Admins können Workflows erstellen und auf diese Weise festlegen, welche Änderungen an Mitarbeitendeninformationen manuell genehmigt werden müssen und welche automatisch genehmigt werden können. Beim Erstellen eines Genehmigungsworkflows sollten Bedingungen hinzugefügt werden, um ausgehend vom Abschnitt des Mitarbeitendenprofils, der aktualisiert wird, festzulegen, welche Änderungen an Mitarbeitendeninformationen manuell genehmigt werden müssen. Anschließend geben Sie mithilfe von Regeln an, für wen der Workflow gilt.

Das System prüft neue Änderungen an Mitarbeitendendaten anhand aller aktiven Workflows. Wenn eine Übermittlung die Bedingungen eines Workflows erfüllt, sendet dieser eine Genehmigungsaufgabe an die zugewiesenen genehmigenden Personen. Die genehmigenden Personen finden diese Anfragen in ihrem Posteingang. Hier können sie die Aufgaben anzeigen und mehrere davon gleichzeitig ausführen.

Wenn eine Übermittlung keine Workflowbedingungen erfüllt, wird sie automatisch genehmigt.

Berechtigungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Nutzenden über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

• Sie benötigen Adminrechte, um Genehmigungsworkflows für Datenänderungen einzurichten, zu bearbeiten oder zu beobachten.
• Um Datenänderungsanträge entgegennehmen und bearbeiten zu können, müssen Genehmigungsberechtigte über Anzeigeberechtigungen für die jeweiligen Mitarbeitendendaten verfügen.
• Nur Nutzende mit Vorschlagsberechtigung für eine Abwesenheitsart triggern einen Genehmigungsprozess. Nutzende mit Bearbeitungsberechtigungen können Mitarbeitendendaten ohne Genehmigung anpassen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow aktivieren, wird er sofort auf alle neuen Einreichungen angewandt, die den Kriterien entsprechen. Neue genehmigende Personen werden benachrichtigt.
• Workflows werden nur getriggert, wenn jemand mit Vorschlagsberechtigungen Änderungen an Mitarbeitendendaten einreicht. Mitarbeitende mit Bearbeitungsberechtigungen triggern keine Genehmigungs-Workflows. 
• Wenn ein Mitarbeiter mit Vorschlagsberechtigungen keines der Kriterien eines Workflows erfüllt, werden seine Änderungen automatisch genehmigt.
• Wenn die Einreichung eines Mitarbeiters mit mehreren Genehmigungsworkflows für Mitarbeitendendaten übereinstimmt, wendet das System den Workflow mit der höchsten Priorität an. Aus diesem Grund sollten Sie dem allgemeinsten Workflow die niedrigste und dem spezifischsten die höchste Priorität zuweisen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Priorität von Workflows ändern.
• Wenn Sie eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person zuweisen, wird die Genehmigungsaufgabe an alle Mitglieder dieser Rolle gesendet. Sobald ein Mitglied die Anfrage genehmigt, wird die Aufgabe auch allen anderen nicht mehr angezeigt.
• Genehmigende benötigen Ansichtsberechtigungen für die Abschnitte des Mitarbeitendenprofils, die sie überprüfen sollen. 
• Durch die Genehmigungsregeln im Bereich Automatisierungen werden Erinnerungen oder E-Mails über die Genehmigungsaufgabe nicht automatisch an genehmigende Personen gesendet. Sie müssen dem Workflow einen E-Mail-Schritt hinzufügen. 

Workflow zur Genehmigung von Änderungen an Mitarbeitendendaten einrichten

Zum Erstellen eines Genehmigungs-Workflows für die Einreichung von Änderungen an Mitarbeitendendaten befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen > Genehmigung.
2. Wählen Sie die Vorlage Genehmigungsregel für Änderungen von Mitarbeitendendaten aus.
3. Klicken Sie auf das Trigger-Feld, um dem Workflow Bedingungen hinzuzufügen. Ohne Bedingungen triggern alle Einreichungen von Änderungen an Mitarbeitendendaten eine Genehmigung.
4. Optional können Sie Regeln hinzufügen, um festzulegen, welche Mitarbeitenden von diesem Workflow betroffen sind.
5. Klicken Sie auf Speichern und aktivieren, um die Änderungen zu speichern.
6. Klicken Sie auf den Genehmigungsschritt, um die genehmigende Person zuzuweisen.
7. Optional: Stellen Sie sicher, dass Anfragen nicht verzögert werden, indem Sie die Option Delegieren aktivieren aktivieren. Legen Sie fest, wie viele Tage gewartet werden soll, bis die Anfrage delegiert wird, und wer die Anfrage erhalten soll. Weitere Informationen zur Delegation. 
8. Optional: Fügen Sie Schritte für genehmigte oder abgelehnte Anfragen hinzu.
9. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

Einem Genehmigungsworkflow Bedingungen hinzufügen

1. Klicken Sie im Trigger-Feld auf Bedingung hinzufügen > Profilabschnitt.
2. Wählen Sie einen oder mehrere relevante Profilabschnitte aus, deren Bearbeitung genehmigt werden muss. 

Einem Genehmigungsworkflow Regeln hinzufügen

1. Klicken Sie im Trigger-Feld auf Regel hinzufügen.
2. Wählen Sie ein verfügbares vordefiniertes Attribut oder ein benutzerdefiniertes Attribut aus und definieren Sie die Kriterien, die Mitarbeitende erfüllen müssen.
3. Fügen Sie optional weitere Regeln hinzu, um den Filter zu verfeinern.

Einem Genehmigungsworkflow eine genehmigende Person zuweisen

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine genehmigende Person aus. Sie können in einem Schritt bis zu vier genehmigende Personen auswählen.
2. Optional können Sie durch Hinzufügen mehrerer Schritte eine Genehmigungskette erstellen. Genehmigungsaufgaben werden in der Reihenfolge ihrer Definition getriggert. Sobald einer der genehmigenden Personen die Anfrage in einem Schritt bearbeitet, geht der Workflow in den nächsten Schritt über.
3. Wenn es in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte gibt, können Sie diese nach Bedarf einbeziehen. 

Bedingungen

Mithilfe von Bedingungen wählen Sie aus, welche Profilabschnitte einen Genehmigungsworkflow triggern, wenn sie bearbeitet wurden. Sie können je nach Abschnitt auch genehmigende Personen zuweisen. Alle Änderungen an diesen Abschnitten triggern eine Genehmigungsaufgabe.

Um abschnittsspezifische genehmigende Personen zuzuweisen, erstellen Sie separate Workflows. Zum Beispiel:

• Änderungen an Lohnbuchhaltungsinformationen: Anfragen müssen von Mitgliedern der Rolle Finanzabteilung genehmigt werden.
• Änderungen an Personalinformationen und Notfallkontakten: Anfragen müssen von HR-Führungskräften genehmigt werden.

Hinweis:
In Organisationen mit aktiven Payroll-Integrationen sind bestimmte lohnbuchhaltungsbezogene Attribute bei der Erstellung von Bedingungen nicht verfügbar.

Genehmigungen delegieren

Stellen Sie sicher, dass Anfragen nicht verzögert werden, indem Sie die Option Delegieren aktivieren aktivieren. Wenn Sie die Option aktivieren, gilt Folgendes:

• Die beauftragte Person erhält bereits ausstehende und neue Anträge auf Änderung von Mitarbeitendendaten, sobald die ursprüngliche genehmigende Person für die festgelegte Anzahl von Tagen abwesend war.
• Das System berücksichtigt nicht, wann ein Antrag auf Änderung von Mitarbeitendendaten eingereicht wurde. 
• Solange die Aufgabe ausstehend ist, erscheint sie sowohl im Posteingang der ursprünglichen genehmigenden Person als auch in der Inbox der beauftragten Person.
• Sobald eine dieser Personen die Anfrage überprüft, verschwindet sie aus der Inbox der anderen Person. 
• Falls auch die beauftragte Person nicht verfügbar ist, erhält die Person, die den Workflow erstellt hat, die Aufgabe. 
• Wenn die ursprüngliche genehmigende Person zurück ist, erhält die beauftragte Person keine neuen Anfragen mehr. Alle ausstehenden Anfragen verbleiben sowohl in der Inbox der ursprünglichen genehmigenden Person als auch in der Inbox der beauftragten Person, bis sie von einer von beiden überprüft werden.
• Wenn der Mitarbeitendenstatus einer genehmigenden Person „Inaktiv“ oder „In Auszeit“ lautet, werden Anträge auf Änderung von Mitarbeitendendaten nicht delegiert. Stattdessen gehen sie direkt zur letzten Person, die die Genehmigung bearbeitet hat.

Hinweis:
Wenn die Führungskraft eines Mitarbeiters ein Top-Level-Genehmiger ist und niemand über ihm steht, z. B. ein CEO oder eine Geschäftsführung, und diese genehmigende Person abwesend ist, kann die Delegationskette nicht fortgesetzt werden. Der Antrag auf Änderung von Mitarbeitendendaten bleibt bei dieser genehmigenden Person hängen. Um dies zu beheben, erstellen Sie eine gruppenspezifische Regel für Mitarbeitende, deren Führungskraft Top-Level-Genehmiger ist, und weisen Sie eine andere genehmigende Person zu.

Zusätzliche Führungskräfte zu einer Genehmigung hinzufügen

Wenn es in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte gibt, können Sie sie in Genehmigungsworkflows einbeziehen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Erstellen einen Workflow zur Genehmigung von Datenänderungen, wie oben beschrieben.
2. Fügen Sie im Triggerfeld eine Regel hinzu. 
3. Wählen Sie das entsprechende Attribut Zusätzliche Führungskraft hinzu, und legen Sie fest, ob der Workflow für Mitarbeitende gilt, auf die dieses Attribut zutrifft oder nicht. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen. 
4. Fügen Sie im Genehmigungsfeld einen Genehmigungsschritt hinzu. 
5. Klicken Sie auf Aus diesem Workflow, und wählen Sie das entsprechende Attribut Zusätzliche Führungskraft aus. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen.
6. Schließen Sie die Einrichtung ab, und speichern oder aktivieren Sie den Workflow nach Bedarf. 

Nächster Schritt

Um ausstehende Genehmigungen zu überprüfen, können Admins den Reiter Automatisierungen > Aktivität aufrufen. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.