Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können vom Bereich Automatisierungen aus mit der Erstellung und Beobachtung Ihres gesamten Workflows beginnen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Dokumente und Verträge erstellen, die mit elektronischen Unterschriften unterzeichnet werden können. Damit dieser Prozess funktioniert und Sie Unterschriften von mehreren Parteien anfragen können, muss die Vorlage Unterschriften-Platzhalter enthalten. Nutzen Sie die Dokumentvorlagen entweder für Mitarbeitendendokumente oder für Angebote während des Angebotsprozesses.

Vorlagen erstellen

Um in einem Dokument elektronische Signaturen nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage mit Platzhaltern für Unterschriften erstellen. Sie können die Dokumentvorlage in jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm erstellen und die Datei im DOC-, DOCX-, ODT- oder OTT-Format hochladen Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien und Vorlagen verwalten.

Hinweis: Fertige, elektronisch unterzeichnete Dokumente werden in Personio immer – unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat – als PDF-Datei hinterlegt. Sie können die fertiggestellten Dokumente dann jeweils im Mitarbeitendenprofil oder im Bewerbendenprofil ansehen und herunterladen.

Platzhalter für Unterschriften erstellen

In der Vorlage erstellen Sie den Platzhalter, indem Sie vor und nach der Benennung @@ einfügen. Sie können in ein Dokument beliebig viele Unterzeichnende aufnehmen und auch ihre Benennungen frei wählen, z. B. @@BewerbendePerson@@, @@MitarbeitendePerson@@ oder @@Recruiter@@.

Tipps

• Wenn eine unterzeichnende Person an mehreren Stellen unterschreiben muss, achten Sie darauf, dieselbe Benennung mit konsistenter Schreibweise, einschließlich Groß- und Kleinschreibung, zu verwenden. Für jede unterzeichnende Person sollte es nur eine eindeutige Benennung des Unterschriften-Platzhalters geben.
• Das Wort, das Sie innerhalb der „@@“-Zeichen verwenden, sorgt nicht automatisch dafür, dass dem Unterschriften-Platzhalter im Unterzeichnungsprozess die richtige mitarbeitende Person zugeordnet wird. Sie müssen diese bei der Anforderung einer Unterschrift manuell zuweisen. Mit Hilfe der Benennungen erkennen Sie aber leicht, welcher Person ein Platzhalter in diesem Schritt zugewiesen werden sollte.
• Die Platzhalter für Unterschriften bestimmen zudem genau, an welcher Stelle die Unterzeichner im Dokument unterschreiben sollen. Lassen Sie daher an der gewünschten Stelle genügend Leerzeilen im Dokument, damit die Unterschriften dort Platz finden. Wir empfehlen mindestens zwei Leerzeilen nach dem Platzhalter (getestet in der Schriftart Arial, Schriftgröße 11).
• Vergewissern Sie sich, dass der Unterschriften-Platzhalter nicht in der Kopf- oder Fußzeile des Dokument eingefügt wurde. Das System erkennt nur Unterschriften-Platzhalter, die im Text eingefügt sind.
• Um ein Dokument in Personio richtig darzustellen, stellen Sie sicher, dass der Platzhalter nicht in eine neue Zeile wechselt. Dies kann bei Platzhaltern innerhalb einer Tabelle passieren, wenn eine Tabellenzelle nicht groß genug ist. Der Platzhalter sollte nicht ganz am Ende einer Zeile oder in einer kleinen Tabellenzelle platziert sein.
• Damit die Unterschriftfunktion in Vertragsvorlagen, die Sie während des Angebotsprozesses in Ihrem Recruiting-Bereich verwenden möchten, korrekt arbeitet, muss die Vorlage neben dem Platzhalter für die Unterschrift mindestens einen weiteren Platzhalter (z. B. {{first_name}}) enthalten.

Platzhalter für Ort und Datum erstellen

Um Ihr Dokument mit Ort und Datum für die jeweiligen Unterzeichner zu versehen, können Sie für beide Platzhalter in die Vorlage einfügen. Der Platzhalter für den Ort legt fest, an welcher Stelle im Dokument der Unterzeichner den Ort der Unterzeichnung angeben kann. Der Datumsplatzhalter im Dokument wird automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem das Dokument erstellt und zur Unterschrift gesendet wurde. Das Datum wird im Format TT-MM-JJJJ eingetragen. Sie können Format und Schriftart aktuell nicht bearbeiten. 

Die folgende Tabelle zeigt eine beispielhafte Ansicht, wie die Platzhalter für elektronische Unterschriften, Ort und Datum in den verschiedenen Stadien des Erstellungs- bzw. Unterzeichnungsprozesses aussehen. 

So nutzen Sie die Platzhalter:

Erstellen Sie an der gewünschten Stelle in der Dokumentvorlage Platzhalter nach folgendem Muster:

Platzhalter für den Ort: @@Benennung##city@@
Example: @@Mitarbeiter##city@@

Platzhalter für das Datum: @@Benennung##date@@
Example: @@Mitarbeiter##date@@

Tipp: Im Gegensatz zu den Platzhaltern für Unterschriften müssen Sie für die Platzhalter für Ort und Datum keinen bestimmten Leerraum in der Dokumentvorlage einplanen. Die Benennungen der Platzhalter für Ort und Datum müssen der Benennung für den Unterschriften-Platzhalter entsprechen, damit die Zuordnung korrekt erfolgt.

Fehlerbehebung für Platzhalter

Die automatische Zuordnung eines Dokuments funktioniert nicht richtig oder das Dokument wird eventuell falsch angezeigt, wenn Platzhalter für Unterschriften, Orts- oder Datumsangaben falsch geschrieben werden.

Hier sehen Sie einige Beispiele, weshalb Platzhalter möglicherweise nicht funktionieren:

Wenn die oben genannten Fehler Ihre Situation nicht abbilden, sehen Sie unsere Liste anderer häufiger Fehler bei Vorlagen.

Vorlagen hochladen

Nachdem Sie Ihre Dokumentvorlage erstellt haben, sehen Sie, wie Sie die Vorlage in Personio hochladen.