Dokumentvorlage mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Dokumente und Verträge erstellen, die mit elektronischen Signaturen unterzeichnet werden können. Damit dieser Prozess funktioniert und Sie E-Signaturen von mehreren Parteien anfragen können, muss das Template Unterschriften-Platzhalter enthalten. Nutzen Sie die Dokumentvorlagen entweder für Mitarbeiterdokumente oder für Vertragsangebote während des Angebotsprozesses

 

Templates erstellen

Um elektronische Signaturen für das entsprechende Dokument nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage mit Signatur-Platzhaltern erstellen. Für die Erstellung der Dokumentvorlage können Sie gängige Textverarbeitungsprogramme (z. B. MS Office oder OpenOffice) nutzen und die Datei als .doc, .docx, .odt oder .ott hochladen. In diesem Artikel finden Sie weitere Details zur Vorlagenerstellung und -verwaltung. 

Das fertige, mit elektronischen Signaturen unterzeichnete Dokument wird immer (unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat) als .pdf-Datei in Personio hinterlegt. Sie können die fertiggestellten Dokumente dann jeweils im Mitarbeiterprofil oder im Bewerberprofil ansehen und herunterladen.

Wenn Sie die elektronischen Signaturen für bereits bestehende Templates nutzen möchten, müssen Sie diese wie im Folgenden beschrieben anpassen und erneut hochladen.

 

Unterschriften Platzhalter erstellen

In der Vorlage erstellen Sie den Platzhalter durch @@ vor und nach der Benennung. Sie können beliebig viele Unterzeichner in das Dokument aufnehmen und auch die Benennung frei wählen wie z. B. @@Bewerber@@, @@Mitarbeiter@@ oder @@Recruiter@@.

Soll ein Unterzeichner an mehreren Stellen unterschreiben, achten Sie auf eine konsistente Schreibweise. Pro Unterzeichner sollte es daher nur eine eindeutige Benennung des Unterschriften-Platzhalters geben. Die gewählte Bezeichnung innerhalb der @@ sorgt nicht automatisch dafür, dass dem Unterschriften-Platzhalter im Unterzeichnungsprozess der richtige Mitarbeiter zugeordnet wird. Diese Zuordnung müssen Sie händisch machen, sobald Sie eine elektronische Signatur anfragen. Die Benennungen helfen Ihnen aber dabei, genau zu erkennen, welche Person Sie welchem Platzhalter manuell zuordnen möchten.
Die Platzhalter für die E-Signaturen bestimmten zudem genau, an welcher Stelle die Unterzeichner im Dokument unterschreiben sollen.

Lassen Sie an der gewünschten Stelle genügend Leerzeilen im Dokument, damit die E-Signaturen dort Platz finden. Wir empfehlen mindestens zwei Leerzeilen nach dem Platzhalter (getestet in der Schriftart Arial, Schriftgröße 11).
Stellen Sie zudem sicher, dass der Platzhalter beim Upload in Personio nicht in eine neue Zeile umbricht – dies kann besonders bei Platzhaltern innerhalb einer Tabelle leicht passieren, wenn die Tabellenzelle nicht groß genug ist. Andernfalls kann das Dokument nicht korrekt hochgeladen werden. Der Platzhalter sollte nicht ganz am Ende einer Zeile oder in einer kleinen Tabellenzelle platziert sein. 

In den Vertragstemplates, die Sie für den Angebotsprozess im Recruiting-Bereich nutzen möchten, muss mindestens ein weiterer Platzhalter (z. B. {{first_name}}) neben dem Unterschriften-Platzhalter verwendet werden, damit die Vorlage für die E-Signatur im Angebotsprozess funktioniert. 

 

Platzhalter für Ort und Datum erstellen

Um Ihr Dokument mit Ort und Datum für die jeweiligen Unterzeichner zu versehen, können Sie für beides Platzhalter in das Template einfügen. Der Platzhalter für den Ort legt fest, an welcher Stelle der Unterzeichner im Dokument den Ort der Unterzeichnung eintragen kann. Der Platzhalter für das Datum hinterlegt während des E-Signatur-Prozesses automatisch das Datum der Unterschrift im Format TT-MM-JJJJ im Dokument. Sie können Format und Schriftart aktuell nicht editieren. 

Hier finden Sie eine beispielhafte Ansicht, wie die Platzhalter für elektronische Signaturen, Ort und Datum in den verschiedenen Stadien des Erstellungs- bzw. Unterzeichnungsprozesses aussehen. 

Ansicht Dokumentvorlage Ansicht Signatur-Prozess Ansichts-PDF
e-signature-placeholder-document-template_de.png e-signature-placeholder-signing-document_de.png e-signature-placeholder-final-pdf_de.png

 

So nutzen Sie die Platzhalter:

Erstellen Sie an der gewünschten Stelle in der Dokumentvorlage Platzhalter nach folgendem Muster:

Platzhalter für den Ort: @@Benennung##city@@
Beispiel: @@Mitarbeiter##city@@

Platzhalter für das Datum: @@Benennung##date@@
Beispiel: @@Mitarbeiter##date@@

Im Gegensatz zu den Unterschriften-Platzhaltern müssen Sie nach der Verwendung der Platzhalter für Ort und Datum keinen bestimmten Leerraum in der Dokumentvorlage einplanen. Die Benennung der Platzhalter für Ort und Datum muss der Benennung für den Unterschriften-Platzhalter entsprechen, damit die Zuordnung korrekt erfolgt.

 

Fehlerbehebung für Platzhalter

Eine korrekte Schreibweise ist essenziell für die Nutzung von Unterschriften-Platzhaltern sowie Platzhaltern für Ort und Datum. Andernfalls funktioniert die automatische Zuordnung nicht oder das Dokument wird fehlerhaft angezeigt.
Anbei finden Sie ein paar Beispiele, weshalb Platzhalter nicht funktionieren können: 

Falsche Schreibweise  Richtige Schreibweise Erläuterung
@@Benennung##city##date@@ @@Benennung##city@@ @@Benennung##date@@ Um sowohl Ort als auch Daum anzeigen zu lassen, müssen Sie zwei Platzhalter erstellen. Es ist nicht möglich, ##city und ##date in einem Platzhalter zu kombinieren.
@@Benennung##cities@@ @@Benennung##city@@ ##cities ist kein zulässiger Zusatz für den Platzhalter. 
@@designation##@@
@@Designation@@ oder @@Designation##city@@ oder @@Designation##date@@ Im Platzhalter darf kein ## ohne den Zusatz "city" oder "date" enthalten sein.

 

Templates hochladen

e-signature-template-upload_de.gif

Sobald Sie sie erstellt haben, laden Sie die gewünschte Dokumentvorlage unter Einstellungen > Dokumente > Vorlage hinzufügen in Ihrem Account hoch. 

Damit die Vertragstemplates im Recruiting genutzt werden können, müssen diese in der Kategorie Arbeitsverträge hochgeladen werden.

Bestimmen Sie bei Wer unterzeichnet sie zuerst?, in welcher Reihenfolge Sie die E-Signaturen von den Unterzeichnern anfragen. Sie sehen direkt, wie viele Unterschriften-Platzhalter das Dokument pro Unterzeichner enthält. 

 

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