In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Richtlinien zur Datenspeicherung für Dokumente in Personio erstellen und verwalten. Mithilfe von Richtlinien zur Datenspeicherung können Admins Regeln festlegen, wann Dokumente im Hinblick auf eine mögliche Löschung überprüft werden müssen. Personio wendet diese Regeln auf der Grundlage des Zeitraums seit einem bestimmten Ereignis an, beispielsweise dem Erstellungsdatum eines Dokuments oder dem Austrittsdatum eines Mitarbeiters.
Personio überprüft alle gespeicherten Dokumente automatisch. Wenn Dokumente einer Richtlinie entsprechen, markiert Personio sie zur Überprüfung und sendet den Admins eine Inbox-Benachrichtigung. Admins können dann eine Liste mit markierten Dokumenten öffnen und entscheiden, ob sie die einzelnen Dokumente löschen oder behalten möchten.
Richtlinien zur Datenspeicherung können Ihrem Unternehmen helfen, sensible Personaldaten zu verwalten und die Einhaltung der DSGVO und anderer Anforderungen zu unterstützen. Personio führt zudem Protokolle über Löschungen, um Audits zu unterstützen.
Bevor Sie beginnen
- Berechtigungen: Sie müssen ein Personio-Admin sein, um Richtlinien zur Datenspeicherung erstellen, bearbeiten, ausführen oder überprüfen zu können. Wenn Sie eine andere Rolle haben, wenden Sie sich an Ihren Admin zur Unterstützung.
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Anforderungen:
- Richtlinien zur Datenspeicherung gelten nur für Dokumente in Personio.
- Sie können Regeln für die Datenspeicherung festlegen, die auf folgenden Faktoren basieren:
- Erstellungsdatum des Dokuments
- Employee.termination-date
- Bei Bedarf können Sie bestimmte Mitarbeitende von einer einzelnen Richtlinie oder von allen Richtlinien ausschließen.
- Wenn Sie eine Richtlinie zur Datenspeicherung erstellen und ausführen, überprüft Personio alle Dokumente, einschließlich der Dokumente, die vor dem Bestehen der Richtlinie hinzugefügt wurden. Wenn Dokumente die Zeitobergrenze bereits überschritten haben, markiert Personio sie zur Überprüfung.
- Sobald Sie eine Richtlinie ausführen, führt Personio sie weiterhin automatisch alle 28 Tage aus. Admins können eine Richtlinie auch außerhalb des 28-Tage-Zyklus jederzeit manuell ausführen.
- Personio löscht Dokumente nicht automatisch. Es benachrichtigt Admins, wenn Dokumente zur Überprüfung bereit sind, und Admins entscheiden, was gelöscht werden soll.
- Sie können eine Richtlinie nur bearbeiten, wenn ihr Status Entwurf oder Zum Ausführen bereit lautet. Wenn die Richtlinie einen anderen Status hat, müssen Sie die Überprüfung abschließen oder die Ausführung überspringen, bevor Sie sie bearbeiten können.
Eine Richtlinie zur Datenspeicherung erstellen
Um eine Richtlinie zur Datenspeicherung zu erstellen, die zum Löschen infrage kommende Dokumente ermittelt, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Klicken Sie auf dem Reiter Richtlinien auf Erstellen.
- Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein.
- Wählen Sie die Dokumentenkategorie aus, die diese Richtlinie abdecken soll.
- Geben Sie die Aufbewahrungsdauer der Dokumente in Tagen, Monaten oder Jahren ein.
- Wählen Sie aus, wann der Zeitraum zur Datenspeicherung beginnt:
- Erstellungsdatum des Dokuments
- Employee.termination-date
- Optional: Fügen Sie mehrere Regeln hinzu, um mehr als eine Dokumentenkategorie oder einen Trigger in die Richtlinie aufzunehmen.
- Klicken Sie auf Weiter, um die Personen auszuwählen, für die die Richtlinie gilt:
- Klicken Sie auf + Regel hinzufügen, um eine Gruppe von Benutzenden auf der Grundlage von Bedingungen einzubeziehen. Zum Beispiel alle Mitarbeitenden im Londoner Büro mit einer HR-Manager-Rolle.
- Wählen Sie einzelne Personen aus dem Drop-down-Menü aus. Personio bezieht diese Personen immer mit ein, zusätzlich zu allen Personen, für die Regeln und Bedingungen gelten.
- Optional: Um bestimmte Personen von der Richtlinie auszuschließen, gehen Sie zum Reiter Personen ausschließen und wählen Sie sie aus dem Drop-down-Menü aus.
- Überprüfen Sie im Vorschaufenster, welche Personen enthalten sind.
- Wählen Sie Als Entwurf speichern oder Speichern und ausführen aus.
Wenn Sie eine Richtlinie speichern und ausführen, aktiviert Personio sie sofort und führt sie alle 28 Tage aus.
Eine Richtlinie zur Datenspeicherung bearbeiten
Zum Ändern des Namens, der Beschreibung, der Regeln oder der Personen, für die eine Richtlinie zur Datenspeicherung gilt, bearbeiten Sie die Richtlinie. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Wählen Sie auf dem Reiter Richtlinien die Richtlinie aus, die Sie bearbeiten möchten.
- Bestätigen Sie, dass der Status Entwurf oder Zum Ausführen bereit lautet.
- Wenn nicht, schließen Sie die Schritte zum Überprüfen und Löschen ab oder überspringen Sie die Ausführung.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Richtlinie bearbeiten.
- Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
- Wählen Sie Als Entwurf speichern oder Speichern und ausführen aus.
Ausnahmen für eine Richtlinie zur Datenspeicherung erstellen
Um die Dokumente einer Person vor dem Löschen zu schützen, fügen Sie Ausnahmen zur Richtlinie zur Datenspeicherung hinzu. Sie können eine Person von Folgendem ausnehmen:
- Von einer bestimmten Richtlinie zur Datenspeicherung
ODER - Von allen Richtlinien zur Datenspeicherung (globale Ausnahme)
Sie können Ausnahmen nur auf individueller Basis und nicht für Gruppen, die auf Bedingungen basieren, festlegen.
Personen von einer bestimmten Richtlinie zur Datenspeicherung ausschließen
Gehen Sie wie folgt vor, um die Dokumente einer Person von einer bestimmten Richtlinie zur Datenspeicherung auszuschließen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Wählen Sie die Richtlinie aus, von der Sie eine Person ausnehmen möchten.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Richtlinie bearbeiten.
- Klicken Sie auf Weiter und dann auf den Reiter Personen ausschließen.
- Wählen Sie die Benutzenden aus, die Sie von der Richtlinie ausschließen möchten.
- Speichern Sie die Richtlinie und führen Sie sie aus oder speichern Sie sie als Entwurf.
Personen von allen Richtlinien zur Datenspeicherung ausschließen
Sie können eine globale Ausnahme erstellen, um die Dokumente einer Person von allen vorhandenen Richtlinien zur Datenspeicherung auszuschließen. Sie können globale Ausnahmen nur hinzufügen, bearbeiten oder löschen, wenn alle vorhandenen Richtlinien den Status Entwurf oder Zum Ausführen bereit haben. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Ausnahme zu erstellen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Vergewissern Sie sich auf dem Reiter Richtlinien, dass alle Richtlinien den Status Entwurf oder Zum Ausführen bereit haben.
- Bei jedem anderen Status schließen Sie das Löschen der Dokumente ab oder überspringen Sie die Ausführung.
- Klicken Sie auf den Reiter Ausnahmen und dann auf Hinzufügen.
- Wählen Sie die Person, die Sie ausschließen möchten, aus dem Drop-down-Menü aus und geben Sie einen Grund ein. Klicken Sie auf Hinzufügen.
Die Ausnahme einer Person von Richtlinien zur Datenspeicherung entfernen
Wenn Sie die Ausnahme einer Person aufheben, wendet Personio Ihre Richtlinien zur Datenspeicherung erneut auf die Dokumente dieser Person an. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Ausnahme zu entfernen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Klicken Sie auf den Reiter Ausnahmen und wählen Sie dann die entsprechende Person aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf Entfernen und bestätigen Sie die Löschung aus der Ausnahme.
Richtlinie zur Datenspeicherung aussetzen
Um zu verhindern, dass eine Richtlinie alle 28 Tage ausgeführt wird, speichern Sie sie als Entwurf. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie aussetzen möchten.
- Vergewissern Sie sich, dass der Richtlinienstatus Zum Ausführen bereit lautet.
- Wenn nicht, schließen Sie das Löschen der Dokumente ab oder überspringen Sie die Ausführung.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Richtlinie bearbeiten.
- Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.
Personio setzt den 28-tägigen Ausführungsplan aus. Sie können die Richtlinie jederzeit wieder aktivieren, wenn Sie dazu bereit sind.
Richtlinie zur Datenspeicherung reaktivieren
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie reaktivieren möchten.
- Überprüfen Sie die Details und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf Speichern und ausführen.
Personio führt die Richtlinie sofort und dann weiterhin alle 28 Tage aus.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Wiedereinstellungen oder Mitarbeitende mit doppeltem Profil ausschließen?
Sie können Personen von Richtlinien zur Datenspeicherung nicht anhand von Regeln ausschließen. Schließen Sie sie stattdessen einzeln (als Ausnahmen) oder auf Richtlinienebene aus. Weitere Informationen über Ausnahmen.
Kann ich Ausnahmen basierend auf Regeln statt auf individuellen Namen hinzufügen?
Nein, Sie können nur Ausnahmen für einzelne Mitarbeitende hinzufügen.
Muss ich alles löschen, was die Richtlinie ermittelt?
Nein. Personio markiert Dokumente nur zur Überprüfung. Sie wählen aus, was gelöscht werden soll, und bestätigen dies. Wenn Sie ein Dokument behalten, zeigt Personio es bei der nächsten Ausführung der Richtlinie erneut an.
Kann ich eine Richtlinie bearbeiten, nachdem sie ausgeführt wurde?
Ja, aber erst, wenn die Ausführung beendet ist. Sie müssen zuerst die Überprüfung abschließen oder die Ausführung überspringen.
Das Aktivitätsprotokoll speichert nicht die zum Zeitpunkt des Löschens verwendeten Richtlinieneinstellungen. Wenn Sie einen eindeutigen Prüfpfad benötigen, erstellen Sie eine neue Richtlinie, anstatt eine vorhandene zu bearbeiten.
Kann ich eine geplante Richtlinie aussetzen?
Nicht direkt. Solange eine Richtlinie ausgeführt wird, können Sie sie nicht ändern oder deaktivieren. Um den 28-Tage-Zeitplan auszusetzen, schließen Sie die Überprüfung ab oder überspringen Sie die Ausführung. Bearbeiten Sie dann die Richtlinie und speichern Sie sie als Entwurf. Sie können sie wieder aktivieren, wenn Sie dazu bereit sind.