Best Practice: Interne Kommunikation

 

Begleitend zur Einführung von Personio im Unternehmen empfehlen wir eine transparente interne Kommunikation. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter während und nach der Implementierung Schritt für Schritt einbeziehen und adäquat informieren.

Die folgenden Empfehlungen zur internen Kommunikation basieren auf Erfahrungswerten zahlreicher Implementierungen von Personio in Unternehmen verschiedener Größen.

 

Einbezug wichtiger Stakeholder

Bei der Einführung von Personio ist es von Vorteil, wichtige Stakeholder, wie bspw. den Betriebsrat, frühzeitig in die interne Kommunikation miteinzubeziehen. Häufige Zielgruppen innerhalb eines Unternehmens sind oft folgende:

  • HR Management
  • Vorgesetzte
  • Mitarbeiter
  • Betriebsrat

Wie sie den Betriebsrat optimal während der Einführung von Personio einbeziehen können, erfahren Sie hier.

 

Zeitversetzte Kommunikation 

Es ist empfehlenswert, auch alle indirekt beteiligten Kollegen zum jeweils passenden Zeitpunkt der Implementierung einzubinden. Dabei raten wir, die Personalabteilung als mitunter wichtigste Zielgruppe des Projekts entsprechend ihrer Funktion schon zu Beginn in das Projekt zu involvieren. Für andere Gruppen wie Vorgesetzte und alle weiteren Mitarbeiter, reicht es meist, diese erst zu einem späteren Zeitpunkt über die Einführung von Personio sowie den Projektfortschritt zu informieren.

Wie der zeitliche Ablauf aussehen könnte, zeigt folgende Grafik:

communication-bestpractice-time-delayed-communication_de.png

Bitte beachten Sie, dass der zeitliche Rahmen von der Größe Ihres Unternehmens abhängt und die Implementierung von Personio ggf. schneller voranschreiten kann.

 

Kommunikationsmaßnahmen

Wir empfehlen, unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen zu nutzen, um Ihre Mitarbeiter adressatengerecht anzusprechen. In der folgenden Übersicht finden Sie einige Vorschläge und Inspirationen, wie Sie Ihre Kommunikation intern gestalten können. 

Zielgruppe Kommunikationsmaßnahme
HR Management  

Projekt-Updates

  • Ihre Personalabteilung als wichtiger Stakeholder sollte über die einzelnen Schritte der Implementierung informiert und auf dem Laufenden gehalten werden. Auch können Sie Feedback von HR Managern einholen, um Prozesse korrekt in Personio abzubilden.
  • Empfehlung: gemeinsamer Termin in zweiwöchentlichem Turnus

HR Personio Training

  • Nach der Konfiguration aller Einstellungen und spätestens zum Rollout des Systems, empfiehlt sich ein Personio Training für Ihre Personalabteilung. Ziel ist es, die Hauptnutzer im Umgang mit der Software und der Anwendung von Prozessen zu schulen.
  • Empfehlung: ein halbtägiges Training, zugeschnitten auf die entsprechende Nutzergruppe

Nutzer-Test 

  • Mit ausgewählten Mitarbeitern können noch während der Implementierung Nutzer-Tests durchgeführt werden, um konfigurierte Einstellungen auszuprobieren, zu evaluieren und Feedback zu erhalten. Damit schaffen Sie Vertrauen und im besten Falle auch interne "Personio Botschafter", die positive Verstärker für das System darstellen können. 
  • Empfehlung: ein einstündiger Nutzer-Test mit ausgewählten Mitarbeitern

 

Zielgruppe Kommunikationsmaßnahme
Vorgesetzte  

Projekt-Updates

  • Das Management-Team sollte über die wichtigsten Meilensteine der Implementierung auf dem Laufenden gehalten werden.
  • Empfehlung: zu Beginn der Implementierung sowie zum Rollout des Systems je ein Update-Termin

 Führungskräfte Personio Training

  • Informieren Sie Ihre Vorgesetzten über Ihre Aufgaben in Personio, wie z. B. Genehmigungsprozesse, On-/Offboarding To-Dos oder die Möglichkeit, Berichte zu generieren.
  • Empfehlung: ein 1-2-stündiges Training mit Fokus auf die Nutzungsmöglichkeiten für Vorgesetzte

  

Zielgruppe Kommunikationsmaßnahme
Mitarbeiter   

Personio Ankündigung

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die Einführung von Personio als Ihre neue HR Management Software und kommunizieren Sie die Vorteile der Funktionen, z. B. den Employee Self Service, die Dokumentverwaltung oder das An- und Abwesenheitsmanagement.
  • Empfehlung: eine Mitarbeiterinformation über die Einführung von Personio und den ungefähren Zeitplan

Newsletter

  • Ein Newsletter kann sowohl für die initiale Ankündigung genutzt werden als auch fortlaufend, um z. B. die Freischaltung neue Funktionen für die Mitarbeiter zu kommunizieren.
  • Empfehlung: eine Ankündigung sowie (bei Bedarf) die Kommunikation neuer Funktionen

Personio Helpdesk

    • Insbesondere nach dem Rollout ist eine intensive Betreuung Ihrer Mitarbeiter von großer Bedeutung. Für aufkommende Fragen zu Personaldaten, Urlaubsansprüchen, Personio To-dos, oder Ähnliches können Sie z. B. einen Personio Helpdesk einrichten, an den Mitarbeiter Fragen richten können.
    • Empfehlung: Angebot einer Personio "Sprechstunde" am Tag des Rollouts sowie in den nächsten Wochen einen vordefinierten Slot von 1-2 Stunden pro Woche, in denen das HR-Team explizit für Fragen zu Personio zur Verfügung steht

 

Kommunikationsplan 

Zur optimalen Planung und Durchführung Ihrer internen Kommunikationsmaßnahmen empfiehlt sich die Erstellung eines Kommunikationsplans.

In diesem werden parallel zur Implementierung von Personio die einzelnen Aktivitäten chronologisch geplant. Ein exemplarischer Kommunikationsplan könnte wie folgt aussehen:

communication-bestpractice-communication-plan_de.png

Nutzen Sie unsere Templates zum Download auf der rechten Seite, um Ihren unternehmensindividuellen Kommunikationsplan zu erstellen.

 

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