Allgemeines

Ab dem 1. Januar 2026 wird das Verfahren zur Berücksichtigung von Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung beim Lohnsteuerabzug grundlegend modernisiert. Anstelle einer Papierbescheinigung erfolgt künftig ein elektronischer Datenaustausch zwischen den privaten Versicherungsunternehmen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebenden. Ziel ist unter anderem eine Reduzierung der Bürokratie.

Hinweis:
Die Regelungen betreffen nicht die gesetzlichen Krankenversicherungen, sondern ausschließlich die private Kranken- und Pflegeversicherung.

Neuerungen ab 2026

Gesetzliche Grundlage

Die gesetzliche Grundlage bildet das BMF-Schreiben v. 3.6.2025, IV C 5 - S 2363/00047/004/136. 

Überblick

Bisher darf der Arbeitgeber Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung nur dann steuerfrei auszahlen, wenn ihm eine Bescheinigung nach § 257 SGB V vorliegt, aus der die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit hervorgehen.

Für die Berechnung der Lohnsteuer werden über die Vorsorgepauschale auch Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflegeversicherung berücksichtigt. Auch hier mussten Arbeitnehmende dem Arbeitgeber mittels einer Bescheinigung die abziehbaren Beiträge nachweisen, da ansonsten nur die Mindestvorsorgepauschale angesetzt wurde.

Ablauf des Verfahrens 

Aufgrund des hohen bürokratischen Aufwands wird es künftig einen elektronischen Datenaustausch zwischen den privaten Versicherungsunternehmen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern geben. Ab dem 1. Januar 2026 werden die bisherigen Papierbescheinigungen durch ein neues elektronisches Verfahren ersetzt, das die bereits bestehenden Dateninfrastrukturen des ELStAM-Verfahrens nutzt.

1. Übermittlung der Beitragsdaten: Die privaten Kranken- und Pflegeversicherungsunternehmen melden die relevanten Beitragsdaten direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dabei sind die Beiträge jeweils auf den nächsten vollen Euro aufzurunden und müssen dem BZSt fristgerecht bis spätestens 20. November übermittelt werden.
2. Datenprüfung und Weiterleitung: Das BZSt prüft die eingegangenen Daten und stellt sie den Arbeitgebern über das ELStAM-Verfahren als Lohnsteuerabzugsmerkmal zur Verfügung. Im Rahmen eines sogenannten Identabgleichs werden die übermittelten Daten mit den beim BZSt gespeicherten und gültigen Datensätzen abgeglichen. Die ELStAM werden den Arbeitgebern in der Regel im Dezember für das kommende Jahr bereitgestellt und gelten für das gesamte Kalenderjahr. Enthalten sind die Monatsbeiträge für das entsprechende Jahr.
3. Berücksichtigung beim Lohnsteuerabzug: Der Arbeitgeber verwendet die elektronisch übermittelten Daten direkt für den Lohnsteuerabzug. Eine Papierbescheinigung ist dadurch nicht mehr erforderlich.

Damit werden künftig also zwei neue ELStAM-Merkmale eingeführt: 

• Zum einen die Höhe der monatlichen Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung, sofern ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich ist, und 
• zum anderen die Höhe der monatlichen PKV‑Beiträge, die nach Abzug eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses für die Vorsorgepauschale relevant sind.

Hinweis:
Die neuen ELStAM-Merkmale finden sich ebenso auf dem neuen amtlichen Vordruck der Lohnsteuerbescheinigung 2026.

Für die Jahre 2026 und 2027 gilt eine Übergangsregelung. Sollten elektronische Daten aus technischen Gründen fehlerhaft oder gar nicht bereitgestellt werden, darf der Arbeitgeber noch die Papierbescheinigung anwenden.

Widerspruch gegen das Verfahren

Versicherungsnehmer können der elektronischen Übermittlung ihrer Beitragsdaten widersprechen. In diesem Fall werden die Daten nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt und können beim Lohnsteuerabzug nicht berücksichtigt werden. Eine Papierbescheinigung wird in diesem Fall nicht akzeptiert und die Berücksichtigung der Beiträge muss im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung erfolgen.