Allgemeines

Was ist die Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein amtliches Dokument, welches der Arbeitgeber bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder nach Abschluss eines Kalenderjahres jedem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen muss.

In diesem Dokument werden alle im Laufe des Jahres gezahlten Entgelte sowie die einbehaltenen Steuerbeträge und weitere steuerlich relevante Angaben aufgeführt. Diese Daten dienen als Grundlage für die Einkommensteuerveranlagung beim Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers.

Hinweis:
Eine Lohnsteuerbescheinigung ist nur dann nicht zu erstellen, wenn die Lohnsteuer ausschließlich pauschal nach den §§ 40, 40a oder 40b EStG erhoben wurde.

Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung

Die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung muss spätestens zum letzten Tag im Februar des Folgejahres erfolgen (z. B. 28.02.2026 für das Kalenderjahr 2025) und elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Seit 2023 ist hierfür ausschließlich die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) des Arbeitnehmers als zulässig. Die Übermittlung erfolgt authentifiziert über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder über das Elster-Portal. Die Pflicht zur Übermittlung gilt sowohl für unbeschränkt als auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmende.

Nach erfolgreicher Übermittlung ist zusätzlich dem Arbeitnehmer ein Ausdruck nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster der Lohnsteuerbescheinigung bereitzustellen, inklusiv des elektronisch vergebenen Transfertickets.

Mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug für das Kalenderjahr abgeschlossen, nachträgliche Änderungen sind ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich nicht mehr zulässig, es sei denn, es liegt ein gesetzlicher Änderungsgrund vor.

Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung

Die Korrektur eines fehlerhaften Lohnsteuerabzugs ist nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich nicht mehr zulässig. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat:

Wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten, kann der Arbeitgeber aus eigenen Haftungsgründen eine Anzeige beim Betriebsstättenfinanzamt erstatten. Anschließend kann das Finanzamt die Nachforderung des fehlenden Steuerabzugs beim Arbeitnehmer mittels Einkommensteuerveranlagung oder Nachforderungsbescheid veranlassen. Eine Erstattung an den Arbeitnehmer bei zu hohen Steuerabzugsbeträgen ist nur im Rahmen einer Einkommenssteuererklärung möglich.

Seit 2017 gibt es nach § 93c AO eine gesetzliche Verpflichtung, fehlerhaft übermittelte Daten in der Lohnsteuerbescheinigung zu korrigieren. Diese Pflicht gilt aber nur für Korrektur- und Stornierungsgründe, die bereits ausdrücklich geregelt sind. Eine weitgehende oder beliebige Korrektur des Lohnsteuerabzugs ist weiterhin nach § 41c (3) EStG nicht vorgesehen. Eine Korrektur ist also nur dann möglich, wenn es sich um einen Übermittlungsfehler im Datensatz handelt und der Lohnsteuerabzug selbst richtig war.

Allerdings wird es in der Regel von der Finanzverwaltung akzeptiert, wenn eine bereits elektronisch übermittelte Lohnsteuerbescheinigung auch ohne gesetzlichen Korrekturgrund bis zum Ablauf der Frist im Februar berichtigt wird (vgl. BMF-Schreiben v. 05.09.2024, IV C 5 - S 2378/19/1002 :002, BStBl 2024, 1255).

Eine Korrektur ist außerdem erlaubt, wenn beispielsweise das Übertragen der Daten aus dem Lohnkonto in die Lohnsteuerbescheinigung fehlerhaft ist. In diesem Fall muss die Korrektur mit der gleichen Identifikationsnummer wie in der ursprünglichen Bescheinigung mit dem Hinweis „Korrektur“ erfolgen. Neben der Korrektur gibt es unter bestimmten Umständen auch die Möglichkeit zur Stornierung, etwa bei fehlerhaften persönlichen Angaben oder dem falschen Jahr.

Aufbewahrungsfrist

Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet Lohnsteuerbescheinigung für jeden Arbeitnehmer sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bescheinigung erstellt wurde, aufzubewahren. Diese Frist ergibt sich aus § 41 EStG in Verbindung mit § 147 AO. Während dieser Zeit sollten die Bescheinigungen für eventuelle Betriebsprüfungen wie auch für Nachfrage durch die Finanzbehörde jederzeit zur Verfügung stehen.

Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmende existiert keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Sie sollte dennoch sorgfältig aufbewahrt werden im Falle von Rückfragen des Finanzamts oder bei Unstimmigkeiten bei der Steuererklärung. Es wird empfohlen, die Lohnsteuerbescheinigung mindestens vier Jahre aufzubewahren, da innerhalb dieses Zeitraums das Finanzamt nach § 169 (2) Nr. 2 AO noch Änderungen am Steuerbescheid vornehmen kann.

Aufbau der Lohnsteuerbescheinigung

Muster der Lohnsteuerbescheinigung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, nach Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung dem Arbeitnehmer einen Ausdruck zur Verfügung zu stellen. Dieser muss unter Angabe der Identifikationsnummer nach einem amtlich vorgegebenen Muster angefertigt werden und dem Arbeitnehmer ausgehändigt oder in elektronischer Form bereitgestellt werden.

Hinweis:
Für jede elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist eine eindeutige ID (KmID) zu erstellen, um eine eindeutige Zuordnung bei beispielsweise Korrekturen oder Stornierungen zu ermöglichen.

Persönliche Angaben des Arbeitnehmers

Als Ausgangsbasis für die Lohnsteuerbescheinigung gelten die Eintragungen im Lohnkonto durch den Arbeitgeber. Neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers (Name, Anschrift, Geburtsdatum und Identifikationsnummer) sind die im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigten ELStAM-Merkmale aufzunehmen:

die Steuerklasse und ggf. bei Steuerklasse IV der Faktor
die Zahl der Kinderfreibeträge für die Steuerklassen I bis IV
ggf. die kirchensteuerpflichtige Konfessionszugehörigkeit
ggf. der Jahresfrei- oder Hinzurechnungsbetrag
ggf. Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 Buchst.a EStG)
ggf. Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 Buchst.b EStG)

Angaben zum Arbeitgeber

Zum Arbeitgeber sind auf der Lohnsteuerbescheinigung die folgenden Angaben zu machen:

Anschrift des Arbeitgebers
die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte bzw. des Dritten, wenn dieser für den Arbeitgeber die lohnsteuerlichen Arbeitgeberpflichten übernommen hat
der Name und die Nummer des Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde

Dauer des Arbeitsverhältnisses

In der Zeile 1 ist die Dauer des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres beim Arbeitgeber einzutragen.

Zeiträume ohne Entgeltanspruch wie beispielsweise unbezahlter Urlaub unterbrechen das Dienstverhältnis nicht.

Hinweis:
Zahlt der Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sonstige Bezüge, ist der Monat, in dem der Bezug dem Arbeitnehmer zufließt, zu hinterlegen.

Die Großbuchstaben

In der Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung sind die Großbuchstaben F, FR, M, S und U zu hinterlegen.

Großbuchstabe U	Der Buchstabe U ist einzutragen, wenn an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen der Anspruch auf Arbeitsentgelt, z. B. wegen Krankheit entfallen ist. Das gilt jedoch nicht für steuerfreie Zahlungen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen, z. B. Kurzarbeitergeld oder Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.
Großbuchstabe M	Der Buchstabe M ist einzutragen, wenn der Arbeitnehmer bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit bis 60,00 € Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt bekommt. Dies erfolgt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeiten und der steuerlichen Behandlung. Bei geschäftlich veranlasster Bewirtung wird der Buchstabe M nicht bescheinigt.
Großbuchstabe F	Der Buchstabe F wird eingetragen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder einem Sammelpunkt befördert. Für diese steuerfreie Sammelbeförderung entfällt der Werbungskostenabzug für die Entfernungspauschale. Keine Eintragung von „F“ erfolgt, wenn die Beförderung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder durch steuerfreie Fahrradgestellung erfolgt. Die Anzahl der Beförderungstage muss dabei nicht angegeben werden.
Großbuchstabe S	Der Buchstabe S ist bei den Steuerklassen I–V einzutragen, wenn ein Arbeitnehmer im Kalenderjahr den Arbeitgeber gewechselt hat und der neue Arbeitgeber den Arbeitslohn aus dem vorherigen Dienstverhältnis schätzen musste. Wurde dieser frühere Arbeitslohn bei der Berechnung eines sonstigen Bezugs nicht berücksichtigt, ist „S“ in der Lohnsteuerbescheinigung zu vermerken. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer eine Einkommensteuererklärung abgeben.
Großbuchstabe FR	Der Buchstabe FR ist für französische Grenzgänger einzutragen, die in Frankreich wohnen und in Deutschland innerhalb des Grenzgebiets arbeiten. Der Arbeitgeber trägt FR1 - Sitz in Baden-Württemberg FR2 - Sitz in Rheinland-Pfalz FR3 - Sitz im Saarland ein, wenn vom Lohnsteuerabzug abzusehen ist. Hierbei muss eine Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt vorliegen.

Der Arbeitslohn und andere Arbeitgeberleistungen

Die Lohnsteuerbescheinigung enthält die folgenden steuerlich relevanten Daten, welche sich auf den Arbeitslohn beziehen:

Zeile	Bemerkung
Zeile 3	Der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn umfasst alle laufenden und einmaligen Entgelte, Entschädigungen, Abfindungen sowie steuerpflichtige Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen. Steuerfreie Bezüge (z. B. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit, Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung) und pauschal versteuerter Arbeitslohn sind nicht einzubeziehen.
Zeile 4 bis 7	In den Zeilen 4 bis 7 sind die insgesamt vom Bruttoarbeitslohn einbehaltene Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag einzutragen. Pauschalversteuerte Beträge werden nicht eingetragen. Kommt es zum Lohnsteuerjahresausgleich, sind die nach Verrechnung verbleibenden Beträge zu hinterlegen.
Zeile 8	Hier sind die im Bruttoarbeitslohn enthaltenen Versorgungsbezüge einzutragen, die durch einen Versorgungsfreibetrag begünstigt sind. Versorgungsbezüge sind laufende oder einmalige Zahlungen, die Arbeitnehmer nach dem Ende ihres aktiven Arbeitsverhältnisses als Alters-, Invaliditäts- oder Hinterbliebenenversorgung erhalten, wie zum Beispiel Betriebsrenten oder Sterbegelder.
Zeile 9	(neu ab 2025) Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind in der Zeile 9 einzutragen. Der Betrag muss in der Zeile 3 zu bescheinigende Bruttoarbeitslohn enthalten sein. Zusätzlich muss in der Zeile 30 das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns angegeben werden.
Zeile 10	(neu ab 2025) In der Zeile 10 ist der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (z. B. Abfindungen) ohne Anwendung der Fünftelregelung anzugeben.
Zeile 15 und 15a	In der Zeile 15 sind alle steuerfreien Leistungen einzutragen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen. Dazu gehören u. a.: Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz Ab 2025 ist das in der Zeile 15 enthaltene Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld zusätzlich in der neuen Zeile 15a gesondert einzutragen.
Zeile 16a und 16b	Hier ist der steuerfreie Arbeitslohn bei Auslandstätigkeit nach den Vorschriften des Doppelbesteuerungsabkommens (Zeile 16a) oder des Auslandstätigkeitserlasses (Zeile 16b) zu hinterlegen.
Zeile 17	In Zeile 17 sind auf die Entfernungspauschale anrechenbare steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse und Sachbezüge für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einzutragen. Die Steuerbefreiung gilt nur für Fahrten im Linienverkehr und für Privatfahrten im öffentlichen Personennahverkehr, nicht für Taxis, Mietwagen oder Pkw. Die Beträge mindern die Entfernungspauschale als Werbungskosten. Für steuerfreie Sammelbeförderung wird kein Betrag eingetragen, sondern der Buchstabe „F“ in Zeile 2 vermerkt.
Zeile 18	Hier sind alle pauschal mit 15 % besteuerten Arbeitgeberleistungen (Sachbezüge und Zuschüsse) einzutragen. Dazu gehört beispielsweise die Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die auf die als Werbungskosten abzugsfähige Entfernungspauschale anzurechnen sind.
Zeile 20 und 21	In der Zeile 20 sind alle steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit und in der Zeile 21 alle steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung einzutragen, sofern die Leistungen im Lohnkonto aufgezeichnet werden.
Zeile 22 und 23	Hier sind Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Rentenversicherung und zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen getrennt einzutragen. Für geringfügig Beschäftigte sind die Beiträge ebenfalls zu bescheinigen, sofern keine Pauschalbesteuerung erfolgt. Bei Firmenzahlern wird der Zuschuss des Arbeitgebers in 22b und der Arbeitnehmeranteil in 23b bescheinigt; bei Selbstzahlern ist nur der Arbeitgeberzuschuss in 22b einzutragen.
Zeile 24	Hier werden steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung eingetragen: 24a: Zuschüsse zur gesetzlichen Krankenversicherung (freiwillig Versicherte) 24b: Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung 24c: Zuschüsse zur Pflegeversicherung Auch Zuschüsse bei Kurzarbeitergeld und an ausländische Versicherungen sind hier einzutragen. Keine Eintragung für Pflichtversicherte.
Zeile 25 und 26	In Zeile 25 und 26 sind die Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung (inklusive Zusatzbeitrag) und zur Pflegeversicherung einzutragen – jeweils in voller Höhe, wenn der Arbeitgeber die Beiträge direkt an die Kasse abführt (Firmenzahler). Bei Selbstzahlern erfolgt keine Eintragung.
Zeile 27	Hier sind die Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung zu hinterlegen.
Zeile 28	In dieser Zeile ist der beim Lohnsteuerabzug berücksichtigte Teilbetrag der Vorsorgepauschale für Beiträge zur privaten Basis-Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung einzutragen, einschließlich einer ggf. berücksichtigten Mindestvorsorgepauschale. Beiträge an ausländische Versicherungen sind nicht einzutragen. Diese Zeile entfällt ab dem 01.01.2026 aufgrund der Abschaffung der Mindestvorsorgepauschale.
Zeile 29	In Zeile 29 ist die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag einzutragen: das Zwölffache des ersten vollen Monatsbezugs plus voraussichtliche Sonderzahlungen und alle zusätzlich gewährten geldwerten Vorteile (z. B. Fahrtkostenzuschüsse, Firmenwagen, Rabatte, verbilligte Wohnung, Beihilfen).
Zeile 30	in dieser Zeile ist das maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns aus Zeile 9 einzutragen.
Zeile 31	In Zeile 31 ist bei unterjähriger Zahlung laufender Versorgungsbezüge der erste und letzte Monat (zweistellig mit Bindestrich, z. B. „02–12“) einzutragen. Dies gilt auch bei unterjährigem Wechsel des Versorgungsträgers.
Zeile 32	Hier sind Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen einzutragen, wenn sie als sonstiger Bezug versteuert wurden. Die Beträge müssen zusätzlich in den Zeilen 3 und 9 enthalten sein.
Zeile 34	Für Betriebsrenten an in der Türkei ansässige Arbeitnehmer darf Deutschland nur Beträge über 10.000 € brutto mit maximal 10 % besteuern. Der Freibetrag von 10.000 € wird um Versorgungsfreibetrag, Zuschlag und den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (102 €) gekürzt. In Zeile 34 der Lohnsteuerbescheinigung 2025 ist der verbrauchte Freibetrag einzutragen.

Folgen von fehlenden oder fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigungen

Haftung für Steuerausfälle

Der Arbeitgeber haftet für die Einkommenssteuer (Lohnsteuer), wenn diese infolge fehlerhafter oder unvollständiger Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung zu niedrig ausfällt. Maßgeblich ist hierfür § 42d (1) Nr. 3 EStG, der eine Haftung bei unrichtigen Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung anordnet.

Die Haftung umfasst zudem auch Steuerausfälle, in denen wegen einer unzutreffenden Lohnsteuerbescheinigung im Zuge der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers eine zu geringe Steuer festgesetzt wird.

Unterbleibt die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung vollständig und führt dies dazu, dass beim Arbeitnehmer zu wenig Einkommenssteuer festgesetzt wird, kann ebenso eine Haftung des Arbeitgebers nach § 42d (1) EStG erfolgen.

Nachmelde- und Berichtigungspflichten

Werden Unstimmigkeiten festgestellt, sind die Bescheinigungsdaten zu berichtigen und anschließend erneut an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Die Pflicht zur Erstellung einer inhaltlich korrekten Bescheinigung ergibt sich aus § 41b (1) S. 2 EStG, wonach die im Lohnkonto aufgezeichneten Werte zu übermitteln sind, in Verbindung mit § 41 (1) EStG sowie § 4 LStDV, die das Lohnkonto als maßgebliche Datenquelle bestimmt. Für unrichtige oder unvollständige Angaben kann zudem eine Haftung nach § 42d (1) Nr. 3 EStG ausgelöst werden.

Bis zur Ausstellung bzw. Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist der Arbeitgeber zudem verpflichtet, einen offensichtlich fehlerhaften Lohnsteuerabzug noch im laufenden Verfahren zu korrigieren. Rechtsgrundlage bildet hier § 41c EStG. Wird diese Berichtigung unterlassen, ist der unzutreffende Abzug unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen, um den Haftungsausschluss nach § 42d (1) Nr. 1 EStG i. V. m. § 41c (4) EStG zu erreichen. Unterbleibt auch diese Anzeige, kann der Arbeitgeber für die daraus resultierende Nachforderung nach § 42d EStG in Anspruch genommen werden.

Wurde die Bescheinigung fristgerecht bis Ende Februar an das zuständige Finanzamt übermittelt und zeigt sich erst im Nachhinein ein Fehler, so ist eine Berichtigung gemäß § 41b (1) S. 2 EStG i. V. m. den ELSTER-Verfahrensgrundsätzen auch nach Ablauf der Übermittlungsfrist zulässig und verpflichtend. Die Korrektur hat sofort und ohne schuldhafte Verzögerung zu erfolgen. Hat der Arbeitnehmer auf Grundlage der fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigung bereits eingereicht, kann er, je nach Verfahrensstand, eine korrigierte Einkommensteuererklärung abgeben, Einspruch gegen den Bescheid einlegen oder bei bereits erfolgtem Bescheid eine Änderung nach § 173 AO beantragen.

Rechte des Arbeitnehmers und arbeitsrechtliche Konsequenzen

Der Arbeitnehmer hat aus dem Arbeitsverhältnis heraus einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung richtig und vollständig erstellt, an den Arbeitnehmer aushändigt und gleichermaßen an das zuständige Finanzamt übermittelt. Ebenso besteht ein Anspruch seitens des Arbeitnehmers, dass eine fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung korrigiert wird. Der Erfüllungsanspruch stützt sich auf § 241 (1) BGB in Verbindung mit dem Arbeitsvertrag sowie § 41b EStG.

Kommt der Arbeitgeber seiner Verpflichtung nicht nach, kann der Arbeitnehmer die Erstellung bzw. die Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung vor dem Arbeitsgericht einklagen, da es sich um eine arbeitsrechtliche Streitigkeit aus dem Arbeitsverhältnis handelt. Bleibt die Ausstellung oder Übermittlung aus, wird dadurch die Abgabe der Einkommenssteuererklärung erschwert. Entsteht dem Arbeitnehmer hierdurch ein konkreter Vermögensschaden, weil beispielsweise Steuererstattungen nicht rechtzeitig umgesetzt werden können oder Säumniszuschläge anfallen, besteht gegebenenfalls ein Anspruch auf Schadensersatz nach §§ 280 ff. BGB.

Praktische Einordnung für den Arbeitgeber

Eine nicht erstellte, fehlerhafte oder verspätet ausgestellte und elektronisch übermittelte Lohnsteuerbescheinigung stellt eine Pflichtverletzung des Arbeitgebers dar. Es droht eine Haftung des Arbeitgebers, wenn es zu einer Verkürzung der Lohn- bzw. Einkommensteuer oder unzutreffenden Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung kommt. Arbeitsrechtlich hat der Arbeitnehmer einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch auf Erstellung oder, falls erforderlich, Berichtigung der Lohnsteuerbescheinigung. Treten darüber hinaus Folgeschäden ein, kann zudem Schadensersatz in Betracht gezogen werden.

Praktische Einordnung für Personio

Personio unterliegt keiner unmittelbaren Haftung nach § 42d EStG, da diese Vorschrift ausschließlich gegenüber dem Arbeitgeber greift. Allerdings können Kunden Schäden, die auf nachweisbare Systemfehler zurückzuführen sind, zivilrechtlich im Rahmen des §§ 280 ff. BGB gegenüber Personio geltend machen, etwa weil es aufgrund eines Bugs fehlerhafte Daten an das ELSTER übermittelt wurden und der Arbeitgeber deswegen gegenüber dem Finanzamt haftet. Zusätzlich entsteht ein erhebliches Reputationsrisiko, da Fehler in der Lohnsteuerbescheinigung den Arbeitnehmer unmittelbar treffen und dadurch ein öffentlicher Druck entsteht, der sich unmittelbar auf Personio auswirkt.

Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung und laufende Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers

Die Handlungsoptionen bei einer Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung richten sich nach dem aktuellen Verfahrensstand der Einkommensteuerveranlagung.

Es wurde noch keine Steuererklärung abgegeben

Der Arbeitgeber übermittelt die berichtigte Lohnsteuerbescheinigung elektronisch über ELSTER an das zuständige Finanzamt. Daraufhin erstellt der Arbeitnehmer eine Einkommenssteuererklärung auf Grundlage der korrigierten Werte. Hierbei besteht kein weiterer Handlungsbedarf.

Steuererklärung wurde abgegeben, aber es wurde noch kein Bescheid erstellt.

Zwar geht mit der elektronischen Übermittlung die korrigierte Lohnsteuerbescheinigung beim Finanzamt ein, sie wird jedoch häufig nicht automatisch in ein laufendes Verfahren übernommen. Damit die Werte vor Erlass des Bescheids berücksichtigt werden, muss der Arbeitnehmer aktiv werden und das Finanzamt auf die korrigierte Lohnsteuerbescheinigung hinweisen.

Steuerbescheid liegt bereits vor

eine nachgereichte oder korrigierte Lohnsteuerbescheinigung ändert einen bereits ausgestellten Bescheid nicht automatisch. Der Arbeitnehmer muss gemäß § 347 AO i. V. m. § 355 AO innerhalb eines Monats Einspruch einlegen und dabei auf die berichtigte Bescheinigung hinweisen. Nach Ablauf der Frist wird der Bescheid bestandskräftig und damit ist eine Änderung nur noch unter bestimmten Voraussetzungen zulässig:

Führt die Korrektur zu einer Erstattung, kommt eine Änderung nach § 173 (1) Nr. 2 AO in Betracht, da den Arbeitnehmer bei einem Fehler durch den Arbeitgeber keine Schuld trifft.
Kommt es zu einer Nachzahlung, kann das Finanzamt gemäß § 173 (1) Nr. 1 AO ändern und die Steuern nachfordern, unabhängig davon, wer den Fehler verursacht hat.

In beiden Fällen muss der Arbeitnehmer eigenständig aktiv werden und beim zuständigen Finanzamt einen Änderungsantrag stellen.

Hinweis:
Eine Verrechnung im Folgejahr ist ausgeschlossen, da die Einkommenssteuer gemäß § 2 (7) EStG strikt jahresbezogen veranlagt wird. Die absolute Grenze bildet die vierjährige Festsetzungsverjährung. Es gibt keine Untergrenze, allerdings sieht das Finanzamt bei Beträgen unter 10,00 € regelmäßig von einer Festsetzung ab.

Beispiel

Der Arbeitnehmer hat seine Steuererklärung unmittelbar nach Erhalt seiner Lohnsteuerbescheinigung gemacht. Das Finanzamt hat die Steuererklärung unmittelbar bearbeitet und einen Bescheid erstellt. Erst Ende April wurde eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung erstellt und versandt:

1. März: Der Arbeitnehmer reicht die Steuererklärung ein, auf Basis von fehlerhaften Werten
Mitte März: Das Finanzamt bearbeitet die Steuererklärung
Ende März: Das Finanzamt erstellt den Steuerbescheid.
Ende April: Der Arbeitgeber erstellt und übermittelt eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung

Der Arbeitnehmer hätte mit der korrigierten Lohnsteuerbescheinigung eine Erstattung vom Finanzamt erhalten.

Variante A: Ist der Bescheid noch keinen Monat alt, kann der Arbeitnehmer einen formlosen Einspruch gegen den Steuerbescheid einreichen.

Variante B: Ist die Einspruchsfrist von einem Monat bereits abgelaufen, so muss der Arbeitnehmer einen Änderungsantrag beim Finanzamt stellen und sich auf § 173 (1) Nr.2 AO berufen. Mit Hinweis, dass ihm der Fehler nicht bekannt war und das Verschulden beim Arbeitgeber liegt, ist hier eine Änderung möglich.

In beiden Fällen erhält der Arbeitnehmer eine Erstattung durch das Finanzamt.

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