Hinweis:
Die Rechtsgültigkeit eines elektronisch signierten Dokuments hängt von den Gesetzen Ihres Landes ab. Holen Sie bei etwaigen Fragen oder Bedenken zur Rechtssicherheit und Wirkung elektronischer Signaturen eine Rechtsberatung ein. Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von Unterschriften und übernimmt keine Haftung. Dieser Artikel erhebt zudem keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die von Personio angebotenen Arten elektronischer Signaturen und deren Rechtsgültigkeit.
Die elektronische Signatur bei Personio
In Personio können Sie elektronische Signaturen für Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen, Einverständniserklärungen usw. anfordern. Die Rechtsgültigkeit dieser Signaturen variiert je nach Dokumenttyp, lokalen Gesetzen oder anderen Faktoren.
Personio verwendet DocuSign, um eine Umgebung für elektronische Signaturen direkt in der Plattform bereitzustellen. Bei rechtlichen Fragen zur elektronischen Signatur wenden Sie sich an einen Anwalt oder Rechtsberater Ihres Vertrauens.
Arten von Signaturen
Die eIDAS-Verordnung der EU definiert drei Arten elektronischer Signaturen. Jede Art bietet ein unterschiedliches Maß an Sicherheit und Rechtswirkung. Je nach Plan bietet Personio alle drei Arten an:
- Einfache elektronische Signatur
- Fortgeschrittene elektronische Signatur
- Qualifizierte elektronische Signatur
Die folgende Tabelle zeigt die von Personio angebotenen Signaturarten und die jeweiligen Anforderungen:
| Art der Signatur | Beschreibung |
| Einfache elektronische Signatur | Erfordert keine detaillierte Identitätsprüfung und bietet keine besondere Sicherheitswirkung. Dabei handelt es sich lediglich um elektronische Daten, die dem Dokument beigefügt oder logisch damit verknüpft werden. |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur | Erfordert zusätzliche Sicherheitsschritte, wie Zwei-Faktor-Authentifizierung oder ID-Verifizierung. Dadurch kann die Identität der unterzeichnenden Person verifiziert und die Integrität der unterzeichneten Daten geprüft werden. Die Unterschrift kann eindeutig mit der unterzeichnenden Person verknüpft werden, um sie zu identifizieren. Kryptografische Schutzmaßnahmen stellen sicher, dass die Integrität und Authentizität des Dokumentinhalts erhalten bleiben. |
| Qualifizierte elektronische Signatur | Bietet die höchste Sicherheit und Rechtswirkung und ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Zusätzlich zu den Anforderungen für fortgeschrittene Signaturen ist für qualifizierte Signaturen eine Identitätsprüfung erforderlich. Nur ein zertifizierter qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter – in diesem Fall DocuSign – kann diese Signaturen ausstellen. Qualifizierte Signaturen sind nutzungsbasiert über ein kostenpflichtiges Add-on für den Core Pro Plan verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Qualifizierte elektronische Signatur anfordern. |
Konsultieren Sie immer einen Rechtsexperten, um die richtige Art der Signatur für Ihre Anforderungen auszuwählen.
Weitere Einzelheiten finden Sie in der Erklärung der Signaturarten von DocuSign. Um mehr über die ISO-Konformität von DocuSign zu erfahren, besuchen Sie die Website: https://www.docusign.com/trust/compliance.
Hinweis:
Für bestimmte Verträge schreibt das Gesetz eine qualifizierte elektronische Signatur (oder handschriftliche Signatur) vor. In Deutschland gilt dies für alle Dokumente, die der Schriftform bedürfen. Außerdem ist die Verwendung der elektronischen Signatur für arbeitsrechtliche Dokumente zum Teil ausgeschlossen. Lassen Sie sich unbedingt von einem Rechtsexperten beraten.
Was ist der Abschlussnachweis
Für jedes in Personio elektronisch signierte Dokument wird vom System automatisch ein Abschlusszertifikat erstellt. Dieses Zertifikat enthält alle elektronischen Prüfdaten aus dem Signaturvorgang und dient als Nachweis für die Integrität des Dokuments. Es enthält Details zum Dokument, zu den Signaturereignissen, gegebenenfalls einen Ablehnungsgrund sowie eine Zusammenfassung.
Admins können ein Abschlusszertifikat von der Signaturübersichtsseite exportieren.
Weitere Informationen zum Abschlussnachweis finden Sie auf der Website von DocuSign.