Verwenden Sie diesen Artikel, um Probleme bei der Zeiterfassung durch Mitarbeitende in Personio zu beheben. Er behandelt zwei häufige Problembereiche:

• Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit auf eine Weise erfassen, die eigentlich nicht möglich sein sollte. Beispiel: Sie können ihren Arbeitsbeginn oder ihr Arbeitsende erfassen, wenn sie das nicht tun sollten.
• Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit nicht ordnungsgemäß erfassen.

In den einzelnen Abschnitten wird mit klaren Schritten erklärt, was zu überprüfen ist und wie die Einstellungen angepasst werden müssen, damit die beabsichtigte Zugriffsebene erreicht wird.

Bevor Sie beginnen

• Die in diesem Artikel genannten Schritte können nur Personio Admins durchführen.
• Notieren Sie sich, welche Mitarbeitenden betroffen sind und welche Mitarbeitendenrollen diese Personen ausüben.
• Wenn einem Mitarbeiter mehrere Rollen zugewiesen sind, ist zu beachten, dass die Rolle mit den umfassendsten Berechtigungen angewendet wird. Planen Sie die Überprüfung jeder relevanten Rolle.

Während der Problembehebung

• Notieren Sie sich für den Fall, dass Sie Ihre Änderungen wieder rückgängig machen müssen, welche Einstellungen Sie bearbeiten.
• Wählen Sie in einer betroffenen Rolle einen Testmitarbeiter, um die Ergebnisse schnell überprüfen zu können.

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit auf eine Weise erfassen, die eigentlich nicht möglich sein sollte

Mitarbeitende können die erfasste Zeit in ihrem Reiter Anwesenheiten bearbeiten, obwohl sie dazu nicht berechtigt sein sollten.

Um die Zeit über ihr Profil erfassen zu können, benötigen Mitarbeitende die Vorschlagsberechtigung für ihre Anwesenheitsdaten. Bis vor Kurzem bedeutete dies auch, dass sie im Reiter Anwesenheiten Änderungen an ihren Zeiteinträgen vorschlagen konnten. Ab sofort ist es jedoch möglich, die Zeiterfassungsrichtlinie anzupassen und Mitarbeitende daran zu hindern, ihre Zeiteinträge im Reiter Anwesenheiten manuell zu bearbeiten. Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeitende vergangene oder zukünftige Zeiteinträge bearbeiten, wenden Sie Einschränkungen für Zeiteinträge an.

Mitarbeitende können das Widget zum Erfassen von Arbeitsbeginn und -ende anzeigen, obwohl sie das nicht sollten.

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten. 
3. Klicken Sie auf Zeiterfassung.
4. Ermitteln Sie die den betroffenen Mitarbeitenden zugewiesene Zeiterfassungsrichtlinie und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
5. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Richtlinie bearbeiten.
6. Deaktivieren Sie die Option Live-Erfassung (Arbeitsbeginn/-ende erfassen).  

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit über ein gemeinsam genutztes Gerät erfassen, obwohl sie dazu nicht in der Lage sein sollten

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten. 
3. Klicken Sie auf Zeiterfassung.
4. Ermitteln Sie die den betroffenen Mitarbeitenden zugewiesene Zeiterfassungsrichtlinie und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
5. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Richtlinie bearbeiten.
6. Deaktivieren Sie unter Live-Erfassung (Arbeitsbeginn/-ende erfassen) die Option Eingangs-App. (Sie müssen die Live-Erfassung aktiviert haben, um diese Option überhaupt sehen zu können.) 

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit nicht ordnungsgemäß erfassen

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit im Reiter Anwesenheiten oder in der mobilen App nicht erfassen

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf die entsprechende Mitarbeitendenrolle und dann auf Berechtigungen.
4. Scrollen Sie nach unten zu Anwesenheitsdaten und stellen Sie sicher, dass unter Vorschlagen die Option Eigene ausgewählt ist.

Mitarbeitende können das Widget zum Erfassen von Arbeitsbeginn und -ende nicht verwenden

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf die entsprechende Mitarbeitendenrolle und dann auf Berechtigungen.
4. Scrollen Sie nach unten zu Anwesenheitsdaten und stellen Sie sicher, dass unter Vorschlagen die Option Eigene ausgewählt ist.
5. Klicken Sie zweimal auf den Pfeil in der oberen linken Ecke, um zu den Einstellungen zurückzukehren, und klicken Sie dann auf Anwesenheiten > Zeiterfassung.
6. Ermitteln Sie die den betroffenen Mitarbeitenden zugewiesene Zeiterfassungsrichtlinie und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
7. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Richtlinie bearbeiten.
8. Vergewissern Sie sich, dass die Option Live-Erfassung (Arbeitsbeginn/-ende erfassen) aktiviert ist.

Mitarbeiter können kein gemeinsam genutztes Gerät verwenden

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf die entsprechende Mitarbeitendenrolle und dann auf Berechtigungen.
4. Scrollen Sie nach unten zu Anwesenheitsdaten und stellen Sie sicher, dass unter Ansicht die Option Eigene ausgewählt ist.
5. Klicken Sie zweimal auf den Pfeil in der oberen linken Ecke, um zu den Einstellungen zurückzukehren, und klicken Sie dann auf Anwesenheiten > Zeiterfassung.
6. Ermitteln Sie die den betroffenen Mitarbeitenden zugewiesene Zeiterfassungsrichtlinie und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
7. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Richtlinie bearbeiten.
8. Vergewissern Sie sich, dass unter Live-Erfassung (Ein-/Ausstempeln) die Option Eingangs-App aktiviert ist. (Sie müssen die Live-Erfassung aktiviert haben, um diese Option überhaupt sehen zu können.)
9. Gehen Sie zurück zu den Einstellungen und dann zu Anwesenheiten > Eingangs-App-Geräte.
10. Stellen Sie sicher, dass das von den Mitarbeitenden verwendete Gerät korrekt gekoppelt ist. Wenn nicht, koppeln Sie das Gerät erneut. 

Die Adresse der Eingangs-App lässt sich im Browser nicht öffnen

Falls die URL der Eingangs-App im Browser nicht geöffnet werden kann:

1. Löschen Sie das Gerät aus der Liste.
2. Fügen Sie das Gerät erneut hinzu, um einen neuen Kopplungscode zu generieren.
3. Verbinden Sie das Gerät mit einem anderen WLAN-Netzwerk, oder nutzen Sie eine mobile Datenverbindung, und öffnen Sie dann die URL der Eingangs-App erneut.
4. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Kopplung mit dem neuen Code abzuschließen.