Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können damit beginnen, alle Ihre Workflows vom Bereich Automatisierungen aus zu erstellen und zu beobachten.
Hinweis
Ob ein elektronisch signiertes Dokument rechtsverbindlich ist, hängt von den Gesetzen in Ihrem Land ab. Holen Sie bei etwaigen Fragen oder Bedenken zur Rechtssicherheit und Wirkung elektronischer Signaturen eine Rechtsberatung ein. Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von Unterschriften und übernimmt keine Haftung. Dieser Artikel erhebt zudem keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Art von elektronischer Signatur Personio anbietet, in welchen Bereichen Sie diese anwenden können und welche Informationen Ihnen der Audit-Trail für die unterschriebenen Dokumente liefert.
Die elektronische Unterschrift bei Personio
Die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen, die in der folgenden Tabelle näher erklärt werden und die sich vor allem in ihrer Beweiskraft unterscheiden. Folgende Punkte spielen dabei eine ausschlaggebende Rolle:
- Verwendet die Unterschrift ein elektronisches Zertifikat?
- Lässt sich die Identität des Unterzeichners überprüfen?
- Lässt sich eine Manipulation des Dokuments ausschließen?
| Art der Signatur | Beschreibung |
| Einfache elektronische Signatur | Diese schreibt keine detaillierte Identitätsprüfung vor und hat keinen Sicherheitswert. Es handelt sich hierbei lediglich um elektronische Daten, die an ein Dokument angehängt oder logisch mit ihm verknüpft sind (z. B. eine gescannte und eingefügte Unterschrift). |
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Fortgeschrittene elektronische Signatur |
Diese gewährleistet, dass die Identität der unterzeichnenden Person und die Integrität der signierten Daten geprüft wurden. Die Signatur kann der unterzeichnenden Person eindeutig zugeordnet werden und diese kann so identifiziert werden. Diese Signatur wird mit Mitteln erstellt, die der alleinigen Kontrolle der unterzeichnenden Person unterliegen. Eventuelle nachträgliche Veränderungen müssen identifizierbar sein. |
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Qualifizierte elektronische Signatur |
Diese hat den höchsten Beweiswert der drei Varianten und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Es handelt sich um eine fortgeschrittene elektronische Unterschrift mit erhöhten Sicherheitsanforderungen. Sie muss auf einem gültigen Sicherheitszertifikat beruhen und wird mit einer sicheren Unterschrifterstellungseinheit erstellt. Zum Speichern und Anwenden des Unterschriftschlüssels wird spezielle Soft- und Hardware benötigt. |
Gemeinsam mit SignaturIT, einem spanischen Lösungsanbieter, bietet Personio die fortgeschrittene elektronische Signatur für Mitarbeitendendokumente und für den Einstellungsprozess an.
SignaturIT verwendet eine verschlüsselte Übermittlung von Daten, Audit-Trails und Zeitstempeln. Zudem sind die genutzten Server ISO 270001-zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.signaturit.com/data-security-protection/
Anwendungsbeispiele für die fortgeschrittene elektronische Unterschrift
Dokumente, für die fortgeschrittene elektronische Unterschriften verwenden werden können:
Für Vertragsformen, die keiner besonderen Form entsprechen müssen, um rechtskräftig zu sein, gilt die sogenannte Formfreiheit. Entsprechende Dokumente dürfen in der Regel mit fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift unterzeichnet werden. Es gibt jedoch gesetzliche Ausnahmen, die der Schriftform unterliegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente, für die fortgeschrittene elektronischen Unterschriften nicht verwendet werden können.
Die folgenden Dokumente können Sie beispielsweise mit der fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift unterzeichnen lassen.
- Bewerbungen
- Handlungsvollmachten
- Arbeitsverträge (je nach Land und Rechtslage)
- Änderungen zum Arbeitsvertrag bspw. bei Beförderungen
- Abmahnungen
- Richtlinien für mobiles Arbeiten
- Dokumente im Onboarding eines Mitarbeiters
- Bereitstellung von Inventar
- Formelle Performance-Dokumente
- Überlassungsverträge für Firmenfahrzeuge
- Reisekostenabrechnungen
Dokumente, für die fortgeschrittene elektronischen Unterschriften nicht verwendet werden können
Für bestimmte Verträge wird gesetzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (oder eine handschriftliche Unterschrift) gefordert. In Deutschland trifft dies auf alle Dokumente zu, für die Schriftform erforderlich ist.
Dazu gehören u. A.:
- Empfangsbekenntnisse
- Befristungsabreden (für Arbeitsverträge)
- Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsvertrags bei doppelter Schriftformklausel
Außerdem ist die Verwendung der elektronischen Unterschrift für arbeitsrechtliche Dokumente zum Teil explizit ausgeschlossen.
Dazu gehören u. A.:
- Kündigung des Arbeitsverhältnisses
- Aufhebungsvertrag
- Arbeitszeugnis
- Betriebsvereinbarung
- Interessensausgleich
- Sozialplan
- Arbeitnehmerüberlassung
Weiterführende Informationen finden Sie im Webinar „Die elektronische Unterschrift im Arbeitsrecht“ (nur auf Deutsch).
Der Audit-Trail
Wir stellen Ihnen zusammen mit unserem Partner SignatureIT einen Audit-Trail zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um ein automatisch erzeugtes Dokument, welches alle elektronischen Beweisdaten, die während des Unterschriftsprozesses entstehen, enthält. Der Audit-Trail dient der Integritätssicherung (z. B. vor Gericht) und beinhaltet folgende Daten:
- Name und E-Mail-Adresse des Absenders
- Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners
- Dokumentenname
- Eindeutige Kennung (unterschiedlich für jede Datei)
- IP-Adressen
- Verwendeter Browser
- Datum und Uhrzeit zu der das Dokument unterzeichnet wurde
Um einzelne Audit-Trails herunterzuladen, navigieren Sie über das Dashboard zur Übersichtsseite für elektronische Signaturen und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument, auf dessen Audit-Trail Sie zugreifen möchten.
Weitere Informationen über den Audit-Trail finden Sie auf der Website von SignatureIT.