Dieser Artikel erklärt, was der Year-to-Date-Import (YTD) ist, welche Daten er enthält und wie Sie die Importvorlage korrekt ausfüllen und in Personio Payroll hochladen. 

Was ist der Year-to-Date-Import?

Der YTD-Import enthält eine Aufstellung aller seit Jahresbeginn angefallenen Entgelt-, Steuer- und Sozialversicherungswerte Ihrer Mitarbeitenden. Diese werden auch Vortragswerte genannt. Da die Entgeltabrechnung in vielen Bereichen auf Jahreswerten von Steuer und Sozialversicherung aufbaut, müssen die Beträge aus bereits abgerechneten Monaten berücksichtigt werden. 

Damit Personio Payroll ab dem Wechsel eine korrekte und vollständige Entgeltabrechnung sicherstellen kann, müssen die Werte aus den Monaten Ihres bisherigen Entgeltabrechners als Vortragswerte übernommen werden. 

Hinweis:
Über den YTD-Import können sie keine historischen Mitarbeitendendaten importieren. Nutzen Sie dafür den entsprechenden Import. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Wofür werden Vortragswerte benötigt?

Vortragswerte sind für die folgenden Berechnungen und Meldungen entscheidend:

• Kalkulation von Einmalzahlungen 
• Lohnsteuerbescheinigungen für das gesamte Kalenderjahr
• vollständiger Lohnnachweis für die Unfallversicherung
• Jahresmeldungen an Sozial- und Unfallversicherung
• Lohnsteuerjahresausgleich

Wer sollte den YTD-Import durchführen?

Wir empfehlen allen Kunden, die zu Personio Payroll wechseln, einen YTD-Import durchzuführen. Entscheiden Sie sich dagegen, muss die Payroll-verantwortliche Person dies schriftlich gegenüber den Personio Payroll Implementation Specialists mitteilen und bestätigen, dass ihr die Auswirkungen, wie fehlerhafte Jahreswerte und Meldungen, bekannt sind. 

Hinweis:
Bei der Kalkulation der Werte kann es zu Abweichungen kommen, wenn Sie sich in Absprache mit unseren Implementation Specialists gegen einen YTD-Import entscheiden. 

Folgen fehlerhafter oder falscher Vortragswerte

Die deutsche Entgeltabrechnung basiert auf kumulierten Jahreswerten. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Meldungen werden nicht pro Monat berechnet, sondern immer in Bezug auf das gesamte Kalenderjahr. Ohne korrekte Vortragswerte rechnet Personio so, als würde das Jahr für Ihr Unternehmen im Eintrittsmonat beginnen. Dies führt zu Fehlern in allen Folgeabrechnungen. 

Falsche Lohnsteuerberechnung

Die Lohnsteuer wird anhand der Jahressteuerformel berechnet. Fehlen Vortragswerte, wird das tatsächlich bereits versteuerte Einkommen in den vergangenen Monaten nicht berücksichtigt. Das kann zu einem zu niedrigen oder hohen Steuerabzug und zu Nachzahlungen für Mitarbeitende bei der Steuererklärung führen. 

Falsche Sozialversicherungsbeiträge

Für die Sozialversicherung gelten jährliche Beitragsbemessungsgrenzen (BBG). Personio prüft, ob das kumulierte Entgelt diese Grenzen bereits erreicht hat. Fehlen Vortragswerte, werden Beiträge oberhalb der Grenzen weiterberechnet, obwohl der Mitarbeiter die Grenzen bereits überschritten hat. Bei falschen Vortragswerten können Beiträge auch zu niedrig ausgewiesen werden. 

Für Einmalzahlungen im ersten Quartal gilt zusätzlich die Märzklausel. Hier prüft Personio, ob die Zahlungen aus dem Vorjahr zuzuordnen sind. Fehlen die Vortragswerte aus dem Vorjahr, kann diese Prüfung nicht korrekt durchgeführt werden.

Lohnsteuerbescheinigung (LStB)

Eine korrekte Lohnsteuerbescheinigung kann nur erstellt werden, wenn alle Vortragswerte vollständig und fehlerfrei vorliegen. Arbeitgeber müssen diese bis spätestens Ende Februar des Folgejahres elektronisch an das zuständige Finanzamt übermitteln. Nach der Übermittlung ist eine Korrektur nur noch eingeschränkt möglich. 

Lohnsteuerjahresausgleich (LStJA)

Der Lohnsteuerjahresausgleich wird mit der Dezemberabrechnung durchgeführt. Fehlen Vortragswerte, kann dieser nicht korrekt berechnet werden. Ein nicht durchgeführter Lohnsteuerjahresausgleich lässt sich nicht nachträglich durchführen. 

SV-Jahresmeldungen und UV-Jahresmeldung

Für jeden über den 31. Dezember hinaus sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten ist eine Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 50 zu übermitteln. Diese enthält das beitragspflichtige Jahresentgelt und beeinflusst direkt die Rentenansprüche der Mitarbeitenden. Zusätzlich ist eine UV-Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 92 an die zuständigen Unfallversicherungsträger zu übermitteln. 

Daten werden erst nach der ersten Abrechnung bereitgestellt

Werden YTD-Daten erst nach der ersten freigegebenen Abrechnung eingereicht, hat dies direkte Konsequenzen:

1. Die betroffenen Abrechnungen werden neu berechnet und zeigen sichtbare Rückrechnungen für die Mitarbeitenden.
2. Da fehlende Vortragswerte in der Regel zu zu geringen Abzügen führen, müssen Mitarbeitende nach dem Import mit Nachberechnungen rechnen.
3. Bereits übermittelte Meldungen müssen gegebenenfalls korrigiert werden.

Stellen Sie daher alle notwendigen Daten vor Freigabe der ersten Abrechnung bereit. Wenn Ihr bisheriger Anbieter eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen kann, laden Sie diese während Ihrer Implementierung von Personio Payroll bereits hoch. 

YTD-Import mit Personio Payroll

Bevor Sie beginnen 

Stellen Sie zunächst sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: 

• Ihr Unternehmen nutzt Personio Payroll für die Entgeltabrechnung.
• Sie haben Zugriff auf Lohnkonten und Abrechnungsunterlagen Ihres bisherigen Entgeltabrechners.

Vortragswerte mit der Excel-Vorlage bereitstellen

Um die Vortragswerte mit der Excel-Vorlage in Personio hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

Vorlage herunterladen

Um die Excel-Vorlage herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Übersicht.
2. Klicken Sie unter Handlungsbedarf auf Hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Zum Importieren.
4. Klicken Sie auf Ihre Vorlage exportieren um die Excel-Vorlage herunterzuladen.
5. Bestätigen Sie den Hinweis mit Herunterladen.

Excel-Vorlage hochladen

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Übersicht.
2. Klicken Sie unter Handlungsbedarf auf Hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Zum Importieren.
4. Laden Sie die Datei hoch, indem Sie diese im entsprechenden Feld ablegen oder auf Dateien durchsuchen klicken. 

Nach dem Hochladen der Datei, prüft Personio automatisch die vorhandenen Daten und validiert diese. Sollten Fehler auftreten, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung und eine neue Datei, in der die fehlerhaften Felder markiert sind. Laden Sie diese herunter und ergänzen Sie die Daten. Anschließend können Sie die Datei erneut wie oben beschrieben hochladen. 

Excel-Vorlage ausfüllen

Die Importvorlage enthält für jedes Feld eine klare Beschreibung, einen Hinweis auf das Quelldokument sowie häufige Fehler, die vermieden werden sollten. 

Vorlage ausfüllen 

1. Datenquellen vorbereiten: Nutzen Sie Lohnkonten und Abrechnungsreports Ihres bisherigen Entgeltabrechners als Grundlage. Die Daten müssen für jeden Mitarbeiter einzeln vorliegen.
2. Werte übernehmen: Übernehmen Sie die Werte aus den Datenquellen in die entsprechenden Felder der Importvorlage. Eine Ausfüllhilfe finden Sie direkt in der Datei. Wenn für ein Feld kein Wert vorliegt, tragen Sie „0" (Null) ein.
3. Datei hochladen: Laden Sie die Tabelle wie oben beschrieben hoch.

Hinweis:
Das Ausfüllen der Importvorlage kann komplex und zeitaufwendig sein. Ziehen Sie bei Bedarf Ihren Steuerberater oder Ihren bisherigen Entgeltabrechner hinzu. 

Hinweis zur Märzklausel

Gehen Sie nach März mit Personio Payroll live, müssen Sie die Felder mit der Kennzeichnung „Vorjahr" nicht befüllen. Diese werden automatisch ausgegraut.

Starten Sie in den Monaten Januar bis März, halten Sie Rücksprache mit Ihren Personio Payroll Implementation Specialists, ob und wie die Märzklausel für Einmalzahlungen in diesem Zeitraum relevant ist. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Validierungsmeldungen verstehen

Die YTD-Importvorlage prüft Ihre Eingaben automatisch und gibt klare Fehlermeldungen aus. Validierungsfehler werden nach Art unterschieden:

• Formatierungsfehler: Das eingegebene Format entspricht nicht den Vorgaben (z. B. falsches Datumsformat, Text statt Zahl).
• Fachliche Fehler: Der eingegebene Wert verstößt gegen eine Geschäftsregel (z. B. Wert überschreitet eine zulässige Grenze).

Jede Fehlermeldung enthält einen klaren Hinweis darauf, was korrigiert werden muss und in welchem Quelldokument der korrekte Wert zu finden ist.

Verhältnisrechnung 

Was ist die Verhältnisrechnung im YTD-Import?

Wenn einige Ihrer Arbeitnehmer steuerfreie, aber sozialversicherungspflichtige Bezüge erhalten, dürfen die daraus berechneten Sozialversicherungsbeiträge allerdings nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung dieser Arbeitnehmer eingetragen werden. Für diese Werte benötigt Personio Payroll Vortragswerte, die vor der Aufsummierung monatlich mithilfe der Verhältnisrechnung ermittelt werden. Diese Verhältnisrechnung bedeutet, dass für jeden Monat ein Faktor berechnet wird, der folgende Bezüge berücksichtigt: 

• Steuerfreie und steuerpflichtige Bezüge
• Sozialversicherungspflichtige und sozialversicherungsfreie Bezüge

Dieser Faktor muss monatlich neu berechnet werden, da er von der jeweiligen Zusammensetzung der Bezüge im entsprechenden Monat abhängt. Eine einmalige Berechnung auf Basis der Jahressummen ist hier nicht korrekt, da die Zusammensetzung der Bezüge über die Monate hinweg variieren kann.

In vielen Fällen stellt der vorherige Anbieter die Werte nicht in der benötigten Form bereit. Daher finden Sie in diesem Artikel eine Erklärung, wie Sie Schritt für Schritt die korrekten Vortragswerte über die monatliche Verhältnisrechnung selbst ermitteln können. Wir stellen Ihnen zudem eine Vorlage zur Verfügung, die die Berechnung erleichtert und aus monatlichen Werten automatisch die Jahressumme ermittelt.

Für welche Felder ist die Verhältnisrechnung relevant?

Die Verhältnisrechnung betrifft folgende sieben Felder in der YTD-Vorlage:

• Arbeitnehmerbeitrag gesetzliche Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag und inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
• Arbeitnehmerbeitrag gesetzliche Pflegeversicherung inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
• Arbeitnehmerbeitrag Rentenversicherung (aktuelles Jahr) inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
• Arbeitgeberbeitrag Rentenversicherung (aktuelles Jahr) inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
• Arbeitnehmerbeitrag Versorgungswerk inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
• Arbeitgeberbeitrag Versorgungswerk inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
• Arbeitnehmerbeitrag Arbeitslosenversicherung inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung

Die Verhältnisrechnung durchführen

Um die Verhältnisrechnung für die oben genannten Felder durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Vorlage herunterladen: Laden Sie die bereitgestellte Berechnungsvorlage herunter.
2. Monatliche Werte zusammentragen: Sammeln Sie die monatlichen Werte für das jeweilige Feld aus den Abrechnungen Ihres vorherigen Anbieters.
3. Gesamtbetrag berechnen: Tragen Sie die monatlichen Werte in den jeweiligen Monatsabschnitt der Vorlage ein und folgen Sie dabei den Anweisungen in der Vorlage. Beachten Sie, dass die finalen Werte aus den monatlichen Werten automatisch errechnet werden und dort keine Werte einzutragen sind.

Hinweis:
Berücksichtigen Sie dabei nur die Monate, in denen das Arbeitsverhältnis tatsächlich bestand (Beispiel: bei unterjährigem Eintritt oder Austritt).

Ermittelte Werte in Personio hochladen

Sobald Sie die Werte über die Verhältnisrechnung ermittelt haben, können Sie sie in Personio Payroll hochladen. Sie benötigen dazu Berechtigungen für die Lohnbuchhaltung der Gesellschaft, für die Sie die Werte hochladen wollen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus.
2. Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf die entsprechende Warnung.
3. Folgen Sie den Anweisungen, und laden Sie die YTD-Importvorlage herunter.
4. Übernehmen Sie den berechneten finalen Wert aus der Berechnungsvorlage der Verhältnisrechnung in das entsprechende Feld der YTD-Importvorlage. Die folgende Tabelle erklärt, welche errechneten Werte in welche Felder gehören. Hinweis: Kopieren Sie die Werte und fügen Sie sie als „nur Werte“ (ohne Formeln) in die YTD-Importvorlage ein.
5. Laden Sie den YTD-Import hoch.

Werte der Verhältnisrechnung und zugehörige Felder der YTD Importvorlage

Sobald Sie die YTD-Importvorlage ausgefüllt haben, laden Sie sie in Personio Payroll hoch.

FAQ

Muss ich zwingend einen YTD-Import durchführen?

Wir empfehlen es dringend. Für Arbeitnehmer mit ausschließlich festen Bezügen (z. B. monatlichem Festgehalt) kann ein YTD-Import entfallen, wenn die Beitragsschuld zum Fälligkeitszeitpunkt bereits vollständig bekannt ist. Entscheiden Sie sich gegen einen YTD-Import, muss die Payroll-verantwortliche Person dies schriftlich bestätigen. Wenden Sie sich hierzu an Ihre Personio Payroll Implementation Specialists.

Welches Lohnkonto kann ich als Basis verwenden?

Nutzen Sie das letzte verfügbare Lohnkonto. Beispiel: Wenn Sie im Oktober live gehen, benötigen Sie das Lohnkonto von September.

Sind KV-Brutto und PV-Brutto bei freiwillig gesetzlich versicherten Mitarbeitenden erforderlich?

Ja. Diese Felder sind erforderlich und müssen ausgefüllt werden. Falls kein Wert vorliegt oder das Feld nicht relevant ist, tragen Sie „0" ein.

Kann ich bestimmte Felder leer lassen?

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Wenn kein Wert vorliegt, tragen Sie „0" ein. Das gilt auch für die Felder zur Verhältnisrechnung: Trifft die Verhältnisrechnung nicht zu (Standardfall), tragen Sie „0" ein. Bei einem Wert von 0 verwendet Personio Payroll automatisch den regulären Beitrag. Tragen Sie diesen also nicht zusätzlich manuell ein.

Muss ich prüfen, ob die Verhältnisrechnung auf meine Mitarbeitenden zutrifft?

Ja. Die Verhältnisrechnung ist nur in bestimmten Situationen erforderlich. Prüfen Sie die Umstände jedes Mitarbeiters. Wenn die Verhältnisrechnung nicht zutrifft, tragen Sie die vollen Sozialversicherungsbeiträge ein.

Was trage ich ein, wenn die Verhältnisrechnung für meine Mitarbeitenden nicht zutrifft?

Tragen Sie „0" ein. Der reguläre Arbeitnehmerbeitrag wird dann automatisch verwendet. Tragen Sie ihn nicht zusätzlich in die Verhältnisrechnungs-Felder ein, um eine Doppelerfassung zu vermeiden.

Was passiert, wenn ich in den Monaten Januar bis März live gehe?

Halten Sie Rücksprache mit Ihren Personio Payroll Implementation Specialists, ob und wie die Märzklausel für Einmalzahlungen relevant ist. Weitere Informationen zur Märzklausel finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Können Personio Payroll Specialists meine YTD-Vorlage anhand von Stichproben prüfen?

Ja. Sie können eine Stichprobenprüfung anfordern. Wenden Sie sich dazu an unseren Payroll Support.

Welcher Lohnkonto-Upload ist aktuell unterstützt?

Der direkte Lohnkonto-Upload unterstützt aktuell ausschließlich das DATEV LODAS-Format. Für andere Entgeltabrechner nutzen Sie bitte die Excel-Importvorlage.

Gilt der YTD-Import auch für vorbereitende Lohnbuchhaltung oder DATEV-Integration?

Nein. Der YTD-Import ist ausschließlich für Personio Payroll (Deutschland) verfügbar. Die vorbereitende Lohnbuchhaltung und externe Lohnbuchhaltungsintegrationen werden nicht unterstützt.