Dieser Artikel gibt eine Einführung in die Zeiterfassung bei Nachtarbeit in Personio. Mit der Zeiterfassung bei Nachtarbeit können Ihre Mitarbeitenden Schichten, in deren Verlauf Mitternacht überschritten wird, als einen einzigen, zusammenhängenden Zeiteintrag erfassen. Dies gewährleistet eine korrekte Zeiterfassung, Anwendung von Compliance-Regeln und Verarbeitung der Abrechnung für Mitarbeitende in der Nachtschicht. Es bedeutet auch weniger manuelle Arbeit für Sie, da Workarounds überflüssig werden.

Zeiterfassung bei Nachtarbeit aufrufen

• Als Admin können Sie die Arbeitszeitmodelleinstellungen unter Einstellungen > Ab- & Anwesenheit > Anwesenheiten konfigurieren.
• Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten, einschließlich Nachtschichten, unter Ab- & Anwesenheit > Anwesenheiten erfassen. Diese Funktion steht allen Mitarbeitendenrollen mit entsprechenden Berechtigungen für Anwesenheitsdaten zur Verfügung.

Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit erstellen

Sie können Arbeitszeitmodelle erstellen, die die tatsächlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden in der Nachtschicht widerspiegeln. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeitende mit festen Arbeitszeitmodellen mit Anfangs- und Endzeiten. Durch die Erstellung fester Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit können Sie die Genauigkeit bei der Zeiterfassung, den Abwesenheitsanfragen und der Vergütung besser gewährleisten.

Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit erstellen.

Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages verstehen

Der Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages ist eine Einstellung in Arbeitszeitmodellen. Er legt fest, wie lange eine Pause während einer Nachtschicht dauern darf, bevor das System sie als Beginn eines neuen Arbeitstages wertet. Die Einstellung gilt sowohl für Tag- als auch für Nachtarbeit, ist aber besonders wichtig für Nachtarbeit. 

Erfahren Sie mehr über den Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages.

Zeiterfassung und Zuordnungslogik bei Nachtarbeit verstehen

Mitarbeitende können Nachtschichten (Schichten, in deren Verlauf Mitternacht überschritten wird) als einen zusammenhängenden Zeiteintrag erfassen. Prüfen Sie die Zuordnungslogik und wie diese in den verschiedenen angegebenen Szenarien funktioniert.

Zuordnungslogik verstehen

Personio wendet eine bestimmte Logik an, wenn es darum geht, erfasste Zeit Kalendertagen zuzuordnen. Gehen Sie die folgenden Anwendungsfälle und Beispiele durch, um diese Logik zu verstehen.

Personio speichert den Zeiteintrag eines Mitarbeiters für den Tag, an dem die Schicht beginnt, wenn:

• er ein festes Arbeitszeitmodell hat, das an einem Tag beginnt und an einem anderen endet, oder
• sein Arbeitszeitmodell nur Sollstunden enthält

Nehmen wir beispielsweise einen Mitarbeiter, dessen Schicht am Montag um 22:00 Uhr beginnt und am Dienstag um 06:00 Uhr endet. Personio speichert die Schicht für Montag. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Zeiterfassungseinträge, die Abwesenheitsanfragen und die Vergütung korrekt sind.

Im Zeiteintrag des Mitarbeiters finden Sie neben der Endzeit die Kennzeichnung +1. Dies bedeutet, dass die Schicht am darauffolgenden Tag endete. Ein Zeiteintrag für Nachtarbeit könnte beispielsweise Montag, 1. Januar, 22:00–06:00 (+1) lauten.

Beispiele:

Personio speichert den Zeiteintrag des Mitarbeiters für den Tag, an dem er planmäßig arbeiten sollte, wenn:

• er ein Arbeitszeitmodell mit Beginn am frühen Morgen hat oder 
• sein Arbeitszeitmodell um Mitternacht beginnt und er mit der Zeiterfassung vor Mitternacht beginnt

In diesem Fall verwendet Personio die Kennzeichnung -1, um anzugeben, dass der Zeitraum am Vortag begonnen hat.

Beispiel:

Personio speichert einen erfassten Zeitraum möglicherweise auch für einen anderen Tag: 

Das geschieht, wenn feststellt wird, dass die Zeit zur Schicht des anderen Tages gehört. Dies kann beispielsweise passieren, wenn der Mitarbeiter einen halben Tag abwesend ist.

Abwesenheiten bei Nachtschichten verstehen

Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit mit festen Start- und Endzeiten

Personio gleicht Abwesenheiten mit den Nachtschichten ab, sodass Erwartungen und Kontostände, insbesondere für Mitarbeitende in der Nachtschicht korrekt bleiben.

Für ganztägige und halbtägige Abwesenheiten:

• Das System ordnet die Anfrage der Schicht zu.
• Die Abwesenheit deckt den entsprechenden Teil dieser Nachtschicht ab.
• Die Reduzierung der Sollstunden gilt immer für den Tag, an dem die Schicht beginnt.

Für stundenweise Abwesenheiten:

• Die Anfrage bezieht sich auf den Zeitpunkt der Abwesenheit.
• Die Reduzierung der Sollstunden gilt immer für den Tag, an dem die Schicht beginnt.

Beispiele:

Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit ausschließlich mit Sollstunden (ohne Anfangs- und Endzeit)

Bei Arbeitszeitmodellen ohne genaue Start- und Endzeiten bleibt das Verhalten unverändert. Zum Beispiel: „Montag bis Freitag, acht Sollstunden pro Tag“. Jede Abwesenheit reduziert die Sollstunden des Kalendertages, für den sie beantragt wird.

Beispiele:

Bericht zu Anwesenheitszeiträumen bei Nachtarbeit

Die im Bereich Analysen erstellten Berichte berücksichtigen noch nicht die Logik für Nachtarbeitszeiträume.  Zum Beispiel:

• Erfasster Zeitraum: 7. April, Arbeitszeit 02:00 (+1)–06:00 (+1)
• In Berichten angezeigt: 8. April, Zeitraumbeginn 02:00 Uhr, Zeitraumende 06:00 Uhr

Wir planen, diese Einschränkung im Laufe des Jahres zu beheben. Als temporäre Lösung können Sie über das Zahnradsymbol im Reiter Anwesenheiten jedes Mitarbeitendenprofils auf einen CSV-Export zugreifen. Dieser Export umfasst alle Daten, die sich auf Nachtarbeitszeiträume mit der Kennzeichnung +1 und -1 beziehen.

Mehr Informationen

Weitere Informationen zur Zeiterfassung bei Nachtarbeit finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Arbeitszeitmodelle erstellen
• Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten
• Übersicht der Einstellungen für Arbeitszeitmodelle 
• Anwesenheitsdaten überprüfen 
• Flexibles Arbeitszeitmodell einreichen