Was sind Krankenkassen?

Die Krankenversicherung im Allgemeinen ist die finanzielle Absicherung vor den Risiken bei Erkrankung oder Verletzung und fördert gleichzeitig die Prävention. Als gesetzliche Grundlage für die Krankenversicherung dient das fünfte Sozialgesetzbuch (SGB V).

Krankenkassen versichern dabei Personen sowohl pflicht- als auch freiwillig nach dem sogenannten Solidarprinzip: Die Beiträge richten sich überwiegend nach dem Einkommen und die daraus erfolgenden Leistungen sind für alle Versicherten weitgehend gesetzlich festgelegt. 

Mehr Informationen zur gesetzlichen Krankenversicherung finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Aufgabe der Krankenkassen

Die Aufgabe der Krankenkassen ist es, die medizinische Versorgung der Versicherten sicherzustellen und zu finanzieren: 

1. Übernahme von Leistungen von beispielsweise Arzt- und Krankenhausbehandlungen, Medikamenten, Vorsorgebehandlungen und Reha
2. Betreuung von Versicherungen durch Beratungen, Auskünfte, Bearbeitung von Anträgen und Kostenerstattungen. 
3. Förderung der Gesundheit durch Präventionsangebote und Programme zur Gesundheitsförderung.
4. Einzug und Verwaltung von Beiträgen, welche das Gesundheitssystem finanzieren. 

Meldungen an die Krankenkassen 

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, im Rahmen des Sozialversicherungs- und Erstattungswesens verschiedene Meldungen an die Krankenkassen zu übermitteln. Dazu zählen unter anderem: 

• DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung): Diese umfassen Meldungen zur Sozialversicherung wie An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen sowie Meldungen zur Unterbrechung oder Änderungen
• AAG-Meldungen (Aufwandsausgleichsgesetz): Diese umfassen Meldungen im Zusammenhang mit dem Ausgleichsverfahren (U1/U2), insbesondere zur Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit oder Mutterschaft. 
• EEL-Meldungen (elektronische Entgeltersatzleistungen): Diese dienen zur Beantragung von Entgeltersatzleistungen wie z. B. Krankengeld, einschließlich der Übermittlung von Entgeltdaten und relevanten Zeiträumen.

Krankenkassen in Personio verwalten

Bevor sie beginnen

Bevor Sie eine Krankenkasse in Personio neu einrichten, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die folgenden Berechtigungen besitzen: 

• Sie müssen Adminrechte in Personio besitzen 
• Personio Payroll muss für Ihr Unternehmen und die entsprechende Gesellschaft freigeschaltet sein.

Neue Krankenkasse in Personio einrichten

Achten Sie immer darauf, dass die eingegebenen Informationen die aktuellen mit Ihrer Krankenkasse widerspiegeln. Die umfasst Beitragssätze und Anbieterdetails. Falsche Informationen können Probleme verursachen, wie: 

• Ablehnung von Meldungen durch eine Krankenkasse
• Ablehnung der Zahlung der Krankenkasse. 

Hinweis:
Änderungen in Personio ändern nichts an Ihren Vereinbarungen mit den Krankenkassen. Etwaige Änderungen der Vereinbarungen müssen direkt mit der Krankenkasse abgewickelt werden.  

Krankenkassen werden generell auf Gesellschaftsebene hinterlegt. Für jede Gesellschaft müssen also die entsprechenden Krankenkassen separat angelegt werden. 

Um eine neue Krankenkasse in Personio Payroll zu hinterlegen, gehen Sie folgt vor:

1. Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Lohnbuchhaltung 
2. Wechseln Sie in den Reiter Verwalten > Krankenkasse
3. Klicken Sie auf Krankenkasse einrichten
4. Wählen Sie das Wirksamkeitsdatum
5. Suchen Sie die entsprechende Krankenkasse und wählen Sie anschließend, falls nötig, die Beitragsebene sowie die Zahlungsmethode
6. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Die Beitragsebene lässt sich nur einrichten, wenn Ihr Unternehmen am U1-Umlageverfahren teilnimmt. Dieses können Sie unter Lohnbuchhaltung im Reiter Verwalten > Sozialversicherung einrichten. 

Umlagesätze für die U1-Umlage anpassen 

Die Umlagesätze sollten nur in Absprache oder auf Anforderung der entsprechenden Krankenkasse angepasst werden. Dies passiert beispielsweise zum Jahreswechsel am 1. Januar. Prüfen Sie zudem vorher die generelle U1-Umlagepflicht.

Zum Anpassen der U1-Umlagesätze gehen Sie wie folgt vor: 

1. Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Lohnbuchhaltung 
2. Wechseln Sie in den Reiter Verwalten > Krankenkasse
3. Klicken Sie in der Liste auf die entsprechende Krankenkasse 
4. Hinterlegen Sie das neue Wirksamkeitsdatum.
5. Wählen Sie den neuen Umlagesatz und klicken Sie auf Speichern

Hinweis:
Achten Sie darauf, das korrekte Wirksamkeitsdatum zu hinterlegen. Ein falsches Wirksamkeitsdatum kann zu rückwirkenden Änderungen in der Entgeltabrechnung führen. 

Anmeldung eines Arbeitgeberkontos mit Personio Payroll

Was ist eine DSAK-Meldung?

Seit dem 1. Juli 2023 müssen Arbeitgeberkonten innerhalb des elektronischen Meldeverfahrens bei der Krankenkasse eingerichtet werden. Dies geschieht über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels des SV-Meldeportals.

Bei den DSAK-Meldungen (Datensatz Arbeitgeberkonto) handelt es sich um Meldungen im elektronischen Datenaustausch der deutschen Sozialversicherungen, die Arbeitgeberdaten elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermitteln und dort zur Führung des Arbeitgeberkontos verwendet werden.

Die DSAK-Meldung wird im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) genutzt und dient zur

1. Anlage und Pflege von Arbeitgeberkonten bei den gesetzlichen Krankenkassen 
2. Bereitstellung von Informationen, welche die Krankenkassen benötigen, um Beiträge und Erstattungen korrekt zu verwalten
3. Aktualisierung von Arbeitgeberdaten bei Änderungen im Unternehmen

Wann wird eine DSAK-Meldung generiert?

Eine DSAK-Meldung wird bei der Freigabe der Entgeltabrechnung automatisch generiert und versendet. Dies geschieht in zwei Fällen

Auf Anfrage der Krankenkasse

Krankenkassen können bei Bedarf zusätzliche Informationen zum Arbeitgeberkonto anfordern. In diesem Fall wird an das Entgeltabrechnungssystem eine elektronische Anforderung über den Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK) mit dem Abgabegrund 6 übermittelt. 

Personio reagiert darauf automatisch und sendet eine entsprechende DSAK-Meldung mit den angeforderten Arbeitgeberdaten zurück. 

Eine solche Anforderung erfolgt typischerweise, wenn die Krankenkasse im Datenaustausch erstmals oder nach längerer Zeit von einem Arbeitgeberkonto Kenntnis erlangt, durch beispielsweise: 

• eine erstmalige Sozialversicherungsanmeldung (Anmeldung) eines Arbeitnehmers im DEÜV-Meldeverfahren 
• einen erstmaligen Beitragsnachweis 

Bei Änderung von Unternehmens- oder Arbeitgeberdaten

Eine DSAK-Meldung wird zudem automatisch ausgelöst, wenn bestimmte arbeitsgeberbezogene Stammdaten geändert werden. Typische Auslöser können beispielsweise sein: 

• Änderungen von Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer oder E-Mail) sowie der Firmenadresse
• Änderung an der Teilnahme am U1-Umlageverfahren sowie die Änderung von Umlagesätze
• Änderungen an der Konfiguration einer bestimmten Krankenkasse 
• Änderungen der Zahlungsart (z. B. Wechsel von Lastschrift zu Überweisung)
• Änderung der Hauptbetriebsstätte, die einer Gesellschaft zugeordnet ist

DSAK-Meldung in Personio einsehen

Die DSAK-Meldung wird in Personio automatisch an die Krankenkasse übermittelt, sobald Änderungen an den Unternehmensdaten vorgenommen wurden. Von ihrer Seite aus besteht kein aktiver Handlungsbedarf. 

Welche Informationen an die Krankenkasse übermittelt wurden, können Sie wie folgt einsehen:

1. Öffnen Sie im Hauptnavigationsmenü den Bereich Lohnbuchhaltung.
2. Wechseln Sie in den Reiter Meldewesen und rufen Sie den entsprechenden Monat auf. 
3. Suchen Sie nach DSAK und klicken Sie auf Details anzeigen.