In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie in Personio gespeicherte Unternehmensdaten und Dokumente exportieren.
Personio generiert den Datenexport und den Dokumentenexport separat. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn beide Exporte bereitstehen.
Bevor Sie beginnen
- Dieser Export erstellt herunterladbare Dateien mit Ihren Unternehmensdaten und -dokumenten. Es werden keine Daten in einen anderen Personio Account migriert, verschoben oder zusammengeführt.
- Nur bestimmte Mitarbeitende können einen vollständigen Export aller in Personio gespeicherten Unternehmensdaten generieren. Sie müssen beide Anforderungen erfüllen:
- Sie müssen eine kontoinhabende oder eine für den Vertrag verantwortliche Person sein.
- Sie haben Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte unter Konto-Konfiguration > Unternehmen.
Export erstellen
Sie können alle sechs Tage einen Unternehmensexport erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Unternehmensdaten zu exportieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Account & Support auf Unternehmensstandardeinstellungen.
- Klicken Sie auf den Reiter Datenexport.
- Klicken Sie auf Neuen Datenexport erstellen.
- Warten Sie auf die E-Mail-Benachrichtigung, die bestätigt, dass Ihr Export bereit ist. Dies dauert je nach Datenmenge in Ihrem Account einen bis mehrere Tage.
Export herunterladen
Wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung erhalten, dass Ihr Export bereitsteht:
- Exportieren Sie die .zip-Datei.
- Öffnen Sie die .zip-Datei und extrahieren Sie deren Inhalt.
Hinweis:
︎Die Datei steht ab dem Exportdatum sechs Tage lang zum Download zur Verfügung. Nach sechs Tagen löscht Personio die Datei. Sie müssen dann eine neue erstellen.
Inhalte des Exports
Der Export der Unternehmensdaten enthält mindestens zwei .zip-Dateien: Eine Datei umfasst alle Dokumente, die andere Datei enthält alle Mitarbeiterdaten im CSV-Format. Wir empfehlen die Verwendung von WinZip,WinRAR oder 7-Zip, um die Zip-Dateien korrekt zu öffnen.
- Dokumente: Die .zip-Datei enthält für jeden Mitarbeiter und für jede sich bewerbende Person einen separaten Ordner, in dem alle Dokumente nach Kategorien sortiert sind.
- Daten: Daten, die von der betroffenen Person aktiv und wissentlich zur Verfügung gestellt werden, fallen in den Geltungsbereich des Rechts auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass der Export personenbezogene Daten enthält, die der Benutzer bereitgestellt oder verfügbar gemacht hat, wie beispielsweise alle Daten aus dem persönlichen Profil (z. B. Angaben, Gehalt, Dokumente, Abwesenheiten, Anwesenheiten, Performance, Onboarding und Mitarbeitendenhistorie).
Tipp:
Der Unternehmensexport veranschaulicht Ihre Daten in einer festen Struktur. Um Ihre Daten nach Ihren Vorstellungen anzuzeigen oder zu analysieren, können Sie Analysen von Personio zusammen mit dem Unternehmensexport nutzen.
Daten anonymisierter Bewerbenden
Der Export enthält keine Daten und Dokumente von anonymisierten Bewerbenden. Personio entfernt diese Informationen, wenn Sie Bewerbende anonymisieren, um den Datenschutzanforderungen zu entsprechen. Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen im Recruiting-Bereich.