Dokumentvorlage mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Dokumente und Verträge erstellen, die mit elektronischen Signaturen unterzeichnet werden können. Damit dieser Prozess funktioniert und Sie E-Signaturen von mehreren Parteien anfragen können, muss das Template Unterschriften-Platzhalter enthalten. Nutzen Sie die Dokumentvorlagen entweder für Mitarbeiterdokumente oder für Vertragsangebote während des Angebotsprozesses

 

Templates erstellen

Um elektronische Signaturen für das entsprechende Dokument nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage mit Signatur-Platzhaltern erstellen. Für die Erstellung der Dokumentvorlage können Sie gängige Textverarbeitungsprogramme (z. B. MS Office oder OpenOffice) nutzen und die Datei als .doc, .docx, .odt oder .ott hochladen. In diesem Artikel finden Sie weitere Details zur Vorlagenerstellung und -verwaltung. 

Das fertige, mit elektronischen Signaturen unterzeichnete Dokument wird immer (unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat) als .pdf-Datei in Personio hinterlegt. Sie können die fertiggestellten Dokumente dann jeweils im Mitarbeiterprofil oder im Bewerberprofil ansehen und herunterladen.

Wenn Sie die elektronischen Signaturen für bereits bestehende Templates nutzen möchten, müssen Sie diese wie im Folgenden beschrieben anpassen und erneut hochladen.

In der Vorlage erstellen Sie den Platzhalter durch @@ vor und nach der Benennung. Sie können beliebig viele Unterzeichner in das Dokument aufnehmen und auch die Benennung frei wählen wie z. B. @@Bewerber@@, @@Mitarbeiter@@ oder @@Recruiter@@. Soll ein Unterzeichner an mehreren Stellen unterschreiben, achten Sie auf eine konsistente Schreibweise. Pro Unterzeichner sollte es nur eine eindeutige Benennung des Unterschriften-Platzhalters geben. Die Platzhalter für die E-Signaturen bestimmen genau, an welcher Stelle der Unterzeichner unterschreiben muss.

Lassen Sie an der gewünschten Stelle genügend Leerzeilen im Dokument, damit die E-Signaturen dort Platz finden. Wir empfehlen mindestens zwei Leerzeilen nach dem Platzhalter (getestet in der Schriftart Arial, Schriftgröße 11).

In den Vertragstemplates, die Sie für den Angebotsprozess im Recruiting-Bereich nutzen möchten, muss mindestens ein weiterer Platzhalter (z. B. {{first_name}}) neben dem Unterschriften-Platzhalter verwendet werden, damit die Vorlage für die E-Signatur im Angebotsprozess funktioniert. 

 

Templates hochladen

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Laden Sie anschließend die Dokumentvorlage unter Einstellungen > Dokumente > Vorlage hinzufügen hoch. 

Damit die Vertragstemplates im Recruiting genutzt werden können, müssen diese in der Kategorie Arbeitsverträge hochgeladen werden.

Bestimmen Sie bei Wer unterzeichnet sie zuerst?, in welcher Reihenfolge Sie die E-Signaturen von den Unterzeichnern anfragen. Sie sehen direkt, wie viele Unterschriften-Platzhalter das Dokument pro Unterzeichner enthält. Im Angebotsprozess können Sie die Reihenfolge für Vertragsangebote noch einmal bearbeiten. Diese Option steht für Mitarbeiterdokumente aktuell nicht zur Verfügung. 

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