Dokumentvorlage mit Platzhaltern für Unterschriften erstellen

 

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Dokumente und Verträge erstellen, die mit elektronischen Unterschriften unterzeichnet werden können. Damit dieser Prozess funktioniert und Sie Unterschriften von mehreren Parteien anfragen können, muss die Vorlage Unterschriften-Platzhalter enthalten. Nutzen Sie die Dokumentvorlagen entweder für Mitarbeiterdokumente oder für Angebote während des Angebotsprozesses.

 

Vorlagen erstellen

Um in einem Dokument elektronische Signaturen nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage mit Platzhaltern für Unterschriften erstellen. Sie können die Dokumentvorlage in jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm (wie MS Office oder OpenOffice) erstellen und die Datei im DOC-, DOCX-, ODT- oder OTT-Format hochladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien konfigurieren und Vorlagen hinzufügen.

Hinweis: Fertige, elektronisch unterzeichnete Dokumente werden in Personio immer – unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat – als PDF-Datei hinterlegt. Sie können die fertiggestellten Dokumente dann jeweils im Mitarbeiterprofil oder im Bewerberprofil ansehen und herunterladen.

Tipp: Um elektronische Unterschriften mit vorhandenen Vorlagen zu verwenden, passen Sie Ihre Vorlagen anhand der folgenden Schritte an und laden Sie sie hoch.

 

Platzhalter für Unterschriften erstellen

In der Vorlage erstellen Sie den Platzhalter, indem Sie vor und nach der Benennung @@ einfügen. Sie können in ein Dokument beliebig viele Unterzeichner aufnehmen und auch ihre Benennungen frei wählen, z. B. @@Bewerber@@, @@Mitarbeiter@@ oder @@Recruiter@@.

Tipps

  • Soll ein Unterzeichner an mehreren Stellen unterschreiben, achten Sie auf eine konsistente Schreibweise. Pro Unterzeichner sollte es nur eine eindeutige Benennung des Unterschriften-Platzhalters geben.
  • Die gewählte Bezeichnung innerhalb der „@@“-Zeichen sorgt nicht automatisch dafür, dass dem Unterschriften-Platzhalter im Unterzeichnungsprozess der richtige Mitarbeiter zugeordnet wird. Diese Zuordnung müssen Sie manuell vornehmen, wenn Sie eine elektronische Signatur anfragen. Die Benennungen helfen Ihnen aber dabei, genau zu erkennen, welcher Person ein Platzhalter manuell zugewiesen werden sollte.
  • Die Platzhalter für Unterschriften bestimmen zudem genau, an welcher Stelle die Unterzeichner im Dokument unterschreiben sollen. Lassen Sie daher an der gewünschten Stelle genügend Leerzeilen im Dokument, damit die Unterschriften dort Platz finden. Wir empfehlen mindestens zwei Leerzeilen nach dem Platzhalter (getestet in der Schriftart Arial, Schriftgröße 11).
  • Um ein Dokument in Personio richtig darzustellen, stellen Sie sicher, dass der Platzhalter nicht in eine neue Zeile wechselt. Dies kann bei Platzhaltern innerhalb einer Tabelle passieren, wenn eine Tabellenzelle nicht groß genug ist. Der Platzhalter sollte nicht ganz am Ende einer Zeile oder in einer kleinen Tabellenzelle platziert sein.
  • Damit die Unterschriftfunktion in Vertragsvorlagen, die Sie während des Angebotsprozesses in Ihrem Recruiting-Bereich verwenden möchten, korrekt funktioniert, muss die Vorlage neben dem Platzhalter für die Unterschrift mindestens einen weiteren Platzhalter (z. B. {{first_name}}) enthalten.

 

Platzhalter für Ort und Datum erstellen

Um Ihr Dokument mit Ort und Datum für die jeweiligen Unterzeichner zu versehen, können Sie für beide Platzhalter in die Vorlage einfügen. Der Platzhalter für den Ort legt fest, an welcher Stelle im Dokument der Unterzeichner den Ort der Unterzeichnung angeben kann. Der Datumsplatzhalter im Dokument wird automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem das Dokument erstellt und zur Unterschrift gesendet wurde. Das Datum wird im Format TT-MM-JJJJ eingetragen. Sie können Format und Schriftart aktuell nicht bearbeiten. 

Die folgende Tabelle zeigt eine beispielhafte Ansicht, wie die Platzhalter für elektronische Unterschriften, Ort und Datum in den verschiedenen Stadien des Erstellungs- bzw. Unterzeichnungsprozesses aussehen. 

Ansicht Dokumentvorlage Ansicht Unterschrift-Prozess Ansichts-PDF
e-signature-placeholder-document-template_de.png e-signature-placeholder-signing-document_de.png e-signature-placeholder-final-pdf_de.png

 

So nutzen Sie die Platzhalter:

Erstellen Sie an der gewünschten Stelle in der Dokumentvorlage Platzhalter nach folgendem Muster:

Platzhalter für den Ort: @@Benennung##city@@
Example: @@Mitarbeiter##city@@

Platzhalter für das Datum: @@Benennung##date@@
Example: @@Mitarbeiter##date@@

Tipp: Im Gegensatz zu den Platzhaltern für Unterschriften müssen Sie für die Platzhalter für Ort und Datum keinen bestimmten Leerraum in der Dokumentvorlage einplanen. Die Benennungen der Platzhalter für Ort und Datum müssen der Benennung für den Unterschriften-Platzhalter entsprechen, damit die Zuordnung korrekt erfolgt.

 

Fehlerbehebung für Platzhalter

Die automatische Zuordnung eines Dokuments funktioniert nicht richtig oder das Dokument wird eventuell falsch angezeigt, wenn Platzhalter für Unterschriften, Orts- oder Datumsangaben falsch geschrieben werden.

Hier sehen Sie einige Beispiele, weshalb Platzhalter möglicherweise nicht funktionieren:

Unrichtige Schreibweise Richtige Schreibweise Erläuterung
@@Benennung##city##date@@ @@Benennung##city@@ @@Designation##date@@ Um sowohl Ort als auch Datum angezeigt zu erhalten, müssen Sie zwei Platzhalter erstellen. Es ist nicht möglich, ##city und ##date in einem Platzhalter zu kombinieren.
@@Benennung##cities@@ @@Benennung##city@@ ##cities ist kein zulässiger Zusatz für den Platzhalter. 
@@designation##@@
@@Designation@@ oder @@Designation##city@@ oder @@Designation##date@@ Im Platzhalter darf das Rautenzeichen ## nicht ohne den Zusatz „city“ oder „date“ enthalten sein.

 

Vorlagen hochladen

Nachdem Sie Ihre Dokumentvorlage erstellt haben, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Vorlage hochzuladen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente.
  2. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen, um die Vorlage in Ihr Konto hochzuladen.
  3. Wählen Sie die Kategorie, geben Sie der Vorlage einen Namen, und wählen Sie die Sprache.

    Hinweis: Damit Vertragsvorlagen im Recruiting genutzt werden können, müssen diese in der Kategorie Arbeitsverträge hochgeladen werden.

  4. Wählen Sie die richtige Datei und klicken Sie auf Hochladen.
  5. Klicken Sie anschließend auf die hochgeladene Vorlage und wählen Sie Wer unterzeichnet zuerst?, um die Reihenfolge festzulegen, in der die verschiedenen Unterzeichner aufgefordert werden, ihre Unterschriften zu leisten.

    Tipp: Sie sehen direkt, wie viele Unterschriften-Platzhalter das Dokument pro Unterzeichner enthält. 

 

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