Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitstage und -stunden zu personalisieren, sodass es einfacher ist, persönliche und berufliche Bedürfnisse in Einklang zu bringen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeitende in Teilzeit, Werkstudierende oder Personen mit unterschiedlicher Verfügbarkeit, da es ihnen die Flexibilität gibt, ihre Arbeit nach ihren Prioritäten zu organisieren.

In Personio stellen flexible Arbeitszeitmodelle sicher, dass Mitarbeitende eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen und Arbeitsstunden einhalten, wobei sie jedoch selbst entscheiden können, wann sie arbeiten. Mitarbeitende können ihre bevorzugten Zeitmodelle direkt über das System einreichen. Das System verwendet die Arbeitstage und -stunden, um Überstunden, Anwesenheiten und Abwesenheit zu berechnen. 

Diese Anfragen werden in der Regel zur Überprüfung und Genehmigung an Führungskräfte gesendet. Wenn Änderungen erforderlich sind, können Mitarbeitende die Arbeitszeitmodelle überarbeiten und erneut einreichen. Dieser kooperative Prozess fördert die Work-Life-Balance und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Anwesenheitserfassung und die Unternehmensrichtlinien intakt bleiben.  

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Bevor Sie beginnen

• Stellen Sie sicher, dass Sie den Unterschied zwischen den drei verfügbaren Arten von Arbeitszeitmodellen kennen.
• Um flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich einzurichten, empfehlen wir, dass Sie Admin sind.
• Das Zeitmodell hat eine feste Anzahl von Arbeitstagen. Dies ist für die korrekte anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs erforderlich. Das bedeutet Folgendes:
  • Diese Art von Zeitmodell ist nicht geeignet, wenn Ihre Mitarbeitenden jede Woche unterschiedlich viele Tage arbeiten.
  • Wenn sich die Anzahl der Arbeitstage für einen bestimmten Mitarbeiter ändert, weisen Sie ihm ein neues Zeitmodell zu.
• Sie können nur einen Workflow für die Genehmigung flexibler Arbeitszeitmodelle erstellen.
• Folgendes können Sie nicht tun:
  • Die Anzahl der Tage im Arbeitszeitmodell bearbeiten, nachdem Sie es erstellt haben.
  • Ein flexibles Arbeitszeitmodell rückwirkend zuweisen.
• Mitarbeitende können jederzeit Aktualisierungen Ihres Arbeitszeitmodells für ein zukünftiges Datum vorschlagen.
• Mitarbeitende können kein Arbeitszeitmodell mit einem früheren Wirksamkeitsdatum vorschlagen, mit einigen Ausnahmen:
  • Wenn Sie ihnen zum ersten Mal ein Zeitmodell zuweisen.
  • Wenn ihr vorgeschlagenes Arbeitszeitmodell abgelehnt wird.
  • Wenn sich die wöchentlichen Arbeitsstunden des Mitarbeiters ändern. 

Flexibles Arbeitszeitmodell erstellen

Der erste Schritt besteht darin, das Arbeitszeitmodell zu erstellen, das Sie Ihren Mitarbeitenden zuweisen werden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Erstellungsfenster zu öffnen.
4. Geben Sie unter Name einen selbstbeschreibenden Namen für das Modell ein. Zum Beispiel: „Flexibel; 3 Tage pro Woche mit Zeiterfassung“.
5. Legen Sie die Anzahl der Arbeitstage fest.
6. Füllen Sie alle Einstellungen für das Arbeitszeitmodell aus, die in unserem entsprechenden Artikel detailliert beschrieben sind.
7. Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen. 

Genehmigungsworkflow für flexibles Arbeitszeitmodell erstellen

Nachdem Sie das Zeitmodell erstellt haben, können Sie einen Workflow einrichten, um die von Mitarbeitenden eingereichten flexiblen Arbeitszeitmodelle zu überprüfen. Wenn Sie dies nicht tun, genehmigt das System automatisch alle Einreichungen der Mitarbeitenden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen.
2. Klicken Sie auf Anwesenheiten > Genehmigung für Arbeitszeitmodelle.
3. Mit der vorausgefüllten Vorlage:
   • Wenn Mitarbeitende Arbeitstage und -zeiten einreichen, wird das Zeitmodell zur Genehmigung an ihre Führungskraft gesendet.
   • Sobald dies geschieht, erhält die Führungskraft eine E-Mail und eine Inbox-Benachrichtigung.
   • Wenn die Führungskraft das Arbeitszeitmodell entweder genehmigt oder ablehnt, erhalten die Mitarbeitenden eine Inbox-Benachrichtigung. Wenn das Zeitmodell abgelehnt wurde, können sie es bearbeiten und erneut einreichen.
4. Wenn Sie mit diesem Workflow zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern und aktivieren.
5. Wenn Sie den Workflow personalisieren möchten, bevor Sie ihn aktivieren, bearbeiten Sie die Komponenten des Workflows, bevor Sie ihn speichern. Beispiel: Um zusätzlich zu einem Inbox-Element eine Ablehnungs- oder Genehmigungs-E-Mail an Mitarbeitende zu senden, fügen Sie nach der Überprüfung eine E-Mail-Aktion hinzu. Wir empfehlen, zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, falls sich Mitarbeitende nicht regelmäßig bei Personio einloggen.

Mitarbeitenden und überprüfenden Personen die erforderlichen Berechtigungen erteilen

Stellen Sie nach dem Einrichten eines Genehmigungsworkflows sicher, dass Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um das flexible Arbeitszeitmodell einzureichen und zu überprüfen.

Mitarbeitende

Um ein flexibles Arbeitszeitmodell einreichen zu können, benötigen Mitarbeitende die folgenden Berechtigungen:

• Anwesenheiten > Genehmigung vorschlagen für ihre eigenen Daten.
• Persönliche Daten > Ansichtsberechtigung für ihren eigenen Bereich, der das Attribut Wochenstunden enthält.
  • Um herauszufinden, in welchem Abschnitt sich das Attribut befindet, gehen Sie zu Ihrem eigenen Reiter Persönliche Informationen, suchen Sie nach „Wochenstunden“ und notieren Sie sich den Namen des Abschnitts.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie die Rolle Alle Mitarbeitenden aus.
4. Klicken Sie auf Berechtigungen > Anwesenheitsdaten.
5. Vergewissern Sie sich, dass unter Vorschlagen die Option Eigene(s) ausgewählt ist.
6. Klicken Sie auf Persönliche Daten und scrollen Sie nach unten zu dem Abschnitt, der das Attribut Wochenstunden enthält.
7. Vergewissern Sie sich, dass unter Ansicht die Option Eigene(s) ausgewählt ist.

Feedback gebende Personen

Um Einreichungen zu überprüfen, benötigt die Führungskraft der Mitarbeitenden (oder die Person, die Sie im Genehmigungsworkflow als überprüfende Person benannt haben) Folgendes:

• Mindestens Berechtigungen für Anwesenheiten > Ansicht für die Mitarbeitenden, deren Arbeitszeitmodelle sie überprüfen.
• Berechtigung für Persönliche Daten > Ansicht für den Bereich der Mitarbeitenden, der das Attribut Wochenstunden enthält.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie die Rolle der beurteilenden Person aus.
4. Klicken Sie auf Berechtigungen > Anwesenheitsdaten.
5. Stellen Sie unter Anzeigen sicher, dass der Zugriffsbereich die Mitarbeitenden abdeckt, deren Arbeitszeitmodelle sie gerade überprüfen.
6. Klicken Sie auf Personaldaten und scrollen Sie nach unten zu dem Abschnitt, der das Attribut Wochenstunden enthält.
7. Stellen Sie unter Anzeigen sicher, dass der Zugriffsbereich die Mitarbeitenden abdeckt, deren Arbeitszeitmodelle sie gerade überprüfen.