In diesem Artikel werden die verfügbaren Methoden für die anteilige Gehaltsberechnung in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erläutert. Weitere Informationen zu den Methoden der anteiligen Gehaltsberechnung finden Sie in unserem Artikel zu häufig gestellten Fragen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
Bevor Sie beginnen
Um Gehaltsbestandteile in Personio anzulegen oder anzuzeigen, benötigen Sie Berechtigungen für den Reiter Vergütung im Mitarbeitendenprofil.
Hinweis:
Die in diesem Artikel beschriebenen Methoden zur anteiligen Berechnung der Vergütung sind für Nutzende der DATEV-Integration nicht verfügbar.
Methoden zur anteiligen Gehaltsberechnung in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung
Die anteilige Gehaltsberechnung ist unerlässlich, damit Mitarbeitende korrekt bezahlt werden, wenn sich während eines Abrechnungszeitraums Änderungen ergeben. Dies kann in folgenden Fällen auftreten:
- Ein- oder Austritt aus dem Unternehmen nach dem ersten Tag des Abrechnungszeitraums
- Vergütungsänderungen (Beispiel: Erhöhung/Reduzierung der Vergütung)
- Änderung der Vergütungsart (stundenweise zu fix und umgekehrt)
- Beginn/Ende der Auszeit mitten im Abrechnungszeitraum (Beispiel: Elternzeit)
Personio unterstützt mehrere Methoden der anteiligen Gehaltsberechnung, mit denen Sie die Lohnbuchhaltung an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Sie können die anteiligen Berechnungsmethoden auf Gesellschaftsebene konfigurieren und so sowohl internationale Expansions- als auch lokale Lohnbuchhaltungsanforderungen unterstützen.
Bei der Berechnung der Abrechnung ist zwischen vollen Kalendermonaten und Abrechnungszeiträumen zur Monatsmitte zu unterscheiden:
- Voller Kalendermonat: Erstreckt der Abrechnungszeitraum vom ersten bis zum letzten Tag des Monats, wird der gesamte Kalendermonat zur Berechnung der Abrechnung herangezogen. Diese Abrechnungszeiträume werden auch einfach als „Monate“ bezeichnet.
- Monatsmitte bis Monatsmitte: Beginnt und endet der Abrechnungszeitraum Mitte des Monats (Beispiel: vom 15. eines Monats bis zum 14. des nächsten), so werden nur die Tage innerhalb dieses bestimmten Zeitraums in die Abrechnung einbezogen. In diesem Fall wird nicht der gesamte Kalendermonat herangezogen, sondern die genauen Tage des gewählten Abrechnungszeitraums dienen als Grundlage für anteilige Berechnungen.
Übersicht über anteilige Berechnungsmethoden
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über mögliche anteilige Berechnungsmethoden und -formeln. Detailliertere Informationen zu den einzelnen Methoden finden Sie in den entsprechenden Abschnitten unten.
- Bei allen anteiligen Berechnungsmethoden werden Feiertage abgezogen. Beispiel: Ein nationaler Feiertag wird nicht von den als Arbeitstage gezählten Tagen abgezogen, wenn er auf einen Arbeitstag fällt.
- Verschiedene Länder haben unterschiedliche Regeln für die Berechnung anteiliger Zahlungen. Prüfen Sie immer die spezifischen Vorschriften für Ihr Unternehmen, damit Sie die richtige Methode anwenden.
| Anteilige Berechnungsmethode | Beschreibung | Formel | Vorteile |
| Tatsächliche Arbeitstage | Diese Methode basiert auf den tatsächlichen Arbeitstagen der einzelnen Mitarbeitenden, die durch ihr Arbeitszeitmodell definiert sind. Variiert nach Mitarbeitendem und Monat. | Anteilige Vergütung = Monatsgehalt × (Arbeitstage des Mitarbeitenden im Zeitraum ÷ Gesamtarbeitstage im Zeitraum) | Genauer für Mitarbeitende mit nicht standardmäßigen Arbeitszeitmodellen |
| Monatliches Fixgehalt - Arbeitstage |
Diese Methode wird anteilig berechnet auf der Grundlage des Verhältnisses zwischen den Arbeitstagen des Mitarbeitenden im Zeitraum und der durchschnittlichen Anzahl von Arbeitstagen in einem Monat (konfigurierbar auf 21, 21,67, 21,75 und 22 Tage), wobei die wöchentlichen Arbeitstage des Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Das anteilige Gehalt ist auf 100 % des Monatsgehalts pro Gehaltsanteil begrenzt. Wenn sich das Gehalt also Mitte des Monats ändert, wird jede Anteil separat begrenzt – selbst wenn die Summe für den Monat das höhere Gehalt übersteigt. Beispiel: 21 durchschnittliche Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche |
Anteilige Vergütung = Gehalt × (Gearbeitete Tage im Zeitraum ÷ (monatliche durchschnittliche Arbeitstage × (wöchentliche Arbeitstage ÷ FTE-Tage))) | Berücksichtigt Teilzeitmodelle |
| Jährliches Fixgehalt - Arbeitstage | Diese Methode basiert auf den jährlichen Arbeitstagen, die vom Unternehmen festgelegt werden. Standardmäßig werden 260 jährliche Arbeitstage für eine 5-Tage-Woche von Montag bis Freitag verwendet. Die Berechnung endet bei Null, wenn der berechnete Betrag negativ ist. |
Anteiliges Gehalt = Monatsgehalt - (Tagessatz × Montag bis Freitag nicht im Zeitraum gearbeitet) Tagessatz = (Monatsgehalt × 12) ÷ jährliche Arbeitstage |
Berücksichtigt Teilzeitmodelle |
| Kalendertage – jährlich |
Diese Methode basiert auf dem Verhältnis der Kalendertage im Zeitraum und der Kalendertage im Jahr. Kalendertage: 365/366 (für Schaltjahre) |
Anteilige Vergütung = (Monatsgehalt × 12) × (Kalendertage im Zeitraum ÷ Kalendertage im Jahr) | Behandelt alle Tage gleich, unabhängig vom Arbeitszeitmodell. |
| Monatliches Fixgehalt – 30 Tage | Bei dieser Methode wird für jeden Monat eine feste Menge von 30 Tagen angenommen, unabhängig von den tatsächlichen Kalendertagen oder Arbeitszeitmodellen. | Anteilige Vergütung = Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ 30) |
Nutzt immer 30 als Nenner, unabhängig von der tatsächlichen Monatslänge. Einfache Berechnung ohne Berücksichtigung von Arbeitstagen. |
| Kalendertage – monatlich |
Diese Methode basiert auf der tatsächlichen Anzahl der Kalendertage im Monat. Beispiel: 31 im Januar, 28/29 im Februar, 30 im April |
Anteilige Vergütung = Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ Tage im Monat) |
Verwendet die tatsächliche Anzahl der Tage im Monat. Es wird keine Obergrenze angewendet, daher kann die Vergütung bei Änderungen in der Monatsmitte über der neuen Vergütung liegen. |
Anteilige Berechnung im Detail
Tatsächliche Arbeitstage
Die Methode der tatsächlichen Arbeitstage basiert auf dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeitenden. Das Monatsgehalt wird durch die tatsächlichen Arbeitstage des Monats geteilt.
Formel: Anteilige Vergütung = Monatsgehalt × (Arbeitstage des Mitarbeitenden im Zeitraum ÷ Gesamtarbeitstage im Zeitraum)
Austritt/Start Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode mit tatsächlichen Arbeitstagen zur anteiligen Gehaltsberechnung anhand eines Mitarbeitenden, der Mitte des Monats ausscheidet. Die gleiche Logik würde für Mitarbeitende gelten, deren erster Arbeitstag auf die Monatsmitte fällt.
Formel: Anteilige Vergütung = Monatsgehalt × (Arbeitstage des Mitarbeitenden im Zeitraum ÷ Gesamtarbeitstage im Zeitraum)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Monatsgehalt: 3000 €
- Austrittsdatum: 15. März 2024
- Arbeitstage im Zeitraum: 11 (1.–15. März 2024)
- Gesamtarbeitstage im Zeitraum: 23
Berechnung:
- 3000 € × (11 ÷ 23) = 1.434,78 €
Vergütungsänderung unter dem Monat
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode mit tatsächlichen Arbeitstagen zur anteiligen Gehaltsberechnung anhand einer Gehaltserhöhung am 20. des Monats.
Formel: Anteilige Vergütung = Altes Monatsgehalt × (Arbeitstage des Mitarbeitenden im Zeitraum ÷ Gesamtarbeitstage im Zeitraum) + Neues Monatsgehalt × (Arbeitstage des Mitarbeitenden im Zeitraum ÷ Gesamtarbeitstage im Zeitraum)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Bisheriges Monatsgehalt: 3000 €
- Neues Monatsgehalt: 3600 € (gültig ab 20. April 2024)
- 5-Tage-Woche (Montag bis Freitag)
- Arbeitstage mit bisherigem Monatsgehalt: 14 (1.–19. April 2024)
- Arbeitstage mit neuem Monatsgehalt: 8 (20.–30. April 2024)
- Gesamtarbeitstage im Zeitraum: 22
Berechnung:
- Anteil bisheriges Gehalt: (3000 € / 22) × 14 = 1909,09 €
- Anteil neues Gehalt: (3600 € / 22) × 8 = 1309,09 €
- Gesamtsumme für April: 1909,09 € + 1309,09 € = 3218,18 €
Monatliches Fixgehalt - Arbeitstage
Bei dieser Methode wird die anteilige Berechnung der Vergütung anhand einer standardisierten Anzahl von Arbeitstagen pro Monat vorgenommen, die bei einer Standardarbeitswoche von fünf Tagen in der Regel 21 beträgt. Das Modell skaliert diese Zahl entsprechend dem wöchentlichen Arbeitszeitmodell jedes Mitarbeitenden. Der sich ergebende errechnete Durchschnitt wird dann einheitlich auf alle Monate des betreffenden Mitarbeitenden angewendet.
Formel: Anteilige Vergütung = Gehalt × (Gearbeitete Tage im Zeitraum ÷ (monatliche durchschnittliche Arbeitstage × (wöchentliche Arbeitstage ÷ FTE-Tage)))
Beispiele
Austritt/Start Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode mit einer festen Anzahl von Arbeitstagen zur anteiligen Gehaltsberechnung anhand des Austritts eines Mitarbeitenden zur Monatsmitte. Die gleiche Logik würde für Mitarbeitende gelten, deren erster Arbeitstag auf die Monatsmitte fällt.
Formel:
Anteilige Vergütung = Gehalt × (Gearbeitete Tage im Zeitraum ÷ (monatliche durchschnittliche Arbeitstage × (wöchentliche Arbeitstage ÷ FTE-Tage)))
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Monatsgehalt: 3200 €
- Austrittsdatum: 12. Oktober 2024
- Personalisierte durchschnittliche Arbeitstage pro Monat: 21
- Arbeitstage im Zeitraum: 9 (1. – 12. Oktober 2024, ohne Wochenenden)
Berechnung:
- 3200 € × (9 ÷ (21 × (5 ÷ 5))) = 1.371,42 €
Vergütungsänderung Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode mit einer festen Anzahl von Arbeitstagen zur anteiligen Gehaltsberechnung anhand einer Gehaltserhöhung zum 17. Mai 2024.
Formel:
Anteilige Vergütung = Bisheriges Gehalt × (Gearbeitete Tage im Zeitraum ÷ (monatliche durchschnittliche Arbeitstage × (wöchentliche Arbeitstage ÷ FTE-Tage))) + Neues Gehalt × (Gearbeitete Tage im Zeitraum ÷ (monatliche durchschnittliche Arbeitstage × (wöchentliche Arbeitstage ÷ FTE-Tage)))
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Bisheriges Monatsgehalt: 2800 €
- Neues Monatsgehalt: 3500 € (gültig ab 17. Mai 2024)
- Personalisierte durchschnittliche Arbeitstage pro Monat: 21
- Arbeitstage mit bisheriger Vergütung: 11 (1.–16. Mai 2024)
- Arbeitstage mit neuer Vergütung: 10 (17.–31. Mai 2024)
Berechnung:
- Anteil bisheriges Gehalt: 2800 € × (11 ÷ (21 × (5 ÷ 5))) = 1.466,67 €
- Anteil neues Gehalt: 3500 € × (10 ÷ (21 × (5 ÷ 5))) = 1.666,67 €
- Beide Gehaltsteile werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie die 100%-Obergrenze des Gehalts pro Anteil nicht überschreiten.
- Anteilige Vergütung = 3.133,34 €
Jährliches Fixgehalt - Arbeitstage
Diese Methode berechnet die anteilige Vergütung auf der Grundlage der vom Unternehmen definierten Arbeitstage und nicht anhand der einzelnen Arbeitstage der Mitarbeitenden. Sie verwendet voreingestellte jährliche Konfigurationen für Arbeitstage (260 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche und angepasste Zahlen für Arbeitszeitmodelle mit weniger oder mehr Arbeitstagen pro Woche). Ein Tagessatz wird bestimmt, indem das Jahresgehalt durch die gesamten jährlichen Arbeitstage geteilt wird.
Formel: Anteiliges Gehalt = Monatsgehalt - (Tagessatz × Montag bis Freitag nicht im Zeitraum gearbeitet)
Tagessatz = (Monatsgehalt × 12) ÷ jährliche Arbeitstage
Austritt/Start in der Monatsmitte (Jährliches Fixgehalt - Arbeitstage)
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode mit der unternehmensdefinierten Konfiguration der jährlichen Arbeitstage zur anteiligen Gehaltsberechnung anhand des Austritts eines Mitarbeitenden zur Monatsmitte. Die gleiche Logik gilt für Mitarbeitende, deren erster Arbeitstag auf die Monatsmitte fällt.
Formel:
Anteiliges Gehalt = Monatsgehalt - (Tagessatz × Montag bis Freitag nicht im Zeitraum gearbeitet)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Jahresgehalt: 36.000 €
- Monatssatz: 3.000 €
- Austrittsdatum: 15. März 2024
- Vom Unternehmen definierte jährliche Arbeitstage: 260 (5-Tage-Woche)
- Nicht anwendbare Arbeitstage im März 2024: 8 (16.–31. März 2024, ohne Wochenenden)
Berechnung:
- Tagessatz: 36.000 €/260 = 138,46 €
- Anteilige Vergütung: 3.000 € – (138,46 € x 8) = 1.892,31 €
Vergütungsänderung in der Monatsmitte (Jährliches Fixgehalt - Arbeitstage)
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode mit der unternehmensdefinierten Konfiguration der jährlichen Arbeitstage zur anteiligen Gehaltsberechnung anhand einer Gehaltserhöhung zur Monatsmitte zu berechnen.
Formel:
Anteiliges Gehalt = altes Monatsgehalt - (Tagessatz × Montag bis Freitag nicht im Zeitraum gearbeitet) + neues Monatsgehalt - (Tagessatz × Montag bis Freitag nicht im Zeitraum gearbeitet)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Bisheriges Jahresgehalt: 36.000 €
- Bisheriger Monatssatz: 3.000 €
- Neues Jahresgehalt: 42.000 € (gültig ab 16. Juli 2024)
- Neuer Monatssatz: 3.500 €
- Vom Unternehmen definierte jährliche Arbeitstage: 260
- Bisherige nicht anwendbare Arbeitstage: 12 (16.–31. Juli 2024, für den bisherigen Vergütungszeitraum, ohne Wochenenden)
- Neue nicht anwendbare Arbeitstage: 11 (1.–15. Juli 2024, für neuen Vergütungszeitraum, ohne Wochenenden)
Berechnung:
- Bisheriger Tagessatz: 36.000 €/260 = 138,46 €
- Anteil bisheriges Gehalt: 3.000 € – (138,46 € x 12) = 1.338,48 €
- Neuer Tagessatz: 42.000 €/260 = 161,54 €
- Anteil neues Gehalt: 3.500 € – (161,54 € x 11) = 1.723.06 €
- Gesamtsumme für Juli 2024: 1.338,48 € + 1.723,06 € = 3.061,54 €
Kalendertage – jährlich
Diese Methode berechnet einen Tagessatz auf der Grundlage der Anzahl der Kalendertage im Jahr (365 bzw. 366 in einem Schaltjahr).
Formel: Anteilige Vergütung = (Monatsgehalt × 12) × (Kalendertage im Zeitraum ÷ Kalendertage im Jahr)
Austritt/Start in der Monatsmitte (Kalendertage – jährlich)
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode, bei der die Gesamtzahl der Kalendertage im Jahr zur anteiligen Gehaltsberechnung verwendet wird, anhand des Austritts eines Mitarbeitenden in der Monatsmitte. Die gleiche Logik gilt für Mitarbeitende, deren erster Arbeitstag auf die Monatsmitte fällt.
Formel:
Anteilige Vergütung = (Monatsgehalt × 12) × (Kalendertage im Zeitraum ÷ Kalendertage im Jahr)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Monatsgehalt: 3000 €
- Austrittsdatum: 15. Juni 2024
- Tage im Zeitraum: 14
- Kalendertage 2024 366 (Schaltjahr)
Berechnung:
- Anteilige Vergütung = (3000 € × 12) × (14 ÷ 366) = 1.377 €
Vergütungsänderung Mitte Monat (Kalendertage – jährlich)
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode, bei der die Gesamtzahl der Kalendertage im Jahr zur anteiligen Gehaltsberechnung verwendet wird, anhand einer Gehaltserhöhung zur Monatsmitte.
Formel:
Anteilige Vergütung = (Bisheriges Monatsgehalt × 12) × (Kalendertage im Zeitraum ÷ Kalendertage im Jahr)
+ (neues Monatsgehalt × 12) × (Kalendertage im Zeitraum ÷ Kalendertage im Jahr)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Bisheriges Monatsgehalt 3.000 €
- Neues Monatsgehalt: 3.500 € (gültig ab 16. September 2024)
- Kalendertage 2024 366 (Schaltjahr)
Berechnung:
- Anteiliges Gehalt = (3.000 € × 259 ÷ 366) + (3.500 € × 107 ÷ 366) = 3.146,45 €
Monatliches Fixgehalt – 30 Tage
Diese Methode basiert auf 30 Tagen für jeden Monat, unabhängig von den tatsächlichen Tagen des Monats oder dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeitenden. Das Monatsgehalt wird immer durch 30 Tage geteilt.
Formel: Anteilige Vergütung = Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ 30)
Austritt/Start Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode, bei der für jeden Monat eine feste Anzahl von 30 Tagen zur anteiligen Gehaltsberechnung verwendet wird, auf der Grundlage des Austritts eines Mitarbeitenden zur Monatsmitte. Die gleiche Logik würde für Mitarbeitende gelten, deren erster Arbeitstag auf die Monatsmitte fällt.
Formel: Anteilige Vergütung = (Gehalt/30 Tage) × anwendbare Kalendertage
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Monatsgehalt: 3.000 €
- Austrittsdatum: 18. August 2024
- Anwendbare Kalendertage im Zeitraum: 18 (1.–18. August 2024)
Berechnung:
- Anteilige Vergütung = (3.000 €/30) × 18 = 1.800 €
Vergütungsänderung Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode, bei der für jeden Monat eine feste Anzahl von 30 Tagen zur anteiligen Gehaltsberechnung verwendet wird, auf der Grundlage einer Gehaltserhöhung zum 20. des Monats.
Formel: Anteilige Vergütung = (Bisheriges Gehalt / 30 Tage) × anwendbare Kalendertage + (neues Gehalt / 30 Tage) × anwendbare Kalendertage
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Bisheriges Monatsgehalt: 2.800 €
- Neues Monatsgehalt: 3.400 € (gültig ab 20. November 2024)
- Anwendbare Kalendertage mit bisherigem Monatsgehalt: 19 (1.–19. November 2024)
- Gültige Kalendertage mit neuem Monatsgehalt: 11 (20.–30. November 2024)
Berechnung:
- Anteil bisheriges Gehalt: (2.800 €/30) × 19 = 93,33 € × 19 = 1.773,27 €
- Anteil neues Gehalt: (3.400 €/30) × 11 = 113,33 € × 11 = 1.246,63 €
- Gesamtsumme für November 2024: 1.773,27 € + 1.246,63 € = 3.019,90 €
Kalendertage – monatlich
Diese Methode zur anteiligen Berechnung der Vergütung berechnet den Tagessatz, indem das Monatsgehalt durch die tatsächliche Anzahl der Kalendertage in diesem bestimmten Monat geteilt wird, unabhängig vom Arbeitszeitmodell des Mitarbeitenden.
Formel: Anteilige Vergütung = Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ Tage im Monat)
Austritt/Start Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode der anteiligen Gehaltsberechnung auf Grundlage der tatsächlichen Anzahl der Kalendertage im Monat anhand des Austritts eines Mitarbeitenden zur Monatsmitte. Die gleiche Logik würde für Mitarbeitende gelten, deren erster Arbeitstag auf die Monatsmitte fällt.
Formel: Anteilige Vergütung = Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ Tage im Monat)
- Monatsgehalt: 3.100 €
- Austrittsdatum: 14. September 2024
- Anwendbare Kalendertage im Zeitraum: 14 (1.–14. September 2024)
- Kalendertage Monat insgesamt: 30 (September 2024)
Berechnung:
- Anteilige Vergütung = 3.100 € × (14 ÷ 30) = 1.446,67 €
Vergütungsänderung Mitte des Monats
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Methode der anteiligen Gehaltsberechnung auf Grundlage der tatsächlichen Anzahl der Kalendertage im Monat anhand einer Gehaltserhöhung zur Monatsmitte.
Formel: Anteilige Vergütung = Bisheriges Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ Tage im Monat) + Neues Gehalt × (Tage im Zeitraum ÷ Tage im Monat)
Für den Mitarbeitenden gelten die folgenden Details:
- Bisheriges Monatsgehalt: 2.900 €
- Neues Monatsgehalt: 3.500 € (gültig ab 17. Juni 2024)
- Anwendbare Kalendertage mit bisherigem Monatsgehalt: 16 (1.–16. Juni 2024)
- Gültige Kalendertage mit neuem Monatsgehalt: 14 (17.–30. Juni 2024)
- Kalendertage Monat insgesamt: 30 (Juni 2024)
Berechnung:
- Anteilige Vergütung = 2.900 € × (16 ÷ 30) + 3.500 € × (14 ÷ 30) = 3.180,00 €