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Im folgenden Artikel erklären wir, was der Lohnsteuerjahresausgleich ist und worauf Sie bei der Entgeltabrechnung im Dezember achten müssen.

Der Lohnsteuerjahresausgleich

Was ist der betriebliche Lohnsteuerjahresausgleich?

Änderungen an persönlichen Verhältnissen von Mitarbeitenden, wie Arbeitszeitreduzierung oder Gehaltsschwankungen, führen zu Abweichungen zwischen der Jahreslohnsteuer und den Summen des monatlichen Lohnsteuerabzugs. Der betriebliche Lohnsteuerjahresausgleich hilft, zu viele einbehaltene Steuerbeträge zurückzuerstatten.

Arbeitgebende vergleichen die Jahreslohnsteuer mit der Summe der monatlichen Abzüge. Bei einem Überschuss erstatten sie den Betrag. Die rechtlichen Grundlagen sind § 42b EStG und R 42b LStR.

Hinweis 
Bei einem Fehlbetrag führen Arbeitgebende keinen negativen Ausgleich durch. Das Finanzamt erhebt Nachforderungen über die Einkommensteuererklärung.

Lohnsteuerjahresausgleich vs. Einkommenssteuererklärung

Der Lohnsteuerjahresausgleich und die Einkommensteuererklärung werden oft verwechselt. Der Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt durch Arbeitgebende. Die Einkommensteuererklärung hingegen reichen Mitarbeitende ein. 

Voraussetzung zum Lohnsteuerjahresausgleich

Arbeitgebende mit mindestens zehn Mitarbeitenden zum 31.12. müssen den Lohnsteuerjahresausgleich durchführen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Bei weniger als zehn Mitarbeitenden bleibt der Ausgleich freiwillig.

Der Ausgleich ist verpflichtend, wenn folgende Bedingungen vorliegen:

• Die Mitarbeitenden stehen das ganze Jahr in einem ununterbrochenen Beschäftigungsverhältnis.
• Sie beziehen am Jahresende Arbeitslohn aus einem aktiven oder früheren Beschäftigungsverhältnis. 
• Es liegen keine Ausschlussgründe vor.

Ein Lohnsteuerjahresausgleich ist nur möglich, wenn Mitarbeitende das ganze Kalenderjahr beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind. Bei unterjährigem Eintritt oder Austritt entfällt der Ausgleich.

Nur Zeiträume mit Lohnsteuerabzug nach individuellen ELStAM-Merkmalen zählen. Wenn Mitarbeitende teilweise als geringfügige Beschäftigte mit pauschal besteuertem Lohn arbeiten, sind sie vom Ausgleich ausgeschlossen.

Eine Ausnahme besteht für Mitarbeitende, die im Kalenderjahr in den Ruhestand gehen. Wenn sie weiterhin Arbeitslohn als Betriebsrente oder Vorruhestandsgeld vom gleichen Arbeitgeber erhalten, ist ein Ausgleich möglich.

Hinweis 
Ein Lohnsteuerjahresausgleich ist nach R 42b (1) Satz 1 Nr. 2 LStR, auch dann möglich, wenn während des gesamten Kalenderjahres Arbeitslohn ausschließlich aus dem früheren Beschäftigungsverhältnis bezogen wird.

Wenn das Finanzamt mit Ablauf des Kalenderjahres im Rahmen einer Pflichtveranlagung die vom Arbeitgeber erstatteten Beträge vom Arbeitnehmer zurückfordern würde, ist der Lohnsteuerjahresausgleich nach § 42b (1) Satz 3 EStG ausgeschlossen.

Der Lohnsteuerjahresausgleich ist unter anderem ausgeschlossen, wenn: 

• Der Arbeitnehmer einen Ausschluss beantragt.
• Der Arbeitnehmer für das ganze Kalenderjahr oder für einen Teil nach Steuerklasse V oder VI besteuert wurde.
• Der Arbeitnehmer für einen Teil des Kalenderjahres nach Steuerklasse II, III oder IV besteuert wurde.
• Ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wurde.
• Das Faktorverfahren angewendet wurde.
• Der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung sich unterjährig geändert hat.
• Der Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr Leistungen wie beispielsweise Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Mutterschutzlohn oder Entschädigungen für Verdienstausfall nach Infektionsschutzgesetz bezogen hat.
• Im Lohnkonto der Großbuchstabe U eingetragen ist.
• Für Arbeitnehmende im Ausgleichsjahr für die Vorsorgepauschale jeweils nur zeitweise Beträge nach § 39b (2) Satz 5 Nr. 3 a bis d EStG, oder der Beitragszuschlag nach § 39b (2) Satz 5 Nr. 3 c berücksichtigt wurden.
• Der Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr ausländische Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit bezog, die nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung oder unter Progressionsvorbehalt von der Lohnsteuer freigestellt waren.

Frist für die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs

Der Arbeitgeber ist unter den oben genannten Voraussetzungen dazu verpflichtet, den Lohnsteuerjahresausgleich von sich aus zu berechnen. Dieser darf dabei frühestens mit dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Ausgleichsjahres (Dezember) und spätestens mit dem Entgeltabrechnungszeitraum im Februar des Folgejahres stattfinden. Damit entspricht die Übermittlungspflicht des Lohnsteuerjahresausgleichs der Lohnsteuerbescheinigung. 

Hinweis 
Nach Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug für das Vorjahr abgeschlossen und ein Lohnsteuerjahresausgleich grundsätzlich nicht mehr möglich.

So führen Sie den Lohnsteuerjahresausgleich durch

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte zur Prüfung des Lohnsteuerjahresausgleichs. Führen Sie diese nur bei den oben genannten Voraussetzungen durch.

In der Praxis erfolgt der Lohnsteuerjahresausgleich meist mit der Dezemberabrechnung. Dies ist in Ihrer Lohnabrechnungssoftware meist standardmäßig integriert. Auf der Entgeltabrechnung kennzeichnet ein Hinweis die entsprechenden Steuerbeträge.

Schritt 1: Ermitteln Sie den maßgebenden Jahresarbeitslohn

Ziehen Sie vom steuerpflichtigen Bruttojahresarbeitslohn (meist identisch mit dem maßgebenden Jahresarbeitslohn) den Altersentlastungsbetrag, den Versorgungsfreibetrag und dessen Zuschlag ab. Beachten Sie, dass die nachstehenden Voraussetzungen erfüllt sein müssen. 

Der steuerpflichtige Bruttojahresarbeitslohn umfasst das gesamte Bruttoeinkommen, einschließlich Sachbezügen und Einmalzahlungen, laut Lohnkonto. Steuerfreie Leistungen und pauschal besteuerte Entgelte zählen nicht dazu.

So berechnen Sie den maßgebenden Arbeitslohn: 

Hinweis 
Entschädigungen und Bezüge für mehrjährige Tätigkeiten, wie Abfindungen, zählen nicht zum Jahresarbeitslohn, außer der Arbeitnehmer beantragt es. Diese Regelung gilt nur für 2024. Ab 2025 wenden Sie die Fünftelregelung nur noch bei der Einkommensteuerveranlagung an.

Schritt 2: Ermitteln Sie die Jahreslohnsteuer und den Differenzbetrag

Für den maßgebenden Jahresarbeitslohn ermitteln Sie die Jahreslohnsteuer. Dabei ist die Steuerklasse entscheidend, die Sie für den Mitarbeiter im letzten Entgeltabrechnungszeitraum abrufen, also die am 31.12. gültige Steuerklasse.

So errechnen Sie die Jahreslohnsteuer und den Differenzbetrag:

Hinweis 
Wenn Sie für den Arbeitnehmer einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen, berücksichtigen Sie auch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, sofern diese anfallen.

Welche Aufzeichnungspflichten hat der Arbeitgeber? 

Sie müssen die durch den Lohnsteuerjahresausgleich erstattete Lohnsteuer nach § 42b (4) EStG gesondert im Lohnkonto ausweisen. 

In der Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie nur Steuerabzugsbeträge ausweisen, die sich nach dem Lohnsteuerjahresausgleich ergeben.