehr filtern oder sortieren. 

Admins können auf die Seite Übersicht Unterschriften zugreifen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht. 
2. Suchen Sie das Widget Aktive Unterschriften .
3. Klicken Sie auf Alle Unterschriften anzeigen, um die Seite Übersicht Unterschriften zu öffnen. 

Diese Informationen sind jeweils verfügbar: 

• Dokument: Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um eine Vorschau der Datei aufzurufen. Sie sehen hier die ursprünglich versandte Version. Sobald ein Dokument fertig unterzeichnet wurde, können Sie hier die unterschriebene PDF-Datei herunterladen. 
• Anfragedatum: An diesem Tag hat der Sender die Unterschrift beim Unterzeichner angefragt. 
• Ablaufdatum: Dies ist das Datum, an dem die Unterschriftenanfrage vier Wochen nach dem Anfragedatum abläuft. Unterzeichnende Personen können den Signiervorgang nach diesem Datum nicht mehr abschließen. 
• Dokumentenstatus: Dieser Status bezieht sich auf den Status des gesamten Dokuments. Sobald eine Unterschrift angefordert wird, erhält das Dokument den Status „Ausstehend“. Sobald alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, wechselt der Status zu „Unterzeichnet“. Wird der Unterzeichnungsprozess nicht innerhalb von vier Wochen abgeschlossen, erhält das Dokument den Status „Abgelaufen“.
• Aktionen: Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status des Dokuments ab. Wenn ein Dokument den Status „Unterzeichnet“ hat, können Sie wählen, ob Sie den Audit-Trail herunterladen möchten. Für Dokumente mit dem Status „Ausstehend“ können Sie der unterzeichnenden Person eine Erinnerung senden. 

Was ist der Audit-Trail? 
Der Audit-Trail wird von unserem Partner SignaturIT zur Verfügung gestellt. Es handelt sich um ein Dokument, in dem alle elektronischen Beweisdaten, die während des Signierprozesses erzeugt werden, gespeichert sind. Dies dient dem Nachweis der Integrität des Dokuments. Weitere Informationen zum Audit-Trail von SignaturIT finden Sie in diesem Helpcenter Artikel oder auf der SignaturIT-Website.  

Prüfen Sie den Status einer Unterschriftenanfrage

Für Admins

Admins können den Status einer Unterschriftenanfrage auf der Übersichtsseite für Unterschriften überprüfen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht. 
2. Suchen Sie das Widget Aktive Unterschriften .
3. Klicken Sie auf Ansicht aller Unterschriften , um die Seite Übersicht Unterschriften zu öffnen.
4. Filtern und sortieren Sie die Unterschriften nach Dokument, Status, Ablaufdatum usw.

Lesen Sie unten eine Erinnerung für eine Unterschrift beantragen, um einem Unterzeichner eine Erinnerungs-E-Mail zu senden.

Als Mitarbeitende

Mitarbeitende mit den entsprechenden Zugriffsrechten können den Status einer Unterschrift im Mitarbeitendenprofil überprüfen. Es gibt fünf Status: Nicht beantragt, Ausstehend, Unterschrieben, Abgelaufen und E-Mail nicht zugestellt. Um den Status zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Suchen Sie das Dokument in der Liste und bewegen Sie den Mauszeiger über dem Status in der Spalte Unterschrift .
3. Sie sehen den/die angefragten Unterzeichner und das Ablaufdatum der Anfrage.
   • Wenn mehrere Personen unterschreiben müssen, wird für jede Person ein Status angezeigt. Sie erhalten die Anfrage einzeln in der angegebenen Reihenfolge und erst, nachdem die Person vor ihnen ihre Unterschrift geleistet hat. 
4. Lesen Sie unten, wie Sie eine Erinnerung für eine Unterschrift beantragen im Bereich senden, oder ein Dokument mit einer elektronischen Unterschrift E-Signatur unterschreiben, um weitere Informationen zum Unterzeichnungsprozess zu erhalten.

Hinweis:

Mitarbeitende, die eine Unterschrift anfordern, werden nicht über deren Status benachrichtigt, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind.

Sie können einen individuellen Workflow mithilfe des Triggers „Status der Unterschrift wird aktualisiert“ erstellen, um Mitarbeitende über Änderungen im Status der Unterschrift eines Dokuments zu benachrichtigen. 

E-Signatur beantragen

• Die Gültigkeit der Anträge auf elektronische Unterschrift verfällt vier Wochen nach der Beantragung.
• Dies geschieht, wenn einer der Unterzeichner den digitalen Signaturvorgang nicht innerhalb der vierwöchigen Frist abschließt. Nach Ablauf der Frist kann das Dokument nicht mehr unterzeichnet werden. 
• Abgelaufene Signaturanträge werden nicht im Widget „Aktive Unterschriften“ angezeigt. 

Tipp: Benachrichtigen Sie den zuständigen Mitarbeiter, wenn sich der Status einer Unterschrift auf „Abgelaufen“ ändert. Richten Sie dies ein, indem Sie einen Workflow mithilfe des Triggers „Status der Unterschrift eines Mitarbeiters wird aktualisiert“ erstellen. 

Erinnerung zur Unterschrift senden beantragen

Bei der ersten Anforderung einer Unterschrift für ein Dokument können Nutzende wählen, ob sie automatische Erinnerungen an die Unterschrift senden möchten. Sie können auch manuelle Erinnerungen an Unterschriften senden, indem sie die folgenden Schritte ausführen. 

Für Admins

Wenn ein Dokument nicht unterzeichnet wurde, können Admins den unterzeichnenden Personen eine manuelle Erinnerung senden. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Automatisierungen > Übersicht > Widget Aktive Unterschriften > Alle Unterschriften anzeigen, um die Übersichtsseite Unterschriften zu öffnen.
2. Filtern und sortieren Sie nach Status, Dokument, Absender, Ablaufdatum usw.
3. Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Mitarbeitenden, die eine Erinnerung an die Unterschriftenanfrage benötigen.
4. Klicken Sie oben auf der Seite auf Aktion > Zum Unterschreiben eine Erinnerung senden. 

Die ausgewählten Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail-Erinnerung mit einem direkten Link zum Dokument und E-Signatur-Tool. Sie können auch alle offenen Unterschriftenanfragen im E-Signatur-Tool prüfen.

Wenn die mitarbeitende Person die E-Mail nicht sieht, sollte sie ihren Spam-Ordner oder andere Möglichkeiten im Abschnitt Fehlerbehebung prüfen.

Als Mitarbeitende

Mitarbeitende mit den erforderlichen Zugriffsrechten können den Unterzeichnern eine Unterschriften-Erinnerung senden, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Dokumente.
2. Wählen Sie die Dokumentenkategorie und suchen Sie dann das Dokument in der Liste.  
3. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen des Dokuments und klicken Sie auf das Symbol Erinnerung senden, das rechts angezeigt wird. 

Der Mitarbeiter erhält eine Erinnerung per E-Mail. 

Unterschrift stornieren beantragen

Um einen Signaturantrag für ein Dokument zu stornieren, müssen Sie das Dokument löschen, wodurch es dauerhaft aus Personio entfernt wird. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Dokumente.
2. Wählen Sie die Dokumentenkategorie und suchen Sie dann das Dokument in der Liste.
   • Optional: Um das Dokument zu speichern, ehe Sie es aus Personio entfernen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Herunterladen.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > löschen. Bestätigen Sie die Löschung des Dokuments

Damit wird das Dokument dauerhaft aus Personio gelöscht und die Anfrage der Unterschrift storniert. Die Übersichtsseite für Unterschriften zeigt den Status der Unterschriftenanfrage an.

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