In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Lohnjournal in Personio Payroll einsehen und verwalten können.
Hinweis
Diese Funktion befindet sich aktuell in der BETA-Phase und wird schrittweise allen Kunden zur Verfügung gestellt.
Allgemeines
Was ist das Lohnjournal?
Das Lohnjournal ist ein monatlich umfassender Bericht, der alle Entgeltbestandteile aller Mitarbeitenden, die innerhalb einer Abrechnungsperiode ausgezahlt wurden, aufschlüsselt. Ausgehend von den summierten Bruttobezügen, werden sämtliche steuer- und sv-rechtlichen Abzüge, alle Nettobezüge und ‑abzüge bis hin zum Auszahlungsbetrag dokumentiert. Das Lohnjournal dient als Grundlage für die Überprüfung der Entgeltabrechnungswerte.
Das Dokument wird automatisch mit Freigabe Ihrer monatlichen Entgeltabrechnung generiert. Das Lohnjournal bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über:
- die kumulierte Summe aller Entgeltbestandteile, die in das Gesamtbrutto einfließen
- die Steuer- und SV-rechtlichen Abzüge aufgeschlüsselt nach Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil
- Summe aller Nettobezüge und -abzüge sowie der Auszahlungsbetrag
Das Lohnjournal fasst alle Entgeltabrechnungswerte in einem standardisierten Format zusammen, wodurch sich Berechnungen leichter prüfen und Kosten einfacher nachvollziehen lassen.
Wofür wird ein Lohnjournal benötigt?
Das Lohnjournal wird in der Regel in folgenden Fällen benötigt:
- Rechtskonformität und Prüfungen: Bereitstellung des Lohnjournals für Rentenversicherungs- und Steuerprüfungen
- Qualitätssicherung: Überprüfung der Entgeltabrechnungswerte für alle Mitarbeitenden und Identifikation von Fehlern
- Rückwirkende Änderungen: Prüfungen von Korrekturen und deren Auswirkungen auf aktuelle und vergangene Entgeltabrechnungszeiträume.
- Historische Nachweise: Lückenlose Dokumentation der Entgeltabrechnungsdaten von Mitarbeitenden über den Zeitraum des Anstellungsverhältnisses
Aufbewahrungsfrist
Das Lohnjournal unterliegt wie fast alle Dokumente in der Entgeltabrechnung speziellen Aufbewahrungsfristen. Das Lohnjournal fällt unter die Kategorie Buchungsbelege und ist nach § 257 (4) HGB acht Jahre aufzubewahren.
Lohnjournal in Personio Payroll verwalten
Bevor Sie beginnen
Um Zugriff auf das Lohnjournal für die Entgeltabrechnung Ihres Unternehmens zu erhalten, stellen zur nächst folgendes sicher:
- Ihre Entgeltabrechnung erfolgt mittels Personio Payroll
- Sie benötigen als Administrator Zugriff auf die Payroll und den Reiter Dokumente
- Es muss mindestens ein Abrechnungszeitraum freigegeben worden sein.
Zugriff auf das Lohnjournal
Um auf das Lohnjournal in Personio Payroll zugreifen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Bereich Lohnbuchhaltung.
- Wechseln Sie in den Reiter Dokumente.
- Suchen Sie das Dokument Lohnjournal und öffnen Sie dieses mit einem Klick.
Aufbau des Lohnjournals
Hinweis
Das nachfolgende Lohnjournal dient zur Veranschaulichung und enthält keinerlei Daten zu real existierenden Personen.
Das Lohnjournal beinhaltet unter anderem die folgenden Informationen:
- entgeltrelevante Informationen zum Mitarbeiter
- das Gesamtbrutto sowie eine Aufschlüsselung in Steuerbrutto, laufende und Einmalbezüge
- Steuer- und SV-rechtliche Abzüge
- Nettobezüge und -abzüge sowie der Auszahlungsbetrag
Rückwirkende Änderungen
Sollten Sie rückwirkende Korrekturen in Ihrer Entgeltabrechnung vornehmen, bildet Personio Payroll diese automatisch in ihrem Lohnjournal ab:
- Korrekturen sind im Lohnjournal in dem Abrechnungszeitraum enthalten, in dem diese verarbeitet werden.
- In der Vergangenheit bereits erstellte Lohnjournale bleiben als historische Nachweise unverändert.
Wird beispielsweise im April für einen Arbeitnehmer das Gehalt rückwirkend für Januar, Februar und März korrigiert, so sind diese Korrekturen im Lohnjournal April enthalten.
Aktuelle Einschränkungen
Die erste Version des Lohnjournals fokussiert sich auf die monatliche Berichterstellung. Folgende Funktionen stehen zum aktuellen Zeitpunkt bisher nicht zur Verfügung:
- Erstellung eines Jahreslohnjournals
- Konsolidiertes Lohnjournal mit Vortragswerten (Year-to-date) ist nur auf Anfrage verfügbar
FAQ
Wann wird das Lohnjournal erstellt?
Das monatliche Lohnjournal wird mit Freigabe der Entgeltabrechnung erstellt. Ein Entwurf vor Freigabe der Entgeltabrechnung steht aktuell nicht zur Verfügung.
Wo kann ich das Lohnjournal einsehen?
Das Lohnjournal ist für sie unter Lohnbuchhaltung im Reiter Dokumente einsehbar.
In welchem Format wird das Lohnjournal bereitgestellt?
Das Lohnjournal steht für Sie aktuell nur als PDF- und Excel-Dokument unter Lohnbuchhaltung im Reiter Dokumente zur Verfügung.