In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie alle in Personio gespeicherten Unternehmensdaten und Dokumente exportieren.
Hinweis
Die Daten- und Dokumentenexporte werden separat generiert. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn beide bereitliegen. Dies kann einige Tage dauern.
Unternehmensexport erstellen
Nur bestimmte Mitarbeitende können einen vollständigen Export aller in Personio gespeicherten Unternehmensdaten generieren. Daher müssen sie:
- Kontoinhabende Personen sein
- Über eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte unter Konto-Konfiguration > Unternehmen verfügen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Unternehmensdaten zu exportieren:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen.
- Klicken Sie auf Neuen Datenexport erzeugen.
- Laden Sie die Datei als .zip-Datei herunter, sobald der Export abgeschlossen ist.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die heruntergeladene ZIP-Datei.
- Klicken Sie auf Alle extrahieren..., um den Extraktionsassistenten zu starten.
Hinweise
▶︎ Abhängig von der im Account gespeicherten Datenmenge kann der Export mehrere Tage dauern. Im Allgemeinen wird ungefähr ein Tag benötigt.
▶ ︎Die Anzahl der Unternehmensexporte ist auf einen Export alle sechs Tage begrenzt.
▶ ︎Die Datei steht ab dem Exportdatum sechs Tage lang zum Download zur Verfügung. Nach diesem Zeitraum wird die Datei automatisch gelöscht und muss neu generiert werden.
Dateiformat
Die Unternehmensdaten werden in mindestens zwei Zip-Dateien exportiert. Eine Datei umfasst alle Dokumente, die andere Datei enthält alle Daten der Mitarbeitenden im CSV-Format.
- Dokumente: Für jeden Mitarbeitenden und Bewerber wird ein eigener Ordner in der Zip-Datei erstellt, in welchem die Dokumente in unterschiedlichen Kategorien zu finden sind.
- Daten: Daten, die von der betroffenen Person aktiv und wissentlich zur Verfügung gestellt werden, fallen in den Geltungsbereich des Rechts auf Datenübertragbarkeit. Dies bedeutet, dass sämtliche personenbezogenen Daten, die von der nutzenden Person bzw. für diese zur Verfügung gestellt wurden, wie z. B. alle Daten aus dem persönlichen Profil (Informationen, Gehalt, Dokumente, Abwesenheiten, Anwesenheiten, Performance, Onboarding, Historie usw.), im Export enthalten sind.
Hinweise
▶︎ Wir empfehlen die Verwendung von WinZip, WinRAR oder 7-Zip, um die Zip-Dateien korrekt zu öffnen.
▶︎ Die Daten und Dokumente anonymisierter Bewerber sind nicht im Export enthalten, da diese durch die Löschung der personenbezogenen Daten bereits aus Personio entfernt wurden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Datenschutzoptionen im Recruiting-Bereich.