Was ist das DaBPV?

Das neue Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) ermöglicht eine automatische und korrekte Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge. Seit dem 01. Juli 2023 richtet sich die Beitragshöhe auch nach der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren eines Arbeitnehmers. Die rechtliche Grundlage bildet das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG). 

Um die Beitragsberechnung zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, wurde das digitale DaBPV zum 01. Juli 2025 verpflichtend eingeführt und ersetzt das bisherige manuelle Verfahren. Das neue Verfahren digitalisiert und erleichtert die Kommunikation zwischen den beitragsabführenden Stellen (Beispiel: Arbeitgeber oder Zahlstelle) und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ziel ist es, den Datenaustausch schneller, effizienter und rechtssicher zu gestalten. 

Teilnahme am Verfahren DaBPV

Die Teilnahme am Verfahren DaBPV ist ab dem 01. Juli 2025 für alle Stellen verpflichtend, die Zu- oder Abschläge bei der Pflegeversicherung berücksichtigen müssen. Dazu gehören die folgenden Institutionen: 

• Die Beitragsabführenden Stellen, wie Arbeitgeber oder Zahlstellen, und die Pflegekassen
• Die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) bei der Deutschen Rentenversicherung Bund
• Die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) in ihrer Funktion als zentrale Stelle nach Einkommenssteuergesetz
• Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), welches die steuerlichen Daten bereitstellt. 

Die beitragsabführenden Stellen sind verpflichtet, das DaBPV zu nutzen und regelmäßig Meldungen an die DSRV zu übermitteln. Diese prüft in weiterer Zusammenarbeit mit der ZfA und dem BZSt, ob eine Elterneigenschaft vorliegt und wie viele berücksichtigungsfähige Kinder gemeldet sind.

Hinweis:
Beitragsabführende Stellen sind alle Arbeitgeber, Zahlstellen, Krankenkassen oder Rentenversicherungsträger, die verpflichtet sind, Beiträge zur Sozialversicherung – insbesondere zur Pflegeversicherung – für ihre Beschäftigten, Versorgungsempfänger oder Rentner zu berechnen, einzubehalten und an die zuständigen Sozialversicherungsträger abzuführen. Dazu zählen zum Beispiel Unternehmen, die Löhne und Gehälter zahlen, aber auch Rentenkassen und andere Versorgungseinrichtungen.

Ablauf des Verfahrens

Übersicht 

Das Verfahren DaBPV unterscheidet zwischen zwei Arten der Datenabfrage:

• Im Anfrageverfahren erhält die beitragsabführende Stelle eine direkte Rückmeldung vom BZSt nach einer gezielten Anfrage.
• Während eines Abonnements informiert das BZSt proaktiv über Änderungen, sobald sich relevante Daten (Beispiel: Kinderanzahl oder Elterneigenschaft) ändern.

Für die automatisierte Datenübermittlung ist keine Einwilligung der betroffenen Mitglieder notwendig. Mitglieder sind hierbei alle Personen, für die Pflegeversicherungsbeiträge berechnet werden müssen, wie Arbeitnehmer, Rentner oder Versorgungsempfänger. 

Anlässe zur Datenabfrage

Folgende Anlässe zur Datenabfrage gibt es im Verfahren DaBPV: 

• Anmeldung zur Anfrage der Daten und Einrichtung des Abonnements für den Arbeitgeber
• Historienanfrage für vergangene Zeiträume, ohne dass ein Abonnement eingerichtet wird
• Abmeldung zur Beendigung eines Abonnements für die beitragsabführende Stelle oder Pflegekasse (Beispiel: Austritt eines Mitarbeiters)

Hinweis
Im Abonnement erhält man bei Änderungen (Beispiel: Änderung der Elterneigenschaft oder Anzahl der Kinder) in der Regel zwischen dem 6. und 10. Tag eines Monats eine Meldung vom BZSt.

Anfrageverfahren mit unmittelbarer Information des BZSt

Ein wesentlicher Bestandteil ist das digitale Anfrageverfahren. Besteht ein konkreter Anlass, stellt die beitragsabführende Stelle (Beispiel: Arbeitgeber) eine entsprechende Anfrage über die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) oder Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA). Das kann beispielsweise sein, wenn ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt. Die Anfrage wird anschließend an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weitergeleitet. 

Das BZSt für die mitgeteilte Steueridentifikationsnummer und liefert dann die für die Beitragsberechnung relevanten Informationen. Im Falle einer Anmeldung wird die Anfrage als Abonnement beim BZSt gespeichert, sodass zukünftige Änderungen automatisch zugeordnet werden können. 

Sollte eine Anfrage fehlerhaft sein, wird sie mit einer entsprechenden Fehlermeldung an die beitragsabführende Stelle zurückgesendet, sodass sie korrigiert und die Anfrage erneut eingereicht werden kann. 

Proaktive Änderungsmeldungen im Abonnement

Sobald eine Anmeldung zum Verfahren DaBPV erfolgreich abgeschlossen wurde, wird die betroffene Person beim BZSt vorgemerkt. Die relevanten Daten werden gespeichert, sodass proaktiv bei Änderungen die beitragsabführende Stelle informiert werden kann. 

Liegen dem BZSt neue Informationen zu Elterneigenschaft und Kinderanzahl vor, werden diese automatisch weitergeleitet. Die Übermittlung erfolgt über die ZfA oder die DSRV. Diese automatischen Meldungen laufen so lange, bis das Abonnement durch den Arbeitgeber für die betroffene Person beendet wird. 

Initialabruf für bestehende Beschäftigungsverhältnisse

Damit auch bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen die korrekten Daten des BZSt für die Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags genutzt werden, sind Arbeitgeber und Pflegekassen gesetzlich verpflichtet, eine Bestandsabfrage durchzuführen. Diese ist für alle Mitarbeitenden notwendig, für die zum 1. Juli 2025 eine pflegeversicherungspflichtige Beschäftigung besteht. 

Die Bestandsabfrage soll bis zum 31. Dezember 2025 erfolgen. Wenn für betroffene Personen bereits das vereinfachte Nachweisverfahren genutzt wurde, reicht eine Anmeldung zum DaBPV-Verfahren ab dem 1. Juli 2025.

Liegen dem BZSt abweichende Daten für die Person vor (Beispiel: weniger berücksichtigungsfähige Kinder), bleibt die bisherige Beitragsberechnung für die Zeit vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 unverändert. 

Erst ab dem 1. Juli 2025 gilt dann die Meldung des BZSt – es sei denn, der Arbeitgeber kann widersprechende Nachweise vorlegen.