Erinnerungen an Jahrestage und Geburtstage erstellen

 

 

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie einmalige und wiederkehrende Erinnerungen an Jahrestage und Geburtstage anlegen können, um sicherzustellen, dass Sie die Jubiläen und Geburtstage Ihrer Mitarbeiter nicht vergessen.


Erinnerungen können sowohl allgemein über die Mitarbeiterrollen als auch individuell in den persönlichen Einstellungen eines Mitarbeiterprofils angelegt werden. Um zu erfahren, wie Sie Erinnerungen bei der Konfiguration der Mitarbeiterrollen und in den persönlichen Einstellungen Ihres Mitarbeiterprofils erstellen, lesen Sie bitte den Artikel Erinnerungs-Workflows anlegen.
 

Hinweis
Erinnerungen, die vor oder am selben Tag eines Ereignisses gesendet werden sollen, bleiben bis einen Tag nach dem jeweiligen Ereignis in Ihrem Posteingang. Erinnerungen, die nach dem Versand eines Ereignisses geplant sind, werden nach einer Woche ab dem Datum, an dem sie zum ersten Mal angezeigt werden, automatisch aus Ihrem Posteingang entfernt. Wenn eine Erinnerung nach den oben genannten Zeiträumen nicht automatisch aus dem Abschnitt „Benachrichtigungen“ des Posteingangs entfernt werden soll, kennzeichnen Sie die Erinnerung als Benachrichtigung ohne Ablauftermin. Solche Benachrichtigungen werden angezeigt, bis sie vom entsprechenden Benutzer aktiv bestätigt werden.

 

Einmalige Erinnerungen an Jahrestage

Lassen Sie sich an das 5-jährige Jubiläum Ihrer Mitarbeiter erinnern, indem Sie eine einmalige Erinnerung hinterlegen. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Schritte zur Erstellung einer Erinnerung:

settings-roles-reminders-5-year-anniversary_de.png

Konfiguration einer Erinnerung für eine Mitarbeiterrolle.

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Personen > Mitarbeiterrollen und wählen Sie die Rolle aus, für die Sie eine Erinnerung erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Erinnerungen und anschließend auf Erinnerungs-Workflow hinzufügen.
  3. Legen Sie unter Erinnere fest, welche Gruppe von Mitarbeitern die Erinnerung erhalten soll.
  4. Wählen Sie unter an das Attribut Einstellungsdatum als Trigger-Event.
  5. Definieren Sie, wann nach dem Anstelldatum Sie an das 5-jährige Jubiläum erinnert werden möchten. Im abgebildeten Beispiel ist die Zeitspanne so gewählt, dass die Erinnerung 7 Tage vor dem fünften Jahrestag ausgelöst wird. Hinweis: Bitte berücksichtigen Sie Schaltjahre bei der Berechnung des Erinnerungszeitpunktes für Jubiläen.
  6. Wählen Sie entweder die Option Benachrichtigung mit automatischem Ablauftermin oder die Option Benachrichtigung ohne Ablauftermin, die vom Empfänger bestätigt werden muss, aus.
  7. Lassen Sie die Option Frequenz deaktiviert.
  8. Fügen Sie optional unter Hinweis einen Hinweis hinzu.
  9. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Erinnerung zu speichern.

Wenn Sie die tagesgenaue Berechnung des Erinnerungszeitpunktes vermeiden möchten, besteht  alternativ die Möglichkeit, ein Datumsattribut speziell für das Jubiläum anzulegen und dieses bei der Erstellung einer entsprechenden Erinnerung zu nutzen.

Hinweis: Erinnerungen können nur für Attribute mit dem Attributstyp Datum hinterlegt werden. Wie Sie neue Attribute hinzufügen können, erfahren Sie in unserem Artikel Benutzerdefinierte Sektionen und Attribute anlegen.

settings-roles-reminders-5-year-anniversary-company_de.png

Konfiguration von Erinnerungen für ein Attribut, das für Jahrestage angelegt wurde.

 

Erinnerungen zum Geburtstag (jährlich wiederkehrend)

Richten Sie eine jährliche Erinnerung an die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter ein. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Schritte zur Erstellung einer Erinnerung:

settings-employee-roles-reminders-birthday_de.png

Konfiguration von Erinnerungen an Geburtstage.

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Personen > Mitarbeiterrollen und wählen Sie die Rolle aus, für die Sie eine Erinnerung erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Erinnerungen und anschließend auf Erinnerungs-Workflow hinzufügen.
  3. Legen Sie unter Erinnern fest, welcher Mitarbeiterkreis die Erinnerung erhalten soll.
  4. Wählen Sie unter an das Attribut Geburtstag als Trigger-Event.
  5. Definieren Sie neben Wann den Zeitpunkt, an dem die Erinnerung gesendet werden soll.
  6. Wählen Sie entweder die Option Benachrichtigung mit automatischem Ablauftermin oder die Option Benachrichtigung ohne Ablauftermin, die vom Empfänger bestätigt werden muss, aus.
  7. Für das Attribut Geburtstag wird die Frequenz automatisch auf jährlich gesetzt.
  8. Fügen Sie optional unter Hinweis einen Hinweis hinzu.
  9. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Erinnerung zu speichern.

 

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