In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die projektbasierte Zeiterfassung einrichten. Mit dieser Funktion können Sie Projekte in Personio erstellen und bestimmten Mitarbeitenden ermöglichen, die Zeit zu erfassen, die sie für die Projekte aufwenden.
Sie können:
- Erstellen Sie detaillierte Projekte und Unterprojekte.
- Weisen Sie Projekte Ihrem gesamten Unternehmen, bestimmten Mitarbeitenden oder Mitarbeitenden, die bestimmte Kriterien erfüllen, zu.
- Greifen Sie auf detaillierte Berichte und Filter zu, um den Projektfortschritt zu beobachten.
Bevor Sie beginnen
Berechtigungen
Tipp:
Wenn Sie einem Projekt einen Mitarbeitenden zuweisen, kann dieser automatisch die dafür benötigte Zeit erfassen. Sie benötigen dafür keine zusätzlichen Berechtigungen.
Mitarbeitende mit Rollenberechtigungen für Konto-Konfiguration > Anwesenheitsprojekte können alle Projekte erstellen, bearbeiten und anzeigen. Wenn Sie möchten, dass diese Mitarbeitenden weitere Rechte erhalten, können Sie zusätzliche Rollenberechtigungen gewähren:
- Erlauben Sie Mitarbeitenden, andere Kollegen zu sehen, die Projekten zugewiesen sind: Gehen Sie zu Personendaten > Personaldaten > Öffentliches Profil und gewähren Sie Anzeigeberechtigungen für den entsprechenden Zugriffsbereich (Benutzerdefiniert, Alle usw.).
- Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Anwesenheitsdaten, die projektbezogen erfasst wurden, in Berichten einzusehen: Gehen Sie zu Personaldaten > Anwesenheitsdaten und gewähren Sie den entsprechenden Mitarbeitenden Anzeigeberechtigungen. Gehen Sie dann zu Konfigurationen > Berichte und gewähren Sie Bearbeitungsberechtigungen (Alle).
Projekt erstellen
In Personio können Sie detaillierte Projekte erstellen. Dadurch ist jedes Projekt im System leicht identifizierbar. Darüber hinaus können Sie Unterprojekte hinzufügen, um komplexe Aufgaben zu organisieren.
So erstellen Sie ein Projekt:
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte.
- Klicken Sie auf Projekt erstellen.
- Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen.
- Füllen Sie bei Bedarf die optionalen Details aus. Sie können Namen, Beschreibung, ID, Kostenstelle, abrechenbaren Status, Start- und Enddatum, Projekttyp und Kunde angeben.
- Erstellen Sie Ihr Projekt.
Sobald Sie ein Projekt erstellt haben, können Sie es den gewünschten Mitarbeitenden zuweisen.
Hinzufügen von Unterprojekten
Mit Unterprojekten können Ihre Mitarbeitenden zwischen den verschiedenen Arten von Arbeiten unterscheiden, die sie erledigen. Wenn Sie die Zeit erfassen, die Ihre Mitarbeitenden für Unterprojekte aufwenden, können Sie Folgendes sicherstellen:
- Korrekte Vergütung und Abrechnung
- Bessere Berichte zu bestimmten Arten von Arbeit
So fügen Sie ein Unterprojekt hinzu:
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte.
- Klicken Sie auf das Projekt, dem Sie ein Unterprojekt hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Unterprojekte hinzufügen.
- Geben Sie dem Unterprojekt einen Namen.
- Füllen Sie bei Bedarf die optionalen Felder aus.
- Erstellen Sie Ihr Unterprojekt.
Mitarbeitenden ein Projekt zuweisen
Hinweis:
Ihre Mitarbeitenden können die Zeit an Projekten nicht aktiv über Arbeitsbeginn erfassen und Arbeitsende erfassen melden (im Web, auf Mobilgeräten oder in der Eingangs-App). Sie können die Zeit an Projekten nur über den Reiter Anwesenheiten in der Web-App und den Reiter Zeit in der mobilen App erfassen.
Damit ein Mitarbeiter die Zeit für ein Projekt erfassen kann, müssen Sie das Projekt diesem Mitarbeiter zuweisen. Sie können Projekte Ihrem gesamten Unternehmen oder bestimmten Mitarbeitenden zuweisen. Sie können Projekte auch Gruppen von Mitarbeitenden zuweisen, die bestimmten von Ihnen definierten Kriterien entsprechen.
Indem Sie Mitarbeitende Projekten zuweisen, können Sie sicherstellen, dass nur die beteiligten Personen die Zeit für diese Projekte erfassen können. So lassen sich die Genauigkeit erhöhen und Fehler vermeiden.
So weisen Sie ein Projekt zu:
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte und klicken Sie auf das entsprechende Projekt.
-
Wählen Sie rechts unter Mitglieder eine der folgenden Optionen aus:
Das Projekt Ihrem gesamten Unternehmen zuweisen In diesem Fall weist das System das Projekt allen Ihren Mitarbeitenden zu. Diese können dann Zeit für das Projekt erfassen.
Hinweis: Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in Personio hinzufügen, weist das System diesen Mitarbeiter automatisch dem Projekt zu.
Das Projekt bestimmten Mitgliedern zuweisen In diesem Fall können Sie bestimmte Mitarbeitende manuell zum Projekt hinzufügen.
Sie können auch eine Regel festlegen – dann weist das System die Mitarbeitende zu, die den in der Regel definierten Kriterien entsprechen. Sie können z. B. alle Mitarbeitenden in Ihrer IT-Abteilung dem Projekt zuweisen. Hinweis: Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in Personio hinzufügen, weist das System diesen Mitarbeiter nicht automatisch einem Projekt mit einer Zuweisungsregel zu. Wenn Sie diesen Mitarbeiter hinzufügen möchten, müssen Sie ihn manuell zuweisen.
Sie können auch bestimmte Mitarbeitende ausschließen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Berichte
Anwesenheitsdaten für Projekte melden
Sie können einen detaillierten Bericht darüber erstellen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für Projekte und Unterprojekte aufgewendet haben. Dies kann Aufschluss über Folgendes gegen:
- Die Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter, ein Team oder eine bestimmte Gruppe in einem bestimmten Zeitraum für ein Projekt aufgewendet hat.
- Die Aufschlüsselung der Zeit, die für Unterprojekte aufgewendet wurde.
- Die Anzahl der Stunden, die für verschiedene Arten von Projekten aufgewendet wurden, gefiltert nach Kunde, Kostenstelle, abrechenbarem Status, Datum usw.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Bericht zu erstellen:
- Navigieren Sie zu Analysen > Berichte.
- Erstellen Sie einen neuen Bericht mit der Vorlage Anwesenheitszeiträume.
- Sie können nach dem Attribut Anwesenheitsprojekt filtern und die relevanten Projekte oder Unterprojekte auswählen, um die benötigten Informationen herauszufiltern. Fügen Sie bei Bedarf weitere Filterregeln hinzu.
- [Optional] Exportieren Sie Ihren Bericht als CSV-Datei.
Projektdaten exportieren
Sie können alle Projekte gleichzeitig mit den zugewiesenen Personen exportieren:
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte.
- Klicken Sie auf das Symbol zum Exportieren.
Sie können auch einzelne Projekte exportieren:
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte.
- Klicken Sie auf das Projekt, das Sie exportieren möchten.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol oben rechts.
- Exportieren Sie das Projekt als CSV.
In beiden Fällen exportieren Sie eine CSV-Datei mit Projektdaten und eine zweite CSV-Datei mit den Personen, die dem Projekt zugewiesen sind.
Projekt archivieren oder löschen
Hinweis:
Wenn Sie ein Projekt archivieren oder löschen, archiviert oder löscht das System auch die zugehörigen Unterprojekte. Wenn Sie jedoch ein Unterprojekt archivieren oder löschen, wirkt sich dies nicht auf das übergeordnete Projekt aus.
Sie können Projekte jederzeit archivieren oder löschen. Wenn Sie ein Projekt archivieren, können Mitarbeitende dafür keine Zeiten mehr erfassen, aber die zugehörigen vergangenen Zeiteinträge erscheinen weiterhin in Stundenzetteln, Berichten und Exporten. Sie können ein Projekt nicht löschen, wenn dafür Zeit erfasst wurde.
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte.
- Wählen Sie das Projekt aus, das Sie löschen oder archivieren möchten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte rechts.
- Löschen oder archivieren Sie das Projekt.
Unterprojekt archivieren oder löschen
- Navigieren Sie zu Ab- & Anwesenheit > Projekte.
- Klicken Sie auf das Projekt, in dem das entsprechende Unterprojekt enthalten ist.
- Klicken Sie bei Unterprojekte auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Unterprojekt.
- Löschen oder archivieren Sie das Unterprojekt.