Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Schritte der Pre-Implementation im Onboarding-Portal. Besuchen Sie auch ergänzend den Lernpfad zum Thema in der Voyager Academy (auf Deutsch verfügbar).
Was ist die Pre-Implementation von Personio Payroll?
Die Pre-Implementation findet etwa vier Wochen vor der eigentlichen Implementierung von Personio Payroll statt. Dieser Schritt dient dazu, Ihr Team selbstständig auf die anstehende Implementierung vorzubereiten. Sie erledigen die wichtigsten Aufgaben und Konfigurationen direkt im Onboarding-Portal von Personio. Anhand der Übersicht im Portal können Sie auch Ihre Fortschritte verfolgen.
Hinweis
Die Pre-Implementation kann aktuell von Nutzenden der DATEV-Integration nicht über das Onboarding-Portal durchgeführt werden. Sie folgen ebenfalls den hier aufgeführten Schritten und werden vom Payroll Specialists Team begleitet.
Ablauf der Pre-Implementation
Ihr Payroll Specialist sendet Ihnen zunächst eine Kick-off-E-Mail für die Pre-Implementation mit den wichtigsten Informationen. Sehen Sie im Anschluß Ihre Aufgabenübersicht ein:
- Loggen Sie sich in Ihr Personio Profil ein.
- Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung.
- Klicken Sie auf den Unterpunkt Lohnbuchhaltung, um das Onboarding-Portal zu sehen.
Personio Zugriff auf Ihren Account gewähren
Bevor die Implementierung von Personio Payroll beginnen kann, benötigen unsere Payroll Specialists einen administrativen Zugang zu Ihrem Personio-Account. Dies ist notwendig, um optimalen Support während der Implementierung und in der anschließenden Live-Phase zu gewährleisten.
Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Help Center Artikel zum Personio Support-Zugriff.
Payroll-Verantwortliche hinterlegen
Damit unsere Payroll Specialists wissen, mit wem sie Kontakt aufnehmen dürfen, hinterlegen Sie mindestens zwei Personio Payroll-Verantwortliche. Diese Personen sind für Ihr Konto verantwortlich und wichtige Ansprechpersonen in Angelegenheiten, die Ihre Personio Payroll betreffen.
Folgen Sie dazu den Schritten im Artikel zu Payroll-Verantwortlichen.
Personio eine Vollmacht erteilen
Für eine offizielle Kommunikation im Namen Ihres Unternehmens mit den Behörden wie z. B. Finanzamt oder Krankenkassen benötigt Personio eine Vollmacht.
So stellen Sie uns eine Vollmacht zur Verfügung:
- Klicken Sie im Onboarding-Portal unter Lohnbuchhaltung auf das To-do zum Erteilen einer Vollmacht.
- Laden Sie die Vollmacht im entsprechenden Abschnitt herunter.
- Lesen und unterzeichnen Sie das Dokument.
Tipp
Sie können die Vollmacht auch digital unterzeichnen. - Laden Sie das Dokument hoch.
Wichtige Informationen im Dokument
Achten Sie darauf, folgende Informationen ordnungsgemäß und vollständig anzugeben:
Unternehmensangaben
- Name Ihres Unternehmens
- Sitz Ihres Unternehmens
- Handelsregister des Amtsgerichts, bei dem Ihr Unternehmen eingetragen ist
-
Handelsregisternummer
Tipp
Die Handelsregisternummer beginnt mit dem Kürzel "HR", gefolgt von den Buchstaben "A" oder "B" sowie einer Ziffernfolge.
Am Ende des Dokuments
- Ort und Datum
- Unterschrift
- Ihr vollständiger Name
- Ihre ordnungsgemäß bevollmächtigte Position in Ihrem Unternehmen
Fragebogen zur Einrichtung der Lohnbuchhaltung
Um die Lohnbuchhaltung in Personio optimal einzurichten, benötigen unsere Payroll Specialists Lohndaten von Ihnen. Füllen Sie dazu den Fragebogen zur Lohnbuchhaltung aus.
So stellen Sie uns den Fragebogen zur Verfügung:
- Klicken Sie in Ihrem Aufgabenbereich unter Lohnbuchhaltung auf das To-do zum Ausfüllen des Fragebogens zur Lohnbuchhaltung.
- Laden Sie die Checkliste für Payrolldaten herunter.
- Füllen Sie den Fragebogen anhand der Fragen in der Tabelle vollständig aus. Folgen Sie dabei der Anleitung und den Hinweisen in der Datei.
- Laden Sie das Dokument hoch.
Lohndatenimport der Mitarbeitenden
Für die korrekte Berechnung von Gehalt, Steuern und Sozialabgaben benötigen wir alle gehaltsabrechnungsrelevanten Daten Ihrer Mitarbeitenden.
So stellen Sie uns die Mitarbeitendendaten zur Verfügung:
- Klicken Sie in Ihrem Aufgabenbereich unter Lohnbuchhaltung auf das To-do für das Abschließen und den Import der Lohnbuchhaltungsdaten Ihrer Mitarbeitenden.
- Laden Sie die Datei für die Lohndaten Ihrer Mitarbeitenden herunter. Füllen Sie die Tabelle vollständig aus. Folgen Sie dabei der Anleitung und den Hinweisen in der Datei.
- Laden Sie das Dokument hoch.
Hinweis
Unsere Payroll Specialists validieren die Daten und prüfen sie auf Vollständigkeit, bevor der Import durchgeführt wird.
Referenzdokumente für die Lohnbuchhaltung hochladen
Für die korrekte Einrichtung Ihres Personio Payroll Accounts benötigen unsere Payroll Specialists zusätzlich Dokumentationen Ihres Vorabrechners. Stellen Sie die nachfolgend aufgelisteten Dokumente bereits vor der Implementierung über das Onboarding-Portal zur Verfügung, um einen effizienten und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
| Dokument | Erklärung |
| Letzte Lohnsteueranmeldung |
Die Lohnsteueranmeldung ist eine regelmäßige (monatlich, vierteljährlich, jährlich) Meldung an das Finanzamt, die Auskunft über die einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer gibt. Wo finde ich die Lohnsteueranmeldung? Sie finden Ihre Lohnsteueranmeldung in Ihren Abrechnungsunterlagen oder können diese ggf. bei Ihrem Vorabrechner anfragen. |
| Buchhaltungsbericht |
Der Buchhaltungsbericht listet sämtliche relevanten Konten und Beträge aus der Entgeltabrechnung auf, die in der Gewinnermittlung berücksichtigt werden müssen. Auf Basis Ihrer bisherigen Kontierung und der Aufstellung von Konten und Gegenkonten kann Personio nach Abschluss der Payroll einen solchen Buchhaltungsbericht erstellen. Wo finde ich den Buchhaltungsbericht? Den Buchhaltungsbericht erhalten Sie auf Anfrage bei Ihrem bisherigen Lohnabrechner, Buchhaltungsdienstleister oder Steuerbüro. |
| Lohnkonto |
Das Lohnkonto enthält alle relevanten Daten zur Entgeltabrechnung eines Arbeitnehmers. Diese müssen nach gesetzlichen Vorgaben vollständig, korrekt und nachvollziehbar für einen bestimmten Zeitraum (meist ein Kalenderjahr) dokumentiert sein. Enthaltene Daten im Lohnkonto:
Die Daten aus dem Lohnkonto müssen als Vortragswerte in Personio Payroll übernommen werden. So wird eine korrekte Abrechnung gewährleistet. Wo finde ich das Lohnkonto? Das Lohnkonto ist Teil der Abrechnungsunterlagen. Achten Sie darauf, dass bei mehrmaligem Lohnabrechnerwechsel im Kalenderjahr ggf. mehr als ein Lohnkonto von verschiedenen Lohnabrechnenden zur Verfügung gestellt werden muss. |
| Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge (sofern vorhanden) |
Die betriebliche Altersversorgung (bAV) ist eine finanzielle Leistung, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmenden im Schadensfall (Rente, Invalidität, Todesfall) zusagt. Personio benötigt die Verträge, um die Art der Altersversorgung und die Beitragshöhe festzustellen und bei der Anlage zu unterstützen. Wo finde ich die Verträge zur bAV? Die Verträge werden nach Abschluss vom Versicherer zur Verfügung gestellt. |
| Pfändungsunterlagen (sofern vorhanden) |
Pfändungsunterlagen sind rechtliche Dokumente, die Informationen über Lohnpfändungen eines Mitarbeiters enthalten. Diese Unterlagen werden von Gläubigern eingereicht, um einen Teil des Gehalts eines Mitarbeiters zur Tilgung von Schulden zu pfänden. Die Unterlagen werden benötigt, damit Personio bei der korrekten Einrichtung und Anlage von Pfändungen unterstützen kann. Wo finde ich die Pfändungsunterlagen? Die Dokumente werden in der Regel direkt vom Gläubiger an den Arbeitgeber gesendet. Sie können aber auch vom Mitarbeiter vorgelegt werden. |
| Letzte Entgeltabrechnung aller Mitarbeitenden |
Die Entgeltabrechnung dokumentiert die Zusammensetzung von Lohn oder Gehalt eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum. Personio benötigt diese Abrechnungen, um die von Personio Payroll generierten Gehaltsabrechnungen mit denen des bisherigen Lohnabrechners zu vergleichen. So stellen wir sicher, dass alle Payroll-Einstellungen korrekt sind. Wo finde ich die Entgeltabrechnungen meiner Arbeitnehmenden? Die Dokumente befinden sich in den Gehaltsabrechnungsunterlagen Ihres bisherigen Lohnabrechners oder können ggf. angefragt werden. |
| Letzte Beitragsnachweise |
Die Beitragsnachweise dokumentieren die Beitragszahlungen an die Sozialversicherungsträger für alle Mitarbeitenden. Die letzten Beitragsnachweise sind relevant, damit Personio die aktuellen Beitragszahlungen korrekt berücksichtigen und die Lohnabrechnungen genau erstellen kann. Wo finde ich die Beitragsnachweise? Die Dokumente befinden sich in den Gehaltsabrechnungsunterlagen Ihres bisherigen Lohnabrechners oder können ggf. angefragt werden. |
| Letzter UV Jahresmeldung |
Die UV-Jahresmeldung dokumentiert die beitragspflichtigen Arbeitsentgelte aller Mitarbeitenden im Kalenderjahr, die in der Unfallversicherung versichert sind. Verwechseln Sie die Jahresmeldung nicht mit dem elektronischen Lohnnachweis. Wo finde ich die UV-Jahresmeldung? Sie finden die UV-Jahresmeldung in den Gehaltsabrechnungsunterlagen Ihres bisherigen Lohnabrechners oder können sie bei Bedarf anfragen. |
Termin für Kick-off-Meeting buchen
Im letzten Schritt erhalten Sie von unseren Payroll Specialists eine Einladung für einen Kick-off-Call. Sie können diesen eigenständig über einen Link zur Terminbuchung buchen. Haben Sie dies erledigt, ist Ihre Pre-Implementation vollständig abgeschlossen. Sie können nun mit Unterstützung unserer Payroll Specialists mit der weiteren Einrichtung Ihres Accounts fortfahren.