Ihren Abwesenheitskontostand verstehen – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Abwesenheitskontostände prüfen können, und wie Personio-Admins einen fehlerhaften Kontostand korrigieren können.

Abwesenheitskontostand prüfen

Um zu überprüfen, wie viele Tage Sie noch zur Verfügung haben, gehen Sie zu Kalender und wählen Sie im Drop-down-Menü die Ansicht Ich aus. Hier sehen Sie Folgendes:

Eine Liste der verschiedenen Abwesenheitsarten, auf die Sie Zugriff haben.
Eine Kalenderansicht, in der vergangene und kommende Abwesenheiten geprüft und neue Abwesenheiten beantragt werden können. Nutzen Sie die Filter, um zwischen der monatlichen und der jährlichen Ansicht zu wechseln oder sich eine bestimmte Abwesenheitsart anzeigen zu lassen.

Der Kontostand für jede Abwesenheit wird unter ihrem Namen angezeigt. Klicken Sie für weitere Informationen auf den Pfeil rechts neben der Abwesenheitsart. Die folgende Tabelle erläutert die verschiedenen Elemente, die hier gezeigt werden.

Die Tabelle kann Ihnen zwar helfen, Ihren Abwesenheitskontostand zu verstehen, doch hat jedes Unternehmen andere Richtlinien und Einstellungen. Wenn Sie Fragen zu Ihrem Kontostand oder den Richtlinien Ihres Unternehmens haben, wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Abteilung oder Ihre Führungskraft.

Titel	Beschreibung
Übertrag aus Vorjahren	Aus dem vorherigen Urlaubsjahr übertragene Zeit, die im aktuellen Urlaubsjahr noch zur Verfügung steht. Wenn Sie eine negative Zahl sehen, bedeutet dies, dass Sie im Vorjahr mehr Tage in Anspruch genommen haben, als verfügbar waren. Nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen diese Funktion aktiviert hat. Ihr Unternehmen wendet möglicherweise eine Übertragsgrenze und ein Ablaufdatum an.
Ablauf des Übertrags im aktuellen Zeitraum	Übertragene Zeit mit einem Ablaufdatum. Kann nach dem angegebenen Ablaufdatum nicht mehr in Anspruch genommen werden.
Anspruch	Kumulative Abwesenheit, die Sie beantragen können, ohne Übertragstage. Die Höhe kann sich je nach der Anzahl Ihrer Arbeitsstunden und etwaigen langfristigen Auszeiten ändern.
Genommene Abwesenheiten	Im laufenden Jahr bereits in Anspruch genommene Zeit. Dies zeigt auch an, ob Sie Übertragszeiten in Anspruch genommen haben.
Geplante Abwesenheiten	Für das aktuelle Urlaubsjahr bereits geplante Abwesenheiten.
Anstehend nach [Ende des aktuellen Zeitraums]	Für das kommende Urlaubsjahr bereits geplante Abwesenheiten. Das System zieht diese vom Kontostand des nächsten Jahres ab.
Verfügbar	Abwesenheiten, die Sie im aktuellen Urlaubsjahr noch beantragen können. Je nach den Übertragsrichtlinien Ihres Unternehmens können Sie ungenutzte Zeiten eventuell in das nächste Jahr übertragen. Für tägliche Abwesenheiten zeigt das System zur besseren Übersicht eventuell eine abgerundete Zahl an. Wenn Sie den genauen Betrag sehen möchten, fahren Sie mit der Maus über den Tooltip, um die genaue Zahl anzuzeigen, die für den Übertrag gilt.

Inkorrekter Abwesenheitskontostand von Mitarbeitenden

Der Kontostand von Mitarbeitenden kann aus verschiedenen Gründen fehlerhaft sein. Klicken Sie auf die folgenden Schritte, um die häufigsten Einrichtungsfehler zu überprüfen, die zu einem fehlerhaften Abwesenheitskontostand führen können.

Zugewiesene Kontingentregel prüfen.
Ländervorlage für die Kontingentregel prüfen.
Reiter Aktivität in der Abwesenheit prüfen.
Einstellungen der Kontingentregel für anteilige Berechnung bei Teilzeitbeschäftigung prüfen.

Erforderliche Zugriffsrechte

Um die Schritte in den folgenden Abschnitten ausführen zu können, benötigen Sie:

Zugewiesene Kontingentregel prüfen

Möglicherweise ist der mitarbeitenden Person die falsche Kontingentregel zugewiesen oder es ist die richtige Kontingentregel ab einem falschen Datum zugewiesen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies zu prüfen:

Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
Klicken Sie auf den Pfeil neben der entsprechenden Abwesenheitsart.
Überprüfen Sie unter dem Reiter Kontingentregel, ob der mitarbeitenden Person die richtige Kontingentregel ab dem richtigen Datum zugewiesen ist.
Wenn nicht, weisen Sie die korrekte Kontingentregel ab dem richtigen Datum zu.
Wenn ja, notieren Sie sich den Namen der Regel und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Ländervorlage für die Kontingentregel prüfen

Kontingentregeln können landesspezifische Vorlagen zugewiesen sein, die bestimmte Einstellungen ermöglichen. Wenn keine Vorlage zugewiesen ist oder versehentlich die falsche Vorlage ausgewählt wurde, sind die Kontostände Ihrer Mitarbeitenden möglicherweise nicht korrekt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies zu überprüfen:

Navigieren Sie auf Einstellungen > Abwesenheit.
Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus und scrollen Sie nach unten zu den Kontingentregeln.
Klicken Sie auf die der mitarbeitenden Person zugewiesene Regel.
Scrollen Sie nach unten bis zum Ende des Fensters, um zu sehen, ob die Kontingentregel landesspezifische Regeln enthält. Wenn keine landesspezifischen Regeln vorhanden sind, wird der Abschnitt nicht angezeigt.
Wenn die angewendeten landesspezifischen Regeln nicht korrekt sind, kopieren Sie die Kontingentregel, bearbeiten Sie sie und weisen Sie die neue Regel zu.
Wenn die Regeln korrekt sind, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Reiter Aktivität in der Abwesenheit prüfen

Der Reiter Aktivität der Abwesenheit enthält ein detailliertes Protokoll aller Aktivitäten, die sich auf den aktuellen Kontostand der mitarbeitenden Person auswirken. So können Sie ungewöhnliche Aktivitäten erkennen und deren Ursache herausfinden, beispielsweise eine unerwartete manuelle Anpassung oder anteilige Berechnung des Anspruch.

Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der entsprechenden Abwesenheitsart. Beispiel: Bezahlter Urlaub.
Klicken Sie auf den Reiter Aktivität.
Prüfen Sie das Protokoll. In der folgenden Liste wird erläutert, auf was sich die einzelnen Aktivitäten beziehen und wie Sie deren Ursachen finden. Wenn dies mit der Kontingentregel verknüpft ist, kopieren Sie diese, bearbeiten Sie sie und weisen Sie die neue Kontingentregel zu.
Wenn die Überprüfung des Aktivitätsprotokolls das Missverständnis nicht behebt, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Aktivitätsart	Erläuterung	Ursache
Abwesenheitszeitraum	Alle vergangenen und geplanten Abwesenheiten.	Wenn die Anzahl der Tage für die Abwesenheit falsch ist, überprüfen Sie die Gültigkeitseinstellungen für die Abwesenheitsart.
Bildung	Anspruch, der einer mitarbeitenden Person gemäß den Einstellungen der Kontingentregel gewährt wird.	Prüfen Sie die Anspruchseinstellungen der Kontingentregel.
Kontostandsanpassung	Manuelle Kontostandsanpassung. Jeder Eintrag enthält weitere Details, darunter: den Betrag (positiv oder negativ). das Datum. die mitarbeitende Person, die die Anpassung vorgenommen hat. Für die Anpassung gilt möglicherweise ein Ablaufdatum.	Löschen Sie die Anpassung manuell und wiederholen Sie den Vorgang.
Kontostand gesetzt	Vollständige Überschreibung des Kontostands, die: alle vorherigen Events ungültig macht. die automatische anteilige Berechnung oder Berechnungen für das Urlaubsjahr, auf das sie angewendet wurde, deaktiviert.
Verfall des Übertrags	Event, das anzeigt, dass ungenutzte Tage aus dem Vorjahr ab dem angegebenen Datum nicht mehr genutzt werden können.	Überprüfen Sie die Übertragseinstellungen der Kontingentregel.
Zusätzlicher Anspruch	Zusätzliche Tage, die nach einer festgelegten Anzahl von Jahren im Unternehmen gewährt werden.	Überprüfen Sie die auf Betriebszugehörigkeit basierenden Regeln der Kontingentregel.
Umgewandelte Überstunden	Zusätzlich gewährte Abwesenheit aus dem Ausgleich von Überstunden.	Löschen Sie den Ausgleich manuell und wiederholen Sie den Vorgang.
Anteiliges Kontingent	Das gilt, wenn einer der folgenden Fälle auf die mitarbeitende Person zutrifft: Eintritt ins Unternehmen in der Jahres- oder Monatsmitte. Austritt aus dem Unternehmen. Langfristige Auszeit (nur Deutschland). Je nachdem, wann die mitarbeitende Person in das Unternehmen eingetreten ist, sehen Sie im ersten Jahr eventuell anteilige Kontingente.	Überprüfen Sie die anteilige Berechnung am Anfang/Ende des Arbeitsverhältnisses der Kontingentregel.

Einstellungen der Kontingentregel für anteilige Berechnung bei Teilzeitbeschäftigung prüfen

Die Einstellungen der Kontingentregel für die anteilige Berechnung bei Teilzeitbeschäftigung oder die Anzahl der Arbeitsstunden oder -tage der mitarbeitenden Person sind möglicherweise inkorrekt. Dies könnte sich auf ihren Anspruch auswirken. Gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie auf Einstellungen > Abwesenheit.
Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus und scrollen Sie nach unten zu den Kontingentregeln.
Klicken Sie auf die der mitarbeitenden Person zugewiesene Regel.
Überprüfen Sie, ob die Einstellung für die anteilige Berechnung bei Teilzeitbeschäftigung richtig gesetzt ist.
Wenn nicht, kopieren Sie die Kontingentregel, bearbeiten Sie sie und weisen Sie die neue Kontingentregel zu.
Wenn die Einstellung korrekt ist, müssen Sie prüfen, ob die Arbeitszeiten oder -tage der mitarbeitenden Person korrekt sind:
- Wenn die Einstellung Basierend auf Wochenarbeitstagen lautet, überprüfen Sie das Arbeitszeitmodell der mitarbeitenden Person.
- Wenn die Einstellung Basierend auf Wochenarbeitsstunden lautet, überprüfen Sie das Attribut Arbeitszeiten der mitarbeitenden Person.

Arbeitszeitmodell von Mitarbeitenden prüfen

Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeitendenprofil > Anwesenheit.
Klicken Sie oben rechts auf den Titel des Widgets Modell.
Das auf der linken Seite ganz oben angezeigte Arbeitszeitmodell ist das aktuelle Modell. Überprüfen Sie, ob die Einstellung für Anteilige Berechnung der Abwesenheitsansprüche basierend auf den Arbeitstagen mit der Anzahl der Tage übereinstimmt, die die mitarbeitende Person arbeitet.
Wenn nicht, aktualisieren Sie das Modell, indem Sie es duplizieren.
Wenn die Einstellung korrekt ist, wenden Sie sich an unser Customer-Support-Team.

Wochenstunden von Mitarbeitenden prüfen

Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeitendenprofil > Informationen.
Suchen Sie nach dem Attribut Wochenstunden.
Wenn es nicht korrekt ist, bearbeiten Sie das Attribut.
Wenn es korrekt ist, wenden Sie sich an unser Customer-Support-Team.

Customer Support kontaktieren

Wenn die Schritte in diesem Artikel Ihr Problem nicht gelöst haben, wenden Sie sich an unser Customer-Support-Team und teilen Sie ihm mit, dass Sie diese Schritte bereits probiert haben.

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