In diesem Artikel erfahren Sie, was eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist und wie Sie diese mit Personio Payroll verwalten können. 

Was ist die euBP?

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein Verfahren, das Arbeitgebenden ermöglicht, dem Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung alle relevanten Unternehmensdaten vor einer Betriebsprüfung elektronisch zur Verfügung zu stellen. Die benötigten Informationen für Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten werden dabei in genormten Datensätzen zur Verfügung gestellt. 

Betriebsprüfungen durch die gesetzliche Rentenversicherung sind gesetzlich vorgeschrieben. Mindestens alle vier Jahre wird geprüft, ob Arbeitgebende ihre Beitrags- und Meldepflichten zur Sozialversicherung korrekt erfüllt haben. Die euBP soll dabei den Prozess erheblich vereinfachen: Anstatt dass Unterlagen manuell eingereicht werden, können Arbeitgebende alle relevanten Daten direkt und sicher elektronisch übermitteln.

Mit Personio Payroll können Sie nach Erhalt des Prüfschreibens den euBP-Datensatz direkt über das Meldewesen an die Rentenversicherung übermitteln. 

Arten der euBP-Prüfungen

Personio Payroll unterstützt die folgenden Arten der euBP-Übermittlungen: 

euBP mit Personio Payroll übermitteln

euBP-Datensatz erstellen und übermitteln

Gehen Sie wie folgt vor, um nach Erhalt Ihres Prüfschreibens der Rentenversicherung einen euBP-Datensatz zu erstellen und zu versenden: 

Schritt 1: euBP-Antrag erstellen

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
2. Klicken Sie auf Neues Ereignis und elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.  
3. Bestätigen Sie die Gesellschaft, für die Sie die Betriebsprüfung vornehmen wollen. 

Schritt 2: euBP-Antrag ausfüllen

1. Beantworten Sie alle angegebenen Fragen.
2. Sind die Angaben vollständig, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Betriebsstätten auswählen

Aus der Kommunikation mit der Rentenversicherung können Sie entnehmen, welche Betriebsstätten und welcher Zeitraum geprüft werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. Wählen Sie die entsprechenden Betriebsstätten, die geprüft werden sollen.
2. Wählen Sie für jede Betriebsstätte den geprüften Zeitraum aus.
3. Klicken Sie auf Daten abrufen.

Schritt 4: Daten prüfen und senden

1. Überprüfen Sie die Vorschau der Daten.
2. Klicken Sie auf Senden. 
3. Nach der letzten Kontrolle klicken Sie auf Senden, um Ihre Daten einzureichen.

Hinweis:
Erst wenn alle Daten eingetragen wurden, können diese aus Personio übermittelt werden. Sollte der Zeitraum der Prüfung vor Nutzung von Personio Payroll beginnen, weisen wir Sie darauf hin, dass der angeforderte Datensatz nicht vollständig verfügbar ist. In solchen Fällen können Sie alle Daten aus der Zeit vor Ihrer Nutzung von Personio separat über Cryptshare (Drittanbieter) an die Rentenversicherung übermitteln.

Sobald der Antrag übermittelt wird, können Sie über das Meldewesen > Alle Kommunikationen die Details einsehen.

Übermittlungsstatus einsehen

Sobald ein euBP-Datensatz übermittelt wurde, können Sie den Status und alle Informationen jederzeit einsehen: 

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Meldwesen.
2. Filtern Sie nach elektronisch unterstützter Betriebsprüfung.
3. Wählen Sie den entsprechenden euBP‑Datensatz aus, um Details zur Übermittlung, Bestätigung und etwaigen Rückmeldungen der Rentenversicherung einzusehen. 

Besondere Szenarien

euBP beim Offboarding von Personio Payroll

Wenn Sie Personio Payroll verlassen und zu einem anderen Entgeltabrechnungsanbieter wechseln, sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine abschließende euBP-Übermittlung aus Personio heraus durchzuführen. Personio unterstützt Sie dabei mit den folgenden Punkten: 

• Automatische Aufgabe: Bei Einleitung des Offboardings wird automatisch eine Aufgabe für den Payroll-Manager erstellt, die daran erinnert, die erforderliche euBP-Übermittlung durchzuführen. 
• Vorausgewählter Zeitraum: Personio schlägt automatisch den korrekten Prüfungszeitraum vor. Dieser beginnt nach dem letzten erfolgreich bestätigten Zeitraum bis zum Zeitraum des Offboardings. Der Zeitraum kann innerhalb der zulässigen Grenzen angepasst werden.
• Schutz vor Doppelübermittlungen: Zeiträume, die bereits erfolgreich geprüft wurden, werden automatisch ausgeschlossen. 

Hinweis:
Der Prüfungszeitraum kann maximal fünf Jahre zurückreichen. Es können nur zusammenhängende Zeiträume ausgewählt werden. 

euBP bei rückwirkenden Korrekturen

Wenn nach einer bereits übermittelten euBP sozialversicherungsrelevante Daten eines Mitarbeiters rückwirkend geändert wurden, muss gemäß der gesetzlichen Anforderungen eine korrigierte euBP übermittelt werden. Personio übernimmt diesen Prozess automatisch:

• Personio erkennt sozialversicherungsrelevante Datenänderungen und storniert automatisch die vorherige euBP‑Datenübermittlung.
• Nach Erhalt der Stornierungsbestätigung wird automatisch ein neuer, korrigierter euBP‑Datensatz übermittelt.
• Sie müssen dabei keine manuellen Schritte vornehmen. 

Mehrere Änderungen innerhalb eines Zeitraums werden gebündelt und nach Freigabe der Entgeltabrechnung verarbeitet, um Doppelübermittlungen zu vermeiden. 

FAQ

Was löst eine rückwirkende euBP-Korrektur aus?

Sozialversicherungsrelevante Datenänderungen, wie Anpassungen beim sv-pflichtigen Entgelt, Beschäftigungszeitraum, Sozialversicherungsnummer, Personengruppen- oder Beitragsgruppenschlüssel, Tätigkeitsschlüssel oder Künstlersozialabgabe. Änderungen, die keine SV-Relevanz haben, lösen keine erneute Übermittlung aus.

Kann ich den Zeitraum für die Offboarding-euBP frei wählen?

Sie können jeden zusammenhängenden Zeitraum bis zu 5 Jahre zurück auswählen, beginnend nach dem letzten erfolgreich bestätigten Zeitraum. Das System schlägt automatisch den korrekten Zeitraum vor.

Werden bereits geprüfte Zeiträume bei der Offboarding-euBP erneut übermittelt?

Nein. Zeiträume, für die bereits eine E90-Bestätigung vorliegt, werden automatisch vom System ausgeschlossen.

Was passiert, wenn der Prüfungszeitraum vor meiner Nutzung von Personio Payroll beginnt?

Personio weist Sie darauf hin, dass der angeforderte Datensatz nicht vollständig verfügbar ist. Daten aus der Zeit vor Ihrer Nutzung von Personio können Sie separat über Cryptshare (Drittanbieter) an die Rentenversicherung übermitteln.

Wann wird die Offboarding-euBP übermittelt?

Nach der Lohnabrechnung für den letzten Zeitraum, um sicherzustellen, dass der abschließende Zeitraum vollständig in der Übermittlung enthalten ist.

Wo kann ich den Status meiner euBP-Übermittlung einsehen?

Unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen > Alle Kommunikationen finden Sie alle Details zu Ihren euBP-Übermittlungen, einschließlich Bestätigungen und Rückmeldungen der Rentenversicherung.