In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Dokumente und Verträge erstellen, die mit elektronischen Unterschriften unterzeichnet werden können. Damit dieser Prozess funktioniert und Sie Unterschriften von mehreren Parteien anfragen können, muss die Vorlage Unterschriften-Platzhalter enthalten. Nutzen Sie die Dokumentvorlagen entweder für Mitarbeitendendokumente oder für Angebote während des Angebotsprozesses.

Vorlagen erstellen

Um in einem Dokument elektronische Unterschriften nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen. Sie können die Dokumentvorlage in jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm erstellen und die Datei im DOC-, DOCX-, ODT- oder OTT-Format hochladen Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien und Vorlagen verwalten.

Hinweis:
Fertige, elektronisch unterzeichnete Dokumente werden in Personio immer (unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat) als PDF-Datei hinterlegt. Sie können die fertiggestellten Dokumente dann jeweils im Mitarbeitendenprofil oder im Bewerberprofil ansehen und herunterladen.

Platzhalter für Unterschriften erstellen

In der Vorlage erstellen Sie den Platzhalter, indem Sie vor und nach der Benennung „@@“ einfügen. Sie können pro Dokument bis zu 25 Signaturplatzhalter hinzufügen und deren Bezeichnungen frei wählen, zum Beispiel „@@Bewerbende@@“, „@@Mitarbeitende@@“ oder „@@Recruitierende@@“.

Einheitliche Benennungen verwenden

Wenn eine unterzeichnende Person an mehreren Stellen unterschreiben muss, achten Sie darauf, dieselbe Benennung mit konsistenter Schreibweise, einschließlich Groß- und Kleinschreibung, zu verwenden. Pro Unterzeichner sollte es nur eine eindeutige Benennung des Unterschriften-Platzhalters geben.

Unterzeichnende Personen manuell zuweisen

Das Wort, das Sie innerhalb der „@@“-Zeichen verwenden, sorgt nicht automatisch dafür, dass dem Unterschriften-Platzhalter im Unterzeichnungsprozess der richtige Mitarbeiter zugeordnet wird. Sie müssen diese bei der Anforderung einer Unterschrift manuell zuweisen. Mit Hilfe der Benennungen erkennen Sie aber leicht, welcher Person ein Platzhalter in diesem Schritt zugewiesen werden sollte.

Platz für Unterschriften lassen

Die Platzhalter für Unterschriften bestimmen zudem genau, an welcher Stelle die Unterzeichner im Dokument unterschreiben sollen. Lassen Sie daher an der gewünschten Stelle genügend Leerzeilen im Dokument, damit die Unterschriften dort Platz finden. Wir empfehlen mindestens zwei Leerzeilen nach dem Platzhalter.

Kopf- und Fußzeilen vermeiden

Vergewissern Sie sich, dass der Platzhalter für die Unterschrift nicht in der Kopf- oder Fußzeile des Dokuments eingefügt wurde. Das System erkennt nur Unterschriften-Platzhalter, die im Text eingefügt sind.

Zeilenumbruch vermeiden

Um ein Dokument in Personio richtig darzustellen, stellen Sie sicher, dass der Platzhalter nicht in eine neue Zeile wechselt. Das kann bei Platzhaltern innerhalb einer Tabelle passieren, wenn eine Tabellenzelle nicht groß genug ist. Der Platzhalter sollte nicht ganz am Ende einer Zeile oder innerhalb einer kleinen Tabellenzelle platziert sein.

Zusätzliche Platzhalter für Recruiting einfügen

Damit die Unterschriftfunktion in Vertragsvorlagen, die Sie während des Angebotsprozesses in Ihrem Recruiting-Bereich verwenden möchten, korrekt arbeitet, muss die Vorlage neben dem Platzhalter für die Unterschrift mindestens einen weiteren Platzhalter (z. B. {{first_name}}) enthalten.

Hinweis:
Platzhalter für Unterschriften dürfen keine Umlaute (z. B. ä, ö, ü) oder Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie „ae“, „oe“ oder „ue“ anstelle von Umlauten.

Platzhalter für Ort und Datum erstellen

Um Ihr Dokument mit Ort und Datum für die jeweiligen Unterzeichner zu versehen, können Sie für beides Platzhalter in die Vorlage einfügen. Beachten Sie Folgendes:

• Diese Platzhalter ersetzen nicht den Platzhalter für die Unterschrift. Sie müssen im Dokument weiterhin einen speziellen Platzhalter für die Unterschrift angeben, zum Beispiel: @@Mitarbeitende@@. Wenn Sie nur Platzhalter für Ort und Datum einfügen, kann die empfangende Person das Dokument nicht unterschreiben. 
• Der Platzhalter für den Ort legt fest, an welcher Stelle im Dokument der/die Unterzeichnende den Ort der Unterzeichnung angeben kann. 
• Der Datumsplatzhalter im Dokument wird automatisch mit dem Datum befüllt, an dem das Dokument erstellt und zur Unterschrift gesendet wurde. Das Datum wird im Format TT.MM.JJJJ eingetragen. Derzeit können Sie das Format oder die Schriftart nicht bearbeiten. 

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele dafür, wie die Platzhalter für elektronische Signaturen, Ort und Datum in den verschiedenen Stadien des Erstellungs- bzw. Unterzeichnungsprozesses aussehen. 

Ansicht Dokumentvorlage	Ansicht Unterschrift-Prozess	Ansichts-PDF

Platzhalter verwenden

Erstellen Sie an der gewünschten Stelle in der Dokumentvorlage Platzhalter nach folgendem Muster:

• Platzhalter für den Ort: @@designation##city@@ 
  Beispiel: @@Mitarbeiter##city@@
• Platzhalter für das Datum: @@designation##date@@
  Beispiel: @@Mitarbeiter##date@@

Die Platzhalter ##city@@ und ##date@@ müssen in Kleinbuchstaben geschrieben sein, damit sie ordnungsgemäß funktionieren. Im Gegensatz zu den Platzhaltern für Unterschriften müssen Sie für die Platzhalter für Ort und Datum keinen bestimmten Leerraum in der Dokumentvorlage einplanen. Die Benennungen der Platzhalter für Ort und Datum müssen der Benennung für den Unterschriften-Platzhalter entsprechen, damit die Zuordnung korrekt erfolgt.

Fehlerbehebung für Platzhalter

Die automatische Zuordnung eines Dokuments funktioniert nicht richtig oder das Dokument wird eventuell falsch angezeigt, wenn Platzhalter für Unterschriften oder Ort und Datum falsch geschrieben werden. 

Diese Tabelle zeigt Beispiele dafür, warum Platzhalter möglicherweise nicht funktionieren.

Wenn die oben genannten Fehler Ihre Situation nicht abbilden, sehen Sie sich unsere Liste anderer häufiger Fehler bei Vorlagen an.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihre Dokumentvorlage erstellt haben, sehen Sie sich an, wie Sie die Vorlage in Personio hochladen.