In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie in Personio gängige Änderungen am Beschäftigungsverhältnis vornehmen. Wie Sie vorgehen, hängt von der Art der Veränderung ab. Bei einigen Änderungen reicht es, das vorhandene Mitarbeitendenprofil zu aktualisieren. Bei anderen Änderungen ist es hingegen ratsam, ein neues Profil mithilfe der Funktion zum erneuten Einstellen zu erstellen.

In Personio entspricht ein Profil einem Beschäftigungsverhältnis. Wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet und ein neues beginnt, benötigen Sie einen neuen Beschäftigungsnachweis und ein neues Profil.

Dieser Artikel behandelt die folgenden Szenarien:

• Das Anstelldatum nach Arbeitsantritt eines Mitarbeiters korrigieren
• Ein nachträgliches Onboarding erfassen
• Eine Beförderung oder eine Änderung der Rolle erfassen
• Eine Änderung der Gesellschaft abbilden
• Eine Änderung der Vertragsart erfassen
• Ehemalige Mitarbeitende erneut einstellen

Bevor Sie beginnen

Eine Änderung des Anstelldatums eines vorhandenen Profils wirkt sich auf Berechnungen und Daten in ganz Personio aus. Wir raten dringend davon ab, das Anstelldatum zu ändern, es sei denn, Sie müssen einen Fehler korrigieren. Mehr über die Auswirkungen einer Änderung des Anstelldatums erfahren.

Das Anstelldatum nach Arbeitsantritt eines Mitarbeiters korrigieren

Wenn Sie das falsche Anstelldatum erfasst haben und der Mitarbeiter bereits seine Tätigkeit aufgenommen hat, ändern Sie das Anstelldatum entsprechend. Anders als im Falle eines nachträglichen Onboardings haben sich bereits Daten des Mitarbeiters ab dem falschen Datum angesammelt. Eine Änderung des Anstelldatums löst in Personio eine Neuberechnung aus. Die Auswirkungen werden beurteilt und die aktualisierten Daten auf ihre Richtigkeit überprüft.

Ein nachträgliches Onboarding erfassen

Falls sich das Startdatum eines Mitarbeiters vor dessen Eintritt geändert hat, passen Sie das Anstelldatum dem tatsächlichen Startdatum entsprechend an. Wenn beispielsweise der Arbeitsbeginn für den 1. Januar vorgesehen war, der Mitarbeiter aber stattdessen am 1. April angefangen haben, ändern Sie das Anstelldatum auf das tatsächliche Startdatum. Personio berechnet die Zeiten und Abwesenheitsdaten ab dem neuen Datum neu.

Eine Beförderung oder eine Änderung der Rolle erfassen

Wenn sich Rolle oder Aufgaben eines Mitarbeiters ändern, sein Arbeitsverhältnis jedoch ohne Unterbrechung fortbesteht, aktualisieren Sie die entsprechenden Daten im vorhandenen Profil, z. B. Position, Führungskraft, Abteilung und Vergütung. Sie müssen kein neues Profil erstellen oder das Anstelldatum ändern.

Eine Änderung der Gesellschaft abbilden

Wenn ein Mitarbeiter zu einer anderen Gesellschaft wechselt, nutzen Sie die Funktion zum erneuten Einstellen eines Mitarbeiters. In den meisten Fällen erfordert eine Änderung der Gesellschaft die Beendigung des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses und die Anmeldung des Mitarbeiters bei der neuen Gesellschaft mit einem neuen Anstelldatum.

Hinweis:
Ändern Sie das Anstelldatum im vorhandenen Profil nicht, um einer Änderung der Gesellschaft Rechnung zu tragen.

Eine Änderung der Vertragsart erfassen

Wechselt ein Mitarbeiter von einer Vertragsart zu einer anderen, beispielsweise von einem Vertrag für Werkstudierende zu einer unbefristeten Position, hängt die richtige Vorgehensweise von den lokalen gesetzlichen Bestimmungen ab:

• Falls die lokalen gesetzlichen Bestimmungen ein neues Anstelldatum vorschreiben: Beenden Sie das aktuelle Beschäftigungsverhältnis und nutzen Sie die Funktion zum erneuten Einstellen, um ein neues Mitarbeitendenprofil zu erstellen.
• Falls die örtlichen gesetzlichen Bestimmungen kein neues Anstelldatum vorschreiben: Aktualisieren Sie die beschäftigungsrelevanten Daten im vorhandenen Profil, z. B. Anstellungsart, Vergütungsart, Position, Führungskraft, Vergütung, Regelungen zur Abwesenheit und Arbeitszeitmodelle.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Regelung gilt, wenden Sie sich bitte die Rechtsabteilung oder das HR-Team, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Sie sollten dasselbe Profil nur verwenden, wenn das Beschäftigungsverhältnis ohne Unterbrechung fortbesteht. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise sein Beschäftigungsverhältnis beendet hat, eine Beschäftigungslücke hatte und dann wieder eingestellt wurde, nutzen Sie die Funktion zum erneuten Einstellen.

Hinweis:
Wenn Sie dasselbe Profil beibehalten, müssen Sie das ursprüngliche Anstelldatum beibehalten. Das bedeutet, dass Sie für die neue Position keine neue Probezeit erfassen oder keinen neuen Onboarding-Prozess zuweisen können. Um diese Funktionen zu nutzen, erstellen Sie mithilfe der Funktion zum erneuten Einstellen ein neues Profil.

Ehemalige Mitarbeitende erneut einstellen

Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter wieder in Ihr Unternehmen zurückkehrt, nutzen Sie die Funktion zum erneuten Einstellen. Dadurch bleibt die Mitarbeitendenhistorie sowohl im aktuellen als auch im neuen Profil erhalten, und Datenprobleme werden vermieden.

Hinweis:
Sie sollten nicht das bisherige Mitarbeitendenprofil der Person reaktivieren, indem Sie den Status von Inaktiv auf Aktiv ändern. Dies wirkt sich auf Berichtsdaten und Mitarbeitendenhistorie aus.

Was passiert, wenn Sie das Anstelldatum ändern

Das Anstelldatum ist das offizielle Startdatum des Beschäftigungsverhältnisses eines Mitarbeiters in Personio. Personio nutzt dies als Grundlage für Berechnungen in verschiedenen Bereichen.

Mitarbeitendenhistorie

Das Anstelldatum bestimmt den Zeitpunkt, ab dem wichtige Beschäftigungsdaten gültig sind, etwa Position, Führungskraft, Abteilung, Standort und Gesellschaft.

Lohnbuchhaltung

Durch die Änderung des Anstelldatums ändern sich auch die Wirksamkeitsdaten anderer Attribute. Dies kann sich auf die Lohnbuchhaltung auswirken, da eine Änderung, die in einem Monat gültig war, nun möglicherweise in einen anderen Monat fällt, was zu Neuberechnungen in den Berichten der Lohnbuchhaltung führen kann.

Berichte

Das Anstelldatum bestimmt, ab wann ein Mitarbeiter in Berichten und Analysen erscheint.

Onboarding

Das Anstelldatum bestimmt die Fälligkeitsdaten für die einzelnen Schritte des Onboarding-Prozesses.

Dauer Probezeit

Das Anstelldatum bestimmt das Ende der Probezeit.

Tenure

Das Anstelldatum bestimmt die Betriebszugehörigkeit einer Person.

Ab- und Anwesenheit

• Kontostand: Personio berechnet den Kontostand ab dem aktualisierten Anstelldatum neu. Wenn Sie das Anstelldatum beispielsweise um sechs Jahre nach vorne verschieben, gehen sechs Anspruchsjahre verloren. Frühere Abwesenheitszeiträume bleiben zwar im Kalender erhalten, aber Personio entfernt die Ansprüche für diese Jahre. Der Mitarbeiter hat am Ende einen negativen Kontostand.
• Überstundenkonto: Personio berechnet das Überstundenkonto ab dem Anstelldatum neu. Es werden keine Zeiträume für Anwesenheiten mehr berücksichtigt, die vor dem Anstelldatum liegen.
• Ziel für Anwesenheiten: Durch die Vorverlegung des Anstelldatums wird das Ziel für die Anwesenheiten im Zwischenzeitraum auf null gesetzt. Alle im Zeitraum erfassten Zeiten sind dann ohne Gewähr.