In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Anwesenheitszeiträume für verschiedene Mitarbeitende in Personio importieren können. Sie können Anwesenheitszeiträume gesammelt importieren, anstatt Ihre Mitarbeitenden die Anwesenheiten manuell über Mitarbeitendenprofil > Anwesenheiten erfassen zu lassen.

Bevor Sie beginnen

• Um Anwesenheiten zu importieren, müssen Sie unter Konfigurationen > Importe Berechtigungen für den Import von Anwesenheiten bearbeiten. Außerdem müssen Sie Berechtigungen für Anwesenheiten der Mitarbeitenden bearbeiten, für die Sie Anwesenheitsdaten importieren. Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.
• Importe können nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass die zu importierenden Daten korrekt sind, und erwägen Sie, zunächst nur einen kleinen Datensatz zu importieren, um die Ergebnisse zu testen.
• Sie können sowohl vergangene als auch zukünftige Anwesenheitszeiträume importieren. Wenn Sie vergangene Anwesenheitszeiträume importieren, können Sie beispielsweise die historischen Vergütungsdaten von Mitarbeitenden, die auf Stundenbasis vergütet werden, von Personio automatisch berechnen lassen.

Ihre Importdatei vorbereiten

Hinweis:
Jeder Mitarbeiter ist durch seine E-Mail-Adresse eindeutig identifizierbar.

Bevor Sie Ihre Anwesenheiten in Personio importieren, müssen Sie Ihre Importdatei vorbereiten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie den Hochladetyp Anwesenheit und exportieren Sie die Excel-Vorlage.
4. Öffnen Sie die Vorlage, und lesen Sie die Richtlinien.
5. Füllen Sie die Vorlage mit den entsprechenden Informationen zu Anwesenheiten aus.
   ▶︎ Jede Zeile entspricht einem Anwesenheitszeitraum für einen Mitarbeiter. Personio lädt Arbeits- und Pausenzeiträume als separate Zeilen hoch. Wenn Sie mehrere Anwesenheiten für einen Mitarbeiter erfassen möchten, müssen Sie mehrere Zeilen anlegen.
6. Speichern Sie die vollständige Datei.

Anwesenheitsdaten importieren

Nachdem Sie die Excel-Vorlage ausgefüllt haben, importieren Sie Ihre Datei folgendermaßen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe. 
3. Wählen Sie den gleichen Hochladetyp aus: Anwesenheiten.
4. Klicken Sie auf Weiter, und laden Sie Ihre ausgefüllte Vorlage hoch.
5. Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Datei bei Bedarf den entsprechenden Attributen in Personio zu.
6. Klicken Sie auf Weiter und überprüfen Sie Ihre Datei auf Fehler. Wenn Fehler vorliegen, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu beheben.
7. Wenn die Daten korrekt sind, klicken Sie auf Importieren.

Alte Dateien auf das aktuelle Format der Anwesenheitsvorlage aktualisieren

Wir haben vor Kurzem eine neue Version für den Import von Anwesenheiten eingeführt. Die alte Version ist in Personio nicht mehr verfügbar. Ein wesentlicher Unterschied zwischen den beiden Versionen ist das Format der Vorlage.

Möglicherweise haben Sie bereits Dateien für den Import von Anwesenheiten nach der alten Vorlage. In diesem Fall können Sie diese aktualisieren, damit sie der neuen Vorlage entsprechen. Sie können die Daten dann unter dem neuen Import Anwesenheiten in Personio importieren.

Hinweis:
Während die untenstehenden Excel-Formeln Ihnen bei diesem Prozess helfen können, können wir keinen maßgeschneiderten Support für Probleme anbieten, die bei Excel auftreten könnten.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie Ihre vorhandene Excel-Datei zum Importieren von Anwesenheiten (altes Format).
2. Fügen Sie zwei neue Spalten rechts neben der vorhandenen Spalte Endzeit ein. Nennen Sie diese „Start“ und „Ende“.

3. Geben Sie in der ersten neuen Spalte (Start) in der zweiten Zeile die folgende Formel ein:

   =TEXT(B2,"yyyy-mm-dd") & " " & TEXT(C2,"hh:mm")

   Dabei gelten folgende Annahmen: Spalte B = Datum und Spalte C = Startzeit.

4. Geben Sie in der zweiten neuen Spalte (Ende) die folgende Formel ein:

    =TEXT(B2,"yyyy-mm-dd") & " " & TEXT(D2,"hh:mm")

   Dabei gilt folgende Annahme: Spalte D = Endzeit.

5. Kopieren Sie diese Formeln für alle folgenden Zeilen in Ihrem Datensatz.
6. Wählen Sie die beiden neuen Spalten (Start und Ende), die die Formeln enthalten.
7. Kopieren Sie diese und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieselbe Auswahl.
8. Wählen Sie Spezial einfügen > Werte einfügen > Werte. (Wenn Sie Google Sheets verwenden, wählen Sie Spezial einfügen > Nur Werte.) Dadurch werden die Formelergebnisse als statischer Text anstelle einer Live-Formel ersetzt.
9. Entfernen Sie die alten Spalten Datum, Startzeit und Endzeit.
10. Speichern Sie Ihre Datei. Stellen Sie sicher, dass das Format der neuen Vorlage Anwesenheiten v2 entspricht.

Wenn Ihre Datei fertig ist, können Sie sie in Personio importieren.

Ergänzende Hinweise:

• Wenn Ihre Zeitwerte Sekunden (HH:MM:SS) enthalten, passen Sie die Formel wie folgt an:

=TEXT(B2,"yyyy-mm-dd") & " " & TEXT(C2,"hh:mm:ss")

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Ländereinstellungen ein einheitliches Trennzeichen für Datum und Uhrzeit verwenden (Bindestrich und Doppelpunkt).