Rechtliche Verbindlichkeit von elektronischen Signaturen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Art von elektronischer Signatur Personio anbietet, in welchen Bereichen Sie diese anwenden können und welche Informationen Ihnen der Audit-Trail für die unterschriebenen Dokumente liefert.

Ob und für welche Dokumente elektronische Signaturen rechtlich bindend sind, ist abhängig von der Rechtslage des jeweiligen Landes.
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Signaturen bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung Ihrer Wahl. Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von E-Signaturen und übernimmt keine Haftung. Dieser Artikel erhebt zudem keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

 

Die elektronische Signatur bei Personio

Die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen, die in der folgenden Tabelle näher erklärt werden und die sich vor allem in ihrer Beweiskraft unterscheiden. Folgende Punkte spielen dabei eine ausschlaggebende Rolle: 

  • Verwendet die Signatur ein elektronisches Zertifikat?
  • Lässt sich die Identität des Unterzeichners überprüfen?
  • Lässt sich eine Manipulation des Dokuments ausschließen? 
     

Die einfache elektronische Signatur legt keine genaue Identifizierungsprüfung fest und verfügt über keinerlei Sicherheitswert. Es handelt sich um elektronische Daten, die an das Dokument angehängt oder logisch verknüpft sind (z. B. eine gescannte und eingefügte Unterschrift). 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur gewährleistet die Überprüfung der Identität und Integrität der signierten Daten. Eine eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner und eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners sind möglich. Die Unterschrift wurde mit Mitteln erstellt, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners stehen. Eventuelle nachträgliche Veränderungen müssen erkennbar sein.  

Die qualifizierte elektronische Signatur hat die höchste Beweislast der drei Varianten und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Es handelt sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit erhöhten Sicherheitsanforderungen. Sie muss auf einem gültigen Sicherheitszertifikat beruhen und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt. Es werden Soft- und Hardware zum Speichern und Anwenden des Signaturschlüssels benötigt. 

 

Personio bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur für Mitarbeiterdokumente oder für den Recruitingprozess an.

Wir arbeiten hierfür mit dem spanischen Lösungsanbieter SignaturIT zusammen. SignaturIT verwendet eine verschlüsselte Übersendung von Daten, Audit-Trails und Zeitstempel. Zudem sind die genutzten Server ISO 27001-zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.signaturit.com/en/security

 

Anwendungsbeispiele für die fortgeschrittene E-Signatur

Dokumente, für die Sie fortgeschrittene E-Signaturen verwenden können

Für Vertragsformen, die keiner besonderen Form entsprechen müssen, um rechtskräftig zu sein, gilt die sogenannte Formfreiheit. Entsprechende Dokumente dürfen in der Regel mit der fortgeschrittenen E-Signatur unterzeichnet werden. Es gibt jedoch gesetzliche Ausnahmen, die der Schriftform unterliegen. Mehr dazu erfahren Sie hier

Die folgenden Dokumente können Sie mit der fortgeschrittenen E-Signatur unterzeichnen lassen:

  • Bewerbungen
  • Handlungsvollmachten
  • Arbeitsverträge (je nach Land und Rechtslage)
  • Änderungen zum Arbeitsvertrag bspw. bei Beförderungen
  • Abmahnungen 
  • Home-Office-Richtlinien
  • Dokumente im Onboarding eines Mitarbeiters
  • Bereitstellung von Inventar
  • Formelle Performance-Dokumente
  • Überlassungsverträge für Firmenfahrzeuge
  • Reisekostenabrechnungen
  • uvm.

 

Dokumente, für die Sie die fortgeschrittene E-Signatur nicht verwenden können

Für bestimmte Verträge wird gesetzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (oder eine handschriftliche Signatur) gefordert. In Deutschland trifft dies auf alle Dokumente zu, die der Schriftform unterliegen.

Dazu gehören u. A.: 

  • Empfangsbekenntnisse
  • Befristungsabreden (für Arbeitsverträge) 
  • Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsvertrags bei doppelter Schriftformklausel 

Außerdem ist die Verwendung der elektronischen Signatur für arbeitsrechtliche Dokumente zum Teil explizit ausgeschlossen.

Dazu gehören u. A.:

  • Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • Aufhebungsvertrag
  • Arbeitszeugnis
  • Betriebsvereinbarung
  • Interessensausgleich
  • Sozialplan
  • Arbeitnehmerüberlassung 

Weiterführende Informationen finden Sie im Webinar "Die elektronische Signatur im Arbeitsrecht". 

 

Der Audit-Trail

Wir stellen Ihnen zusammen mit unserem Partner SignatureIT einen Audit-Trail zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um ein automatisch erzeugtes Dokument, welches alle elektronischen Beweisdaten, die während des Signaturprozesses entstehen, enthält. Der Audit-Trail dient der Integritätssicherung (z. B. vor Gericht) und beinhaltet folgende Daten:

  • Name und E-Mail-Adresse des Absenders
  • Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners
  • Dokumentenname
  • Eindeutige Kennung (unterschiedlich für jede Datei)
  • IP-Adressen
  • Verwendeter Browser

Um den gewünschten Audit-Trail herunterzuladen, navigieren Sie über das Dashboard zur Übersichtsseite für E-Signaturen und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Dokument. 

Weitere Informationen zum Audit-Trail finden Sie auf der Website von SignatureIT

 

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