Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. 

In diesem Artikel bieten wir Ihnen eine Übersicht bewährter Best Practices zum Jahreswechsel.

Unfallversicherung

Stammdatenabruf durchführen

Grundsätzlich sind Unfallversicherungen in Personio für Sie bereits eingerichtet und müssen nicht manuell hinzugefügt werden. Dennoch kann es Gründe für den Abruf der Stammdaten geben:

1. die Neu-Implementierung von Personio Payroll
2. ein jährlicher Stammdatenabruf im Rahmen der Jahreswechselarbeiten

Die Konfiguration von Unfallversicherungen umfasst den Abruf der Stammdaten, das Einpflegen der Gefahrentarifstellen und die erforderlichen Angaben in den Mitarbeitendenprofilen. 

Hinweis
Haben Sie für 2024 bereits einen Stammdatenabruf durchgeführt, übernimmt Personio die Daten und führt automatisch für 2025 den Stammdatenabruf durch. 

Um die Stammdaten abzurufen und eine neue Unfallversicherung anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten und wählen Sie Unfallversicherungen.
2. Bei der Nutzung von mehreren Gesellschaften müssen Sie für jede Gesellschaft einen Stammdatenabruf durchführen. Handelt es sich um eine einzelne Gesellschaft, ist in der Regel nur ein Abruf nötig. Wählen Sie, falls notwendig, die entsprechende Gesellschaft aus.
3. Wählen Sie dann das Jahr, für das Sie die Daten erstellen möchten.
4. Klicken Sie im Reiter Unfallversicherungsträger auf Unfallversicherung hinzufügen für das entsprechende Jahr.
5. Füllen Sie die nötigen Informationen ein.
6. Fügen Sie die Unfallversicherung hinzu.

Nach dem erfolgreichen Stammdatenabruf werden die Daten in der Tabelle angezeigt und das Feld Entfernen wird unter den Aktionen ausgegraut. Änderungen an der PIN sind möglich, sollten Sie von der Unfallversicherung darüber informiert werden.

Sollten sich die Gefahrentarifstellen während des Jahres ändern, werden Sie vom Unfallversicherungsträger benachrichtigt, einen erneuten Stammdatenabruf vorzunehmen. 

Gefahrentarifstellen prüfen und zuordnen

Nach einem erfolgreichen Stammdatenabruf des Versicherungsträgers können die Gefahrentarifstellen den Mitarbeitenden zuordnen:

1. Wechseln Sie zum Reiter Gefahrentarifstellen und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter.
2. Klicken Sie auf Ändern. 
3. Füllen Sie die benötigten Informationen ein.
4. In manchen Fällen kann ein Mitarbeiter zwei Gefahrentarifstellen haben. Sie können hierfür den Prozentwert hinterlegen. 
5. Fügen Sie den Zeitraum hinzu.

Bei mehreren Gesellschaften muss diese Aktion pro Gesellschaft durchgeführt werden.

Mitarbeitendenprofile aktualisieren

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters können Sie im Mitarbeitendenprofil im Reiter Informationen unter Unfallversicherung die entsprechenden Daten einpflegen. Beachten Sie folgende Attribute:

• Unfallversicherungspflicht 
• Berechnungsmethode 

Fehlende Daten in den Mitarbeitendenprofilen werden in der Lohnbuchhaltung als Warnhinweis angezeigt und müssen bis zum Jahresende ergänzt werden, um einen korrekten Lohnnachweis und die UV-Jahresmeldung zu gewährleisten.

Sozialversicherung

Jahresarbeitsentgeltgrenze prüfen

Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, jährlich zu prüfen, ob Arbeitnehmende weiterhin versicherungspflichtig sind oder in die Versicherungsfreiheit wechseln. Die Versicherungsfreiheit bedeutet, dass die Versicherungspflicht bei der gesetzlichen Krankenkasse endet. Arbeitnehmende haben dann die Möglichkeit, sich entweder freiwillig gesetzlich oder privat zu versichern. 

Zur Prüfung werden folgende Gehaltsbestandteile herangezogen:

• aktuelles Bruttogehalt des Arbeitnehmenden sowie
• alle regelmäßigen Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und pauschale Überstunden herangezogen.

Eine Auflistung finden Sie in unserem Artikel zur Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze.

Prüfen Sie die Gehaltsbestandteile über das Mitarbeitendenprofil im Reiter Gehalt oder wie folgt über die Mitarbeitendenliste:

1. Gehen Sie zur Mitarbeitendenliste.
2. Klicken Sie auf den Optionen-Button mit drei Punkten oben rechts und wählen Sie Liste exportieren.
3. Wählen Sie unter Tabellenspalten die Gehaltsbestandteile, die geprüft werden sollen.
4. Exportieren Sie die Liste.

Um die Jahresarbeitsentgeltgrenze zu überprüfen, wird das fixe Gehalt mit zwölf multipliziert. Überschreitet das Gehalt die Grenze, tritt die Versicherungsfreiheit am Ende des Kalenderjahres ein. Nach der Dezemberabrechnung müssen Sie die Gehälter überprüfen und die Mitarbeitenden informieren.

Änderungen im Mitarbeiterprofil

Wenn Mitarbeitende eine Rückmeldung erstatten und nun frewillig gesetztlich oder privat versichert sind, navigieren Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und passen Sie folgende Attribute an:

• Mitarbeiter ist freiwillig gesetzlich versichert
  • Personengruppe und Art der Krankenversicherung bleiben unverändert
  • ändern Sie den Beitragsgruppenschlüssel für die Krankenversicherung auf "9"
  • aktualisieren Sie Berechnungen zum Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung
• Mitarbeiter ist privat versichert
  • ändern Sie die Art der Krankenversicherung auf "Privat"
  • ändern Sie den Beitragsgruppenschlüssel für Kranken- und Pflegeversicherung auf "0"
  • legen Sie die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung fest
  • passen Sie die Berechnung des Arbeitgeberzuschusses zur Krankenversicherung an
  • ergänzen Sie, falls vorhanden, den Betrag zur Basiskrankenversicherung (sie Bescheinigung § 10 (1) Nr. 3 EStG)

Prüfen Sie am Ende alle Änderungen in der Lohnbuchhaltung, um sicherzustellen, dass die Beitragsgruppenschlüssel und Arbeitgeberzuschüsse korrekt sind.

Umlage U1 prüfen

Prüfen Sie jährlich, wie viele Vollzeitmitarbeitende in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind. Wenn Sie mehr als dreißig Vollzeitbeschäftigte haben, wählen Sie aus, ob Ihr Unternehmen am Umlageverfahren U1 teilnimmt, oder ausgenommen ist. Gehen Sie vor, wie folgt:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten und öffnen Sie den Bereich Sozialversicherung.

2. Wählen Sie unter Teilnahme am U 1 Verfahren die zutreffende Option.

3. Legen Sie das Wirksamkeitsdatum fest. Beispiel: 1. Januar 2025.

4. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Umlagesätze für Krankenkassen bearbeiten

Wenn sich der Umlagesatz einer Krankenkasse zum ersten Januar ändert, gehen Sie vor, wie folgt:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten und öffnen Sie den Bereich Krankenkassen.

2. Öffnen Sie mit Klick auf die entsprechede Krankenkasse in der Liste die Detailansicht.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Legen Sie ein neues Wirksamkeitsdatum fest und passen Sie den Umlagesatz unter Beitragsebene an.

5. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Lohnsteuer

Lohnsteueranmeldezeitraum ändern

Um den Lohnsteueranmeldezeitraum zu ändern, gehen Sie vor, wie folgt:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten und öffnen Sie den Bereich Steuern.

2. Klicken Sie Bearbeiten.

3. Wählen Sie die zutreffende Häufigkeit der Steuerbenachrichtigungen. Die Auswahl hängt davon ab, wie viel Lohnsteuer Ihr Unternehmen jährlich an das Finanzamt abführt.

   Wichtige Kennzahlen

   • Jährlich: bis 1080 Euro

   • Quartalsweise: 1080,01 Euro bis 5000 Euro

   • Monatlich: ab 5000,01 Euro

4. Legen Sie das Wirksamkeitsdatum fest. Beispiel: 1. Januar 2025.

5. Speichern Sie Ihre Eingabe.