Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Art von elektronischer Unterschrift Personio anbietet, in welchen Bereichen Sie diese anwenden können und welche Informationen Ihnen der Audit-Trail für die unterschriebenen Dokumente liefert.
Ob und für welche Dokumente elektronische Unterschriften rechtlich bindend sind, ist abhängig von der Rechtslage des jeweiligen Landes.
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Unterschriften bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung. Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von elektronischen Unterschriften und übernimmt keine Haftung. Dieser Artikel erhebt zudem keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Die elektronische Unterschrift bei Personio
Die eIDAS-Verordnung zu für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste unterscheidet drei Arten von elektronischen Unterschriften, die in der untenstehenden Tabelle weiter erläutert werden. Die drei Arten elektronischer Unterschriften unterscheiden sich vor allem in ihrer Beweiskraft. Folgende Punkte spielen dabei eine ausschlaggebende Rolle:
- Verwendet die Unterschrift ein elektronisches Zertifikat?
- Lässt sich die Identität des Unterzeichners überprüfen?
- Lässt sich eine Manipulation des Dokuments ausschließen?
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Die einfache elektronische Unterschrift legt keine genaue Identifizierungsprüfung fest und verfügt über keinerlei Sicherheitswert. Es handelt sich um elektronische Daten, die an das Dokument angehängt oder logisch verknüpft sind (z. B. eine gescannte und eingefügte Unterschrift). |
Die fortgeschrittene elektronische Unterschrift gewährleistet die Überprüfung der Identität und Integrität der signierten Daten. Eine eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner und eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners sind möglich. Die Unterschrift wurde mit Mitteln erstellt, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners stehen. Eventuelle nachträgliche Veränderungen müssen erkennbar sein. |
Die qualifizierte elektronische Unterschrift hat die höchste Beweislast der drei Varianten und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Es handelt sich um eine fortgeschrittene elektronische Unterschrift mit erhöhten Sicherheitsanforderungen. Sie muss auf einem gültigen Sicherheitszertifikat beruhen und wird mit einer sicheren Unterschrifterstellungseinheit erstellt. Es werden Soft- und Hardware zum Speichern und Anwenden des Unterschriftschlüssels benötigt. |
Personio bietet die fortgeschrittene elektronische Unterschrift für Mitarbeiterdokumente oder für den Recruitingprozess an.
Wir arbeiten hierfür mit dem spanischen Lösungsanbieter SignaturIT zusammen. SignaturIT verwendet eine verschlüsselte Übersendung von Daten, Audit-Trails und Zeitstempel. Zudem sind die genutzten Server ISO 27001-zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.signaturit.com/en/security
Anwendungsbeispiele für die fortgeschrittene elektronische Unterschrift
Dokumente, für die fortgeschrittene elektronische Unterschriften verwenden werden können:
Für Vertragsformen, die keiner besonderen Form entsprechen müssen, um rechtskräftig zu sein, gilt die sogenannte Formfreiheit. Entsprechende Dokumente dürfen in der Regel mit fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift unterzeichnet werden. Es gibt jedoch gesetzliche Ausnahmen, die der Schriftform unterliegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente, für die fortgeschrittene elektronischen Unterschriften nicht verwendet werden können.
Die folgenden Dokumente können Sie beispielsweise mit der fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift unterzeichnen lassen.
- Bewerbungen
- Handlungsvollmachten
- Arbeitsverträge (je nach Land und Rechtslage)
- Änderungen zum Arbeitsvertrag bspw. bei Beförderungen
- Abmahnungen
- Home-Office-Richtlinien
- Dokumente im Onboarding eines Mitarbeiters
- Bereitstellung von Inventar
- Formelle Performance-Dokumente
- Überlassungsverträge für Firmenfahrzeuge
- Reisekostenabrechnungen
Dokumente, für die fortgeschrittene elektronischen Unterschriften nicht verwendet werden können
Für bestimmte Verträge wird gesetzlich eine qualifizierte elektronische Unterschrift (oder eine handschriftliche Unterschrift) gefordert. In Deutschland trifft dies auf alle Dokumente zu, die der Schriftform unterliegen.
Dazu gehören u. A.:
- Empfangsbekenntnisse
- Befristungsabreden (für Arbeitsverträge)
- Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsvertrags bei doppelter Schriftformklausel
Außerdem ist die Verwendung der elektronischen Unterschrift für arbeitsrechtliche Dokumente zum Teil explizit ausgeschlossen.
Dazu gehören u. A.:
- Kündigung des Arbeitsverhältnisses
- Aufhebungsvertrag
- Arbeitszeugnis
- Betriebsvereinbarung
- Interessensausgleich
- Sozialplan
- Arbeitnehmerüberlassung
Weiterführende Informationen finden Sie im Webinar „Die elektronische Unterschrift im Arbeitsrecht“ (nur auf Deutsch).
Der Audit-Trail
Wir stellen Ihnen zusammen mit unserem Partner SignatureIT einen Audit-Trail zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um ein automatisch erzeugtes Dokument, welches alle elektronischen Beweisdaten, die während des Unterschriftsprozesses entstehen, enthält. Der Audit-Trail dient der Integritätssicherung (z. B. vor Gericht) und beinhaltet folgende Daten:
- Name und E-Mail-Adresse des Absenders
- Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners
- Dokumentenname
- Eindeutige Kennung (unterschiedlich für jede Datei)
- IP-Adressen
- Verwendeter Browser
Sie können einzelne Prüfpfade herunterladen, indem Sie auf die Übersichtsseite für elektronische Unterschriften auf dem Dashboard navigieren. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument, auf dessen Prüfpfad Sie zugreifen möchten.
Weitere Informationen über den Audit-Trail finden Sie auf der SignatureIT-Website.