UV – Stammdatenabruf 

Der Stammdatenabruf im UV-Meldeverfahren ermöglicht den Abruf der gültigen Gefahrentarifstellen und Gefahrenklassen eines Unternehmens für ein Meldejahr. Dies dient der korrekten Erstellung des digitalen Lohnnachweises und der UV-Jahresmeldung.

Ihre Aufgabe: 

Führen Sie den Stammdatenabruf in Personio Payroll durch. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

Frist: Der Stammdatenabruf kann frühestens ab dem 01. November erfolgen und muss zum 16. Februar des Folgejahres abgeschlossen sein. 

Gefahrentarifstellen prüfen und zuordnen

Gefahrentarifstellen sind Klassifikationen, die Unternehmen und deren Tätigkeit nach Grad des Unfallrisikos kategorisieren und anhand dessen die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung berechnen. 

Ihre Aufgabe: 

Prüfen und ordnen Sie die Gefahrentarifstellen den entsprechenden Arbeitnehmenden zu. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

UV – Lohnnachweis

Der Lohnnachweis dient als Grundlage zur Berechnung des Beitrags für die gesetzliche Unfallversicherung. 

Unsere Aufgabe: 

Personio erstellt und übermittelt für Sie den digitalen Lohnnachweis.

Ihre Aufgabe

Prüfen Sie die Angaben zur Unfallvesicherung in den Mitarbeitendenprofilen. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

Frist: Bis 16. Februar des Folgejahres.

UV – Jahresmeldungen (Meldegrund 92)

Für jeden unfallversicherungspflichtigen Arbeitnehmer ist eine UV-Jahresmeldung zu erstellen. 

Unsere Aufgabe: 

Personio erstellt und übermittelt für Sie die UV-Jahresmeldung. 

Ihre Aufgabe

Prüfen Sie die Angaben zur Unfallvesicherung in den Mitarbeitendenprofilen. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

Frist: Bis 16. Februar des Folgejahres.

DEÜV Jahresmeldung (50er-Meldung)

Für jeden am 31.12. beschäftigten Arbeitnehmenden ist eine DEÜV-Jahresmeldung mit Abgabegrund 50 zu erstellen. 

Unsere Aufgabe: 

Personio erstellt und übermittelt für Sie die Jahresmeldung.

Frist: Bis 15. Februar des Folgejahres.

Jahresarbeitsentgeltgrenze prüfen

Jährlich wird geprüft, ob das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt eines Arbeitnehmenden die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) überschreitet. Bei Überschreitung ist eine private Krankenversicherung möglich. Liegt es darunter, bleibt die gesetzliche Pflichtversicherung bestehen.

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie am Ende des Jahres, welche Mitarbeitenden die JAEG unter- oder überschreiten. Beachten Sie dabei die aktuellen Werte für 2024 und 2025. Nutzen Sie unseren Best Practice Artikel zum Jahreswechsel zum Prüfen der Jahresarbeitsentgeltgrenze. 

Sollten sich Änderungen ergeben haben, informieren Sie den Arbeitnehmenden und passen Sie den Personen- und Beitragsgruppenschlüssel im Mitarbeitendenprofil an. 

Frist: Bis zum Abschluss der Januarabrechnung.

Bescheinigungen der privat versicherten Arbeitnehmenden anfordern

Arbeitnehmende mit Privatversicherung müssen Ihnen im Dezember ihren Versicherungsnachweis vorlegen. Dieser enthält die neue Beitragshöhe für das Jahr 2024.

Ihre Aufgabe:

Prüfen Sie die Nachweise Ihrer Mitarbeitenden.

Frist: Privatversicherte müssen die Bescheinigung nach § 257 SGB V bis zum 31. März des Folgejahres vorlegen.

Umlage U1 prüfen

Unternehmen mit weniger als 30 Vollzeitarbeitnehmenden unterliegen der U1 umlagepflicht. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel zum Thema Entgeltfortzahlungsversicherungen (Umlageversicherungen).  

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden und passen Sie ggf. die Umlagepflicht in Personio Payroll an. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

Frist: Bis zum Abschluss der Januarabrechnung.

Anpassen der Umlagesätze für die Krankenkassen

Umlagesätze der Krankenkassen können sich mit dem Jahreswechsel ändern. 

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie bei den jeweiligen Krankenkassen, ob sich Umlageart oder Umlagesatz für das U1 Verfahren geändert haben. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

Frist: Bis zum Abschluss der Januarabrechnung.

Märzklausel

Einmalzahlungen, welche zwischen dem 01.01. und 31.03. erfolgen, werden unter bestimmten Voraussetzungen nach der Märzklausel dem letzten Abrechnungszeitraum des vorherigen Jahres zugeordnet. 

Ihre Aufgabe: 

Personio übernimmt für Sie die automatisierte Berechnung. Prüfen Sie die Zahlungen und ob die entsprechenden sv-rechtlichen Meldungen korrigiert wurden. 

Lohnsteuerjahresausgleich

Hat Ihr Unternehmen zum 31.12. mindestens 10 steuerpflichtige Arbeitnehmende, so besteht eine gesetzliche Verpflichtung, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. I. d. R. findet dieser mit der Entgeltabrechnung im Dezember statt. 

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie auf der Entgeltabrechnung im Dezember der entsprechenden Mitarbeiter, ob der Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt ist. 

Frist: 28.02. des Folgejahres.

Hinweis
Personio Payroll kann für das Jahr 2024 systemseitig keinen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen. Die Mitarbeitenden sollten eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Lohnsteuerbescheinigungen 

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden mit Abschluss des Kalenderjahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung (LSTB) zu übermitteln. 

Unsere Aufgabe: Personio erstellt für Sie die LSTB und lädt sie in die entsprechenden Mitarbeitendenprofile hoch. Die können Ihre Mitarbeitenden anschließend selbst abrufen. 

Frist: 28.02. des Folgejahres.

Hinweis
Die Lohnsteuerbescheinigung wird mit Personio Payroll im Februar 2025 erstellt. 

Turnus der Lohnsteueranmeldung

Prüfen Sie, ob sich der Anmeldezeitraum der Lohnsteuer beim Finanzamt aufgrund der abgeführten Lohnsteuer im Vorjahr ändert. Wichtige Kennzahlen sind:

• • Jährlich: bis 1080 Euro

  • Quartalsweise: 1080,01 Euro bis 5000 Euro

  • Monatlich: ab 5000,01 Euro

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie die Höhe der Lohnsteuer und passen Sie ggf. den Turnus in Personio an. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Best Practice Artikel zum Jahreswechsel.

Frist: Bis zum Abschluss der Januarabrechnung.

Abschließen des Lohnkontos

Im Dezember findet der Abschluss der Lohnkonten für sämtliche im Laufe des Jahres beschäftigten Mitarbeitenden statt.

Unsere Aufgabe:

Personio Payroll erstellt für Sie automatisch die Jahreslohnkonten. Sie können diese in den Unternehmensdokumenten abrufen.

Frist: 31. Dezember

Abschließen des Jahreslohnjournals 

Im Dezember findet der Abschluss der Jahreslohnjournale für sämtliche im Laufe des Jahres beschäftigten Mitarbeitenden statt.

Unsere Aufgabe:

Personio Payroll erstellt für Sie automatisch die Jahreslohnjournale. Sie können diese in den Unternehmensdokumenten abrufen.

Frist: 31. Dezember

Hinweis
Personio Payroll kann zum aktuellen Zeitpunkt für das Jahr 2024 systemseitig kein Jahreslohnjournal erstellen

Betriebliche Altersversorgung (§ 5 LStDV)

Die Auswertung zur betrieblichen Altersvorsorge für Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds muss gemäß der Aufzeichnungs- und Mitteilungspflicht (§ 5 LStDV) manuell an die Versorgungseinrichtung weitergeleitet werden.

Ihre Aufgabe:

Leiten Sie eine Aufstellung der Beiträge an die zuständige Versorgungseinrichtung weiter.

Frist: 28. Februar des Folgejahres

Urlaubsanspruch und Resturlaub 

Prüfen Sie, wie viel Urlaubsanspruch Ihre Arbeitnehmenden zum Ende des Jahres noch haben und informieren Sie diese darüber.

Ihre Aufgabe: 

Für eine Übersicht über die Urlaubskontostände Ihrer Mitarbeitenden können Sie einfach einen individuellen Bericht erstellen.

Frist: Frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres. 

Rückstellungen 

Urlaubsrückstellungen müssen gebildet werden, wenn Mitarbeitende während des laufenden Geschäftsjahres ihren bezahlten Urlaub nicht in Anspruch nehmen und dieser in das nächste Jahr übertragen wird.

Frist: Bis zum Abschluss der Januarabrechnung

Schwerbehindertenabgabe

Sofern Ihr Unternehmen mindestens 20 Arbeitsplätze hat, sind Sie verpflichtet, mindestens fünf Prozent schwerbehinderte Personen zu beschäftigen. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach, ist eine Ausgleichsabgabe zu zahlen.

Ihre Aufgabe: 

Übermitteln Sie die entsprechenden Beschäftigungsdaten der Agentur für Arbeit.

Frist: 31. März des Folgejahres

Künstlersozialkasse

Sollten Sie selbstständige Künstler und Publizisten über einen Wert von 450 Euro beauftragt bzw. beschäftigt haben, müssen Sie die gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse melden. Beispiel: Beauftragung von Werbefilmen.

Ihr Aufgabe:

Prüfen Sie, ob Künstler und Publizisten im Jahr 2024 in Ihrem Unternehmen beschäftigt waren und melden Sie diese an die Künstlersozialkasse. 

Frist: 31. März des Folgejahres

Mindestlohn 

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 01.01.2025 auf 12,82 € pro Stunde.

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie, welche Arbeitnehmenden von der Erhöhung betroffen sind und passen Sie das Gehalt entsprechend im Gehaltsreiter an.

Frist: Bis zum Abschluss der Januarabrechnung

Änderung der Geringfügigkeitsgrenze und des Übergangsbereichs

Im Jahr 2025 passen sich Geringfügigkeitsgrenze und Übergangsbereich auf 

Ihre Aufgabe: 

Prüfen Sie, welche Mitarbeitenden innerhalb des Übergangsbereichs arbeiten und passen Sie gegebenenfalls deren Gehälter an. 

Frist: bis zum Abschluss der Januarabrechnung