Zyklen im Reiter Planungszyklen einrichten und starten – Personio

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie über den Reiter Planungszyklen im Bereich Planung einen Zyklus einrichten und starten. Außerdem wird beschrieben, wie der Zyklen abgeschlossen wird, nachdem alle Personalbedarfspläne geprüft und genehmigt wurden.

Der Reiter Planungszyklen ist eine der drei Hauptfunktionen im Personalplanungsprozess von Personio. Sie benötigen ein Abonnement für Personio Core Pro.

Berechtigungen erteilen

Wann man Berechtigungen erteilen sollte

Erteilen Sie Berechtigungen nur dann, wenn Mitarbeiter diese für die Ausführung bestimmter Aufgaben benötigen. In folgenden Fällen sollten Berechtigungen zugewiesen oder übersprungen werden:

Erteilen Sie Berechtigungen, wenn Mitarbeitende Folgendes tun müssen:

Planungszyklen anzeigen, denen sie nicht als für die Planung verantwortliche Person oder genehmigende Person zugewiesen sind.
Neue Planungszyklen erstellen, um neue Planungsprozesse anzustoßen.
Vorhandene Planungszyklen bearbeiten, um laufende Zyklen zu aktualisieren oder anzupassen.

Sie sollten keine Berechtigungen gewähren, wenn Mitarbeitende:

bereits als für die Planung verantwortliche Person oder genehmigende Person des Planungszyklus zugewiesen sind.

Tipp:
Für die Planung verantwortliche Personen und genehmigende Personen haben automatisch Zugriff auf die Zyklen, denen sie zugewiesen sind – es sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich!

So werden Berechtigungen erteilt

Personio Admins können Berechtigungen für den Reiter Planungszyklen erteilen, um die Beteiligung an der Personalplanung zu aktivieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Zugriff zu gewähren:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
Wählen Sie die entsprechende Rolle aus.
Gehen Sie im Reiter Berechtigungen zu Konfigurationen > Planung > Personalplanung.
Weisen Sie die entsprechende Berechtigungsebene zu:
- Leserechte: Ermöglicht Mitarbeitenden nur Planungszyklen einzusehen.
- Bearbeitungsrechte: Ermöglicht Mitarbeitenden, Planungszyklen einzurichten, zu starten und abzuschließen.
Speichern Sie Ihre Eingabe.

Hinweis:
Mitarbeitende können die Attribute anderer im Reiter Planungszyklen nur dann anzeigen, wenn sie bereits im Mitarbeitendenprofil Zugriff auf diese Attribute haben. Beispiel: Wenn eine Führungskraft das Team eines Mitarbeiters nicht im Mitarbeitendenprofil anzeigen kann, wird es auch nicht im Reiter Planungszyklen angezeigt.

Einen Planungszyklus einrichten und starten

Um einen Zyklus über den Reiter Planungszyklen einzurichten und zu starten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie zu Planung >Planungszyklen, und klicken Sie auf Neuer Zyklus.
Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und klicken Sie auf Weiter.
Beispiel:
1. Name des Zyklus: Mitarbeitende unternehmensweit 2025
2. Fälligkeitsdatum: 1. Dezember 2024
3. Geschäftsperiode: 1. Januar – 21. Dezember 2025
Wählen Sie für den Plan verantwortliche Personen aus. Dies sind die Mitarbeitenden, die für die Einreichung von Vorschlägen für die Personalbedarfsplanung verantwortlich sind (in der Regel (leitende) Führungskräfte oder das leitende Management). Klicken Sie auf Weiter.
Richten Sie die Genehmigungskette ein. Dies sind die Mitarbeitenden, die für die Überprüfung und Genehmigung der vorgeschlagenen Personalpläne verantwortlich sind. Fügen Sie so viele überprüfende Personen wie nötig sowie eine endgültig genehmigende Person hinzu. Klicken Sie auf Weiter.
Optional: Richten Sie Kostenannahmen für die Position ein. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserem Artikel zu Kostenannahmen.
Klicken Sie auf Weiter, um auf den Entwurf zuzugreifen und einen Überblick über die gesamte Konfiguration der Planung zu erhalten.
Starten Sie den Zyklus, damit die für die Planung verantwortlichen Personen benachrichtigt werden und Vorschläge für die Mitarbeitendenzahl einreichen können. Neben den für die Planung verantwortlichen Personen werden auch überprüfende Personen und die endgültig genehmigende Person über den Start des Zyklus benachrichtigt.

Hinweis:
Sie können die Konfiguration des Personalbestandsplans nach dem Start nicht mehr bearbeiten .

Auf Vorschläge und Überprüfungen der Beteiligten warten

Sobald der Zyklus gestartet wurde, können für die Planung verantwortliche Personen den Zyklus öffnen und einen Personalbedarfsplan vorschlagen.

Für die Planung verantwortliche Personen können neue offene Positionen für ihre Teams erstellen, aber auch vorhandene Positionen aktualisieren oder entfernen. Wenn sie fertig sind, können sie ihre Pläne zur Prüfung und endgültigen Genehmigung einreichen.

Sie können den Fortschritt der für die Planung verantwortlichen Personen, überprüfenden Personen und genehmigenden Personen in der Übersicht des Planungszyklus sowie eine detaillierte Aufschlüsselung in den Widgets Positionen und Planungen anzeigen.

Zudem können Sie alle neu erstellten Positionen jederzeit über den Unterreiter Geplante Stellen in der Übersicht des Planungszyklus einsehen, sodass Sie nicht jeden Personalbedarfsplan einzeln prüfen müssen.

Daten mit dem Reiter Aktive Positionen synchronisieren

Sobald die vorgeschlagenen Personalbedarfspläne genehmigt sind, können Sie die Daten mit dem Reiter Aktive Positionen im Bereich Planung synchronisieren.

Durch die Synchronisierung der Positionsdaten werden alle Änderungen aus der vorgeschlagenen Personalbedarfsplanung übernommen, einschließlich aller beginnenden, endenden oder geänderten Positionen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie zu Planung > Planungszyklen, und greifen Sie auf den entsprechenden Planungszyklus zu.
Gehen Sie zum Reiter Geplante Positionen, und wählen Sie alle Positionen aus, die Sie synchronisieren möchten.
Synchronisieren Sie die Positionen sofort oder terminieren Sie die Synchronisierung zum Wirksamkeitsdatum. Sie können das Wirksamkeitsdatum später noch verschieben oder ändern.
Nach der Synchronisierung der Positionsdaten werden alle Aktualisierungen im Reiter Aktive Positionen angezeigt, und Sie können die Aufschlüsselung der synchronisierten Daten im Widget anzeigen.

Planungszyklus schließen

Sobald die Position synchronisiert sind, können Sie den Planungszyklus schließen.

Das Schließen eines Planungszyklus bedeutet, dass die Daten aus den vorgeschlagenen Personalbedarfsplänen gesperrt werden und nicht mehr mit dem Reiter Aktive Positionen synchronisiert werden können. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.