Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter gesammelt über einen Import in Personio einspielen können.

Die Erfassung der Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter lässt sich in Personio problemlos unter Mitarbeiterprofil > Anwesenheiten realisieren. Dort kann jeder Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten seine Anwesenheitszeiten manuell eintragen. Je nach Bedarf sowie den Accounteinstellungen werden diese dann, beispielsweise erst nach der Bestätigung durch einen Vorgesetzten, endgültig in Personio gespeichert.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit historische Anwesenheiten durch einen gesammelten Import in Personio zu hinterlegen. So können unter anderem auch die historischen Gehaltsdaten von Mitarbeitern, welche auf Basis eines Stundenlohns vergütet werden, automatisch in Personio kalkuliert werden.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um Anwesenheitsdaten in Personio zu importieren:

Erfassung der Anwesenheitszeiten in unserer Excel-Vorlage

• Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage Anwesenheitszeiten Import (siehe ganz unten) herunter.
• Füllen Sie bitte die Spalten mit den benötigten Informationen zu den Anwesenheiten Ihrer Mitarbeiter aus. Eine Zeile entspricht einer Anwesenheitsperiode eines Mitarbeiters. Möchten Sie für einen Mitarbeiter mehrere Anwesenheitsperioden erfassen, dann müssen mehrere Zeilen angelegt werden. Jeder Mitarbeiter wird eindeutig über seine E-Mail-Adresse identifiziert.

• Die Zellen der folgenden Spalten müssen entsprechend dieser Vorgaben formatiert sein:
  • Datum: Datum tt.mm.jjjj
  • Startzeit: Darf nur Text (hh:mm) enthalten und darf nicht als Uhrzeit formatiert sein
  • Endzeit: Darf nur Text (hh:mm) enthalten und darf nicht als Uhrzeit formatiert sein
  • Kommentar: Darf nur Text enthalten
• In der Spalte Kommentar haben Sie die Möglichkeit Notizen zu vermerken wie z.B. eine morgendliche Verspätung des Mitarbeiters aufgrund eines Arzttermins
• Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

Bitte beachten Sie, dass für den Import von Anwesenheitszeiten ausschließlich die E-Mail-Adresse als eindeutige ID verwendet werden kann.

Sollten die Start- und Endzeit in dem Format hh:mm:ss bereitgestellt worden sein, unternehmen Sie bitte folgende Schritte:

1. Fügen Sie zwei leere Spalten nach der Spalte Endzeit ein.
2. Geben Sie folgenden Befehl in die zweite Zelle der ersten leeren Spalte ein: =TEXT(C2;"hh:mm")
3. Geben Sie folgenden Befehl in die zweite Zelle der zweiten leeren Spalte ein: =TEXT(D2;"hh:mm")
4. Jetzt können Sie den entsprechenden Titel in die neuen Spalten eingeben.
5. Die erste leere Spalte sollte den Titel Startzeit haben und die zweite den Titel Endzeit.

Bitte beachten Sie beim Import, dass Sie die richtigen Spalten auswählen.

Import der Mitarbeiterdaten

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Anwesenheiten importiert werden. Der Importprozess in Personio umfasst drei Schritte:

1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio Account unter dem Bereich Import die Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Anwesenheiten-Upload.
   
   
   
   
2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio hinterlegten Attributen zugeordnet werden.
   
   
3. Vorschau des Imports: Im letzten Schritt wird Ihnen eine Vorschau des Imports angezeigt. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich an unser Serviceteam über den Bereich Antworten finden; diesen erreichen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.