Dieser Artikel gibt Ihnen eine Einführung in den Reiter Dokumente im Bereich Lohnbuchhaltung von Personio Payroll. Im Reiter Dokumente finden Sie alle Ihre Abrechnungsdokumente an einem Ort. Hier können Sie:
- Dokumente anzeigen und herunterladen: Sie können Arbeitgeber- und Mitarbeitendendokumente, die für die monatliche Lohnbuchhaltung relevant sind, sowie andere Lohnbuchhaltungsdokumente anzeigen und herunterladen.
- Dokumente sortieren und filtern: Verwenden Sie die Sortier- und Filteroptionen links über der Tabelle, um sie nach Ihren Wünschen anzupassen, z. B. nach Dokument, Art oder Status.
- Vordefinierte Ansichten verwenden: Verwenden Sie vordefinierte Ansichten, um sich auf verschiedene Informationen wie Entgeltabrechnungen und Lohnbuchhaltungsdokumente zu konzentrieren oder alle Dokumente anzuzeigen.
Dokumentenstatus und Vorschau
Vor Abrechnungsfreigabe können Sie einzelne Dokumente in der Vorschau ansehen. Nach der Freigabe sind alle Dokumente vollständig zugänglich. Die Dokumentstatus umfassen:
| Status | Erklärung |
| Nicht verfügbar | Das Dokument ist derzeit nicht verfügbar. |
| Entwurf | Die Abrechnung ist noch nicht freigegeben. Dokumente sind noch im Entwurf. |
| Finale Ausfertigung |
|
| Freigegeben | Die Entgeltbescheinigung ist für Mitarbeitende unter Mitarbeitendenprofil Dokumente verfügbar. |
Dokumente eines offenen Abrechnungszeitraums herunterladen
Sie können einzelne Dokumente aus der Vorschau innerhalb eines offenen Abrechnungszeitraums herunterladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung Dokumente und wählen Sie den gewünschten offenen Abrechnungszeitraum aus.
- Klicken Sie auf ein Dokument im Status Entwurf, um es zu öffnen.
- Klicken Sie auf den Button zum Herunterladen oben rechts.
Tipp:
Sie können auch einzelne Entgeltabrechnungen, sowohl in der Vorschau- als auch in der finalen Version, herunterladen, indem Sie das Dokument unter dem Reiter Personen in der Detailansicht eines Mitarbeiters öffnen.
Alle Dokumente eines freigegebenen Abrechnungszeitraums herunterladen
Um alle Dokumente eines bereits freigegebenen Abrechnungszeitraums herunterzuladen, gehen Sie vor, wie folgt:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Dokumente und wählen Sie den gewünschten freigegebenen Abrechnungszeitraum aus.
- Klicken Sie oben rechts auf Alle herunterladen.
Alle Dokumente des Abrechnungszeitraums werden in einer .zip-Datei heruntergeladen.
Ausgewählte Dokumente eines freigegebenen Abrechnungszeitraums einzeln oder in einem Schritt herunterladen
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Dokumente und wählen Sie den gewünschten freigegebenen Abrechnungszeitraum aus.
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, um bestimmte Dateien auszuwählen. Um alle sichtbaren Dokumente in einer gefilterten Ansicht auszuwählen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift.
- Klicken Sie oben in der Liste auf Auswahl herunterladen.
Die ausgewählten Dokumente werden in einer .zip-Datei heruntergeladen.
Übersicht Arbeitgeberdokumente
Folgende Arbeitgeberdokumente sind derzeit verfügbar:
| Name | Erklärung | Erstellungsbasis |
| Brutto-Netto-Bericht (Monat) |
Übersicht über die Lohnabrechnung mehrerer Mitarbeitender:
|
monatlich/ad hoc |
| Brutto-Netto-Bericht (Jahr) |
Übersicht über die Lohnabrechnung mehrerer Mitarbeitender:
|
jährlich |
| Entgeltabrechnungen (Archiv) | Sammlung der Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeitenden für den jeweiligen Abrechnungszeitraum in einem Dokument zusammengefasst. | monatlich |
| SEPA Löhne/Gehälter |
Bankdateiformat, das bargeldlose Zahlungen durch Hochladen auf die Bankschnittstelle ermöglicht. Beachten Sie unseren Hinweis zu Versionen über der Tabelle. |
monatlich |
| SEPA Steuern & Beiträge |
Bankdateiformat, das bargeldlose Zahlungen durch Hochladen auf die Bankschnittstelle ermöglicht. Beachten Sie unseren Hinweis zu Versionen über der Tabelle. |
monatlich |
| SEPA Sozialversicherung |
Bankdateiformat, das bargeldlose Zahlungen durch Hochladen auf die Bankschnittstelle ermöglicht. Beachten Sie unseren Hinweis zu Versionen über der Tabelle. |
monatlich |
| Lohnkonto | Übersicht über alle steuer- und sozialversicherungspflichtigen Entgelte pro Mitarbeiter, inklusive Arbeitgeberbeiträge und Abwesenheit. | monatlich |
| Buchhaltungsbericht (BUBE) | Buchhaltungsbericht für die Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens, um entgeltabrechnungskosten zu verbuchen. | monatlich/jährlich |
| EXTF-Buchungsstapel | DATEV-Buchhaltungsbericht für die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens im Format der DATEV-Anwendung. | monatlich/jährlich |
| SV-Beitragsabrechnung | Nachweis über Sozialversicherungsbeiträge zur Abgabe pro Krankenkasse und pro Gesellschaft. |
monatlich |
| Beitragsabrechnung | Basierend auf der Krankenkasse. Es handelt sich um eine erweiterte Version des SBNW, die Angaben zum Krankenversicherer, Korrekturen der Sozialversicherungsbeiträge und monatliche Beiträge enthält. | monatlich |
|
UV-Einkommensbericht (für Teilnehmende am Pilot für Personio Payroll) |
Jährlicher Unfallversicherungsbericht auf Ebene des Unfallversicherungsträgers mit allen Angaben zu den Unfallversicherungsbeiträgen. | Jährlich oder im Fall einer Beendigung der Nutzung von Personio Payroll. |
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UV-Jahresbericht (für Teilnehmende am Pilot für Personio Payroll) |
Jährliches Unfallversicherungskonto mit Aufschlüsselung der monatlichen Werte pro Mitarbeiter (ähnlich der UVBA). | Jährlich oder im Fall einer Beendigung der Nutzung von Personio Payroll. |
| Lohnsteuer-Anmeldung | Nachweis über abgeführte Steuerbeträge zur Abgabe beim Finanzamt pro Unternehmen. | monatlich |
| SVBA-Dokument | Sozialversicherungsnachweis für Bauarbeiter (Sozialkassen der Bauwirtschaft, SOKA-BAU). | monatlich |
| monatliches Lohnjournal | monatlicher Gesamtbericht über alle in der Abrechnungsperiode ausgezahlten Entgeltbestandteile | monatlich |
Übersicht Arbeitnehmerdokumente
Für Mitarbeitende stehen folgende Dokumente zur Verfügung:
| Name | Erklärung | Erstellungsbasis |
| Entgeltabrechnung | Übersicht der Brutto- und Netto-Bezüge und Stammdaten eines Arbeitnehmers pro Monat (Entgeltnachweis). | monatlich/ad hoc |
| SV-Meldebescheinigung | Meldebescheinigung für jede gesendete DEÜV-Nachricht mit allen Informationen, die der Versicherung übermittelt wurden. | ad hoc |
Tipp:
Entgeltabrechnungen verwalten:
- Vorschau und Download der Entgeltabrechnungen einzeln vor Freigabe der Abrechnung.
- Bei Freigabe der Lohnbuchhaltung können Sie das Datum wählen, an dem die Entgeltabrechnung für Mitarbeitende im Reiter Dokumente des Mitarbeitendenprofils verfügbar ist.
- Nach der Freigabe können Sie auch alle Entgeltabrechnungen gesammelt im Reiter Dokumente herunterladen.
Weitere Informationen
- Weitere Informationen zum Bereich Lohnbuchhaltung in Personio Payroll.
- Weitere Informationen zum Dokument Entgeltabrechnung.