Dieser Artikel bietet Ihnen einen Überblick über das KI gestützte Scannen von Entgeltbescheinigungen in Ihrer Implementierung von Personio Payroll. 

Was ist die KI-Scanfunktion von Entgeltbescheinigungen?

Der KI-gestützte Scan in Personio Payroll extrahiert und validiert Mitarbeiter- und Entgeltdaten automatisch aus der hochgeladenen Entgeltbescheinigung. Dadurch sinkt der manuelle Eingabeaufwand im Implementierungsprozess. 

Die Funktion steht aktuell Personio Payroll Kunden mit Sitz in Deutschland während des Onboardings zur Verfügung und ist darauf ausgelegt, insbesondere bei bei einer größeren Mitarbeitendenzahl, die Implementierung von Personio Payroll schneller und effizienter zu gestalten. 

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass der KI-Scan nicht den Import von Vergütungsdaten, wie Löhne, Gehälter und Einmalbezüge ersetzt.

Bevor Sie beginnen 

Um den KI-gestützten Scan zu nutzen, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: 

• Sie müssen als Admin in Personio hinterlegt sein.
• Achten Sie darauf, dass die KI-Funktionen in Personio aktiviert sind. Bei einer deaktivierten KI wird Ihnen die Option nicht angezeigt. 

Um die KI-Funktionen zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie den Bereich Einstellungen > KI-Funktionen
2. Aktivieren Sie das Feld Allgemeiner Zugriff unter KI-Funktionen

Welche Informationen werden extrahiert?

• Persönliche Daten wie Name, Adresse und Geburtsdatum
• Sozialversicherungsrelevante Daten wie Sozialversicherungsnummer, die gesetzliche Krankenkasse (EInzugsstelle), Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel
• steuerlich relevante Daten wie Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Kirchenzugehörigkeit

Weitere Informationen, welche Daten in einer Entgeltbescheinigung enthalten sind, finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Hinweis:
Der KI-Scan kann aus der Entgeltbescheinigung eine Vielzahl der für die Persion Payroll Implementierung benötigten Attribute extrahieren. Je nach Dokumenteninhalt und -qualität kann es jedoch vorkommen, dass einzelne Attribute nicht erkannt und später ergänzt werden müssen. 

KI-gestützter Scan von Entgeltbescheinigungen

Hochladen von Dokumenten 

Sie haben beim Hochladen der Dokumente folgende Möglichkeiten:

1. Einzeln: ein Dokument pro Mitarbeiter
2. Massenimport: Ein PDF-Dokument, welches die Entgeltbescheinigungen für mehrere Mitarbeitende enthält

Personio teilt die Dokumente automatisch auf und weist sie jedem Mitarbeitenden nach Bedarf zu. Stellen Sie sicher, dass Sie nur Entgeltbescheinigungen und keine anderen Abrechnungsdokument hochladen. 

Um Dokumente hochzuladen und Daten zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in das Onboardingportal im Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft.
2. Klicken Sie auf Entgeltabrechnung der Personen hochladen. 
3. Ziehen Sie die Dokumente direkt in Datei hier ablegen oder klicken Sie auf Dateien durchsuchen und laden Sie diese von ihrem Gerät hoch. 
4. Wechseln Sie in den Reiter Zuzuordnen. Ordnen Sie gegebenenfalls die Dokumente den Mitarbeitenden zu und prüfen Sie die extrahierten Daten auf Richtigkeit. 
5. Wechseln Sie in den Reiter Zu importieren und 
6. Klicken Sie auf Importieren und bestätigen Sie mit Import starten, um die Daten in die Mitarbeitendenprofile hochzuladen. 

Sie können, nachdem alle Entgeltbescheinigungen verarbeitet wurden, die enthaltenen Attribute auch gesammelt importieren. Eine manuelle Prüfung ist dabei empfohlen, aber nicht zwingend erforderlich. Attribute, bei denen das System nicht ausreichend sicher ist, werden zur manuellen Prüfung zurückgehalten.

Hinweis:
Bei der Zuordnung werden nur Mitarbeiter angezeigt, die der ausgewählten Gesellschaft zugeordnet sind. 

Daten prüfen und bearbeiten

Daten prüfen und genehmigen 

Um die extrahierten Daten aus der Entgeltbescheinigung zu prüfen und zu genehmigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Reiter Zuzuordnen, um die hochgeladenen Dokumente einzusehen. 
2. Öffnen Sie den Reiter Augeschlossen 
3. Prüfen Sie Daten. Sie können die Attribute einzeln genehmigen oder auf Alle genehmigen klicken, um alle Informationen zu bestätigen. 

Daten bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, die extrahierten Daten jederzeit zu bearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie unter Zuzuordnen das hochgeladene Dokument
2. Klicken Sie auf das Stift-Icon.
3. Hinterlegen Sie den neuen Wert. 

Dateien ablehnen 

Bei falsch oder versehentlich hochgeladenen Dokumenten, haben Sie die Möglichkeit, diese abzulehnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Reiter Zuzuordnen, um die hochgeladenen Dokumente einzusehen.
2. Öffnen Sie das entsprechende Dokument.
3. Klicken Sie auf Entgeltabrechnung ablehnen und bestätigen Sie mit Ablehnen. 

FAQ

Welche Dokumenttypen werden unterstützt?

Entgeltbescheinigungen können einzeln pro Mitarbeiter oder in einem Massenimport für mehrere Arbeitnehmende importiert werden. Das kann in Form einer PDF-Datei erfolgen. Stellen Sie zuvor sicher, dass keine anderen Entgeltdokumente in der Datei enthalten sind.

Was passiert, wenn eine Entgeltbescheinigung keinem Mitarbeiter zugeordnet werden kann?

Prüfen Sie zuerst, ob bereits ein Mitarbeiterprofil existiert. Falls nicht, legen Sie den Mitarbeiter neu an und ordnen Sie anschließend die Entgeltbescheinigung dem Profil zu. Prüfen Sie außerdem, ob der Mitarbeiter der richtigen Gesellschaft zugeordnet ist. Sollte es weiterhin Probleme geben, wenden Sie sich als Payroll verantwortliche Person an unsere Payroll Specialists. 

Was ist, wenn die extrahierten Daten falsch sind?

Sie können alle extrahierten Daten jederzeit bearbeiten und anpassen, bevor Sie die Informationen in Personio hochladen. Sollten Sie ein falsches Dokument hochgeladen haben, können Sie dieses ablehnen. 

Kann ich die Funktion deaktivieren?

Ja, Kunden können jederzeit alle Funktionen in Personio deaktivieren. Die Funktion ist rein optional und steht nur zur Verwendung bereit, sollte der Kunde sich aktiv dafür entscheiden. 

Auf welche Daten greift die KI-gestützte Scanfunktion in Personio zu?

Die KI-gestützte Scanfunktion greift nur auf Daten zu, die vom Kunden in Personio hochgeladen werden, sowie auf Daten, die bereits im Mitarbeitendenprofil vorhanden sind. 

Entspricht die KI-gestützte Scanfunktion den in Personio geltenden Zugriffsanforderungen?

Ja, bei der Scanfunktion werden die in Personio eingerichteten Zugriffsanforderungen umgesetzt. Die Funktion steht nur Personen zur Verfügung, die Bearbeitungsrechte in Personio Payroll haben. Die verwendeten Daten sind für diese Benutzer bereits zugänglich. 

Wem gehören die personenbezogenen Daten und die von der Scanfunktion erstellte Ausgabe?

Alle mittels der KI-Scanfunktion generierten Ausgaben beruhen auf den vom Arbeitgeber bereitgestellten Eingaben. Diese Ausgaben gelten als Kundendaten, unabhängig davon, ob die Eingaben personenbezogene Daten enthalten oder nicht.

Wie ist die KI-Scanfunktion technisch eingerichtet?

Die KI-Scanfunktion basiert auf dem LLM Claude von Anthropic. Claude LLM wird von Personio auf seinen AWS-Servern in der EU unter Verwendung von AWS BedRock gehostet.

Speichert AWS BedRock oder Claude personenbezogene Daten?

Nein, personenbezogene Daten werden weder von AWS BedRock noch Claude gespeichert.

Verlassen die Daten die EU?

Nein, das für die KI-Scanfunktion verwendete LLM wird von Personio aus seinem eigenen AWS-Server unter Verwendung von BedRock gehostet. Es gelten derselbe Standort und Hosting-Bereich wie für AWS. 

Werden personenbezogene Daten für Schulungszwecke verwendet?

Nein, weder Eingabe- noch Ausgabedaten, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, werden für Trainingszwecke von Personio oder einem Drittanbieter verwendet. 

Ist die Nutzung der Funktion obligatiorisch?

Die Nutzung der KI-Scanfunktion ist optional. Für Kunden bestehen ebenso weitere Möglichkeiten, Mitarbeitendendaten im Rahmen der Personio Payroll Implementierung zu importieren. Der KI-Scan der Entgeltbescheinigungen wird als zusätzliches Tool angeboten, um den Prozess zu erleichtern. 

Speichert Personio Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der KI-Scanfunktion?

Ja, speichert sowohl Eingabe- als auch Ausgabedaten aus dem KI-Scan zur Qualitätssicherung und zur Verbesserung der Funktion. Diese Daten sind nicht für Schulungszwecke gedacht. 

Trifft die KI-Scanfunktion Entscheidungen für mich?

Nein, es gibt keine ausschließlich auf KI basierende Entscheidungsfindung. Die Funktion unterstützt ausschließlich Kunden bei der Extrahierung von Mitarbeitendendaten. Der Kunde behält weiterhin die volle Kontrolle darüber, was in Personio gespeichert wird. Die vorgeschlagenen Attributwerte müssen weiterhin geprüft und genehmigt werden. Empfohlene Attributwerte können jederzeit vom Kunden bearbeitet und gelöscht werden.

Wer ist für die Richtigkeit der Daten verantwortlich?

Der KI-Scan greift nur auf Daten zu, die vom Kunden bereitgestellt und in Personio hochgeladen werden. Kunden sind daher allein dafür verantwortlich, dass die Daten, die die KI für die Erstellung von Attributwerten nutzt, korrekt sind. In jedem Fall sollten die extrahierten Informationen überprüft werden.

Gibt es Risiken bei der Verwendung der KI-Scanfunktion?

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bergen sowohl bekannte als auch unbekannte Risiken und Grenzen. Kunden sind allein dafür verantwortlich, 

1. eigene interne Richtlinien zur angemessenen Nutzung der KI-Scanfunktion zu entwickeln und andere Nutzende in ihrem Account zu diesen Richtlinien zu schulen, 
2. Transparenz- und Erklärbarkeitshinweise bereitzustellen und alle erforderlichen Genehmigungen einzuholen, die nach anwendbarem Recht und internen Richtlinien erforderlich sind, und 
3. ausreichende menschliche Kontrolle für die Nutzung der KI-Scanfunktion zu implementieren.