Dieser Artikel erklärt die gesetzlichen Grundlagen der gesetzlichen Unfallversicherung sowie deren Einrichtung und Verwaltung in Personio Payroll. 

Was ist die gesetzliche Unfallversicherung? 

Die gesetzliche Unfallversicherung ist ein eigenständiger Zweig der Sozialversicherung in Deutschland. Ihre Träger, die Berufsgenossenschaften und die Unfallkassen, gliedern sich nach Wirtschaftszweigen. Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmenden in Deutschland gesetzlich unfallversichert, wobei ausschließlich der Arbeitgeber die Beiträge trägt. Diese werden jährlich außerhalb der Entgeltabrechnung erhoben. 

Ziel der Unfallversicherung ist es, Arbeitgebende vor Schadenersatzansprüchen bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten zu schützen. Die Leistungen umfassen Prävention, Rehabilitation und finanzielle Entschädigung für Verletzte und Hinterbliebene.

Das SGB VII bildet die rechtliche Grundlage. Informationen zur Zuständigkeit erhält der Arbeitgeber beim Landesverband der Berufsgenossenschaften. Seit dem 01.01.2023 nutzen Unternehmen eine neue 15-stellige Unternehmensnummer.

Aufgaben und Leistungen der Unfallversicherung

Die gesetzliche Unfallversicherung bietet eine Vielzahl von Leistungen und erfüllt wichtige Aufgaben, um Arbeitnehmende und Arbeitgebende abzusichern. Die Hauptaufgabengebiete gliedern sich wie folgt:

Wer ist versichert?

Gemäß § 2 (1) Nr. 1 SGB VII sind alle Beschäftigten, die unter § 7 (1) SGB IV fallen, in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Dazu kommen weitere Personengruppen, wie beispielsweise: 

• Personen in der beruflichen Aus- und Fortbildung 
• geringfügig entlohnte Beschäftigte
• Helfende bei Unglücksfällen, Blut- und Organspendende
• ehrenamtlich Tätige
• Schülerinnen und Schüler, Studierende und Kinder, die eine Tageseinrichtung besuchen (Kindergarten, Hort, Krippe, Tagesmutter)
• Unternehmende in der Landwirtschaft und deren Ehe- und Lebenspartnerinnen und -partner

Unternehmende, die nicht automatisch gesetzlich unfallversichert sind, können sich gemäß § 6 SGB VII freiwillig versichern. Dies betrifft:

• Unternehmende und ihre Ehe- oder Lebenspartnerinnen und -partner, 
• Selbstständig Tätige in Kapital- oder Personengesellschaften sowie 
• bestimmte Ehrenamtsträger. 

Die freiwillige Versicherung ist nur auf Antrag möglich. Sie beginnt frühestens am Tag des Antragseingangs bei der zuständigen Berufsgenossenschaft und endet bei Ausbleiben der Beitragszahlung.

Finanzierung und Beitragsberechnung

Die Mittel der Unfallversicherung stammen ausschließlich aus Beiträgen der Arbeitgebenden. Freiwillig Versicherte sind die einzige Ausnahme, die sich selbst an der Finanzierung beteiligt. Die Beitragsberechnung ist in § 153 SGB VII geregelt und setzt sich zusammen aus:

• den Arbeitsentgelten der Beschäftigten (bis zur Höchstjahresverdienstgrenze)
• dem Finanzbedarf des Trägers für das abgelaufene Geschäftsjahr (Umlagesoll)
• der Gefahrenklasse und Gefahrentarifstelle des Unternehmens

Die Höchstjahresverdienstgrenze wird von jedem Unfallversicherungsträger individuell festgelegt und liegt aktuell zwischen 84.840,00 € und 120.000,00 € pro versicherter Person und Jahr.

Gefahrentarif

Die Beiträge der Unfallversicherung werden anhand der Gefährdungsrisiken des Gewerbezweiges berechnet. Der Gefahrentarif gemäß § 157 SGB VII:

• ist ein Instrument zur Ermittlung der Unfallgefahr und der daraus resultierenden Beiträge.
• ist gemäß § 157 (5) SGB VII maximal sechs Jahre gültig, um regelmäßige Anpassungen an die aktuellen Entwicklungen zu gewährleisten.

Die Vertreterversammlung der Berufsgenossenschaft hat die Aufgabe, mithilfe des Gefahrentarifs Gefahrentarifstellen und Gefahrenklassen zu definieren. Diese stellen dann unterschiedliche Gefährdungsstufen dar und helfen, die Beiträge zu staffeln. 

Gefahrenklassen 

Gefahrenklassen stellen das relative Unfallrisiko der Gewerbezweige einander gegenüber. Eine Gefahrenklasse 10 kann beispielsweise bedeuten, dass im Vergleich zu einer Gefahrenklasse 5 der doppelte Beitrag bei gleichem Entgelt zu leisten ist.

Veranlagungsbescheid prüfen

Arbeitgebende sollen den Veranlagungsbescheid regelmäßig prüfen, da er die Gefahrentarifstelle und die Gefahrenklasse regelt. Änderungen im Unternehmensgegenstand können die Veranlagung und damit die Beiträge zur Unfallversicherung beeinflussen. Arbeitgebende müssen Änderungen der Berufsgenossenschaft sofort mitteilen.

Der Lohnnachweis

Arbeitgebende müssen jährlich einen Lohnnachweis gemäß § 165 SGB VII bei der zuständigen Berufsgenossenschaft einreichen. Dieser Nachweis bildet die Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur Unfallversicherung. Seit 2017 erfolgt die Übermittlung digital über das SV-Meldeportal oder die Entgeltabrechnungssoftware. 

Einreichungsfrist: Spätestens bis zum 16. Februar des Folgejahres

Erforderliche Daten für den Lohnnachweis:

• Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers
• Unternehmensnummer des Arbeitgebenden
• beitragspflichtiges Arbeitsentgelt der Arbeitnehmenden
• Geleistete Arbeitsstunden der Arbeitnehmenden
• Anzahl der Arbeitnehmenden

Weitere Informationen zum Lohnnachweis finden Sie im Abschnitt weiter unten. 

UV-Jahresmeldung 

Seit dem 01.01.2016 müssen Arbeitgebende für jeden versicherungspflichtigen Arbeitnehmer eine UV-Jahresmeldung mit dem Abgabegrund "92" gemäß § 28a (2a) SGB IV erstellen. Die Erstellung und Übermittlung der Jahresmeldung erfolgt über den elektronischen Stammdatenabruf mittels SV-Meldeportal oder zertifizierter Entgeltabrechnungssoftware. Dabei werden die Gefahrentarifstellen bestätigt, die für die Beitragsberechnung der Unfallversicherung relevant sind.

Weitere Informationen zur UV-Jahresmeldung finden Sie weiter unten.

Parameter der UV-Jahresmeldung

• Stammdatenabruf: Frühestens ab dem 1. November für das Folgejahr möglich
• Einreichungsfrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres
• Empfänger: Zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers, die die Meldung an die Deutsche Rentenversicherung weiterleitet

Erforderliche Daten der Jahresmeldung 

• Kalenderjahr der Versicherungspflicht in der Unfallversicherung (Meldezeitraum)
• Unternehmensnummer des Arbeitgebers
• Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
• Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers
• Zuordnung zur jeweiligen Gefahrentarifstelle

Diese Informationen dienen als Grundlage für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung.

Die Unfallversicherung mit Personio Payroll einrichten

Allgemeines

Personio Payroll unterstützt Sie bei der Kommunikation und Dokumentation gegenüber Ihrem Unfallversicherungsträger. Hierfür hinterlegen Sie die Stammdaten Ihren Unternehmens und Ihres Unfallversicherungsträgers, ordnen die Geharentarifstellen den Mitarbeitenden zu und pflegen die dafür benötigten Angaben im Mitarbeitendenprofil. Auf dieser Grundlage erstellt und übermittelt Personio Payroll jährlich den Lohnnachweis, sowie die UV-Jahresmeldung an den entsprechenden Unfallversicherungsträger. 

Unfallversicherungsträger hinterlegen (Stammdatenabruf)

Bevor Sie den Unfallversicherungsträger hinterlegen, stellen Sie sicher, dass folgende Angaben vorliegen: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten > Gesellschaft und prüfen Sie die Betriebsnummer sowie die Adresse der entsprechenden Gesellschaft
2. Gehen Sie anschließend zu Lohnbuchhaltung > Verwalten > offizielle Kontaktperson und prüfen Sie die Daten der hinterlegten Person. 
3. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten > Sozialversicherung und prüfen Sie die Betriebsnummer (BBNR) der Gesellschaft sowie die Betriebsnummer der Lohnabrechnenden Stelle (BBNRAS), sofern diese abweicht. 

Haben Sie alle Daten geprüft, können Sie im nächsten Schritt den Stammdatenabruf durchführen und die Gefahrentarifstellen den Mitarbeitenden zuordnen.

Um den Stammdatenabruf vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten > Unfallversicherung. 
2. Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft sowie das aktuelle Abrechnungsjahr aus. 
3. Klicken Sie auf Unfallversicherung für [Jahr] hinzufügen. 
4. Wählen Sie den zutreffenden Unfallversicherungsträger aus der Liste aus. 
5. Hinterlegen Sie 15-stellige Unternehmensnummer (UNRS) sowie die 5-stellige PIN, die Sie von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten haben. Die PIN authentifiziert die Kommunikation mit dem Träger. 
6. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen 

Diese Angaben werden bei jeder Übermittlung mit der zentralen Datenaustauschplattform der Unfallversicherung abgeglichen. Abweichungen meldet der Unfallversicherungsträger zur Prüfung und Korrektur zurück.

Hinweis
 Ändert sich die zuständige Gefahrentarifstelle im Laufe des Jahres, benachrichtigt Sie der Unfallversicherungsträger direkt. In diesem Fall ist ein erneuter Stammdatenabruf notwendig.

Gefahrentarifstellen zuordnen

Sobald Ihr Unfallversicherungsträger die Gefahrentarifstellen (GTS) zurückgemeldet hat, ordnen Sie diese Ihren Mitarbeitenden wie folgt zu:

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten > Unfallversicherung. 
2. Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft sowie das aktuelle Abrechnungsjahr aus. 
3. Wechseln Sie in den Reiter Gefahrentarifstellen.  
4. Markieren Sie die entsprechenden Mitarbeitenden die Sie bearbeiten möchten.
5. Klicken Sie auf Auswahl bearbeiten. 
6. Hinterlege den Gültigkeitszeitraum, wähle den entsprechenden Unfallversicherungsträger und die zutreffende Gefahrentarifstelle. 
7. Klicke auf Änderungen speichern. 

Diese Zuordnung muss vor der ersten UV-Jahresmeldung des jeweiligen Jahres abgeschlossen sein. Bei mehreren Gesellschaften führen Sie diesen Schritt für jede Gesellschaft einzeln durch.

Mitarbeitendenprofile aktualisieren

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters pflegen Sie im Reiter Persönliche Informationen im Abschnitt Personio Payroll folgende Angaben:

Die Berechnungsmethode für die Stundenberechnung können die folgenden Optionen sein: 

1. Ist-Arbeitsstunden: Basierend auf der Zeiterfassung 
2. Sollarbeitsstunden: Die vertraglich festgelegten Stunden
3. Vollarbeiterrichtwert: Ein vordefinierter, jährlich vom Unfallversicherungsträger aktualisierter Vollzeitwert. Dieser entspricht der durchschnittlichen tatsächlich geleisteten Arbeitszeit einer vollzeitbeschäftigten Person im gewerblichen Bereich, nicht der tariflich vereinbarten Stundenzahl. Teilzeitbeschäftigung, Neueinstellungen, Austritte und Unterbrechungen werden dabei anteilig berücksichtigt.

Fehlen erforderliche Angaben, zeigt Personio in der Lohnbuchhaltung einen Warnhinweis an. Wir empfehlen, die Angaben bis zum Jahresende zu ergänzen, um einen korrekten Lohnnachweis und eine korrekte UV-Jahresmeldung zu gewährleisten.

Unfallversicherungsdaten bei unterjähriger Implementierung übernehmen

Wechseln Sie im Laufe eines Kalenderjahres zu Personio Payroll, übernehmen Sie die bisherigen Unfallversicherungsdaten von Ihrem Vorabrechner in der Vortragswerten (Year-to-Date-Import). 

Hierfür finden Sie die entsprechenden Felder in der bereitgestellten Excel-Tabelle unter Gruppe 6 - Unfallversicherung. 

Unfallversicherung in Personio Payroll verwalten

Allgemeines

Nach einem erfolgreichen Stammdatenabruf zeigt Personio die Daten in der Tabelle an, das Feld Entfernen wird unter den Aktionen ausgegraut. Ändert sich beispielsweise die PIN Ihres Unfallversicherungsträgers, können Sie diese jederzeit anpassen.

Jahreswechsel mit Personio Payroll

Wir empfehlen, im Rahmen der Jahreswechselarbeiten jährlich zu prüfen, ob ein neuer Stammdatenabruf notwendig ist. Der Abruf ist zwischen dem 1. November und dem 16. Februar des Folgejahres möglich und betrifft insbesondere:

1. die Aktualisierung der Trägerdaten, falls sich diese geändert haben
2. den Abruf der Gefahrentarifstellen und Gefahrenklassen für das neue Jahr
3. die Zuordnung der Gefahrentarifstellen zu den Mitarbeitenden
4. die Prüfung der unfallversicherungsrelevanten Angaben im Mitarbeitendenprofil

Dokumente der Unfallversicherung 

UV-Lohnnachweis

Der UV-Lohnnachweis ist die jährliche Meldung, mit der Arbeitgebende ihrem Unfallversicherungsträger die für die Beitragsberechnung relevanten Entgelte und Arbeitsstunden aller versicherungspflichtigen Mitarbeitenden melden. Er ist von der monatlichen Beitragsrechnung zu unterscheiden, die separat und unabhängig von der Lohnabrechnung erhoben wird.

Um den UV-Lohnnachweis in Personio Payroll einsehen zu können, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen. 
2. Wechseln Sie in den Monat Januar des darauffolgenden Jahres, für das der Lohnnachweis erstellt werden soll.
3. Filtern Sie nach der Kategorie Unfallversicherung Lohnnachweis.
4. Klicken Sie auf Details anzeigen. 

Rechtliche Grundlage und Frist

Grundlage der Meldung ist § 165 SGB VII in Verbindung mit § 28a Abs. 2a SGB IV (Abgabegrund „92"). Der UV-Jahresbericht muss innerhalb der ersten sechs Wochen des Jahres, spätestens jedoch bis zum 16. Februar des Folgejahres, beim zuständigen Unfallversicherungsträger eingehen.

Wie erstellt Personio Payroll den UV-Jahresbericht?

Personio Payroll erstellt und übermittelt den UV-Jahresbericht automatisch mit der Freigabe der Januar-Abrechnung. Voraussetzung dafür ist, dass Sie zuvor den Stammdatenabruf durchgeführt und die Gefahrentarifstellen den Mitarbeitenden zugeordnet haben.

Inhalte des Berichts

Der Bericht bündelt die Entgelte und Arbeitsstunden aller unfallversicherungspflichtigen Mitarbeitenden, aufgeschlüsselt nach der jeweiligen Gefahrentarifstelle. Das konkrete Meldeformat (z. B. Aggregation von Entgelt und Arbeitsstunden, ausschließlich Arbeitsstunden oder ausschließlich Mitarbeiterzahl je Gefahrentarifstelle) legt Ihr Unfallversicherungsträger im Rahmen der Registrierung fest und teilt es Personio Payroll automatisiert mit.

Wer wird nicht berücksichtigt?

Ein Mitarbeiter wird nicht in den UV-Jahresbericht aufgenommen, wenn:

• das Profil explizit als „nicht unfallversicherungspflichtig" markiert ist,
• der hinterlegte Personengruppenschlüssel nicht 108, 111, 143 oder 900 entspricht,
• der Mitarbeiter nicht in der deutschen Lohnabrechnung berücksichtigt wird,
• der Mitarbeiter in einem vorangegangenen, bereits abgeschlossenen Meldejahr ausgeschieden ist, oder
• für den Mitarbeitenden im Meldezeitraum kein sozialversicherungspflichtiger Tag vorliegt.

Hinweis
Scheidet ein Mitarbeiter während eines noch laufenden Meldejahres aus, wird er bis zu seinem Austrittsdatum weiterhin in der Meldung berücksichtigt.

Nachträgliche Korrekturen

Wirkt sich eine rückwirkende Neuberechnung auf die unfallversicherungsrelevanten Werte eines Mitarbeitenden aus, storniert Personio Payroll die ursprüngliche Meldung automatisch und erstellt eine neue Meldung mit den aktualisierten Werten.

Übermittlung an den Unfallversicherungsträger

Die Übermittlung erfolgt elektronisch an den zuständigen Unfallversicherungsträger (die Berufsgenossenschaft). Eine gesonderte Meldung ist beim Offboarding aus Personio Payroll erforderlich: Hierbei werden alle Entgelte und Arbeitsstunden bis zum letzten verarbeiteten Abrechnungsmonat gemeldet.

UV-Jahresmeldung

Die UV-Jahresmeldung (Abgabegrund „92") ist die jährliche, personenbezogene Meldung, mit der Arbeitgebende das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt jedes versicherungspflichtigen Mitarbeitenden an die Einzugsstelle melden. Sie ist vom UV-Lohnnachweis zu unterscheiden: Der Lohnnachweis geht gebündelt an den Unfallversicherungsträger und bildet die Grundlage für die Beitragsberechnung, während die UV-Jahresmeldung je Mitarbeitenden an die zuständige Krankenkasse übermittelt wird und der Deutschen Rentenversicherung als Grundlage für Betriebsprüfungen dient.

Um die UV-Jahresmeldung in Personio Payroll einsehen zu können, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen. 
2. Wechseln Sie in den Monat Januar des darauffolgenden Jahres, für das der Lohnnachweis erstellt werden soll.
3. Filtern Sie nach der Kategorie SV-Meldung
4. Klicken Sie auf Details anzeigen. 

Rechtliche Grundlage und Frist

Grundlage der Meldung ist § 28a (2) und (2a) SGB IV in Verbindung mit § 10 DEÜV (Abgabegrund „92"). Die UV-Jahresmeldung muss spätestens bis zum 16. Februar des Folgejahres bei der zuständigen Einzugsstelle eingehen. Fällt die Frist auf einen Samstag oder Sonntag, endet sie am nächsten Werktag. Bei Insolvenz oder vollständiger Einstellung des Unternehmens ist die Meldung bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung abzugeben, spätestens innerhalb von sechs Wochen.

Wie erstellt Personio Payroll die UV-Jahresmeldung?

Personio Payroll erstellt und übermittelt die UV-Jahresmeldung automatisch mit Freigabe der Entgeltabrechnung im Januar.

Für wen wird die UV-Jahresmeldung erstellt?

Für jede Person, die im vergangenen Kalenderjahr in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig beschäftigt war, ist eine UV-Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 92 zu erstatten. Das gilt unabhängig von den übrigen Meldungen zur Sozialversicherung.

Für einige Beschäftigtengruppen gelten Besonderheiten. Die folgende Tabelle zeigt, wann eine UV-Jahresmeldung erforderlich ist und wann nicht.

Arbeitgeber, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft sind und für deren Beitragsberechnung der Arbeitswert nicht angewendet wird, geben keine UV-Jahresmeldung ab.

Inhalte der UV-Jahresmeldung

Die Meldung enthält je versicherungspflichtigem Mitarbeitenden das Kalenderjahr der Versicherungspflicht in der Unfallversicherung (Meldezeitraum), die Unternehmensnummer des Arbeitgebers, die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers, das beitragspflichtige Arbeitsentgelt des Mitarbeitenden sowie dessen Zuordnung zur jeweiligen Gefahrentarifstelle. Der Meldezeitraum ist dabei immer der 1. Januar bis 31. Dezember des Kalenderjahres, unabhängig von der tatsächlichen Beschäftigungsdauer. 

Nachträgliche Korrekturen

Wirkt sich eine rückwirkende Neuberechnung auf die unfallversicherungsrelevanten Werte eines Mitarbeitenden aus, storniert Personio Payroll die ursprüngliche Meldung automatisch und erstellt eine neue Meldung mit den aktualisierten Werten. Pro Mitarbeitenden und Kalenderjahr wird dabei genau eine UV-Jahresmeldung übermittelt.

Übermittlung an die Einzugsstelle

Die Übermittlung erfolgt elektronisch an die Datenannahmestelle der zum Abgabezeitpunkt zuständigen Krankenkasse (Einzugsstelle). Diese leitet die Meldung an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung weiter, wo sie als Grundlage für Betriebsprüfungen dient. Ist zum Abgabezeitpunkt keine zuständige Einzugsstelle zu ermitteln, geht die Meldung an die zuletzt bekannte Einzugsstelle.