Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Anwesenheitszeiträume verschiedener Mitarbeitender gleichzeitig in Personio importieren. Alternativ zur manuellen Erfassung von Anwesenheiten über Mitarbeitendenprofil > Anwesenheit können Sie Anwesenheitszeiträume auch massenweise importieren.

Tipps
▶︎ Ab sofort können Sie Importvorlagen direkt in Personio finden und herunterladen. Klicken Sie auf Importieren
und wählen Sie die Importart, um die entsprechende Vorlage aufzurufen.
▶︎ Sie können sowohl vergangene als auch zukünftige Anwesenheitszeiträume importieren. Durch den Import vergangener Anwesenheitszeiträume können Sie beispielsweise die historischen Vergütungsdaten von Mitarbeitenden, die auf Stundenbasis bezahlt werden, von Personio automatisch berechnen lassen.

Ihre Importdatei vorbereiten

Bevor Sie Ihre Anwesenheiten in Personio importieren, müssen Sie Ihre Importdatei vorbereiten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zum Bereich Importe Ihres Personio-Accounts.
2. Wählen Sie den Dateityp Anwesenheit und laden Sie die Excel-Vorlage herunter.
3. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und tragen Sie die gewünschten Informationen in die entsprechenden Spalten ein. Jede Zeile entspricht einer Anwesenheitsperiode eines Mitarbeitenden. Möchten Sie mehrere Anwesenheitszeiten eines Mitarbeitenden erfassen, müssen Sie mehrere Zeilen anlegen.
   

   Hinweis
   Alle Mitarbeitenden werden eindeutig über ihre E-Mail-Adressen identifiziert.

   Die Zellen der folgenden Spalten müssen entsprechend dieser Vorgaben formatiert sein:
   ▶︎ Datum: Datum tt.mm.jjjj
   ▶︎ Startzeit: Darf nur Text (hh:mm) enthalten und darf nicht als Uhrzeit formatiert sein
   ▶︎ Endzeit: Darf nur Text (hh:mm) enthalten und darf nicht als Uhrzeit formatiert sein.
   ▶︎ Kommentar: Darf nur Text enthalten.

   Tipp
   In der Spalte Kommentar können Sie Notizen eingeben, z.B. wenn Mitarbeitende aufgrund eines Arzttermins zu spät kommen.

4. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

Wenn die Start- und Endzeiten im Format hh:mm:ss formatiert sind, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Fügen Sie zwei leere Spalten nach der Spalte Endzeit ein.
2. Geben Sie folgenden Befehl in die zweite Zelle der ersten leeren Spalte ein: =TEXT(C2;"hh:mm")
3. Geben Sie folgenden Befehl in die zweite Zelle der zweiten leeren Spalte ein: =TEXT(D2;"hh:mm")
4. Jetzt können Sie den entsprechenden Titel in die neuen Spalten eingeben.
5. Die erste leere Spalte sollte den Titel Startzeit haben und die zweite den Titel Endzeit.

Hinweis
Bitte beachten Sie beim Import Ihrer Daten, die richtigen Spalten auswählen.

Anwesenheitsdaten importieren

Nachdem Sie die Excel-Vorlage ausgefüllt haben, importieren Sie Ihre Datei folgendermaßen:

1. Navigieren Sie zum Bereich Importe Ihres Personio-Accounts.
2. Wählen Sie den Dateityp Anwesenheit.
3. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die gewünschte Import-Datei.
4. Weisen Sie unter Spalten konfigurieren die Spalten Ihrer Excel-Datei ggf. manuell den entsprechenden Attributen in Personio zu. Klicken Sie dann auf Weiter.

5. Überprüfen Sie Ihre Importdaten unter Vorschau des Imports. 

   Tipp
   Wenn Sie Fehler bemerken, können Sie den Import einfach abbrechen, die Fehler in der Excel-Tabelle korrigieren und wieder mit Schritt 1 anfangen. Wenn beim Import Fehler auftreten, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei Importen im Helpcenter.

6. Wenn die Daten korrekt sind, klicken Sie auf Importieren.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich an unser Serviceteam über den Bereich Hilfe; diesen erreichen Sie in Personio über die Navigationsleiste.