Dieser Artikel erklärt, wie Sie Pfändungen mit Personio Payroll verwalten können.

Was sind Pfändungen in Personio Payroll?

Pfändungen sind Gehaltsabzüge, die Sie als Arbeitgeber auf Grundlage eines Gerichtsbeschlusses oder einer vertraglichen Vereinbarung (z. B. mit einer Bank) direkt an einen Gläubiger abführen. Unterstützte Fälle sind:

• Reguläre Einkommenspfändung, auch Gehaltspfändung, Lohnpfändung, Sachpfändung genannt (Beispiel: Mietrückstände)
• Unterhaltspfändung (Beispiel: Kindes- oder Ehegattenunterhalt)
• Abtretung (Beispiel: Bankkredit)
• Privatinsolvenz

Jeder Pfändungsfall ist individuell und bezieht sich immer auf einen einzelnen Mitarbeiter. Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, die aus den Pfändungsfällen resultierenden Abzüge korrekt zu berechnen und abzuführen. Die Berechnung erfolgt nach gesetzlichen Vorgaben, insbesondere den Pfändungstabellen (Netto-Methode), und kann fixe Beträge oder spezielle (Pfändungs-) Freigrenzen berücksichtigen.

Weitere Details zu Lohn- und Gehaltspfändungen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Wie werden Pfändungen in Personio Payroll verwaltet?

Personio Payroll verwaltet Pfändungen strukturiert über Pfändungsfälle und monatliche Pfändungswerte. So können Sie jederzeit einen Überblick über laufende Fälle und deren Auswirkung auf die Lohnbuchhaltung behalten.

Im Folgenden erklären wir die zentralen Begriffe und den Ablauf der monatlichen Abrechnung. Für weitere Informationen zu Lohn- und Gehaltspfändungen im Allgemeinen, lesen Sie auch unseren Artikel zum Thema.

Pfändungsfälle

Ein Pfändungsfall ist der grundlegende Vorfall, der in Personio einmalig im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils angelegt wird und anschließend über die gesamte Laufzeit der Pfändung bestehen bleibt. Er enthält alle statischen Informationen, wie beispielsweise:

• den Gläubiger,
• den ursprünglichen Pfändungsgesamtbetrag,
• die Berechnungsregeln und Vorgaben aus dem Gerichtsbeschluss.

Diese Daten bleiben während des gesamten Pfändungsprozesses unverändert und bilden die Grundlage für die monatlichen Berechnungen.

Monatliche Pfändungswerte

Die monatlichen Pfändungswerte sind eng mit der Lohnabrechnung verknüpft. Sie spiegeln wider, wie viel im jeweiligen Monat tatsächlich gepfändet wird. Diese Werte können sich von Monat zu Monat ändern, beispielsweise durch:

• Änderungen im pfändbaren Einkommen oder anderen Einflussfaktoren (Beispiel: Variables Einkommen bei Stundenlohn)
• Anpassungen oder Überschreibungen bei der Lohnabrechnung

Sie sehen monatliche Pfändungswerte im Reiter Monatliche Übersicht unter Mitarbeitendenprofil > Gehalt > Pfändungen, sobald ein Pfändungsfall hinzugefügt wurde.

Hinweis:
Beachten Sie, dass es nach dem Aufsetzen eines Pfändungsfalls einen Moment dauert, bis die monatlichen Werte angezeigt werden.

Fortlaufende Berechnung und Pfändungsabzug

Jeden Monat ermittelt Personio den aktuellen Pfändungsabzug automatisch, basierend auf:

• dem verbleibenden ausstehenden Betrag und
• den geltenden Berechnungsregeln. 

Der gepfändete Betrag wird vom ausstehenden Gesamtbetrag abgezogen, sodass sich der offene Betrag Monat für Monat reduziert. Den bereits gepfändeten Gesamtbetrag sowie den Pfändungsabzug können Sie für jeden Monat in der Monatlichen Übersicht unter Mitarbeitendenprofil > Gehalt > Pfändungen einsehen. Der Pfändungsabzug und den ausstehenden Betrag können sie ebenfalls in der Entgeltabrechnung einsehen.

Produktbeschränkungen

Folgende Fälle unterstützt die Pfändungsfunktion aktuell nicht automatisiert:

• Rangfolge mehrerer Pfändungen bestimmen: Die Rangfolge und parallele Bedienung sind nicht abgebildet. Sie müssen die Reihenfolge und Bearbeitung manuell steuern.
• Mehrere Pfändungen anteilig: Eine anteilige Handhabung, beispielsweise prozentual, ist nicht möglich.
• Berücksichtigung von Einkommen aus mehreren Arbeitsverhältnissen: Externes Einkommen kann nicht automatisch einbezogen werden. Sie können die Funktion zur Erstellung einer SEPA-Datei nutzen, müssen aber die Beträge manuell überschreiben.
• Berechnung nach der Brutto-Methode: Es wird ausschließlich die Netto-Methode unterstützt. Die Brutto-Methode wird heute nicht mehr genutzt und darf für neue Pfändungen nicht mehr verwendet werden.
• Automatische Verzinsung des Restbetrags: Zinsen müssen Sie manuell einpflegen. Beispielsweise können Sie im letzten Abzugsmonat den ausstehenden Betrag an die Zinsen anpassen.

Pfändungen im Reiter Gehalt verwalten

Überblick über die Verwaltung von Pfändungen

Im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils sehen Sie das Widget Pfändungen. Hier verwalten Sie alle laufenden Pfändungsfälle. Sie können neue Fälle anlegen, bestehende bearbeiten, beenden oder löschen. Nur laufende Pfändungsfälle werden angezeigt; erledigte Fälle finden Sie im Bereich Abgeschlossene Pfändungen.

Einen neuen Pfändungsfall anlegen

So legen Sie einen neuen Pfändungsfall an:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Pfändungen auf Verwalten.
3. Lesen Sie unter Laufende Pfändung die Informationen, bestätigen Sie sie und klicken Sie den Button, um eine Pfändung hinzuzufügen.
4. Hinterlegen Sie alle erforderlichen Angaben.
5. Speichern Sie den Pfändungsfall.

Hinweis:
Die Eingabefelder sind abhängig voneinander und werden automatisch validiert (Beispiel: IBAN-Format, Werte > 0 €, Plausibilität der Zeiträume).

Einen Pfändungsfall bearbeiten

Sie können einen Pfändungsfall jederzeit bearbeiten, beispielsweise um fehlerhafte Angaben zu korrigieren:

1. Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil und den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Pfändungen auf Verwalten.
3. Wählen Sie die betreffende laufende Pfändung aus.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Pfändungsdetails anpassen.
5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.

Hinweis:
Änderungen am Pfändungsfall wirken rückwirkend und können Korrekturen in vergangenen Entgeltabrechnungen auslösen.

Monatliche Anpassungen, beispielsweise bei einer außerplanmäßigen Zahlung oder Korrektur, nehmen Sie im Bereich Monatliche Übersicht vor. Lesen Sie im folgenden Punkt, wie Sie dazu vorgehen.

Eine monatliche Anpassung vornehmen

Um monatliche Anpassungen vorzunehmen, beispielsweise um auf Änderung des pfändbaren Einkommens im Monat oder gerichtliche Anpassungen des Pfändungsbetrags zu reagieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil und den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Pfändungen auf Verwalten.
3. Öffnen Sie den Reiter Monatliche Übersicht und wählen Sie den entsprechenden Monat aus.
4. Klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie die Art der Anpassung oder Überschreibung aus, die Sie vornehmen wollen, und fahren Sie fort.
5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie sie.

Die Anpassung oder Überschreibung wird ausschließlich für den gewählten Monat angewendet. Sie bezieht sich hauptsächlich auf Überschreibungen des Pfändungsabzugs und des laufenden Unterhalts. Im folgenden Monat gilt wieder die automatische Berechnung.

Einen Pfändungsfall abschließen

Ein Pfändungsfall endet, sobald keine Schulden mehr bestehen – meist, weil der gesamte Betrag abbezahlt wurde. Bei Insolvenzen informiert ein Gerichtsbeschluss oder der Insolvenzverwaltende über das Ende des Verfahrens. Je nach Pfändungsart zeigt Personio Payroll das bevorstehende Ende unterschiedlich an und unterstützt Sie beim Abschluss des Falls:

Einen Pfändungsfall abschließen

Um einen regulären Pfändungsfall abzuschließen, weil der Betrag 0 € erreicht hat, gehen Sie vor, wie folgt:

1. Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil und den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Pfändungen auf Verwalten.
3. Öffnen Sie den Reiter Monatliche Übersicht
4. Klicken Sie auf Pfändung abschließen und bestätigen Sie die Eingabe.

Der Fall wird dann als Abgeschlossen markiert und in den Reiter Abgeschlossene Pfändungen verschoben. Der Button Pfändung abschließen wird nur in Monaten angezeigt, in denen der ausstehende Betrag nach Abzug 0 € beträgt.

Einen Pfändungsfall aufgrund von Privatinsolvenz abschließen

Um eine Pfändung abzuschließen, geben Sie den finalen Betrag ein, der im Monat des Abschlusses der Insolvenz gepfändet werden soll. Gehen Sie vor, wie folgt:

1. Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil und den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Pfändungen auf Verwalten.
3. Öffnen Sie den Reiter Monatliche Übersicht
4. Klicken Sie auf Bearbeiten und wählen Sie Privatinsolvenz abschließen.
5. Tragen Sie den Restbetrag ein und schließen Sie die Pfändung ab. Achten Sie darauf, dass ausreichend Einkommen im jeweiligen Monat verfügbar sein muss, um diesen Abzug zu decken.

Der Fall wird dann als Abgeschlossen markiert und in den Reiter Abgeschlossene Pfändungen verschoben.

Einen Pfändungsfall löschen

Sie können einen Pfändungsfall löschen, wenn er irrtümlich angelegt wurde. Das Löschen ist endgültig und nicht rückgängig zu machen.

1. Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil und den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Pfändungen auf Verwalten.
3. Wählen Sie die Pfändung aus.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option zum Löschen der Pfändung.
5. Bestätigen Sie den Vorgang.

Pfändungen in der Lohnbuchhaltung und in Dokumenten

Pfändungen in der Lohnbuchhaltung

In der Personio Payroll werden die Pfändungsbeträge wie folgt berücksichtigt:

• Im Reiter Personen: Sehen Sie in der Detailansicht des Mitarbeiters den Pfändungsabzug für den Monat unter Einmalige Vergütung. 
• Im Reiter Aufgaben: Werden Sie informiert, wenn eine Pfändung abgeschlossen werden kann. 

Korrekturen und rückwirkende Änderungen (Beispiel: Gehaltserhöhungen, neue Gerichtsbeschlüsse) werden automatisch auf die nächste Abrechnung übertragen und über die SEPA-Datei korrekt abgewickelt.

Pfändungen in Dokumenten

In der Entgeltabrechnung

Pfändungen erscheinen als Nettoabzug mit spezifischer Kennung je Pfändungsart:

• 55101-Sachpfändung, dies zeigt sowohl reguläre Einkommenspfändung als auch Insolvenz an.
• 55201-Unterhaltspfändung
• 55301-Abtretung

Unter Pfändung Rest sehen Sie den verbleibenden Restbetrag der laufenden Pfändung. Bei Insolvenzpfändungen wird hier „–“ angezeigt.

SEPA-Datei

Für jede Pfändung wird eine eigene SEPA-Zahlung erstellt. Die Überweisungen an Gläubiger für Pfändungen sind nicht Teil der SEPA-Datei für die Gehälter, sondern werden in einer separaten Datei zum Download bereitgestellt. Korrekturen werden im nächsten SEPA-Export berücksichtigt. Positive Nachzahlungen werden addiert, zu hohe Zahlungen werden im Folgemonat abgezogen.

Häufige gestellte Fragen zu Pfändungen

Wo finde ich den ausstehenden Betrag?

Sie sehen monatliche Pfändungswerte im Reiter Monatliche Übersicht unter Mitarbeitendenprofil > Gehalt > Pfändungen, sobald ein Pfändungsfall hinzugefügt wurde.

Ich habe mehrere Pfändungsbeschlüsse gegen dieselbe Person vorliegen: Wie gehe ich vor?

Basierend auf der geltenden Gesetzeslage müssen Sie bestimmen, welche Pfändung Vorrang hat und entsprechend die Reihenfolge festlegen. Aktuell können Sie innerhalb einer Abrechnungsperiode nur eine Pfändung pro Person hinterlegen.

Was passiert, wenn es Korrekturen für den Mitarbeiter gibt, für den eine Pfändung hinterlegt ist?

Wenn Korrekturen in vergangenen Abrechnungszeiträumen ausgelöst werden, die automatisch berechnete Pfändungsabzüge beeinflussen, werden die Abzüge ebenfalls korrigiert.

Kann ich Pfändungen für Arbeitnehmende mit weiteren Arbeitsverhältnissen abbilden?

Wenn Einkommen aus weiteren Arbeitsverhältnissen für die Berechnung der Pfändung berücksichtigt werden muss, kann dies aktuell nicht automatisiert unterstützt werden. Sie können die Pfändungsabzüge jedoch Monat für Monat manuell hinterlegen.

Wie werden Zinsen auf Pfändungen berücksichtigt?

Zinsen müssen Sie manuell in den ausstehenden Pfändungsbetrag einpflegen.

Die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen hat sich geändert. Wie muss ich vorgehen?

Falls die ursprünglich hinterlegte Anzahl falsch war und korrigiert werden muss, können Sie den Pfändungsfall bearbeiten. Die Änderung wirkt sich dann rückwirkend zum Beginn der Pfändung aus.

Falls sich die Anzahl ab einem bestimmten Zeitpunkt ändert, sollten Sie dies in einem neuen Pfändungsfall hinterlegen. Schließen Sie den bestehenden Fall ab und legen Sie einen neuen ab dem Folgemonat an, inklusive der neuen Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen.

Sind Pfändungen im Buchhaltungsbericht inkludiert?

Ja - Unter Lohnbuchhaltung > Verwalten > Buchhaltungsbericht können Sie im Bereich Nettobezüge & Abzüge den Buchungstext und die Kontonummer für die jeweiligen Pfändungsarten hinterlegen.

Werden Pfändungen im Lohnkonto angezeigt?

Im Lohnkonto sehen Sie Pfändungen in der Summe der Nettoabzüge.

Wie berücksichtige ich pfändbares Nettoeinkommen aus mehreren Arbeitsverhältnissen?

Wenn Einkommen aus einem Nebenarbeitgeber berücksichtigt werden muss, sollte das pfändbare Nettoeinkommen vom Nebenarbeitgeber nach Abschluss der Abrechnung zeitnah an den Hauptarbeitgeber (Personio-Kunde) gemeldet werden. Addieren Sie beide pfändbaren Nettoeinkommen und entnehmen Sie den korrekten Pfändungsbetrag der aktuellen Pfändungstabelle. Tragen Sie den Wert dann manuell als Pfändungsabzug im Widget für die laufende Abrechnung ein. Eine rückwirkende Korrektur für den Vormonat ist in diesem Fall nicht möglich.

Wie gehe ich vor, wenn die Rangfolge mehrerer Pfändungen durch das Gericht geändert wird?

Im Widget kann immer nur eine Pfändung gleichzeitig verwaltet werden. Wenn das Gericht die Reihenfolge ändert, notieren Sie zunächst den ausstehenden Betrag der ersten Pfändung. Überschreiben Sie im aktuellen Abrechnungsmonat den ausstehenden Betrag der ersten Pfändung auf 0 €, damit sie als abgeschlossen gilt (auch rückwirkend möglich). Schließen Sie Pfändung Nr. 1 ab und legen Sie Pfändung Nr. 2 ab dem nächsten Abrechnungsmonat neu an. Nach Abschluss von Pfändung Nr. 2 kann Pfändung Nr. 1 mit dem verbliebenen Restbetrag wieder aufgenommen werden.