Dieser Artikel beschreibt den eAU-Prozess mit Personio Payroll und wie Sie eine elektronische Arbeitsunfähigkeit abrufen, verwalten und löschen können.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein digitales Verfahren, in dem Ärzte die Krankmeldungen von Mitarbeitenden über die gesetzlichen Krankenkassen seit dem 1. Januar 2023 direkt an den Arbeitgeber übermitteln. Personio ruft die eAU automatisch ab.
Die eAU wird bei Krankenkasse angefragt, wenn:
- beim Anlegen einer Abwesenheitsart in den Einstellungen > Ab- & Anwesenheit Abwesenheiten die Kategorie Krankheitsfall angegeben ist.
- in der Krankheitsanfrage im Anwesenheitsreiter die Option Mir wurde eine eAU ausgestellt gewählt ist.
Hinweis:
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, eAU-Daten rückwirkend für den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses ab dem 01.10.2021 und innerhalb einer Verjährungsfrist von vier Jahren abzurufen.
Mehr zum Thema elektronische Arbeitsunfähigkeit finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU) mit Personio Payroll
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie zunächst sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der betroffene Mitarbeiter ist gesetzlich krankenversichert. Mitarbeitende in einer privaten Krankenversicherung müssen ihr Attest weiterhin manuell im Reiter Abwesenheit hochladen.
- Die Abwesenheit ist als Abwesenheitsart Krankheit konfiguriert und für den eAU-Abruf freigegeben
- Sie verfügen mindestens über Zugriff auf die Zusatzfragen einer Abwesenheit, da diese zum Auslösen einer eAU-Abfrage ausgefüllt werden müssen, sowie über Bearbeitungsrechte für die entsprechende Abwesenheitsart.
Status des eAU-Abrufs
Der Status des eAU-Abrufs kann innerhalb der Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil oder unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen eingesehen werden.
Status der eAU in der Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil
| eAU ausstehend | Die eAU wurde bei der Krankenkasse angefragt. Eine Rückmeldung ist bislang nicht in Personio eingegangen. |
| eAU eingegangen |
Die Krankenkassen haben die ihnen vorliegenden Arbeitsunfähigkeitsdaten an den Arbeitgeber zurückgemeldet. Hinweis: |
| eAU nicht gefunden | Die Krankenkasse hat keine Arbeitsunfähigkeitsdaten für diesen Mitarbeiter vorliegen. |
Meldewesen
Im Reiter Meldewesen der Personio Payroll können verschiedene Fälle auftreten:
Die eAU-Abfrage wurde noch nicht versandt. |
Das System hat noch keine eAU-Abfrage an die Krankenkasse versandt. Dies geschieht innerhalb eines Zeitraums von 4 Tagen. Für Sie als Arbeitgeber besteht vorerst kein weiterer Handlungsbedarf. |
Die Daten der eAU stimmen überein |
Die eAU wurde von der Krankenkasse zurückgemeldet und stimmt in den Angaben überein. In diesem Fall ist keine weitere Überprüfung notwendig. Prüfen Sie, ob die eAU in der Abwesenheit hinterlegt ist. |
Es liegt keine eAU vor, die zu diesem Zeitraum passt. |
Die Krankenkasse meldet zurück, dass ihnen keine eAU vorliegt, die zum angeforderten Zeitraum passt. Suchen Sie das Gespräch mit dem Mitarbeiter, und stellen Sie sicher, dass die angelegten AU-Zeiten richtig angegeben wurden. Alternativ kann der Arbeitnehmer auch weiterhin seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber in Papierform zur Verfügung stellen. |
Falsche Krankenkasse |
Die Krankenkasse meldet zurück, dass für den Arbeitnehmer keine Mitgliedschaft besteht. Prüfen Sie nach Rücksprache mit dem Arbeitnehmer die Richtigkeit im Profil und korrigieren Sie sie, wenn nötig. |
Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeit
Einzelner Abwesenheitszeitraum
Um einen Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeit vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und wechseln Sie in den Reiter Abwesenheit.
- Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen und hinterlegen Sie die Abwesenheitsart, die in Verbindung mit Krankheit steht, und hinterlegen Sie das Datum.
- Achten Sie darauf, dass unter Dokument die Auswahl bei Mir wurde eine eAU ausgestellt liegt um einen eAU-Abruf zu starten.
- Klicken Sie abschließend auf Anfrage senden.
Verlängerter Abwesenheitszeitraum
Personio stellt automatisch eine Folgeanfrage, wenn eine eAU den gesamten Abwesenheitszeitraum nicht abdeckt. Das betrifft folgende Szenarien:
- Durchgehende, aufeinanderfolgende Abwesenheitszeiträume: Folgen mehrere Abwesenheitszeiträume nahtlos aufeinander, wird nach Eingang der ersten eAU automatisch eine Folgeanfrage für den darauffolgenden Zeitraum ausgelöst.
- Verlängerung eines bereits bestätigten Abwesenheitszeitraums: Liegt für einen Abwesenheitszeitraum eine bereits bestätigte eAU vor, welcher nachträglich verlängert wird, stellt Personio automatisch eine Folgeanfrage für die zusätzlichen Tage.
- Partielle Abdeckung durch die Krankenkasse: Deckt die zurückgemeldete eAU nur einen kürzeren Zeitraum ab als die eigentliche Abwesenheit, wird automatisch eine Folgeanfrage für den verbleibenden Zeitraum gestellt.
Möchten Sie einen Krankheitszeitraum für einen Mitarbeiter verlängern, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und wechseln Sie in den Reiter Abwesenheit.
- Wählen Sie die Abwesenheit, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Abwesenheit zu bearbeiten.
- Hinterlegen Sie das neue Enddatum und klicken Sie auf Speichern.
Löschen der elektronischen Arbeitsunfähigkeit
Löschen Sie eine Abwesenheit, nachdem Sie eine eAU-Abfrage an die Krankenkasse gesendet haben, nur in folgenden Fällen:
- Falsche Informationen: Wenn die Abwesenheits- oder Mitarbeitendendaten Fehler enthalten und Sie die an die Krankenkasse gesendeten Informationen korrigieren müssen.
- Antwort ausstehend: Wenn Sie noch keine Antwort von der Krankenkasse erhalten haben.
Wenn Sie eine endgültige Antwort von der Krankenkasse erhalten haben (ob die eAU abgedeckt ist oder nicht gefunden wurde), können Sie die Abwesenheit nur löschen, wenn die bereitgestellten Informationen falsch waren.
Bitte stellen Sie sicher, dass alle Informationen vor der Übermittlung korrekt sind, um unnötige Löschungen zu vermeiden.
FAQ
Kann ein Abwesenheitszeitraum genehmigt werden, bevor die eAU eingegangen ist?
Ja, der der Abruf und der Genehmigungsprozess laufen unabhängig voneinander. Die eAU wird automatisch im Hintergrund angefordert, während der Genehmigungsprozess wie gewohnt durchgeführt werden kann.
Wird eine eAU auch für "Kind krank" (Kinderkrankentage) automatisch abgerufen?
Nein. Ein automatischer eAU-Abruf ist ausschließlich für Abwesenheitsarten mit der Kategorie "Krankheit" möglich. Für Kinderkrankentage muss weiterhin ein Papierattest manuell hochgeladen werden.
Gilt diese Funktion auch für Mitarbeitende mit privater Krankenversicherung?
Nein. Die eAU und der automatische Abruf stehen ausschließlich gesetzlich versicherten Mitarbeitenden zur Verfügung. Privat versicherte Mitarbeitende müssen ihr Attest weiterhin manuell im Mitarbeitendenprofil unter der entsprechenden Abwesenheit hochladen.
Was passiert, wenn der Abwesenheitszeitraum nachträglich geändert wird?
Wenn ein Abwesenheitszeitraum nach dem initialen eAU-Abruf geändert wird (z. B. verlängert), löst Personio Payroll automatisch eine neue eAU-Abfrage für die geänderten Daten aus. Sie müssen nichts manuell veranlassen.
Warum sehe ich mehrere eAU‑Einträge für einen Mitarbeiter?
Bei durchgehenden oder verlängerten Zeiträumen kann es vorkommen, dass mehrere eAU-Bescheinigungen für einen Mitarbeiter vorliegen. Da jede Bescheinigung einen Teil des Gesamtzeitraums abdeckt, ist dies ein zu erwartendes Verhalten.
Wie viele Folgeanfragen stellt Personio?
Personio stellt so viele eAU-Folgeanfragen, wie notwendig sind, um den gesamten Abwesenheitszeitraum abzudecken. Mehrere Folgeanfragen entstehen insbesondere dann, wenn die Krankenkasse wieder eine gültige eAU zurückmeldet, die den Zeitraum nur teilweise abdeckt. In diesem Fall wird automatisch eine neue Anfrage ab dem Ende der zuletzt gemeldeten eAU gestellt. Dies geschieht so lange bi der Zeitraum vollständig abgedeckt ist.
Sollte eine negative Meldung oder Fehlermeldung zurückkommen, kann es erforderlich sein, die Abfrage erneut anzustoßen, indem beispielsweise der Abwesenheitszeitraum neu angelegt wird.
Muss ich den Abwesenheitszeitraum aufteilen, wenn es eine Erstbescheinigung und eine Folgebescheinigung gibt?
Nein. Es ist nicht notwendig, den Abwesenheitszeitraum in separate Perioden aufzuteilen. Einem Abwesenheitszeitraum können mehrere eAUs zugeordnet werden. Personio Payroll fordert automatisch Folge-eAUs an, wenn der Zeitraum nicht vollständig abgedeckt ist.
Was passiert, wenn eine Folge-eAU-Anfrage fehlschlägt?
Falls eine Folge-eAU-Anfrage nicht erfolgreich ist, bleibt der Status „Nicht verfügbar" bestehen. Alle Anfragen werden protokolliert, sodass Sie zusammen mit dem Support nachvollziehen können, wann und warum eine Anfrage nicht erfolgreich war. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Personio-Support.