Allgemeines

Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Daten aus ELStAM mit Personio Payroll verwalten können. 

Was ist ELStAM?

ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem die Finanzverwaltung die Lohnsteuerdaten wie Steuerklasse, Freibeträge und Kirchensteuermerkmale elektronisch dem Arbeitgeber bereitstellt. Die Merkmale werden über das Entgeltabrechnungsprogramm oder ELSTER abgerufen und für die Berechnung des Entgelts angewandt. 

ELStAM in Personio Payroll

Das ELStAM-Verfahren verstehen

In Personio Payroll wird der Prozess für den Abruf der ELStAM-Daten wie folgt automatisiert: 

Eine Übersicht über alle steuerlichen Meldungen Ihrer Mitarbeitenden finden Sie gebündelt pro Monat unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen unter Steuerliche Mitarbeitermeldungen.

Teilnahme am ELStAM-Verfahren

Die folgenden Mitarbeitenden nehmen am ELStAM-Verfahren teil:

• grundsätzlich alle steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmenden 
• Dazu gehören auch Teilzeitkräfte, Werkstudierende und Auszubildende, sofern sie individuell besteuert werden. 

Vom ELStAM-Verfahren ausgenommen sind hingegen: 

• Geringfügig entlohnte Beschäftigte, welche mit 2 % pauschalversteuert werden
• Arbeitnehmende, die ausschließlich pauschalversteuert werden, wie beispielsweise kurzfristig Beschäftigte. 

Diese müssen nicht über das ELStAM-Verfahren angemeldet werden. 

Voraussetzungen für die automatische ELStAM-Teilnahme prüfen

Eine gültige Steueridentifikationsnummer der Gesellschaft

Für die Gesellschaft muss eine gültige Steueridentifikationsnummer vorliegen. Dabei handelt sich um eine 10- bis 13-stellige Nummer, die für Steuererklärungen verwendet wird und Ihr Unternehmen als Arbeitgeber identifiziert. Das richtige Format der Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens finden Sie auf Ihrem Steuerbescheid. Um die Steueridentifikationsnummer zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung 
2. Wechseln Sie in den Reiter Verwalten und Steuern.

3.  Hinterlegen Sie unter Steuernummer die korrekte Steueridentifikationsnummer der Gesellschaft. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Gesellschaften. 

    

Eine gültige Steueridentifikationsnummer des Mitarbeitenden

Für den Mitarbeitenden muss eine gültige Identifikationsnummer (IdNr.) vorliegen. Dabei handelt es sich um eine elfstellige Nummer. Sie ist dauerhaft gültig und ändert sich auch nicht bei einem Umzug, Änderung des Familienstandes oder einer Namensänderung. Mitarbeitende, die noch keine Steueridentifikationsnummer haben oder diese nicht bekannt ist, können diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Die Steueridentifikationsnummer hinterlegen Sie wie folgt im Mitarbeitendenprofil: 

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil
2. Klicken Sie auf Bearbeiten 
3. Hinterlegen Sie unter Daten zur Lohnabrechnung die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeitenden.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit Wirksamkeitsdatum festlegen 

5. Hinterlegen Sie das Wirksamkeitsdatum und klicken Sie abschließend auf Abschicken. 

    

Ein korrektes Anstellungs- und Austrittsdatum 

Für jeden Mitarbeitenden muss im Mitarbeitendenprofil ein korrektes Anstelldatum gepflegt sein. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss zudem ein Austrittsdatum hinterlegt werden. 

Eine Anleitung, wie Sie ein Arbeitsverhältnis beenden können, finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Angabe zum Haupt- oder Nebenarbeitgeber

Das Attribut Haupt- oder Nebenarbeitgeber muss für die Mitarbeitenden zwingend gepflegt sein. Um eine Angabe zum Haupt- oder Nebenarbeitgeber zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil
2. Klicken Sie auf Bearbeiten 
3. Hinterlegen Sie unter Daten zur Lohnabrechnung ob es sich um einen Haupt- oder Nebenarbeitsgeber handelt. 
4. Bestätigen Sie die Änderung mit Wirksamkeitsdatum festlegen 
5. Hinterlegen Sie das Wirksamkeitsdatum und klicken Sie abschließend auf Abschicken. 

Wählen Sie für das Attribut aus einen der folgenden Optionen:

• Hauptarbeitgeber: Handelt es sich um den Hauptarbeitgeber, muss diese Option gewählt werden. Die steuerlichen Abzüge erfolgen dann mit den Steuerklassen I, II, III, IV oder V.

• Nebenarbeitgeber: Handelt es sich um einen Nebenarbeitgeber, muss diese Option gewählt werden. In diesem Fall ist die Steuerklasse VI anzuwenden, beispielsweise bei Mehrfachbeschäftigung, wenn bereits ein Hauptarbeitgeber existiert.

   

Keine Sperre für den Abruf von ELStAM-Daten

Es dürfen keine Sperren, etwa auf Veranlassung des Mitarbeitenden, den Abruf der ELStAM-Daten verhindern. Sollte eine Sperre für die ELStAM-Daten vorliegen, finden Sie im folgenden Abschnitt weitere Informationen zum Umgang mit diesem Fall.

Handhabung von Mitarbeitenden nach Austritt

Im Falle, dass Mitarbeitende noch nach ihrem Austritt Zahlungen, wie beispielsweise Urlaubsabgeltung oder Abfindung erhalten, verwendet Personio Payroll für die Versteuerung der Leistung automatisch die Steuermerkmale, die im Mitarbeitendenprofil hinterlegt sind. 

Zur Vermeidung des Risikos einer zu niedrigen Steuerabführung bei Zahlungen nach dem Austritt wird der betreffende Mitarbeitende in Personio Payroll automatisch der Steuerklasse VI zugeordnet.

Folgende Änderungen sind dabei zu beachten:

• Ab dem 1. Tag des Monats nach der ELStAM-Abmeldung wird die Steuerklasse automatisch auf VI gesetzt.
• Gleichzeitig werden alle steuerlichen Merkmale automatisch im Mitarbeitendenprofil geleert. Dazu zählen unter anderem die Kinderfreibeträge, der Faktor und Freibeträge.

Abweichende Steuerklasse

In einzelnen Fällen kann mit dem Mitarbeiter vereinbart sein, dass für die Zahlungen nach Austritt nicht die Steuerklasse VI angewendet werden soll. Die kann beispielsweise vorkommen, wenn kein anderes Hauptbeschäftigungsverhältnis vorliegt. 

Hierbei gilt: 

• Melden Sie sich als Payroll verantwortliche Person vor Freigabe der Abrechnung in dem Monat, in dem die Zahlung nach Austritt erfolgen soll, bei unseren Payroll Specialists. 
• Personio kann den entsprechenden Mitarbeiter kurzfristig erneut bei ELStAM anmelden, sodass eine Besteuerung mit einer niedrigeren Steuerklasse möglich ist. 

Mitarbeitende außerhalb des automatischen ELStAM-Verfahrens verwalten

Mitarbeitende, die nicht am automatischen ELStAM-Verfahren teilnehmen, werden wie folgt behandelt: 

• Mitarbeitende mit pauschalbesteuertem Entgelt: Für Mitarbeitende mit pauschalbesteuertem Arbeitsentgelt erfolgte die Entgeltabrechnung ohne Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Dies gilt unter anderem für pauschalbesteuerte geringfügig Beschäftigte. 
• Manuelle der Steuermerkmale: Falls die ELStAM-Daten nicht automatisiert abgerufen werden können, etwa aufgrund einer vom Mitarbeitenden veranlassten Sperre, sind die steuerlichen Abzugsmerkmale vom Mitarbeitenden selbst einzureichen und manuell im Mitarbeitendenprofil zu hinterlegen. Die Verantwortung für eine korrekte Erfassung und Berechnung des Entgelts liegt bei den Payroll-Verantwortlichen und dem betroffenen Mitarbeitenden. 

An- und Abmeldestatus einsehen

ELStAM-Status im Mitarbeitendenprofil einsehen

Im Mitarbeitendenprofil können Sie den Status der ELStAM-Meldung einsehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil
2. Wechseln Sie in den Reiter Persönliche Informationen > Steuern
3. Unter ELStAM-Anmeldung können Status einsehen.

Die möglichen Statusanzeigen sind die folgenden: 

Hinweis:
Der Grund für den Ausschluss sollte mit dem Mitarbeitenden besprochen werden. Die Person muss dann anderweitig geführt werden. 

Steuerliche Mitarbeitendenmeldungen im Reiter Meldewesen

Unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen finden Sie pro Monat eine Übersichtskarte, die alle steuerlichen Mitarbeitendenmeldungen zusammenfasst. Hier sehen Sie: 

• Wer in diesem Monat an- und abgemeldet wurde
• welche Mitarbeitenden in der monatlichen Änderungsliste enthalten sind. 

Hinweis:
Beachten Sie, dass die übermittelten Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisch in das Mitarbeitendenprofil übernommen und für die nächste Entgeltabrechnung werden. Sie können diese Merkmale jederzeit im Profil des jeweiligen Mitarbeitenden einsehen. 

Die erste Version der ELStAM-Automatisierung enthält noch keine Aufgaben, um auftretende Warnungen und Blocker direkt zu beheben. Sollten Probleme auftreten, kontaktieren Sie unseren Payroll-Support, damit notwendige Korrekturen vorgenommen werden können. 

Ausblick auf kommende Änderungen

Die Übersichtskarte für die ELStAM-Meldungen wird zukünftig weiter ausgebaut. Ziel ist es, nicht nur zu zeigen, für welche Mitarbeitenden Steuermeldungen erfolgt sind, sondern auch, welche konkreten Steuermerkmale sich für die jeweilige Person geändert haben. 

Zusätzlich sollen Aufgaben angezeigt werden, damit Sie alle erforderlichen Schritte für eine erforderliche und korrekte Steuermeldung nachvollziehen und durchführen können. So soll der genaue Status und Handlungsbedarf pro Mitarbeitenden noch transparenter und übersichtlicher dargestellt werden.

Häufige Fehlerquellen beheben

Falsche oder fehlende Steueridentifikationsnummer der Gesellschaft

Eine Anmeldung von Mitarbeitenden ist nicht möglich. Sie werden über unser Payroll-Support Team informiert, welches Sie bei der Korrektur der Nummer und der weiteren Vorgehensweise unterstützt.

Falsche oder fehlende Steueridentifikationsnummer des Mitarbeitenden

Die betroffene Person kann nicht angemeldet werden. Sie werden entweder per Aufgabe oder durch unser Payroll Support Team informiert, das Ihnen bei der Behebung des Problems behilflich ist.

Fehlende Angabe zu "Haupt- oder Nebenarbeitgeber"

Diese Information ist zwingend erforderlich, um die Anmeldung der Person vornehmen zu können. Auch hier werden Sie durch unser Payroll Support Team informiert und bei der Korrektur unterstützt.

Gesperrte ELStAM-Daten

In diesem Fall müssen die Lohnsteuerabzugsmerkmale vom Mitarbeitenden selbst eingereicht und manuell im Mitarbeitendenprofil hinterlegt werden. Sowohl der Mitarbeitende als auch die Payroll-Verantwortliche Person sind verantwortlich für die korrekte Pflege dieser Daten.