Begleitend zur Einführung von Personio im Unternehmen empfehlen wir eine transparente interne Kommunikation. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeitenden während und nach der Implementierung Schritt für Schritt einbeziehen und adäquat informieren.
Die folgenden Empfehlungen zur internen Kommunikation basieren auf Erfahrungswerten zahlreicher Implementierungen von Personio in Unternehmen verschiedener Größen.
Einbezug wichtiger Stakeholder
Bei der Einführung von Personio ist es von Vorteil, wichtige Stakeholder, wie bspw. den Betriebsrat, frühzeitig in die interne Kommunikation miteinzubeziehen. Häufige Zielgruppen innerhalb eines Unternehmens sind oft folgende:
- HR Management
- Führungskräfte
- Mitarbeitenden
- Betriebsrat
Wie sie den Betriebsrat optimal während der Einführung von Personio einbeziehen können, erfahren Sie hier.
Zeitversetzte Kommunikation
Es ist empfehlenswert, auch alle indirekt beteiligten Kollegen zum jeweils passenden Zeitpunkt der Implementierung einzubinden. Dabei raten wir, die Personalabteilung als mitunter wichtigste Zielgruppe des Projekts entsprechend ihrer Funktion schon zu Beginn in das Projekt zu involvieren. Für andere Gruppen wie Führungskräfte und alle weiteren Mitarbeiter reicht es meist, diese erst zu einem späteren Zeitpunkt über die Einführung von Personio sowie den Projektfortschritt zu informieren.
Wie der zeitliche Ablauf aussehen könnte, zeigt folgende Grafik:
Bitte beachten Sie, dass der zeitliche Rahmen von der Größe Ihres Unternehmens abhängt und die Implementierung von Personio ggf. schneller voranschreiten kann.
Kommunikationsmaßnahmen
Wir empfehlen, unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen zu nutzen, um Ihre Mitarbeitenden adressatengerecht anzusprechen. In der folgenden Übersicht finden Sie einige Vorschläge und Inspirationen, wie Sie Ihre Kommunikation intern gestalten können.
| Zielgruppe |
Kommunikationsmaßnahme |
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HR Management |
Projekt-Updates
- Ihre Personalabteilung als wichtiger Stakeholder sollte über die einzelnen Schritte der Implementierung informiert und auf dem Laufenden gehalten werden. Auch können Sie Feedback von HR Managern einholen, um Prozesse korrekt in Personio abzubilden.
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Empfehlung: gemeinsamer Termin in zweiwöchentlichem Turnus
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HR Personio Training
- Nach der Konfiguration aller Einstellungen und spätestens zum Rollout des Systems, empfiehlt sich eine Personio-Schulung für Ihre Personalabteilung. Ziel ist es, die Hauptnutzenden im Umgang mit der Software und der Anwendung von Prozessen zu schulen.
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Empfehlung: eine halbtägige Schulung, zugeschnitten auf die entsprechende Nutzergruppe
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Nutzer-Test
- Mit ausgewählten Mitarbeitenden können noch während der Implementierung Nutzer-Tests durchgeführt werden, um konfigurierte Einstellungen auszuprobieren, zu evaluieren und Feedback zu erhalten. Damit schaffen Sie Vertrauen und im besten Falle auch interne "Personio Botschafter", die positive Verstärker für das System darstellen können.
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Empfehlung: ein einstündiger Nutzer-Test mit ausgewählten Mitarbeitendenn
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| Zielgruppe |
Kommunikationsmaßnahme |
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Führungskräfte |
Projekt-Updates
- Das Management-Team sollte über die wichtigsten Meilensteine der Implementierung auf dem Laufenden gehalten werden.
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Empfehlung: zu Beginn der Implementierung sowie zum Rollout des Systems je ein Update-Termin
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Führungskräfte Personio Training
- Informieren Sie Ihre Führungskräfte über Ihre Aufgaben in Personio, wie z. B. Genehmigungsprozesse, On-/Offboarding To-Dos oder die Möglichkeit, Berichte zu generieren.
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Empfehlung: ein 1-2-stündiges Training mit Fokus auf den Nutzungsmöglichkeiten für Führungskräfte.
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| Zielgruppe |
Kommunikationsmaßnahme |
| Mitarbeitende |
Personio Ankündigung
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über die Einführung von Personio als Ihre neue HR Management Software und kommunizieren Sie die Vorteile der Funktionen, z. B. den Employee Self Service, die Dokumentverwaltung oder das An- und Abwesenheitsmanagement.
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Empfehlung: eine Mitarbeitendeninformationen über die Einführung von Personio und den ungefähren Zeitplan
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Newsletter
- Ein Newsletter kann sowohl für die initiale Ankündigung genutzt werden als auch fortlaufend, um z. B. die Freischaltung neue Funktionen für die Mitarbeitenden zu kommunizieren.
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Empfehlung: eine Ankündigung sowie (bei Bedarf) die Kommunikation neuer Funktionen
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Personio Helpdesk
- Insbesondere nach dem Rollout ist eine intensive Betreuung Ihrer Mitarbeitenden von großer Bedeutung. Für aufkommende Fragen zu Personaldaten, Urlaubsansprüchen, Personio To-dos, oder Ähnliches können Sie z. B. einen Personio Helpdesk einrichten, an den Mitarbeitenden Fragen richten können.
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Empfehlung: Angebot einer Personio "Sprechstunde" am Tag des Rollouts sowie in den nächsten Wochen einen vordefinierten Slot von 1-2 Stunden pro Woche, in denen das HR-Team explizit für Fragen zu Personio zur Verfügung steht
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Kommunikationsplan
Zur optimalen Planung und Durchführung Ihrer internen Kommunikationsmaßnahmen empfiehlt sich die Erstellung eines Kommunikationsplans.
In diesem werden parallel zur Implementierung von Personio die einzelnen Aktivitäten chronologisch geplant. Ein exemplarischer Kommunikationsplan könnte wie folgt aussehen:
Nutzen Sie unsere Templates zum Download auf der rechten Seite, um Ihren unternehmensindividuellen Kommunikationsplan zu erstellen.