Beim Erstellen und Hochladen von Dokumentvorlagen können verschiedene Fehler auftreten, die die ordnungsgemäße Funktion der Vorlagen stören. Diese Probleme können dazu führen, dass das automatische Ausfüllen von Vorlagen nicht richtig funktioniert, Fehlermeldungen angezeigt werden oder es bei der Dokumentenerstellung zu Fehlern kommt. Dieser Artikel enthält Schritte zum Beheben häufiger Probleme mit Platzhaltern und Vorlagen.
Bevor Sie beginnen
Um Probleme mit Dokumentvorlagen zu beheben, müssen Sie Zugriff auf den Abschnitt „Dokumente“ in Personio haben und Dokumentvorlagen erstellen oder bearbeiten können.
Zum Bearbeiten einer Dokumentvorlage müssen Sie die Originaldatei bearbeiten und erneut in Personio hochladen.
Änderungen an Vorlagen wirken sich auf alle zukünftigen Dokumente aus, die aus diesen Vorlagen erstellt werden. Vorhandene Dokumente bleiben unverändert.
Formatierung Ihrer Platzhalter überprüfen
Fall:
Ihre Platzhalter funktionieren nicht richtig oder Sie erhalten Fehlermeldungen zu Variablen-Trennzeichen, wenn Sie versuchen, Ihre Vorlage zu verwenden.
Mögliche Lösung:
Falsche Sonderzeichen sind die häufigste Ursache für Fehler in Platzhaltern. Jeder Art von Platzhalter erfordert eine bestimmte Klammerformatierung, um ordnungsgemäß zu funktionieren.
- Überprüfen Sie jeden Platzhalter in Ihrer Vorlage.
- Vergewissern Sie sich, dass voreingestellte Attribut-Platzhalter doppelte geschweifte Klammern verwenden: {{placeholder_name}}.
- Überprüfen Sie, dass individuelle Attribut-Platzhalter ebenfalls doppelte geschweifte Klammern verwenden: {{Custom Placeholder Name}}.
- Überprüfen Sie, ob die Platzhalter für Textblöcke doppelte eckige Klammern verwenden: [[placeholder content]].
- Stellen Sie sicher, dass Platzhalter für Geschlechts-Variablen doppelte senkrechte Striche verwenden: ||Male|Female|Diverse|Undefined||.
- Stellen Sie sicher, dass es für jede öffnende Klammer eine entsprechende schließende Klammer gibt.
Dateiformat überprüfen
Problem:
Beim Versuch, Ihre Vorlage hochzuladen, erhalten Sie eine Fehlermeldung oder das Hochladen schlägt ohne ersichtlichen Grund fehl.
Mögliche Lösung:
Beim Hochladen von Vorlagen treten häufig Fehler auf, wenn das Dateiformat vom Dokumentensystem von Personio nicht unterstützt wird.
- Überprüfen Sie, ob Ihre Vorlagendatei in einem unterstützten Format gespeichert ist.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei eine dieser Erweiterungen verwendet: .DOCX, .DOTX, .ODT oder .OTT.
- Wenn Ihre Datei ein anderes Format hat, öffnen Sie sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm.
- Speichern Sie die Datei in einem der unterstützten Formate neu ab.
- Versuchen Sie, die neu gespeicherte Datei auf Personio hochzuladen.
Eingebettete Bilder optimieren
Problem:
Ihre Vorlagendatei wird in einem PDF-Viewer nicht korrekt angezeigt.
Mögliche Lösung:
Eingebettete Bilder können bei der Anzeige von Dokumenten in einem PDF-Viewer Probleme verursachen.
- Komprimieren oder löschen Sie die zugeschnittenen Teile eines Bilds:
- Zugeschnittene Bereiche eines Bilds löschen (zum Ende des Artikels scrollen)
- Alle Bildbearbeitungsdaten löschen (zum Ende des Artikels scrollen)
- Ersetzen Sie jedes Bild im PDF-Format durch eine PNG-Datei.
- Wenn Sie die Dateien nicht ersetzen können, stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien vor dem erneuten Hochladen reduziert werden. Wenn Sie nicht sicher sind, wie das mit der Software funktioniert, die Sie zum Erstellen der Datei verwendet haben, drucken Sie die PDF-Datei über einen PDF-Drucker.
Problematische Elemente von Dokumenten entfernen
Problem:
Ihre Vorlagendatei hat das richtige Format, aber das Hochladen schlägt trotzdem fehl oder führt zu Fehlermeldungen.
Mögliche Lösung:
Bestimmte Elemente von Dokumenten können das Hochladen von Vorlagen stören und Fehler verursachen.
- Öffnen Sie die Vorlagendatei in Ihrem Textverarbeitungsprogramm.
- Suchen Sie nach Kopfzeilen in Ihrem Dokument und entfernen Sie sie.
- Entfernen Sie alle eventuell vorhandenen Fußzeilen.
- Löschen Sie alle in die Vorlage eingebetteten Bilder. Wenn Sie die Bilder behalten müssen, optimieren Sie sie.
- Entfernen oder vereinfachen Sie komplexe Tabellen im Dokument.
- Speichern Sie die geänderte Vorlagendatei.
- Versuchen Sie nach dem Entfernen aller Elemente noch einmal, die Vorlage hochzuladen.
- Wenn das Hochladen nach dem Entfernen eines bestimmten Elements gelingt, hat dieses Element das Problem verursacht.
Platzhalter-Formatierung überprüfen
Problem:
Das Hochladen gelingt, Ihre Vorlage funktioniert aber nicht richtig, oder Sie erhalten Fehlermeldungen zu Platzhaltern.
Mögliche Lösung:
Probleme mit der Platzhalter-Formatierung können zu Problemen beim Hochladen führen oder die ordnungsgemäße Funktion der Vorlagen nach dem Hochladen verhindern.
- Überprüfen Sie alle Platzhalter in Ihrer Vorlage auf korrekte Formatierung.
- Überprüfen Sie, ob Attribut-Platzhalter doppelte geschweifte Klammern verwenden: {{placeholder_name}}.
- Vergewissern Sie sich, dass die Platzhalter für Textblöcke doppelte eckige Klammern verwenden: [[content]].
- Stellen Sie sicher, dass die Geschlechts-Variablen das richtige Format haben: ||Male|Female|Diverse|Undefined||.
- Vergewissern Sie sich, dass es für jede öffnende Klammer eine entsprechende schließende Klammer gibt.
- Entfernen Sie alle Platzhalter, die mit Zahlen beginnen oder nur Zahlen enthalten.
- Speichern Sie Ihre korrigierte Vorlage und versuchen Sie noch einmal, sie hochzuladen.
Rechtschreibung sowie Groß- und Kleinschreibung der Platzhalter überprüfen
Problem:
Ihre individuellen Attribut-Platzhalter werden als Freitextfelder angezeigt und nicht automatisch ausgefüllt, oder Platzhalter werden in der Dokumentvorschau leer angezeigt.
Mögliche Lösung:
Platzhalternamen müssen genau mit den entsprechenden Attributen in Personio übereinstimmen, einschließlich Rechtschreibung sowie Groß- und Kleinschreibung.
- Gehen Sie in Personio zu den Attributen Ihres Mitarbeitendenprofils.
- Vergleichen Sie die genauen Attributnamen mit Ihrem Platzhaltertext.
- Achten Sie bei vordefinierten Platzhaltern darauf, dass Sie Kleinbuchstaben und Unterstriche verwenden (z. B. {{first_name}}, nicht {{First_Name}}).
- Passen Sie bei individuellen Attributen die Groß- und Kleinschreibung von Personio genau an (z. B. {{Name Bank}}, {{IBAN}}).
- Überprüfen Sie, ob die individuellen Platzhalternamen in derselben Sprache wie Ihr Personio Account geschrieben sind.
- Stellen Sie sicher, dass für Signatur-Platzhalter im gesamten Dokument eine einheitliche Rechtschreibung sowie Groß- und Kleinschreibung verwendet wird (@@signer@@ vs. @@Signer@@).
- Stellen Sie sicher, dass Platzhalter nicht mit Zahlen beginnen oder nur Zahlen enthalten.
Inkompatible Zeichen entfernen
Fall:
Ihre Vorlagenvorschau zeigt Fehler oder die Vorlage funktioniert nach dem Hochladen nicht richtig.
Mögliche Lösung:
Bestimmte Sonderzeichen in mehrzeiligen Textfeldern können zu Fehlfunktionen der Vorlage führen.
- Überprüfen Sie Ihre Vorlage auf problematische Zeichen wie "", ;, `, ', ä, ö, ü, … oder •.
- Überprüfen Sie diese Zeichen in mehrzeiligen Feldern in den Mitarbeitendenprofile, die diese Vorlage verwenden.
- Wenn Sie inkompatible Zeichen finden, laden Sie Ihre Vorlagendatei herunter.
- Entfernen oder ersetzen Sie die problematischen Zeichen in der Vorlage.
- Laden Sie die korrigierte Vorlage erneut in Personio hoch.
- Testen Sie die Vorlage mit einer Dokumentenvorschau, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.
Die richtige Platzhalterstruktur bei komplexen Formaten sicherstellen
Problem:
Ihre Geschlechts-Variablen, Textblöcke oder optionalen Platzhalter werden in erstellten Dokumenten nicht richtig angezeigt.
Mögliche Lösung:
Komplexe Platzhalterformate erfordern eine bestimmte Syntax, um ordnungsgemäß zu funktionieren.
- Achten Sie bei Geschlechts-Variablen auf das Format: ||Male option|Female option|Diverse option|Undefined option||.
- Überprüfen Sie, dass die Platzhalter für Textblöcke dieser Struktur folgen: [[Block name[Option 1: text][Option 2: text]]].
- Achten Sie bei optionalen Platzhaltern auf die richtige Verschachtelung mit eckigen und geschweiften Klammern.
- Testen Sie jede komplexe Art von Platzhalter einzeln, um Formatierungsprobleme einzugrenzen.
- Greifen Sie auf Platzhalter-Beispiele zurück und kopieren Sie die genaue Syntaxstruktur.
Vollständigkeit der Daten von Mitarbeitendenprofilen überprüfen
Problem:
Attribut-Platzhalter werden in erstellten Dokumenten leer angezeigt, obwohl die Formatierung korrekt ist.
Mögliche Lösung:
Platzhalter können nur mit Daten automatisch ausgefüllt werden, die im Personio-Profil des jeweiligen Mitarbeiters vorhanden sind.
- Rufen Sie das Mitarbeitendenprofil auf, mit dem Sie den Test durchführen.
- Überprüfen Sie, ob alle relevanten Attributfelder Daten enthalten.
- Überprüfen Sie, ob die individuellen Attribute für den Mitarbeiter ausgefüllt wurden.
- Stellen Sie sicher, dass die Datumsfelder gültige Daten im richtigen Format enthalten.
- Testen Sie Ihre Vorlage mit einem Mitarbeitendenprofil, das vollständige Informationen enthält.
Zahlenformatierung in Dokumentvorlagen prüfen
Problem:
Ein Platzhalter für ein Nummernattribut gibt den Wert ohne Tausendertrennzeichen aus (z. B. 864000 statt 864.000).
Mögliche Lösung:
Dies ist eine bekannte Einschränkung von Dokumentvorlagen. Nummernattribute zeigen Tausendertrennzeichen in Mitarbeitendenprofilen, aber nicht aber in generierten Dokumenten.
Als Workaround können Sie den Wert als einzeiliges Textattribut mit dem Trennzeichen speichern (z. B. „864.000“). Beachten Sie, dass Personio keine Textattribute für Berechnungen verwenden kann. Daher empfehlen wir diese Lösung nicht für Werte, die in Berechnungen verwendet werden.