Dieser Artikel erklärt, was die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist (eAU), welche rechtlichen Pflichten damit einhergehen und wie Sie den eAU-Prozess in Personio Payroll verwalten.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) gilt in der Regel als einziges gesetzliches Nachweismittel für die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters. Der behandelnde Arzt stellt diese aus und gibt darin den Beginn und die voraussichtliche Dauer an sowie einen Vermerk, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt. 

Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Arztpraxen die Krankmeldung digital über das Verfahren Datenaustausch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (DTA eAU) direkt an die gesetzliche Krankenkasse. Diese stellt die Daten anschließend dem Arbeitgeber zum Abruf bereit. Seit dem 1. Januar 2025 deckt das Verfahren zusätzlich den Abruf von Reha- und Versorgungsleistungen ab. 

Personio Payroll ruft die eAU automatisch bei der zuständigen Krankenkasse ab, sobald eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vorliegt und alle relevanten Voraussetzungen erfüllt sind.

Anzeige- und Nachweispflicht

Gemäß § 5 (1) Satz 1 EFZG ist der Mitarbeiter verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen. Die Form der Mitteilung ist dabei irrelevant. Sie kann mündlich, telefonisch, per WhatsApp oder E-Mail erfolgen.

Dauert die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage an, ist der Mitarbeiter nach § 5 (1) Satz 2 EFZG dazu verpflichtet, spätestens am vierten Tag einen ärztlichen Nachweis über das Bestehen und die voraussichtliche Dauer vorzulegen. Der Arbeitgeber kann nach eigenem Ermessen die Vorlage auch früher verlangen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über den bescheinigten Zeitraum hinaus an, muss der Mitarbeiter einen neuen Nachweis erbringen. 

Legt der Mitarbeiter keinen Nachweis vor, kann der Arbeitgeber nach § 7 (1) EFZG die Entgeltzahlung bis zur Vorlage der Bescheinigung verweigern. Eine Ausnahme gilt, wenn der Mitarbeiter die Verzögerung nachweislich nicht zu verschulden hat.

Mit der eAU entfällt die Nachweispflicht für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeitende weitgehend, da der Arbeitgeber den Nachweis eigenständig abruft.

Verantwortlichkeit des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ruft die eAU über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder alternativ über das SV-Meldeportal ab. Es ist dafür verantwortlich, dass die eAU-Daten korrekt verarbeitet und aufbewahrt werden. Zudem stellt er sicher, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt.

Anwendungsbereich

Das Verfahren gilt grundsätzlich für alle gesetzlich krankenversicherten Mitarbeitenden, unabhängig davon, ob die Mitgliedschaft direkt oder beispielsweise über eine Familienversicherung besteht. Auch geringfügig Beschäftigte nach § 8 SGB IV fallen darunter, sofern sie Mitglied einer gesetzlichen Krankenversicherung sind.

Ausnahmen von der eAU-Regelung

In den folgenden Fällen besteht keine Abrufmöglichkeit für die eAU. Der Arbeitnehmer ist in diesen Fällen dazu verpflichtet, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen:

• Geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten
• privat krankenversicherte Mitarbeitende
• privatärztliche Behandlung
• Behandlung im Ausland
• Erkrankung des Kindes
• Beschäftigungsverbot im Sinne des Mutterschutzgesetzes
• stufenweise Wiedereingliederung

Ablauf der elektronischen Übermittlung

Um eine Übermittlung der eAU seitens der Krankenkasse direkt an den Arbeitgeber zu garantieren, muss zunächst einmal der behandelnde Arzt die erforderlichen Informationen an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers senden. 

Demnach sind die am eAU-Verfahren teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen nach § 295 (1) Satz 1 SGB V verpflichtet, alle notwendigen Daten, die Arbeitsunfähigkeit betreffend, unter Nutzung eines sicheren Übermittlungsverfahrens an die jeweilige gesetzliche Krankenkasse zu übermitteln. 

Eine Übermittlung der Daten schließt allerdings nicht aus, dass der behandelnde Arzt nach § 109 (1) Satz 5 SGB IV auch weiterhin verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer, der auch zeitgleich den Versicherten darstellt, eine Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit auszustellen.

Anschließend hat die Krankenkasse nach Eingang der notwendigen Daten zur Arbeitsunfähigkeit eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen. 

Inhalt der eAU

Was beinhaltet die eAU?

Die eAU, die der Arbeitgeber von der Krankenkasse abrufen kann, enthält die folgenden Inhalte: 

• Name des Beschäftigten 
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung 
• Kennzeichen, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
• Kennzeichen, ob die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall, einem sonstigen Unfall oder auf deren Folgen beruht

Sollte es sich um einen stationären Aufenthalt im Krankenhaus handeln, so werden zusätzlich der Aufnahmetag sowie die voraussichtliche Dauer mitgeteilt.

Meldegründe eAU

eAU mit Personio Payroll verwalten

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie zunächst sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Der betroffene Mitarbeiter ist gesetzlich krankenversichert. Mitarbeitende in einer privaten Krankenversicherung müssen ihr Attest weiterhin manuell direkt in der Abwesenheit hochladen. Dies kann über den Reiter Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil oder den Teamkalender erfolgen. 
2. Die Abwesenheit ist als Abwesenheitsart Krankheit konfiguriert und für den eAU-Abruf freigegeben
3. Sie verfügen über Bearbeitungsrechte für die entsprechende Abwesenheit.

Status des eAU-Abrufs

Der Status des eAU-Abrufs kann innerhalb der Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil oder unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen eingesehen werden.

Status der eAU in der Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil 

Meldewesen 

Im Reiter Meldewesen der Personio Payroll können verschiedene Fälle auftreten:

Automatischer Abruf der eAU

Personio Payroll löst den Abruf der eAU automatisch aus, sobald eine Abwesenheit der Kategorie Krankheit vorliegt und die Abwesenheitsdauer, sowie alle nötigen Voraussetzungen erfüllt sind. Auch Folge-Krankmeldungen, die über einen Import mit einer bestehenden Abwesenheit verknüpft werden, lösen automatisch einen eAU-Abruf aus. Wenn der Beginn der Abwesenheit vor dem Datum liegt, seit dem das Unternehmen aktiver Personio Payroll Kunde ist, erfolgt kein eAU‑Abruf.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, eAU-Daten rückwirkend für den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses ab dem 01.10.2021 und innerhalb einer Verjährungsfrist von vier Jahren abzurufen.

Einzelner Abwesenheitszeitraum

Um einen Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeit vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und wechseln Sie in den Reiter Abwesenheit. 
2. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen und hinterlegen Sie die Abwesenheitsart, die in Verbindung mit Krankheit steht, und hinterlegen Sie das Datum. 
3. Klicken Sie abschließend auf Anfrage senden. 

Personio Payroll prüft anschließend automatisch, ob die Voraussetzungen für einen Abruf erfüllt sind, und fordert die eAU bei der Krankenkasse an:

• Die in der Abwesenheitsrichtlinie hinterlegte Einstellung zur Nachweispflicht, unter anderem ab welchem Tag ein Attest erforderlich ist. 
• Der Mitarbeitende ist gesetzlich krankenversichert.
• Die Abwesenheit ist mit der Abwesenheitskategorie Krankheitsfall konfiguriert und für den eAU-Abruf freigegeben. 

Verlängerter Abwesenheitszeitraum

Personio stellt automatisch eine Folgeanfrage, wenn eine eAU den gesamten Abwesenheitszeitraum nicht abdeckt. Das betrifft folgende Szenarien: 

• Durchgehende, aufeinanderfolgende Abwesenheitszeiträume: Folgen mehrere Abwesenheitszeiträume nahtlos aufeinander, erkennt Personio das automatisch und startet den Abruf nach der Abwesenheitsrichtlinien eingestellten Frist, auch wenn einzelne Zeiträume kürzer sind. Nach Eingang der ersten eAU wird automatisch eine Folgeanfrage für den darauffolgenden Zeitraum ausgelöst.
• Verlängerung eines bereits bestätigten Abwesenheitszeitraums: Liegt für einen Abwesenheitszeitraum eine bereits bestätigte eAU vor, welche nachträglich verlängert wird, stellt Personio automatisch eine Folgeanfrage für die zusätzlichen Tage. 
• Partielle Abdeckung durch die Krankenkasse: Deckt die zurückgemeldete eAU nur einen kürzeren Zeitraum ab als die eigentliche Abwesenheit, wird automatisch eine Folgeanfrage für den verbleibenden Zeitraum gestellt. 

Möchten Sie einen Krankheitszeitraum für einen Mitarbeiter verlängern, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und wechseln Sie in den Reiter Abwesenheit.
2. Wählen Sie die Abwesenheit, die Sie bearbeiten möchten. 
3. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Abwesenheit zu bearbeiten. 
4. Hinterlegen Sie das neue Enddatum und klicken Sie auf Speichern. 

eAu-Abruf bei Importen

Wird die Abwesenheit über einen Import angelegt, überprüft Personio Payroll die Voraussetzungen automatisch und stellt bei Bedarf die eAU-Anfrage. Dies gilt auch für Folgeabwesenheiten, die im Rahmen des Imports mit einer bereits bestehenden krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit verknüpft werden. 

Mehr zum Thema Import von Abwesenheiten finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Löschen der elektronischen Arbeitsunfähigkeit 

Löschen Sie eine Abwesenheit, nachdem Sie eine eAU-Abfrage an die Krankenkasse gesendet haben, nur in folgenden Fällen:

• Falsche Informationen: Wenn die Abwesenheits- oder Mitarbeitendendaten Fehler enthalten und Sie die an die Krankenkasse gesendeten Informationen korrigieren müssen.
• Antwort ausstehend: Wenn Sie noch keine Antwort von der Krankenkasse erhalten haben.

Wenn Sie eine endgültige Antwort von der Krankenkasse erhalten haben (ob die eAU abgedeckt ist oder nicht gefunden wurde), können Sie die Abwesenheit nur löschen, wenn die bereitgestellten Informationen falsch waren.

Bitte stellen Sie sicher, dass alle Informationen vor der Übermittlung korrekt sind, um unnötige Löschungen zu vermeiden.

eAU-Benachrichtigungen

Zu Status-Updates des eAU-Abrufs verschickt Personio automatisch Benachrichtigungen per E-Mail und im Personio-Account. Wer benachrichtigt wird, richtet sich nach dem Genehmigungsstatus der zugehörigen Abwesenheit:

• Ist die Abwesenheit noch nicht vollständig genehmigt, wird die Person des aktuellen Genehmigungsschritts informiert.
• Wurde die Abwesenheit bereits vollständig genehmigt oder die Genehmigung übersprungen, wird nur die Person des letzten Genehmigungsschritts informiert.
• Wurde die Abwesenheit ohne hinterlegte Genehmigungsregel angelegt, wird die Person benachrichtigt, die die Abwesenheit erstellt hat (außer sie betrifft die Person selbst).

Tritt beim Abruf ein Fehler auf oder liegt keine eAU vor, wird dies ebenfalls mitgeteilt. Bei jeder Aktualisierung des eAU-Anfrage werden die betroffenen Mitarbeitenden erneut benachrichtigt. 

FAQ

Muss ich den eAU-Abruf manuell auslösen?

Nein. Der Abruf erfolgt automatisch, eine manuelle Auswahl ist nicht möglich.

Löst ein importierter Abwesenheitszeitraum ebenfalls einen eAU-Abruf aus?

Ja, für einen importierten Abwesenheitszeitraum wird ebenfalls ein Abruf inklusive verknüpfter Folgeabwesenheiten durchgeführt.

Kann ein Abwesenheitszeitraum genehmigt werden, bevor die eAU eingegangen ist?

Ja, der der Abruf und der Genehmigungsprozess laufen unabhängig voneinander. Die eAU wird automatisch im Hintergrund angefordert, während der Genehmigungsprozess wie gewohnt durchgeführt werden kann.

Wird eine eAU auch für "Kind krank" (Kinderkrankentage) automatisch abgerufen?

Nein. Ein automatischer eAU-Abruf ist ausschließlich für Abwesenheitsarten mit der Kategorie "Krankheit" möglich. Für Kinderkrankentage muss weiterhin ein Papierattest manuell hochgeladen werden. 

Gilt diese Funktion auch für Mitarbeitende mit privater Krankenversicherung?

Nein. Die eAU und der automatische Abruf stehen ausschließlich gesetzlich versicherten Mitarbeitenden zur Verfügung. Privat versicherte Mitarbeitende müssen ihr Attest weiterhin manuell im Mitarbeitendenprofil unter der entsprechenden Abwesenheit hochladen.

Was passiert, wenn der Abwesenheitszeitraum nachträglich geändert wird?

Wenn ein Abwesenheitszeitraum nach dem initialen eAU-Abruf geändert wird (z. B. verlängert), löst Personio Payroll automatisch eine neue eAU-Abfrage für die geänderten Daten aus. Sie müssen nichts manuell veranlassen.

Warum sehe ich mehrere eAU‑Einträge für einen Mitarbeiter?

Bei durchgehenden oder verlängerten Zeiträumen kann es vorkommen, dass mehrere eAU-Bescheinigungen für einen Mitarbeiter vorliegen. Da jede Bescheinigung einen Teil des Gesamtzeitraums abdeckt, ist dies ein zu erwartendes Verhalten.

Wie viele Folgeanfragen stellt Personio?

Personio stellt so viele eAU-Folgeanfragen, wie notwendig sind, um den gesamten Abwesenheitszeitraum abzudecken. Mehrere Folgeanfragen entstehen insbesondere dann, wenn die Krankenkasse wieder eine gültige eAU zurückmeldet, die den Zeitraum nur teilweise abdeckt. In diesem Fall wird automatisch eine neue Anfrage ab dem Ende der zuletzt gemeldeten eAU gestellt. Dies geschieht so lange bi der Zeitraum vollständig abgedeckt ist. 

Sollte eine negative Meldung oder Fehlermeldung zurückkommen, kann es erforderlich sein, die Abfrage erneut anzustoßen, indem beispielsweise der Abwesenheitszeitraum neu angelegt wird. 

Muss ich den Abwesenheitszeitraum aufteilen, wenn es eine Erstbescheinigung und eine Folgebescheinigung gibt?

Nein. Es ist nicht notwendig, den Abwesenheitszeitraum in separate Perioden aufzuteilen. Einem Abwesenheitszeitraum können mehrere eAUs zugeordnet werden. Personio Payroll fordert automatisch Folge-eAUs an, wenn der Zeitraum nicht vollständig abgedeckt ist.

Was passiert, wenn eine Folge-eAU-Anfrage fehlschlägt?

Falls eine Folge-eAU-Anfrage nicht erfolgreich ist, bleibt der Status „Nicht verfügbar" bestehen. Alle Anfragen werden protokolliert, sodass Sie zusammen mit dem Support nachvollziehen können, wann und warum eine Anfrage nicht erfolgreich war. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Personio-Support.