Dieser Artikel erklärt, wie Sie Entgeltbescheinigungen nach dem ersten Testlauf ihrer Personio Payroll in der Parallelphase vergleichen können, um sicherzustellen, dass alle korrekten Daten hinterlegt wurden.
Was ist der Entgeltbescheinigungsvergleich?
Der Vergleich der Entgeltbescheinigung ist ein zentraler Schritt in der Parallelphase der Implementierung von Personio Payroll. Hierbei wird die Entgeltabrechnung sowohl in Personio als auch in Ihrem bisherigen Abrechnungssystem durchgeführt. Der darauffolgende Abgleich der in Personio erzeugten Entgeltbescheinigungen im Entwurfsformat mit den Abrechnungen Ihres bisherigen Vorabrechners dient dazu,
- sicherzustellen, dass alle Entgeltbestandteile korrekt berechnet werden.
- zu überprüfen, dass alle Gehaltsbestandteile vollständig und richtig eingepflegt sind.
- ein Verständnis für die Darstellung und die Strukturierung der Entgeltbescheinigung in Personio Payroll
- den Umgang mit möglichen Differenzen zu erlernen, einschließlich deren Identifikation und Behebung.
Hinweis:
Beachten Sie, dass Personio im Rahmen des Entgeltbescheinigungsvergleichs ausschließlich die Abrechnungsbeträge prüft. Die Kontrolle der Angaben zu personenbezogenen Daten wie Adresse, eine korrekte Schreibweise des Namens und Andruck des Firmenlogos unterliegen Ihnen.
Durchführung des Vergleichs
Für den Vergleich der Entgeltbescheinigungen bestehen unterschiedliche Möglichkeiten:
- Der Vergleich von Entgeltbescheinigung mit Entgeltbescheinigung
- Der Vergleich mittels des Lohnjournals (Brutto-Netto-Bericht)
Vergleich der Entgeltbescheinigungen
Um die Entgeltbescheinigung eines Mitarbeitenden aufzurufen, gehen Sie zunächst wie folgt vor:
- Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Lohnbuchhaltung
- Wechseln Sie in den Reiter Personen und klicken Sie in die Zeile des Mitarbeitenden
- Öffnen Sie die Vorschau der Entgeltabrechnung
Tipp:
Sollten Sie die Differenz nicht eigenständig lösen oder identifizieren können, wenden Sie sich an Ihren Payroll Implementation Specialist für Unterstützung
FAQ
Was kann ich tun, wenn Werte auf der Entgeltbescheinigung nicht übereinstimmen?
Für den Fall das sich Differenzen auf der Entgeltbescheinigung finden, gehen Sie wie folgt vor:
- Führen Sie zunächst alle Prüfschritte in der oben dargestellten Anwendung durch
- Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Vortragswerte korrekt übernommen und eingespielt wurden.
- Sollten Sie die Ursache weiterhin nicht ermitteln können, wenden Sie sich bitte an Ihren Personio Payroll Implementation Specialist.
Wie gehe ich vor, wenn unklar ist, welcher Wert bei abweichenden Entgeltbescheinigungen korrekt ist?
Wir empfehlen Ihnen, eine Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten. Personio kann Ihnen im Rahmen der verfügbaren Möglichkeiten Informationen, sowie hilfreiche Links bereitstellen. Eine steuerliche Beratung darf jedoch ausschließlich ein Steuerberater leisten.
Was tue ich, wenn der Vergleich eine fehlerhafte Berechnung des Vorabrechners ergibt?
Fehlerhafte Abrechnungen durch den Vorabrechner müssen immer direkt durch diesen korrigiert werden. Das schließt auch etwaige bereits erfolgte Meldungen und Kommunikationen an Behörden mit ein.
Der Vergleich der Entgeltbescheinigungen liegt laut meinem Implementierungspaket bei mir, ich habe jedoch keine Zeit. Was kann ich tun?
- Wenn Ihre Zeit begrenzt ist, können Sie den Abgleich auch anhand von Excel-Listen durchführen. Exportieren Sie hierfür den Brutto-Netto-Bericht aus Personio und vergleichen Sie ihn mit dem Lohnjournal bzw. Brutto-Netto-Bericht Ihres Vorabrechners. Mit geeigneten Formeln in Excel lässt sich der Vergleich beschleunigen. Hierfür benötigen Sie die Berichte des Vorabrechners idealerweise ebenfalls als Excel-Datei.
- Wenn Sie den vollständigen Überblick über die Lohnscheine behalten möchten oder Ihnen erforderliche Unterlagen fehlen, empfiehlt es sich, den Vergleich in kleinere Etappen aufzuteilen. Prüfen Sie beispielsweise 10 Lohnscheine pro Tag statt 100 auf einmal. Bitte achten Sie dabei auf die vereinbarte Timeline mit Ihrem Implementation Specialist, da Verzögerungen das Go-live gefährden können.