Lernen Sie, wie Sie Mitarbeitende automatisch zu Onboarding- und Offboarding-Umfragen hinzufügen. Holen Sie von Mitarbeitenden zu einem wichtigen Zeitpunkt ihres Weges Feedback ein und reduzieren Sie gleichzeitig den manuellen Aufwand.
Wichtigste Vorteile
- Höhere Effizienz: Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie manuellen Aufwand.
- Rechtzeitiges Sammeln von Feedback: Sammeln Sie Feedback synchron zu wichtigen Ereignissen, z. B. wenn Mitarbeitende in das Unternehmen eintreten oder es verlassen.
- Verbesserte Mitarbeitendenerfahrung: Sprechen Sie Mitarbeitende effektiv auf ihre Onboarding- und Offboarding-Erfahrungen an. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit und größerem Engagement der Mitarbeitenden.
Prozessablauf
Die Einrichtung automatisierter Onboarding- und Offboarding-Umfragen in Personio beinhaltet eine Integration der Funktionen Umfragen und Workflows:
- Sie erstellen zunächst Ihre Umfrage im Bereich Umfragen. Sie konfigurieren das Hinzufügen von Teilnehmenden auf der Grundlage bestimmter Ereignisse im Lebenszyklus der Mitarbeitenden, wie z. B. dem Anstelldatum (für Onboarding-Umfragen) oder dem Austrittsdatum (für Offboarding-Umfragen).
- Sobald Sie die Umfrage gestartet haben, leitet Sie Personio zum Bereich Workflows, um das Hinzufügen von Teilnehmenden zur Umfrage zu automatisieren, wiederum basierend auf ihrem Anstell- oder Austrittsdatum. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie auf unsere Workflow-Funktion zugreifen.
Eine detaillierte Beschreibung dieser Schritte finden Sie in den folgenden Abschnitten.
1. Onboarding- oder Offboarding-Umfrage erstellen
Erstellen Sie zunächst Ihre Umfrage. Definieren Sie die Fragen und konfigurieren Sie das Hinzufügen von Teilnehmenden basierend auf dem Anstell- oder Austrittsdatum. Beachten Sie, dass Sie für den Zugriff auf die entsprechenden Umfrageeinstellungen Bearbeitungsrechte für individuelle Workflows benötigen.
- Navigieren Sie zu Umfragen. Klicken Sie auf Umfrage hinzufügen.
- Fügen Sie unter Fragen Ihre Fragen hinzu. Klicken Sie auf Zu Teilnehmenden.
- Wählen Sie Bei Lebenszyklus-Event aus.
- Wählen Sie den bevorzugten Trigger aus, um Teilnehmende hinzuzufügen: nach dem Anstelldatum für Onboarding-Umfragen und vor dem Austrittsdatum für Offboarding-Umfragen. Klicken Sie auf Weiter.
- Schließen Sie die Konfiguration der Umfrage ab. Beachten Sie, dass diese Art von Umfragen normalerweise sichtbar ist und nicht geschlossen wird, so dass Teilnehmende fortlaufend hinzugefügt werden können und die Ergebnisse transparent sind.
- Klicken Sie auf Umfrage starten.
Sie werden zum Workflow-Bereich in Personio weitergeleitet, um den Workflow einzurichten, damit Teilnehmende automatisch zur soeben erstellten Umfrage hinzugefügt werden.
2. Workflow für das automatische Hinzufügen von Teilnehmenden erstellen
Nachdem Sie die Umfrage gestartet haben, werden Sie zu einem Workflow-Entwurf weitergeleitet. Sie müssen diesen fertigstellen und aktivieren, um Teilnehmende automatisch zu Ihrer Umfrage hinzuzufügen:
- Der erste Schritt im Diagramm sind Ihre Aktivierungskriterien, die Sie bei der Konfiguration der Umfrage festgelegt haben. Klicken Sie darauf, um sie zu bearbeiten. Wählen Sie die Aktivierungskriterien aus und legen Sie den Zeitplan fest.
- Optional: Unter Regeln können Sie Aktivierungsregeln für den Workflow hinzufügen, z. B. die Aktivierung nur für einen Standort oder eine Abteilung.
- Für Offboarding-Umfragen haben Sie einen Schritt Genehmigung anfragen. Klicken Sie auf den Schritt, um eine genehmigende Person auszuwählen, die entscheidet, ob die Umfrage gesendet werden soll oder nicht.
- Klicken Sie im Diagramm auf den Schritt Teilnehmende zu einer Umfrage hinzufügen.
- Wählen Sie die gewünschte Umfrage. Klicken Sie auf Aktualisieren.
- Klicken Sie auf Speichern und aktivieren.
Die Automatisierung ist jetzt aktiv. Teilnehmende werden automatisch zur ausgewählten Umfrage hinzugefügt.
Tipp
Sie können diese Art von Workflow jederzeit für offene Umfragen erstellen. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows > Workflow erstellen. Klicken Sie dann auf die Vorlage Teilnehmende Person zu Onboarding-Umfrage hinzufügen oder Teilnehmende Person zu Offboarding-Umfrage hinzufügen.
Onboarding- oder Offboarding-Umfrage bearbeiten
Auch wenn die Umfrage bereits gestartet wurde, können Sie sie noch bearbeiten:
- Navigieren Sie zu Umfragen. Klicken Sie auf die gewünschte Umfrage.
- Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol. Wählen Sie Umfrage bearbeiten.
- Unter Fragen können Sie die Fragen bearbeiten. Unter Teilnehmende können Sie Teilnehmende hinzufügen und entfernen.
- Unter Konfiguration können Sie die Mitwirkenden und das Enddatum der Umfrage bearbeiten.
- Um die Konfiguration des Workflows zu ändern, klicken Sie unter Teilnehmende auf Zu Workflows. Klicken Sie auf den entsprechenden Workflow, um ihn zu bearbeiten.
Fehlerbehebung
Wenn Sie beispielsweise das Anstelldatum einer mitarbeitenden Person nach 6 Uhr UTC auf „Heute“ ändern und der Workflow so eingestellt ist, dass er „Am Tag des Events“ aktiviert wird, wird der Workflow an diesem Tag nicht getriggert.
Wenn der Trigger noch aussteht, wird der Workflow aktiviert. Wenn Sie also das Anstelldatum auf 13 Tage vor dem aktuellen Datum ändern und der Trigger weiterhin „14 Tage nach Anstelldatum“ lautet, liegt der Trigger in der Zukunft und der Workflow wird aktiviert.
Beispiel:
Wenn der Workflow so eingestellt ist, dass er 30 Tage vor dem Austrittsdatum getriggert wird, wird er nur aktiviert, wenn das aktuelle Datum genau 30 Tage vor dem Austritt ist. Wenn das aktuelle Datum 29 oder 31 Tage vorher ist, wird der Workflow nicht getriggert.