In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie A1-Bescheinigungen für eine Entsendung Ihrer Mitarbeitenden erstellen und verwalten können. 

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung, auch Entsendebescheinigung genannt, ist der offizielle Nachweis über den deutschen Sozialversicherungsstatus. Sie belegt, dass ein in Deutschland beschäftigter Arbeitnehmer bei einer vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen europäischen Land weiterhin der deutschen Sozialversicherungspflicht unterliegt und nicht im Ausland versicherungspflichtig wird. 

Ohne eine A1-Bescheinigung gilt grundsätzlich das Territorialprinzip: Der Arbeitnehmer wäre dann den Sozialversicherungspflichten des Landes unterworfen, in dem er tätig ist. Die kann zu Doppelzahlungen oder Bußgeldern führen. 

Hinweis:
Seit dem 1. Januar 2021 ist die elektronische Antragstellung verpflichtend. Eine Antragstellung in Papierform ist nur noch in Ausnahmefällen zulässig. Eine A1-Bescheinigung sollte immer vor Antritt der Entsendung beantragt werden. Für kurzfristige Dienstreisen von bis zu sieben Tagen ist eine nachträgliche Beantragung zulässig.

Mehr Informationen zu Entsendungen ins Ausland finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Für welche Länder gilt die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist für die vorübergehende Tätigkeit in den folgenden Staaten notwendig: 

• Alle EU-Mitgliedstaaten: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Zypern
• EWR-Staaten: Island, Liechtenstein und Norwegen 
• Schweiz
• Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland

Rechtliche Voraussetzungen für die Entsendung

Damit eine Entsendung nach Verordnung (EG) Nr. 883/2004 anerkannt wird und die deutschen Sozialversicherungsvorschriften weiterhin gelten, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Vorherige Beschäftigung in Deutschland: Der Arbeitnehmer muss mindestens einen Monat vor Entsendung den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterlegen haben. 
• Nennenswerte Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers: Das Unternehmen muss in Deutschland gewöhnlich tätig sein und mindestens 25 % seines Umsatzes erwirtschaften. Eine reine Verwaltungstätigkeit reicht nicht aus. 
• Fortbestand des Arbeitsverhältnisses: Die arbeitsrechtliche Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss während der Entsendung bestehen bleiben. Dazu zählen unter anderem Weisungsbefugnis, Entgeltanspruch und Kündigungsfristen.
• Befristete Entsendung: Der Auslandseinsatz ist auf maximal 24 Monate begrenzt. Unterbrechungen von bis zu zwei Monaten durch beispielsweise Urlaub, Krankheit oder Fortbildung gelten nicht als Ende der Entsendung. 
• Kein Ablösungsverbot: Eine entsandte Person darf keinen zuvor entsandten Arbeitnehmer ablösen. (Ausnahme: Krankheitsvertretung innerhalb des ursprünglichen Entsendezeitraums)

Zuständige Stellen für die Antragstellung

Je nach Krankenversicherungsstatus des Arbeitnehmers ist der A1-Antrag an unterschiedliche Stellen zu richten: 

A1-Bescheinigung in Personio Payroll verwalten

Arten der A1-Bescheinigungen in Personio Payroll

Mittels Personio Payroll können Sie die folgenden drei Arten von A1-Bescheinigungen für Ihre Mitarbeitenden beantragen: 

A1-Bescheinigung beantragen 

Um eine A1-Bescheinigung in Personio Payroll zu beantragen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldwesen.
2. Klicke Sie auf Neues Ereignis, um ein A1-Zertifikat zu beantragen. 
3. Klicken Sie auf Antrag beginnen und füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Änderungen an vorausgefüllten Angaben können Sie in den Unternehmensstammdaten oder im Mitarbeitendenprofil vornehmen. 
4. Erteilen Sie unter Erklärung des Arbeitgebers ihre Zustimmung, sobald Sie alle Angaben vervollständigt haben. 
5. Klicken Sie abschließend auf A1-Antrag einreichen. 

Hinweis:
Mitarbeitende können bereits mit dem Nachweis des eingereichten Antrags reisen, auch wenn dieser noch nicht genehmigt wurde. Das Dokument gilt als vorläufiger Beleg. 

A1-Antrag für Beschäftigung in mehreren Staaten

Es handelt sich um eine abhängige Beschäftigung bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber mit gewöhnlicher Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten für diesen Arbeitgeber. Der A1-Antrag ist erforderlich, wenn Mitarbeitende ihre Tätigkeit regelmäßig in zwei oder mehr Mitgliedstaaten ausüben.

A1-Antrag für Ausnahmevereinbarungen 

Ein A1-Antrag für eine Ausnahmevereinbarung wird beantragt, wenn die Voraussetzungen für eine reguläre Entsendung nicht erfüllt sind, aber weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gelten soll. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Entsendung die Dauer von 24 Monaten überschreitet. 

A1-Antrag für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Erwerbstätige

Personio unterstützt den A1-Antrag für Arbeitnehmer, die gleichzeitig mehrere Beschäftigungen in mehreren Staaten ausüben. Dabei handelt es sich um einen Arbeitnehmer, der mindestens bei einem deutschen und einem ausländischen Arbeitgeber angestellt ist. 

Antrag einsehen, stornieren oder korrigieren

Ein bereits übermittelter Antrag kann storniert und ggf. korrigiert werden:

• Stornierung ohne Nachfolgeantrag: wenn der Antrag nicht länger notwendig ist oder die Entsendung nicht eingetreten sind
• Stornierung mit korrigiertem Nachfolgeantrag: Bei Zeitraumverkürzung, fehlerhaften Angaben oder geänderten Umständen. 

Nach dem Versand eines A1-Antrags können Sie den Status jederzeit im Meldewesen einsehen: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen. 
2. Wählen Sie den entsprechenden A1-Antrag des Mitarbeiters aus. 
3. Klicken Sie auf Details anzeigen, um den Antrag sowie den Status einzusehen. 
4. Sie haben die MöMöglichkeit über Antrag abbrechen oder ändern, den bereits übermittlten Antrag zu korrigieren oder zu stornieren

Mögliche Rückmeldungen 

Sie erhalten von der zuständigen Stelle in der Regel innerhalb von drei Arbeitstagen eine Rückmeldung. Diese ist im Reiter Meldewesen einsehbar: 

FAQ

Muss die A1-Bescheinigung vor Reiseantritt vorliegen?

Grundsätzlich sollte die Bescheinigung immer vor Beginn der Auslandstätigkeit beantragt werden. Bei kurzfristigen Dienstreisen von bis zu 7 Tagen ist eine nachträgliche Beantragung nach Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes möglich. Empfohlen wird jedoch stets die rechtzeitige Beantragung, um Bußgelder und Kontrollen im Ausland zu vermeiden.

Was passiert, wenn Mitarbeitende ohne A1-Bescheinigung kontrolliert werden?

Ohne A1-Bescheinigung kann die Arbeit im Ausland untersagt, ein Bußgeld verhängt oder ein zusätzlicher Sozialversicherungsbeitrag im ausländischen Staat erhoben werden. 

Was unterscheidet die reguläre Entsendung vom GME-Antrag?

Die reguläre Entsendung gilt für eine befristete Tätigkeit bei einem einzigen Arbeitgebenden im Ausland (max. 24 Monate). Der GME-Antrag ist für Personen gedacht, die gleichzeitig für mehrere Arbeitgebende in Deutschland und im Ausland tätig sind. 

Was sind Transitländer und benötigt man dafür eine A1-Bescheinigung?

Für Länder, die nur durchquert werden und in denen keine Erwerbstätigkeit ausgeübt wird, ist in der Regel keine eigene A1-Bescheinigung erforderlich. Ausnahme: Lkw-Fahrer und ähnliche Berufe, bei denen die Erwerbstätigkeit auf der gesamten Strecke ausgeübt wird: Für diese gelten auch Transitländer als Tätigkeitsstaaten.

Kann ich einen bereits übermittelten A1-Antrag korrigieren?

Ja. Über die Stornierungsfunktion im Meldewesen kann ein bereits gesendeter A1-Antrag storniert und anschließend korrigiert werden. 

Wo finde ich übermittelte A1-Anträge und ihren Status?

Alle übermittelten A1-Anträge und deren aktueller Status sind unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen > Alle Kommunikationen einsehbar. Über Details anzeigen können Sie die Bescheinigung herunterladen und den vollständigen Antragsverlauf nachverfolgen.